10 standaardinstellingen die u kunt wijzigen om Outlook 2016 op uw manier te laten werken

Met de kracht en flexibiliteit van Outlook komen een heleboel opties. Je kunt ze gebruiken om een deel van de sleur weg te nemen en wat productiever te werken door Outlook zo in te stellen dat het bij je werkgewoonten past. In dit artikel laat ik je zien hoe je 10 out-of-the-box instellingen van Outlook kunt aanpassen aan jouw manier van werken.

Ik gebruik Outlook 2016 (desktop) op een Windows 64-bits systeem. Er is geen downloadbaar demonstratiebestand, en geen van deze instellingen is geschikt voor 365 Mail.

Note: dit artikel is ook beschikbaar in de gratis PDF Make Office 2016 work your way door deze standaardinstellingen te wijzigen.

1: Map openen

Wanneer u Outlook voor het eerst opstart, toont het de weergave Vandaag, die veel mensen niet gebruiken. In plaats daarvan gaan ze direct naar een e-mailmap en beginnen te werken. Het is maar een paar klikken, maar je kunt deze instelling wijzigen en Outlook precies laten openen waar je wilt beginnen. Om de map op te geven die Outlook selecteert bij het opstarten, doe je het volgende:

1. Klik op het tabblad Bestand en kies Opties.
2. In het linkerdeelvenster kiest u Geavanceerd.
3. In het gedeelte Outlook starten en afsluiten zoekt u met de knop Bladeren naar de map of het venster waarin u wilt gaan werken (Afbeelding A).
4. Selecteer de map of het venster. Ik begin in mijn Postvak In voor de account die ik het meest gebruik.
5. Klik twee keer op OK.

Figuur A

Selecteer de map die je Outlook wilt laten openen als je hem opstart.

SEE: 20 pro-tips om Windows 10 te laten werken zoals u dat wilt (gratis TechRepublic PDF)

2: Aangepast adresboek

Outlook gebruikt een globale adreslijst, en dat werkt voor de meesten van ons prima. De standaardinstelling is Start met globale adreslijst. Als je op Exchange zit, is de GAL meestal leden van je organisatie. Adressen die u zelf toevoegt, staan in uw persoonlijke lijst met contactpersonen. Als u wilt dat Outlook standaard naar uw lijst met contactpersonen gaat, doet u het volgende:

1. Op het tabblad Home klikt u op Adresboek in de groep Zoeken.
2. In het dialoogvenster dat verschijnt, kiest u Opties in het menu Extra.
3. Klik op de optie Beginnen met contactmappen (afbeelding B). Zorg ervoor dat de openingsoptie onderin Kies automatisch weergeeft (zo hoort het). U kunt ook op Aangepast klikken om standaard een andere lijst te kiezen. Als u voor Aangepast kiest, moet u ook het specifieke adresboek opgeven.
4. Klik op OK en sluit het dialoogvenster Adresboek.

Figuur B

Bepaal welk adresboek Outlook standaard opent.

3: Berichtindeling

U kunt berichten in drie indelingen verzenden:

• Gewone tekst
• HTML
• Rijke tekst

Emailclients en mobiele apparaten passen zich aan, en HTML wordt standaard. Maar platte tekst is minder lastig als je met het onbekende te maken hebt. Ik gebruik bijvoorbeeld nog steeds standaard platte tekst omdat veel van de lijsten waarop ik ben geabonneerd nog niet met HTML overweg kunnen. Om deze standaard in te stellen, doe je het volgende:

1. Klik op het tabblad Bestand en kies Opties.
2. In het linkerdeelvenster, klik op Mail.
3. Kies in het gedeelte Berichten samenstellen de optie Platte tekst in de vervolgkeuzelijst Berichten in dit formaat samenstellen (afbeelding C).
4. Klik op OK.

Figuur C

Stel de standaardindeling voor berichten in.

4: Afspraakinterval

Als uw gemiddelde afspraakduur 15 minuten is in plaats van de standaard 30 minuten, kunt u de standaard als volgt wijzigen om tijd te besparen:

1. In het Agenda-venster klikt u met de rechtermuisknop op de tijdbalk in de Dag- of een van de Weekweergaven.
2. Kies een interval uit het resulterende submenu (figuur D).

Figuur D

Selecteer het standaard afspraakinterval in dit menu.

5: Afspraakherinneringen

Aanmaningen hebben een standaardinstelling van 15 minuten. U kunt de herinneringstijd wijzigen wanneer u de afspraak maakt of u kunt de standaardinstelling als volgt wijzigen:

1. Klik op het tabblad Bestand en kies Opties.
2. Selecteer Agenda in het linkerdeelvenster.
3. Kies in het gedeelte Agenda-opties een herinneringstijd in de vervolgkeuzelijst Standaardherinneringen (Afbeelding E).
4. Klik op OK.

Figuur E

Nooit meer een afspraak missen-stel een redelijke herinneringstijd in.

Als het gewenste interval niet beschikbaar is, voert u het handmatig in.

Zie: 10 tijdbesparende tips om sneller te werken in Outlook (TechRepublic)

6: Volgorde contactpersonen

Als u adressen invoert in het veld Aan, geeft Outlook de namen van contactpersonen weer in de volgorde Voornaam achternaam. Als u ze liever alfabetisch op achternaam ziet, doet u het volgende:

1. Klik op het tabblad Bestand en kies Accountinstellingen in de vervolgkeuzelijst Accountinstellingen.
2. Klik op het tabblad Adresboeken.
3. Selecteer het adresboek en klik op Wijzigen.
4. In het dialoogvenster dat nu verschijnt, klikt u op de optie Bestand als (Smith, John) in het gedeelte Namen weergeven op (afbeelding F).
5. Klik twee keer op Sluiten.
6. Verlaat Outlook en open het opnieuw om de wijziging door te voeren.

