10 Beste Document Management Systemen voor een betere workflow

Het meest gebruikte Document Management Systeem:

Met het voortschrijdende proces van digitalisering willen mensen hun werk op papier verminderen en verwachten ze overal en altijd toegang te hebben tot hun belangrijke documenten.

Document Management Systemen zijn de beste oplossing om deze taak veel gemakkelijker uit te voeren. PDF Readers zijn het beste voorbeeld van een Document Management Systeem waarmee u offline toegang heeft tot het PDF-bestand en het kunt opslaan om het te bekijken en zelfs te printen en te publiceren op elk gewenst moment en op elke gewenste plaats.

Document Management Systemen is ook bekend als Content Management System en wordt algemeen beschouwd als de component van Enterprise Content Management (ECM). Het is gerelateerd aan Record Management, Workflows, Digital Asset Management, etc.

In deze tutorial gaan we dieper in op de meest populaire Document Management Systemen die door een aantal succesvolle organisaties worden gebruikt om hun papieren documenten op een efficiënte manier te beheren.

Wat is Document Management?

Document Management kan worden gedefinieerd als de manier die door organisaties wordt gebruikt om elektronische documenten te beheren en bij te houden.

Suggested Read => 10 Top Document Management Software

Richtlijnen voor een beter begrip van Document management:

• Gelijktijdige maar gescheiden bewerking van documenten om het conflict van overschrijven te voorkomen.
• Terugrollen naar de laatste correcte versie van het document in geval van een fout.
• Versiecontrole om onderscheid te maken tussen twee verschillende versies.
• Reconstructie van documenten.

Heden ten dage is Document Management beschikbaar van een kleine stand-alone applicatie tot grootschalige bedrijfsbrede configuraties waarin standaard documentvullende functies zijn opgenomen.

Deze functies omvatten:

• Opslaglocatie
• Veiligheid en toegangscontrole
• Auditing en indexering
• Classificatie, zoeken en ophalen
• Integratie met desktop applicatie

Document Management Systemen

Document Management Systemen verwijst naar het beheren van en toegang krijgen tot de documenten in elektronische vorm.

Enterprise Content Management Systemen beheren en controleren digitale documenten die zijn gemaakt met behulp van Microsoft Office Suite en boekhoudkundige software zoals CAD etc.

Elektronisch Document Management Systeem moet de onderstaande componenten bevatten om bewezen efficiënt te zijn:

• Import: Om een nieuw document in het systeem te openen.
• Opslag: Om systeembestanden te onderhouden en opslag te benutten.
• Identiteit: Om documenten met nauwkeurigheid terug te vinden door indexen toe te wijzen.
• Exporteren: Om items uit het systeem te verwijderen.
• Beveiliging: Wachtwoordbeveiliging op bepaalde bestanden voor geautoriseerde gebruikers.

=> Neem contact met ons op om hier een vermelding voor te stellen.

Meest Populaire Document Management Systemen

Laten we eens kijken naar een aantal van de populaire Document Management Systemen die op grote schaal worden gebruikt om papier gebaseerde documentatie te verminderen en de document-gebaseerde prestaties van een organisatie te verbeteren.

1. pCloud
2. HubSpot
3. Alfresco
4. LogicalDOC
5. Feng Office
6. Nuxeo
7. KnowledgeTree
8. Seed DMS
9. Casebox
10. MasterControl Documents
11. M-Files
12. Worldox
13. Dokmee
14. Ademero

Get FREE Document Management System Quotes

#1) pCloud

Key Features

• Met pCloud kunt u groepstoestemmingen of individuele toegangsniveaus instellen.
• U kunt de toegang tot gegevens beheren via gedeelde mappen.
• U kunt commentaar geven op bestanden & mappen.
• Het houdt gedetailleerde logboeken bij voor accountactiviteit.
• U kunt toegang krijgen tot elke eerdere versie van uw bestanden.
• Het heeft functionaliteiten voor bestandsbeheer, delen, beveiligen, file versioning, file backup, en digital asset management.

