19 Tips om de perfecte verkoopvoicemail in te spreken

Er bestaat geen twijfel over: een goede verkoopvoicemail inspreken is moeilijk. En zelfs als u een goed opgestelde boodschap inspreekt, luisteren prospects er dan wel naar of nemen ze de tijd om u terug te bellen? Meestal niet.

Dus wat is het nut? Moeten verkopers zich wel druk maken over voicemails? Absoluut, en wel hierom.

Hoewel een verkoper misschien een hogere respons krijgt op een e-mail of een ander type bericht, zijn de reacties op voicemails over het algemeen rijker en tonen ze een grotere interesse. Dus wat een verkoper aan kwantiteit verliest, wint hij aan kwaliteit.

Natuurlijk krijgt u helemaal geen reacties — van hoge kwaliteit of niet — als u geen zorgvuldig geplande en doordachte voicemail achterlaat. Hier zijn de negen elementen van een perfecte verkoopvoicemail.

Houd de lengte tussen 20-30 seconden.

Een perfecte verkoopvoicemail moet in de buurt van 20 tot 30 seconden zijn — niet veel langer, en niet veel korter. Ik realiseer me dat dit een zeer specifieke tijdsspanne is, dus laat me de redenering uitleggen.

Het is duidelijk dat prospects niet naar een te lange voicemail zullen luisteren van een beller wiens nummer ze niet herkennen, dus als je de 30 seconden overschrijdt, wordt het bericht vrijwel onmiddellijk gewist. Aan de andere kant is het ook onwaarschijnlijk dat kopers naar een te kort bericht luisteren.

De meeste mobiele telefoons tonen het nummer en de duur van de voicemail als een oproep wordt gemist. Dus als de ontvanger ziet het bericht is van een onbekend nummer en slechts een paar seconden lang, zullen ze aannemen dat het niet belangrijk is en druk op delete. Omdat het bericht niet inhoudelijk lijkt, worden ze niet gevraagd te luisteren.

20-30 seconden is de sweet spot. Een voicemail in dit tijdsbestek prikkelt de nieuwsgierigheid zonder al te veel tijd te vragen.

Leidt af met informatie die relevant is voor de prospect.

Verkopers hebben de neiging om erg declaratief te zijn in hun berichtgeving. Hun startzin in zowel voicemails en e-mails klinkt meestal iets als, “Mijn naam is John Doe, en ik werk voor Gadgets Inc.”

Het is misschien een eenvoudige aanpak, maar het is niet effectief in het minst. Zodra de prospect zich realiseert dat deze voicemail een verkooppraatje van een verkoper is, wordt hij gewist. En als u begint met uw naam en bedrijf, drukt de vinger van de prospect vrijwel onmiddellijk op de delete-toets.

Daarom is het belangrijk om te beginnen met iets dat relevant is voor de prospect, zoals een vraag die tot nadenken stemt.

Stel een vraag die u niet in een e-mail zou stellen.

Als uw voicemails en e-mails precies hetzelfde zijn, vermindert u de kans dat u op een van beide een reactie krijgt. Maak ze dus anders door bepaalde vragen te reserveren voor voicemail in plaats van e-mail.

Hoewel beide soorten berichten moeten worden aangepast aan een bepaalde koper, moeten voicemails ultraspecifiek zijn. In een e-mail kan ik vragen om een verwijzing, een afspraak, of feedback over een inhoudsartikel dat ze hebben gedownload. Dit soort klassieke vragen – hoewel nog steeds op maat gemaakt voor de koper – kan worden aangepast voor hergebruik met een andere prospect, of nog eens 100 prospects.

Maar de vragen die je stelt in een voicemail moeten zo specifiek zijn dat ze nooit bedoeld kunnen zijn voor een andere luisteraar. Als ik bijvoorbeeld technologie voor financieel beheer zou verkopen, zou ik de ontvanger van de voicemail kunnen vragen welke financiële software ze momenteel gebruiken, of of alle financiële analisten van het bedrijf vanuit het hoofdkantoor werken.

