Tijdens de duur van een project kunnen de betrokkenen altijd op problemen stuiten waar ze iets van kunnen leren. Deze worden regelmatig besproken, zodat de teamleden er iets praktisch uit kunnen halen voor het geval dergelijke problemen zich opnieuw voordoen. Deze voorvallen worden meestal vastgelegd in een sjabloon voor geleerde lessen, zodat de informatie uit de ervaring niet verloren gaat.
Lessen die zijn geleerd-sjablonen
#01
#02
#03
#04
#05
#06
Gratis lessons learned template 07#07
#08
#09
Waarom zijn geleerde lessen belangrijk?
Zelfs ’s werelds meest winstgevende projecten hebben hun ups en downs en over het algemeen hebben de downs een even grote impact als de ups. Om een succesvol projectmanager te zijn, moet u de lessen die u hebt geleerd altijd documenteren en analyseren in een ‘lessons learned’-sjabloon en deze later toepassen wanneer dat nodig is bij toekomstige projecten.
Het opschrijven van deze lessen in een ‘lessons learned’-document zou een basisonderdeel van elk project moeten worden, omdat het een aantal doelen dient. Hoewel de volledige documentatie van een lessons learned-format gewoonlijk wordt gedaan tijdens het afsluitingsproces van het project, moet u elke les die u tijdens de duur van het project hebt geleerd, vastleggen.
Dit zorgt ervoor dat alle informatie op een nauwkeurige en tijdige manier wordt gedocumenteerd. Hieronder volgen de belangrijkste redenen waarom u uw eigen project geleerde lessen zou moeten maken:
- Het is een nuttig en essentieel hulpmiddel
Alle geleerde lessen van elk project kunnen dienen als een essentieel hulpmiddel, vooral wanneer u soortgelijke projecten krijgt toegewezen. De geleerde lessen moeten de dingen beschrijven die fout gingen tijdens het project, samen met aanbevelingen om iets dergelijks in de toekomst te voorkomen.
Aan de positieve kant moet het document ook de aspecten van het project beschrijven die goed gingen en hoe soortgelijke projecten van dergelijke informatie kunnen profiteren. - Het helpt bij opname
Je moet het geleerde document naar het projectmanagementbureau (PMO) en de projectsponsor sturen, zodat het kan worden opgenomen in de archieven en activa van de organisatie als aanvulling op de database van geleerde lessen. Als uw organisatie geen PMO heeft, dan moet er een ander communicatiemiddel zijn dat ervoor zorgt dat alle projectmanagers worden opgenomen. - Het legt de lessen vast die zijn geleerd van het project
Het belangrijkste doel van de projectlessen is om de lessen die zijn geleerd in een project te verzamelen in een officieel document dat u vervolgens kunt delen met andere projectmanagers die in de toekomst aan soortgelijke projecten worden toegewezen.
Het document kan worden opgenomen als onderdeel van een nieuw proces van projectplanning voor soortgelijke projecten. Het gebruik ervan kan bepalen welke problemen zich voordeden, hoe u die problemen oploste, en hoe u ze in de toekomst kunt vermijden. - Het beschrijft alles wat goed ging in het project
Het lessons learned format zou ook moeten beschrijven wat goed ging in het project en de redenen waarom, zodat andere projectmanagers kunnen profiteren van de ondernomen acties. Het zou ook een goed idee zijn voor andere projectmanagers om uit te zoeken wie de leden van het projectteam waren, zodat ze feedback en suggesties kunnen vragen voor toekomstige projectplanning.
Lessen uit het verleden-indelingen
#10
#11
#12
Gratis lessen geleerd sjabloon 13#13
#14
#15
#16
#17
#18
#19
Wat zijn geleerde lessen in projectmanagement?
Lessen die zijn geleerd kunnen een informele discussie worden, vooral wanneer men projecten in retrospect bekijkt. Het gebeurt meestal na de voltooiing van een project in een vergadering waar u, samen met belangrijke vertegenwoordigers van de kant van de klant en de aannemer aanwezig zijn.
De vergadering kan nog inzichtelijker worden met enige organisatie. Tijdens de bijeenkomst voor geleerde lessen deelt iedereen die bij het project betrokken is zijn mening over het project, wat hij zou willen veranderen, de dingen die hij heeft geleerd en wat hij moet verbeteren.
Lessen geleerd-documenten
#20
#21
#22
#23
#24
#25
#26
#27
#28
#29
Wat is een register van geleerde lessen?
Elk project moet beschikken over een document waarin de tijdens het project opgedane kennis wordt vastgelegd voor gebruik in het lopende project en later wordt opgenomen in het register van geleerde lessen voor toekomstige referentie. Het hoofddoel van dit document is het verzamelen van geleerde lessen in de hele organisatie. Het consequent vastleggen van belangrijke projectgerelateerde informatie kan andere teamleden helpen relevante lessen door te nemen en te lokaliseren.
U kunt het register van geleerde lessen gebruiken en delen via een gedeelde schijf of in de cloud. U kunt ook de indeling van de lessen aanpassen om samenwerking te bevorderen. U kunt alle waarden of categorieën in het document aanpassen aan uw behoeften.
Geleerde lessen uit projecten
#30
#31
#32
#33
#34
#35
#36
#37
#38
#39
Hoe maak je een lessons learned template?