#2) HubSpot

Features:

• HubSpot Software voor het beheer van verkoopdocumenten en het bijhouden van verkoopgegevens is handig voor het opbouwen van een bibliotheek met verkoopgegevens voor het hele team.
• U kunt documenten delen vanuit uw Gmail- of Outlook-inbox.
• Het waarschuwt u wanneer prospects zich bezighouden met de door u verzonden inhoud.
• HubSpot geeft inzicht in hoe de sales content uw verkoopproces vooruit helpt en hoe vaak de content door het team wordt gebruikt.
• HubSpot heeft all-in-one sales software met een groot aantal functies, zoals e-mailtracking, e-mailplanning, verkoopautomatisering, live chat, rapportage, etc.

#3) Alfresco

Key Features:

• Het is een Open Source ECM dat documentbeheer, samenwerking, kennis en web content management, record & image management, content repository, en workflow biedt
• Het ondersteunt het Common Interface File System (CIFS) dat documentcompatibiliteit met zowel Windows als Unix-achtige besturingssystemen mogelijk maakt.
• Alfresco wordt geleverd met API ondersteuning en werkt als een back-end om de inhoud op te slaan en op te halen.
• Eenvoudige aanpassing en versie controle zijn de beste eigenschappen van Alfresco maar zijn vrij complex in gebruik

Officiële link: Alfresco

#4) LogicalDOC

Key Features:

• LogicalDOC is een open-source Java-gebaseerd systeem en is toegankelijk via elke webbrowser
• Dit systeem is toegankelijk via uw eigen netwerk en het maakt het mogelijk om een willekeurig aantal documenten aan te maken en te beheren.
• Helpt de productiviteit en samenwerking van de document management systemen te verbeteren.
• Zorgt voor snelle toegang en gemakkelijk ophalen van de inhoud.
• Het maakt gebruik van Java Frameworks zoals Hibernate, Lucene, en Spring om een zeer flexibele Document Management oplossing te bieden.
• Het wordt geleverd met een set van goed gedefinieerde API om te integreren met applicaties van derden.

Official Link: LogicalDOC

#5) Feng Office

Key Features:

• Feng Office is een open-source DMS met een webgebaseerd samenwerkingsplatform.
• Enkele goede functies van Feng Office zijn tijdregistratie, Gantt Chart, taakbeheer, en kennisbeheer.
• Het is gebruiksvriendelijk en stelt u in staat om items te taggen.
• U kunt zelfs de inhoud bijhouden en mailen naar meerdere gebruikers tegelijk.
• Het enige nadeel is dat het sommige van zijn functies alleen betaald maakt bij elke update.

Official Link: Feng Office

#6) Nuxeo

Key Features:

• Nuxeo is een open-source systeem dat de stroom van content door de bedrijfscyclus beheert.
• Het bewezen systeem vermindert de tijd die nodig is voor het zoeken en ophalen van content.
• Het biedt een aantal manieren om de inhoud vast te leggen, waaronder het scannen van afbeeldingen.
• Audit logging is een van de goede functies die u kunt gebruiken om de inhoud te volgen en is een gemakkelijkere manier ook.
• Het biedt een rijke set van API’s, robuust platform, eenvoudige aanpassing, en het onderhoud van projecten.
• Maar het is heel lastig voor beginners en sommige instantie aanpassing kan worden complex ook.

Official Link: Nuxeo

#7) KnowledgeTree

Key Features:

• Een open-source document management systeem dat het mogelijk maakt om de inhoud te volgen, te delen en te beveiligen.
• Toegankelijke functies zoals Metadata, Workflow, Versiebeheer Document Repository, en WebDAV ondersteuning.
• U kunt de juiste content op het juiste moment ophalen.
• Quick-play functie stelt de gebruiker in staat om de cadensen van content te creëren en te beheren.