Hoe persoonlijker en specifieker de vraag, hoe waarschijnlijker het is dat er een reactie komt. Denk er eens zo over. Als je op een drukke straat pijn op de borst krijgt en roept: “Bel 112!”, krijg je misschien hulp … maar misschien ook niet. Als u echter één persoon aanwijst en roept: “Wilt u alstublieft 112 voor me bellen?”, dan is het vrijwel zeker dat de door u uitgekozen vreemdeling de telefoon pakt en opbelt.

Waarom dit verschil in reactie? Toen u in de tweede omstandigheid het verzoek specifiek aan één persoon richtte, legde u een last van verantwoordelijkheid bij die persoon. Zo is het ook met verkoopvoicemails: Hoe specifieker de vraag, hoe meer verantwoordelijkheid de persoon voelt om je te antwoorden.

Gebruik geen traditionele afsluiter.

Hier verwijs ik naar regels als “Bel me alsjeblieft terug” of “Ik kom op X datum nog eens langs.” Omdat ze algemeen zijn, verhogen deze vragen niet het verantwoordelijkheidsgevoel van de koper. In plaats daarvan stel ik voor om uw specifieke vraag te stellen en het gesprek daar te beëindigen.

Hang niet op zonder een voicemail achter te laten.

Als u een prospect gaat bellen, moet u een bericht achterlaten. Ongeacht of de prospect actief gesprekken aan het screenen was of gewoon weg was van zijn bureau toen de telefoon overging, uw nummer zal opduiken als een gemiste oproep. En als er geen voicemail is?

Als je dit twee of drie keer achter elkaar doet, verklein je je kansen om ooit met deze prospect in contact te komen nog verder. Omdat ze uw nummer nu meerdere keren hebben zien langskomen zonder ooit een voicemail te hebben ontvangen, weten ze dat ze dit gesprek zeker niet hoeven aan te nemen. U kunt er zeker van zijn dat ze de volgende keer dat u belt, niet opnemen.

Verkopers die bellen en ophangen, schermen zichzelf uit van het proces. Het maakt niet uit of u bereid bent de perfecte voicemail achter te laten of niet, u moet er elke keer een inspreken. Als u echter een paar berichten inspreekt met dezelfde ultra-specifieke vraag, voelt de prospect zich elke keer dat u terugbelt een beetje schuldig omdat ze het gevoel hebben dat ze u een antwoord schuldig zijn.

Gebruik uw normale toon.

Verkopers worden vaak gecoacht om enthousiast en opgewonden te klinken aan de telefoon, waardoor hun natuurlijke stemhoogte wordt verhoogd tot een hoge, onnatuurlijke toon. Naar mijn mening maakt deze toon de luisteraar duidelijk dat dit niet alleen een ongemakkelijk gesprek is, maar ook een generiek gesprek.

Het is gemakkelijk voor te stellen dat de beller ophangt, een andere prospect belt en een identieke voicemail achterlaat met precies dezelfde hoge toon, en dan nog een … en nog een. Als het klinkt alsof een verkoper net bezig is met zijn 50 prospectgesprekken voor die dag, ontslaat het de luisteraar van elke verantwoordelijkheid om te reageren.

Ik raad verkopers aan om voicemails op hun normale toon te beginnen en dan geleidelijk lager te gaan. Dit impliceert dat u zich op uw gemak voelt bij het bellen, en ook dat het gesprek ongebruikelijk is.

Zonder de valse toon van opwinding in uw stem, begrijpt de luisteraar dat de specifieke vraag die u stelt, voor u net zo betekenisvol is als voor hen. En hoe meer de luisteraar het gevoel heeft dat het bericht voor hem en alleen voor hem is bedoeld, des te waarschijnlijker is het dat hij zal reageren.

Afsluiten voicemails aan het eind van de dag.

Voicemail connect rates gaan meestal omhoog naarmate de dag vordert, dus u zou uw telefoonactiviteit aan het eind van de dag moeten plannen.

Vraagt u zich af waarom dit zo is? Dat komt door het seriële positie-effect. Dit psychologische fenomeen zegt dat als je mensen een lijst laat zien, ze het eerste en het laatste item het beste onthouden. Dat betekent dat wanneer u de aandacht van een prospect probeert te trekken, u een van de eerste of laatste dingen wilt zijn die ze horen.

