Voorbij zijn de dagen van dokterspraktijken vol met dossierkasten overspoeld met papieren dossiers en personeel dat zich de haren uit het hoofd trekt bij het doorzoeken van lades om de laatste informatie te vinden die ze zoeken. Maak kennis met het EHR, of elektronisch patiëntendossier, een moderne oplossing voor een eeuwenoude behoefte. Ontdek waarom een groeiend aantal artsen, klinieken, ziekenhuizen en gezondheidszorgpraktijken in het hele land zelf de overstap maken van papieren medische dossiers naar elektronische. En ontdek op welke voorzorgsmaatregelen u moet letten bij het selecteren en opzetten van een EPD-systeem voor uw gezondheidszorgpraktijk.
Wat is een EPD?
“Een EPD is een digitale versie van het medisch dossier van een patiënt dat in de loop der tijd door de zorgverlener wordt bijgehouden en alle belangrijke administratieve klinische gegevens kan bevatten die relevant zijn voor de zorg van die persoon bij een bepaalde zorgverlener. – National Institutes of Health”
Het NIH legt vervolgens uit dat veel EHR’s niet alleen dienen als dossier voor de behandelend zorgverlener, maar ook relevante details over de gezondheid van de patiënt verschaffen aan andere zorgverleners en aan de patiënt zelf.
Voordelen en nadelen van EPD’s
EHD’s kunnen zowel voor patiënten als zorgverleners veel voordelen opleveren, waaronder een hele reeks klinische, organisatorische en maatschappelijke resultaten. Hoewel het EPD een uitstekend hulpmiddel kan zijn voor artsen, kan men niet verwachten dat het alleen effectief functioneert.
Zoals de American Academy of Family Physicians (AAFP) uitlegt: “Om de echte voordelen van EPD-systemen te bereiken, is een transformatie van praktijken nodig, gebaseerd op methodologieën voor kwaliteitsverbetering, systeem- en teamgebaseerde zorg en evidence-based geneeskunde.”
Ondanks dat alles hebben studies ook veel potentiële nadelen van EPD’s geïdentificeerd, waaronder hogere initiële aanschaf- en reguliere onderhoudskosten en onderbrekingen van de workflow als gevolg van de noodzaak om een nieuw systeem te leren, wat een rol kan spelen in productiviteitsverlies. Bovendien maken veel mensen zich nog steeds zorgen over de privacy als het om EPD’s gaat.
Hierna worden de vele voordelen en mogelijke nadelen van EHR’s besproken, zodat u de best geïnformeerde beslissing kunt nemen over of en wanneer u een EHR-systeem in uw medische praktijk wilt implementeren.
Voordelen van EHR’s
Er zijn veel voordelen aan een EHR, maar om zo effectief mogelijk te zijn, moet het op de juiste manier worden gebruikt.
“Het EHR gaat over kwaliteit, veiligheid en efficiëntie. Het is een geweldig hulpmiddel voor artsen, maar kan deze deugden niet op zichzelf garanderen. Het bereiken van de werkelijke voordelen van EHR-systemen vereist de transformatie van praktijken, gebaseerd op kwaliteitsverbetering methodologieën, systeem- en teamgebaseerde zorg, en evidence-based medicine.” – American Academy of Family Physicians
Verbeterde kwaliteit van zorg
In tegenstelling tot het traditioneel slechte handschrift waar artsen berucht om zijn, zijn geautomatiseerde dossiers gemakkelijk te lezen. Daardoor is er veel minder kans op verkeerde interpretaties of fouten op cruciale gebieden, zoals diagnoses en medische orders, die kunnen leiden tot ernstige gevolgen voor de gezondheid van de patiënt.
Dit verbetert de zorgverlening op vele niveaus, waaronder:
- Verbetering van de nauwkeurigheid van documentatie, waardoor diagnoses en declaraties eenvoudiger en sneller kunnen worden ingediend
- Behandelingen kunnen direct worden gestart met geautomatiseerde waarschuwingen voor potentiële risico’s
- Medicatie kan op één locatie worden gevolgd en beheerd en er kunnen waarschuwingen voor interacties tussen medicijnen in worden opgenomen
- Preventieve zorg kan eenvoudiger worden gevolgd en geïmplementeerd
- Zorg voor meer ondersteuning bij het nemen van point-van zorgbeslissingen
- Makkelijker en effectiever op bewijs gebaseerde klinische richtlijnen te integreren
EHRs stellen u ook in staat medische dossiers veiliger op te slaan en gegevens eenvoudiger te verzamelen en te analyseren. Zo kunnen sneller rapporten worden opgesteld, trends in gegevens beter worden onderzocht en inventarisatie effectiever worden beheerd.