Official Link: KnowledgeTree

#8) Seed DMS

Key Features:

• Seed DMS is een gebruikersvriendelijk en een open-source Document Management Systeem.
• Dit DMS is met name gebaseerd op PHP, MySQL en sqlite3.
• Het is een volledig ontwikkeld enterprise-ready platform voor het traceren, openen, opslaan en delen van documenten.
• Het kan worden beschouwd als de volgende versie van LetoDMS en is volledig compatibel met het.
• Het maakt het bewerken van documenten beschikbaar in HTML-formaat.
• U kunt een online presentatie voor te bereiden en het maakt het mogelijk Real-time collaboration.

Official Link: Seed DMS

#9) Casebox

Key Features:

• Casebox is een uitbreidbare tool om het content-, project- en personeelsbeheer uit te breiden.
• Het is ontworpen ter ondersteuning van Task Management, Monitoring, Full-Text Search, Data Legacy, etc.
• Ook wordt Casebox geleverd met een uitstekend versie controle mechanisme en dient voorwaardelijke logica ter ondersteuning van record management.
• Casebox helpt u om meerdere bestanden op één plaats op te slaan en te vergrendelen met gebruikerscontrole erop.
• Casebox biedt ook veilige hosting met behulp van SSL-encryptie op een gecodeerde server.
• Het Virtual Private Network (VPN) kan uw communicatie veilig houden.

Official Link: Casebox

#10) MasterControl Documents

Key Features:

• MasterControl Inc. is een commerciële cloud-gebaseerde die een snellere levering van het product mogelijk maakt door het verminderen van de totale kosten en het tijdverbruik dat nodig is voor het beheer van documenten en inhoud.
• Verhoogt de efficiëntie van het product en beheert veilig de informatie van het bedrijf
• Dit systeem biedt functies zoals document controle, audit management, kwaliteitsmanagement, en andere regelgevende processen.
• Behalve deze, zijn er sommige andere functies die door deze tool zoals Compliance Management, Samenwerking, Toegangscontrole, Print Management, Versiecontrole, Document Delivery & Indexering, Samenwerking, en Full-Text Search.

Official Link: MasterControl

#11) M-Files

Key Features:

• M-Files helpt bij het veilig beheren van uw informatie met zijn Check-out functie.
• Deze functie houdt uw documenten bij met elke kleine en grote verandering.
• Het is een handig, eenvoudig te implementeren en robuust Document Management Systeem.
• Het is beschikbaar voor Windows en Mac, ook compatibel met Android en iOS-apparaten.
• M-files kan gemakkelijk worden geïntegreerd met andere toepassingen en vermijdt duplicatie.

Officiële link: M-Files

#12) Worldox

Key Features:

• Worldox is een commercieel en uitgebreid systeem dat documenten en e-mails beheert.
• Worldox wordt geleverd met indexeringsfuncties, genaamd Archivering en Retentie, waardoor de gegevens direct beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.
• Het kan worden geïntegreerd met SharePoint en ingezet met Windows, Android, Mac, iOS, en Cloud.
• Document management functies van Worldox omvatten Compliance Management, Toegangscontrole, Document Conversie en Indexering, E-mail Management, Versiecontrole, en Full-Text Search.

Officiële link: Worldox

#13) Dokmee

Key Features:

• Dokmee is een cloud-gebaseerd commercieel Document Management Systeem met de efficiëntie en veiligheid van uw documenten.
• Dokmee biedt zowel meerdere desktops als webconfiguratie, gebruiksvriendelijke interface, tools voor vastlegging en bewerking.
• Dokmee ondersteunt uitstekende automatiseringsfuncties met core-indexering en zoekfuncties.
• Een set van document-imaging en tracking tools voor betere ondersteuning.

Officiële link: Dokmee

#14) Ademero

Key Features:

• Ondersteunt het Centralized Control Mechanism om uw documenten op één locatie op te slaan.
• Uw digitale documenten kunnen snel worden georganiseerd met logische expertise en beschikbaar worden gesteld als zowel commerciële als open-source versies.
• Gescande documenten kunnen worden omgezet in woord-zoekbare-PDF’s met behulp van optische tekenherkenning (OCR) functie.
• Het web-based agile systeem slaat uw bestand op in de cloud, maar maakt niet automatisch een back-up van uw gegevens en geen gegevens kunnen worden hersteld.
• Compatibel met alle besturingssystemen en maakt daarmee full-text zoeken en versiebeheer mogelijk.