Maar stelt u zich eens voor dat u om 9 uur ’s ochtends een verkoopvoicemail ontvangt. Het kan de meest overtuigende, goed afgeleverde voicemail zijn die u ooit hebt gehoord, maar u bent waarschijnlijk met een aantal andere taken bezig. U besluit te antwoorden wanneer u meer tijd hebt.

Als u de voicemail om 16.30 uur afluistert, is uw dag waarschijnlijk al voorbij. U kunt de verkoper die avond nog een e-mail sturen of de volgende dag meteen terugbellen.

Verspreid uw voicemails.

U kunt ook proberen twee voicemails achter te laten. Met andere woorden, in plaats van een bericht van 30 seconden achter te laten, neemt u een voicemail van 20 seconden op – bel dan onmiddellijk terug en laat een voicemail van 10 seconden achter.

Uw tweede voicemail moet informatie bevatten die in uw eerste ontbrak. Bijvoorbeeld, een vertegenwoordiger die deze techniek gebruikt zou de volgende twee berichten kunnen achterlaten:

Voicemail #1: “Hoi Jerry, ik heb onlangs een van TrustPilot’s webinars bijgewoond. Ik heb geen follow-up e-mails ontvangen, waardoor ik me afvroeg of jullie een marketingstrategie hebben voor het koesteren van webinar leads. Mensen die een live evenement bijwonen hebben 30% meer kans om te converteren, volgens het onderzoek van mijn team. Welke strategie, als die er al is, heeft u vandaag de dag?”

Voicemail #2: “Jerry, ik ben vergeten mijn naam en nummer achter te laten. Dit is Sarah Griffin van Acme Corp. Je kunt me bereiken op 884-867-5309. Bedankt.”

Het opsplitsen van je bericht in twee delen heeft een paar voordelen. Ten eerste, het maakt je meer memorabel. Ten tweede komt u minder ingestudeerd over. Als u uit een script voordraagt, zult u waarschijnlijk niet snel een belangrijk onderdeel vergeten. Prospects zullen je automatisch meer vertrouwen.

Verminder je spreektijd.

Start je voicemail met een regelmatige cadans, maar word langzamer en langzamer naarmate je langer spreekt. Tegen de tijd dat je bij je telefoonnummer bent, moet je bijna kruipen. Het klinkt contra-intuïtief – maar deze tactiek maakt het voor prospects waarschijnlijker dat ze het gesprek afmaken.

Niet alleen klinkt u gearticuleerder en zelfverzekerder als u zich niet naar de eindstreep haast, maar u klinkt ook authentieker. Als je gehaast spreekt, suggereer je dat je de hele dag aan het bellen bent geweest en zo efficiënt mogelijk wilt zijn. Maar als u drie in plaats van dertig keer belt, klinkt u waarschijnlijk veel weloverwogener. Een langzame afwerking vertelt de koper dat hij niet zomaar een naam op een lijst is.

Eindig met uw telefoonnummer

Uw telefoonnummer is het laatste wat u op een voicemail moet zeggen. Zeg het één keer, langzaam, en zorg ervoor dat je het nog een keer herhaalt. Dit heeft twee voordelen: Ten eerste is je telefoonnummer het laatste wat ze horen, waardoor ze meteen teruggebeld worden. En ten tweede, in het tijdperk van voicemail dicteren, zorgt het ervoor dat uw telefoonnummer duidelijk aan het eind van de tekst van het bericht verschijnt. Het zal worden gehyperlinked en gemakkelijk te pushen voor een snel antwoord van uw prospect.

Doe niet wanhopig

Zinnen als, “Bel me terug als je dit hoort,” “Ik kijk er echt naar uit om van je te horen,” en “Bel me zo snel mogelijk,” zijn opdringerig, agressief, en op de grens wanhopig.

Vermijd het vertellen van uw prospect wat hij moet doen. U laat het terugbellen overkomen als een karwei of, erger nog, een eis. Dit moet voelen als een wederzijds voordelige relatie – een waarin elke partij de ander wil terugbellen – ongevraagd.