Een ander gebruik van een project lessons learned is als hoofdbestanddeel van de cultuur van een organisatie die zich inzet voor continu adaptief management en verbetering. Eenvoudiger gezegd: u kunt de lessons learned voorbeelden gebruiken om kennis op een effectievere manier over te dragen en ervoor te zorgen dat nuttige informatie wordt opgenomen in werkprocessen, activiteiten en planning. Hier zijn de basisstappen voor het maken van een lessons learned template:
- Definieer uw project
Dit is de eerste stap waarin de noodzaak voor lessons learned wordt geïdentificeerd en u het proces vaststelt, evenals, het team door middel waarvan u de lessen verzamelt. Het is essentieel om het doel en de noodzaak van de lessen vast te stellen, de personen voor het gebruik van het product, en de leden van het team van het project.
Kies personen om aan het lessons learned document te werken die specifieke kennis of expertise van het project hebben en andere belangrijke vaardigheden, vooral op het gebied van schrijven en communicatie. De leden moeten het eens zijn over het productformaat, strategieën voor gegevensverzameling, analysemethoden, strategieën voor verspreiding, en andere activiteiten die het project nodig kan hebben. - Verzamel gegevens
Hierbij gaat het om het verzamelen van informatie via ongestructureerde of gestructureerde processen, zoals projectkritieken, bijeenkomsten, en schriftelijke formulieren. Er kunnen vele bronnen zijn waaruit je gegevens kunt verzamelen voor je sjabloon van geleerde lessen.
Je kunt deze lessen baseren op zowel positieve ervaringen die organisatiedoelen bereiken als op negatieve ervaringen die resulteerden in ongewenste resultaten. Voor sommige projecten kan een proces van het verzamelen van gezamenlijke lessen net zo belangrijk zijn als het vastleggen van het proces. - Verificatie en synthese
De ingediende lessen moeten worden geverifieerd om hun toepasbaarheid en nauwkeurigheid te waarborgen. Het proces omvat materiedeskundigen en domeinexperts die coördineren en beoordelingen uitvoeren om uit te vinden of de les:
Relevantie heeft met andere projecten.
Unieke kwaliteiten op een bepaalde afdeling.
Toepasbaar is voor de hele organisatie. - Opslag
Dit aspect van het document met lessen uit het verleden gaat over het opnemen van lessen in een gedeelde database met het oog op toekomstige verspreiding en uitwisseling. De informatie moet zo worden opgeslagen dat gebruikers de lessen kunnen doorzoeken en identificeren met behulp van trefwoorden. - Verspreiding
Dit laatste element is het belangrijkst en betreft de verspreiding van de geleerde lessen. Er zou weinig of geen voordeel te behalen zijn, tenzij de geleerde lessen worden gebruikt en verspreid door degenen die er baat bij kunnen hebben. Het verspreidingsproces kan de herziening van het werkproces, routinematige verspreiding en opleiding omvatten.
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48
Het sjabloon voor geleerde lessen gebruiken voor het houden van vergaderingen
Gebruik een sjabloon voor geleerde lessen om team- en persoonlijke aanbevelingen te verzamelen tijdens en na het project. Halverwege het project zou er een snelle vergadering met je team moeten zijn om de geleerde lessen door te nemen.
Als je deze debriefings uitstelt tot de lancering van het project, kan dat ertoe leiden dat er informatie verloren gaat nog voordat de lancering plaatsvindt. Hier zijn de belangrijkste redenen waarom u een vergadering zou moeten houden met uw lessons learned document:
- Om te leren van eventuele fouten en te voorkomen dat u in de toekomst dezelfde fouten begaat.
- Om de best practices te bepalen en deze kennis door te geven aan andere projecten in de toekomst.
- Om vertrouwen op te bouwen met uw teamleden en aandeelhouders. Door mensen bij het proces te betrekken, krijgen ze meer steun voor projectmanagement.
Dit alles betekent dat lesson learned-bijeenkomsten niet alleen een plek zijn waar mensen hun gevoelens van woede en frustratie kunnen delen, wat vaak de indruk is die je krijgt als mensen te negatief worden.
Maar projectbeoordelingen door middel van lessons learned moeten zich altijd richten op het delen van constructieve en nuttige feedback om te verbeteren. Laten we een standaardproces voor een lessons learned-bijeenkomst eens nader bekijken:
- Bij een bijeenkomst met het hele team zult u leden hebben die in kleine groepjes bijeenkomen om hun bevindingen aan het eind van de bijeenkomst te presenteren.
- Bij een lessons learned-bijeenkomst met slechts enkele aanwezigen kunt u ieders conclusie bespreken zonder dat er presentaties nodig zijn.
De grootste uitdaging van deze bijeenkomsten is dat mensen zich misschien terughoudend voelen om openhartig feedback te geven. Ze zijn bang dat ze hard overkomen, ze zijn bang om de gevoelens van anderen te kwetsen of zelfs door anderen veroordeeld te worden.
Maar vaak is er één lid dat het ijs breekt en een moediger houding aanneemt. Als dat gebeurt, volgen anderen en beginnen ze openlijk hun kritiek te delen. Dit is het soort sfeer dat je zou moeten bevorderen.
Als je het gevoel hebt dat de aanwezigen de neiging hebben om te aarzelen om zich open te stellen, kun je overwegen om van tevoren een aantal discussiepunten te plannen, zoals bijvoorbeeld het plaatsen van een paar zelfspotjes als een blijk van humor en nederigheid. Dit laat ook zien dat zelfkritiek op zichzelf en de leden van het team volkomen aanvaardbaar is.