Official Link: Ademero

Afgezien van deze, de top 12 van de meeste Document Management systemen, zijn er nog een paar die aan bovenstaande lijst kunnen worden toegevoegd. Ik heb ze hieronder kort voorgesteld.

Aanvullende Tools

#15) eFileCabinet: Deze commerciële tool kan worden geïntegreerd met alle Microsoft Office-toepassingen. Het is beschikbaar met verschillende versies van gehoste en server-side documenten.

De unieke Workflow functie laat u uw taken efficiënt plannen.

Officiële link: eFileCabinet

#16) ContractZen: Het helpt bij het beheren van uw belangrijke documenten met alle details zoals data en inhoud.

U kunt interne en externe audits voorbereiden met behulp van uw documenten in ContractZen.

Officiële link: ContractZen

#17) MaxxVault: MaxxVault biedt Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) en Cloud Document Management Solutions om uw documenten te beheren.

Het helpt om de kosten van productiviteit te verlagen met volledige automatiseringsondersteuning.

Officiële link: MaxxVault

#18) DocsVault: DocsVault Document Management Systemen komen met de best passende functies om uw documenten te beheren en bij te houden.

Het gaat om Versiecontrole, Documentbeveiliging, Audit Trails & Geschiedenis, Elektronische Document Workflows, Document Profiling, en Tagging, enz.

Officiële link: DocsVault

19) eVault: eVault is een web-based Document Management Systeem. Het biedt compliance management, Multiple level hierarchy management, etc.

Net als elk ander document management systeem biedt eVault ook Access Control, Document Indexing, Version Control, etc.

Officiële link: eVault

#20) Catalyst: Catalyst heeft meerdere commerciële producten ontwikkeld zoals Catalyst Insights gebaseerd op XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track, en OnRamp.

Het is ontwikkeld met meerdere taal ondersteunende diensten.

Officiële link: Catalyst

#21) Drupal: Drupal is een open-source content management systeem dat bekend staat om zijn functies zoals Content Authoring, Performance, en Security.

Modulariteit is het kernprincipe van Drupal. Dit systeem is flexibel, schaalbaar en eenvoudig te gebruiken. U kunt uw eigen geïntegreerde digitale framework creëren met Drupal.

Officiële link: Drupal

#22) Virtueel Kantoor: Virtual Office heeft een zoekfunctie om elke tekst, auteur, attributen, enz. te doorzoeken.

Het biedt ook goed bestandsbeheer met veilige opslag. Sluit aan bij de zakelijke context en vindt de informatie snel op het juiste moment.

Verder lezen =>> Top Folder Lock Software For Windows 10

Officiële link: Virtual Office

#23) bitfarm-Archiv: bitfarm-Archiv is een open-source Document Management Systeem en Enterprise Content Management voor audit-proof archivering.

Enkele belangrijke functies van het omvatten Automatische Archivering van meerdere documentbronnen, Full-Text Search, Flexibele Configuratie, enz.

Officiële link: bitfarm-Archiv

Dat is het!!! We zijn klaar met de meest populaire Document Management Systemen.

U kunt er een of meer kiezen volgens uw eisen en zien welke het meest geschikt zal zijn voor uw organisatie.

Conclusie

Document Management vermindert het aandeel van inspanningen en tijd besteed aan het beheren van documenten en inhoud.

Het beheren van papierwerk en het bijhouden van records is een vervelende taak voor degene die het behandelt, maar de hierboven genoemde softwares zijn veel behulpzaam om het flexibel te maken binnen een kortere tijd.

Document Management Systems vastleggen en organiseren van documenten in elektronische documenten voor de toegang tot, het beheer en het bijhouden van het gemakkelijk op elk gewenst moment als per uw behoefte. Vastleggen en indexeren zijn de grote functies van DMS die worden gebruikt om meerdere en grotere documenten te combineren in een keer.

Hoop dat je er een zou hebben gekozen uit de bovenstaande lijst !!!