Dus, laat “Bel me terug als je dit hoort,” achterwege, en probeer, “Spreek je snel,” “Bedankt voor je tijd,” of een goede ouderwetse, “Heb een geweldige dag.”

Zeg dat u met een e-mail zult opvolgen

Houd het gesprek gaande, en geef prospects een gemakkelijke manier om u terug te bellen door ze een snelle e-mail te sturen zodra u de telefoon ophangt. Verkopers zijn eraan gewend de hele dag aan de telefoon te zitten – maar dat geldt niet voor alle prospects.

Waag uw gok door ze twee manieren te geven om te reageren. Een eenvoudige “Ik zal ook nog een e-mail sturen” voordat u ophangt, is kort en bondig en getuigt van grondigheid van uw kant.

Als u nog meer tips nodig hebt, zijn hier nog wat extra soundbites die u kunt gebruiken bij het beëindigen van een voicemail.

“De volgende keer dat we elkaar spreken, moet u me meer vertellen over X.”

Beëindig uw voicemail door uw prospect te vragen u meer te vertellen, of het nu gaat om hun recente vakantie naar Thailand of hun unieke zakelijke pijnpunten. Het is een eenvoudig verzoek – en gemakkelijker dan, laten we zeggen, “Bel me terug, ik zou graag willen weten wanneer we ons contract kunnen opstellen.”

In het algemeen is voicemail niet het medium om de deallogistiek te bespreken. Houd berichten kort en bondig, en vermijd details over de deal.

“De volgende keer dat we elkaar spreken, zou ik u graag meer vertellen over X.”

Dit scenario wekt de interesse van uw prospect door hem te plagen met informatie. Maar het is alleen effectief als uw prospect ook echt geïnteresseerd is in de info. Als u zegt: “De volgende keer dat we elkaar spreken, zou ik u graag meer vertellen over onze laatste prijs voor klanttevredenheid”, zal het ze waarschijnlijk (lees: zeker) niet interesseren.

Ten eerste zijn ze nog geen klant, dus zullen ze uw dubbelzinnige prijs niet zo interessant vinden. Ten tweede haalt dit soort nieuws de aandacht van de prospect naar u toe – niet waar u die wilt hebben.

In plaats daarvan kunt u beginnen met: “De volgende keer dat we elkaar spreken, wil ik twee doelen van onze nieuwe product roadmap met u delen, die direct ingaan op een aantal pijnpunten die u naar voren hebt gebracht. Ik zal u meer vertellen in onze volgende vergadering. Wat dacht u van volgende week dinsdag?”

U bewijst dat u goed hebt opgelet door te verwijzen naar pijnpunten die zij eerder hebben genoemd en het gesprek gecentreerd te houden rond het voordeel voor de prospect.

“Wat moeten we in ons volgende gesprek bespreken?”

Je hebt dit waarschijnlijk al aan het eind van je laatste gesprek aangestipt, maar als je al een tijdje niets meer van je prospect hebt gehoord, kan dit een nuttige strategie zijn om weer op hun radar te komen.

Zeg: “Ik weet dat we implementatie, onboarding en QA hebben geïdentificeerd als onderwerpen om in ons volgende gesprek te behandelen, maar ik vroeg me af of er nog andere gebieden waren die we hebben gemist – specifiek of u Feature A zou kunnen gebruiken, wat een gebied van zorg voor u was.”

Wederom heb je verwezen naar een eerder pijnpunt, en hen herinnerd aan wat jullie beiden hebben afgesproken te bespreken in jullie volgende gesprek — en je hebt het allemaal gedaan zonder de gevreesde, “Ik heb al een tijdje niets meer van je gehoord, ik wil echt die vergadering plannen waar we het over hebben gehad.”

“Ik weet dat we geen tijd meer hadden, maar ik zou dit gesprek graag voortzetten .”

Dit is een andere nuttige strategie voor prospects van wie u al een tijdje niets meer hebt gehoord.