Figuur F

Sluit contactpersonen alfabetisch op achternaam weer te geven.

7: Leesvenster

Het leesvenster is flexibel en eenvoudig te personaliseren, wat belangrijk is als berichten lang zijn. Om ruimte vrij te maken voor meer tekst, kunt u het navigatievenster uitschakelen door op de kleine pijl naar links bovenin het venster te klikken. Je kunt het ook helemaal uitschakelen door Uit te kiezen in de vervolgkeuzelijst Mapvenster in de groep Indeling. Als je To-Do-lijst zichtbaar is, verwijder deze dan door Uit te kiezen uit de To-Do balk dropdown in de Layout groep. Dit zijn eenvoudige veranderingen om door te voeren, maar ze maken snel veel ruimte vrij en ze blijven hangen; je moet ze opnieuw instellen als je ze nodig hebt.

8: Werkweek

We zijn een veelzijdige samenleving met allerlei soorten roosters, en de standaardwerkweek van vijf dagen, van maandag tot en met vrijdag, is niet representatief voor veel van ons. Als u een niet-traditionele werkweek hebt, verander de standaardinstelling dan als volgt:

1. Klik op het tabblad Bestand en kies Opties.
2. Selecteer Agenda in het linkerdeelvenster.
3. Vink in het gedeelte Werktijd de dagen aan die u in de werkweek wilt opnemen. Figuur G toont een gelukkige werknemer die van maandag tot en met donderdag werkt, van 10.00 tot 14.00 uur – dat is nog eens onconventioneel!
4. Klik op OK.

Figuur G

Uw agenda moet zijn afgestemd op uw werkschema.

9: Maildownloadfrequentie

Outlook downloadt regelmatig mail, maar u kunt dit naar wens regelen en er zijn verschillende opties om uit te kiezen. Om de intervaltijd voor het downloaden te veranderen, doet u het volgende:

1. Klik op het tabblad Verzenden/Ontvangen.
2. Klik op het keuzemenu Verzenden/Ontvangen groepen en kies Verzenden/Ontvangen groepen definiëren.
3. De optie Schedule An Automatic Send/Receive Every (Elke automatische verzending/ontvangst plannen) moet worden aangevinkt; voer het interval in minuten in (Afbeelding H). 30 is de standaardinstelling. Als u de optie uitzet, moet u handmatig downloaden (en verzenden) met behulp van de opties voor verzenden/ontvangen. (Ik doe het liever handmatig.)
4. Klik op Sluiten.

Figuur H

Bepaal hoe vaak Outlook mail downloadt.

10: Lettertype en lettergrootte

Standaard gebruikt Outlook 11-punts Calibri-tekst in berichten die u opstelt en verzendt. Als u een andere opmaak wilt, kunt u deze standaardinstelling eenvoudig wijzigen:

1. Klik op het tabblad Bestand en kies Opties.
2. Selecteer Mail in het linkerdeelvenster.
3. In het gedeelte Berichten opstellen klikt u op Briefpapier en lettertypen.
4. In het gedeelte Nieuwe e-mailberichten klikt u op Lettertype, brengt u de gewenste wijzigingen aan in het dialoogvenster (Afbeelding I) en klikt u op OK.
5. Om het lettertype en de lettergrootte voor antwoorden en doorgestuurde berichten te wijzigen, klikt u op Lettertype in de sectie Antwoorden of Doorsturen van berichten.
6. Klik twee keer op OK.

Figuur I

Verstuur berichten en antwoorden met gebruik van het lettertype en de lettergrootte van uw keuze.

Werk je een weg

We hebben slechts 10 standaardinstellingen bekeken die je kunt aanpassen. Laat het hier niet bij. Als iets u niet bevalt, kijk dan bij de Opties via het tabblad Bestand om te zien wat er allemaal mogelijk is.

Stuur mij uw vraag over Office

Ik beantwoord vragen van lezers wanneer ik kan, maar er is geen garantie. Stuur geen bestanden tenzij daarom wordt gevraagd; eerste verzoeken om hulp die binnenkomen met bijgevoegde bestanden zullen ongelezen worden verwijderd. U kunt screenshots van uw gegevens sturen om uw vraag te verduidelijken. Wanneer u contact met mij opneemt, wees dan zo specifiek mogelijk. Bijvoorbeeld: “Los alstublieft mijn werkmap op en los op wat er mis is” zal waarschijnlijk geen reactie opleveren, maar “Kunt u mij vertellen waarom deze formule niet de verwachte resultaten oplevert?” misschien wel. Vermeld de app en de versie die u gebruikt. Ik krijg geen vergoeding van TechRepublic voor mijn tijd of expertise wanneer ik lezers help, noch vraag ik een vergoeding van lezers die ik help. U kunt contact met mij opnemen via [email protected].

Leest u ook…

• Microsoft voegt gratis premium functies toe aan Outlook.com voor Office 365-abonnees (ZDNet)
• Vijf manieren om een notitie toe te voegen aan een Outlook-e-mailbericht (TechRepublic)
• Hoe Outlook-afspraken te maken van Excel-gegevens (TechRepublic)
• 30 dingen die je nooit moet doen in Microsoft Office (gratis TechRepublic PDF)