Herinner ze aan uw laatste gesprek en geef ze een tijdlijn voor wanneer u ze weer wilt spreken, door te zeggen: “Ik weet dat we in ons laatste gesprek geen tijd meer hadden, maar ik zou ons gesprek graag voortzetten over waarom andere leveranciers u in het verleden hebben teleurgesteld. Heeft u tijd om donderdag of vrijdag verder te praten?”

Dit is een directe en overtuigende manier om te vragen om een vervolgafspraak. Uw prospect zal eerder instemmen met een verdere bespreking van zijn pijnpunten dan wanneer u zou zeggen: “Ik zou graag meer praten over hoe ik kan helpen. Laat me weten wanneer we een gesprek kunnen plannen.” Het laatste is vaag en voelt meer als een last dan het eerste verzoek.

“Je zei eerder iets waar ik je graag een vraag over zou stellen.”

Als je eerder op de dag een vergadering hebt afgerond, maar niet in staat was om een vervolgafspraak te plannen, laat dan een paar uur later deze voicemail achter.

Refereer aan uw vorige gesprek om hun geheugen op te frissen, door te zeggen: “In ons vorige gesprek zei u iets over uw verzendbehoeften dat me echt is bijgebleven. Ik zou u daar graag een vraag over stellen.”

Naast dat u actief luistert, hebt u ook hun nieuwsgierigheid gewekt over welke vraag u wilt stellen. Zodra ze weer aan de telefoon zijn, kunt u een datum en tijd voor uw volgende ontmoeting bevestigen.

“Ik heb u net een artikel gestuurd en ik zou graag horen wat u ervan vindt.”

Laat deze voicemail alleen achter voor geïnteresseerde prospects. Als u praat met iemand die niet echt geïnteresseerd is in het oplossen van een probleem of het implementeren van uw product/dienst, zal deze waarschijnlijk ook geen artikel willen lezen dat u over het onderwerp hebt gestuurd.

Als u echter werkt met een actief betrokken prospect, kan deze voicemail perfect zijn voor het opbouwen van een goede verstandhouding. Zeg: “Ik heb je net een artikel gestuurd over de nieuwe trends in AI waarover we het tijdens ons laatste gesprek hebben gehad. Ik kan niet wachten om te horen wat u ervan vindt.”

Als u al een gesprek hebt gepland, zal dit dienen als een stimulans voor uw prospect om te komen opdagen. Als je nog geen gesprek hebt gepland, gebruik dan hun antwoord op deze voicemail om te vragen om een vervolgafspraak.

“Mijn telefoonnummer is …”

Ik eindig voicemails altijd met mijn telefoonnummer. De reden? Ten eerste is het zijn teken om af te ronden. Het voorkomt dat hij doordraaft en geeft de prospect een duidelijke oproep tot actie: Bel hem terug.

Het zorgt er ook voor dat, in het tijdperk van voicemail transcripten, uw nummer opvalt aan het eind van uw bericht. En omdat de meeste telefoons automatisch naar nummers linken, hoeft uw prospect alleen maar op het nummer aan het eind van het transcript te drukken om u gemakkelijk terug te bellen.

Voicemails hoeven geen laatste redmiddel te zijn of een doodlopende weg. Gebruik deze tips voor berichten die het gesprek daadwerkelijk vooruit helpen. U zult genieten van rijkere prospectrelaties en minder kansen die koud worden.

Dit is iets dat kan worden gedaan, ja. Maar ik kan me niet voorstellen wanneer een verkoper dat zou willen doen. In het beste geval waarschuwt de tijdstempel de prospect dat je op een laat tijdstip of in het weekend een voicemail hebt ingesproken, en vragen ze zich af waarom. In het slechtste geval denken ze dat je wanhopig bent.

Als je merkt dat je wenst dat je prospect niet opneemt — moet je misschien een nieuw beroep overwegen.

Een geweldige follow-up voicemail is een lust voor het oog. Neem een paar van deze tips op in uw dagelijkse telefoongesprekken, en zie de voordelen als uw telefoon wat vaker begint terug te rinkelen.

Oorspronkelijk gepubliceerd 6 apr 2019 12:20:00 PM, bijgewerkt 21 februari 2019