Gemak en efficiëntie
Het kantoorpersoneel en de medische staf hoeven niet langer onnodig veel tijd te besteden aan het doorworstelen van bergen papierwerk om de patiëntinformatie te vinden die ze zoeken. In plaats daarvan kunnen geautomatiseerde dossiers veel sneller en efficiënter worden geraadpleegd met slechts een paar toetsaanslagen. Dit biedt op zijn beurt weer talloze voordelen voor zowel zorgverleners als patiënten.
Voor de zorgverlener
EHRs geven zorgverleners een grotere organisatorische efficiëntie:
- Verbeterde samenwerking met andere zorgverleners en partners
- Toepassingen voor codering gebruiken om gemakkelijker te kunnen factureren
- Het aantal dossiers dat moet worden opgevraagd en opnieuw moet worden gearchiveerd, verminderen
EHRs kunnen ook de transcriptiekosten verlagen en het risico op wanpraktijken verkleinen door betere documentatie te bieden. Ze zorgen voor een betere naleving van het formularium en, doordat recepten beter leesbaar zijn, hoeven apothekers minder vaak terug te komen voor opheldering.
EHRs besparen ook op het gebruik van middelen door de hoeveelheid benodigde papieren formulieren en dubbele of overbodige labopdrachten te verminderen, en door het medicatiebeheer te vergemakkelijken.
Ze besparen ruimte:
EHRs besparen op de behoefte aan en de kosten van opslag. Een medisch kantoor hoeft zich niet langer te voorzien van kostbare archiefkasten, mappen en veel printerpapier en inkt. In plaats daarvan kan het kantoor deze ongebruikte middelen gebruiken om de kwaliteit van de zorg te verbeteren en de ongebruikte ruimte te gebruiken voor meer medische benodigdheden en apparatuur. Ondertussen kunnen alle medische dossiers van uw praktijk worden opgeslagen op een individuele harde schijf van een computer en worden geback-upt in de cloud.
EHR’s besparen op arbeid:
Door patiëntgegevens sneller te bekijken, minder tijd te besteden aan het bellen voor het maken van afspraken of het versturen van e-mails en door het gebruik van sjablonen om het maken van documenten te vereenvoudigen.
Ze kunnen ook populatiebeheer verbeteren:
Patiëntenherinneringen vergemakkelijken, terugbetalingen door betalers verbeteren en ervoor zorgen dat patiënten in aanmerking komen voor deelname aan diverse programma’s die “pay for performance” bieden.
Voor de patiënt
Typisch zal een EPD-systeem een portaal bevatten dat patiënten kunnen gebruiken wanneer zij hun eigen medische dossier willen inzien. Dit voorkomt onnodige telefoontjes of afspraken om informatie te verkrijgen die de patiënt gemakkelijk zelf elektronisch kan opvragen.
De zorgverleners profiteren overigens ook van deze verbeterde toegang voor patiënten, omdat zij geen tijd en energie meer hoeven te besteden aan het opzoeken, kopiëren en verzenden van dossiers die de patiënt nu zelf kan inzien.
Patiënttevredenheid wordt ook op verschillende andere manieren verbeterd met EHR’s, onder andere door de kortere doorlooptijd voor het beantwoorden van berichten van patiënten en aanvragen voor het bijvullen van medicatie en het verbeteren van de continuïteit van de zorg en de levering van voorlichtingsmateriaal aan patiënten.
Financiële stimulansen
Een gecertificeerd EPD-systeem kan een dokterspraktijk helpen om te voldoen aan de vereisten voor Medicare en Medicaid Meaningful Use, zodat ze toegang krijgen tot bepaalde stimulansen die de federale overheid uitgeeft.
Voordelen van EHR
Zoals eerder vermeld, zijn er naast de vele voordelen van EHR ook enkele nadelen, met name de hieronder beschreven nadelen.
Potentiële privacy- en cyberveiligheidsproblemen
Alle computersystemen zijn kwetsbaar voor aanvallen door hackers, en EHR-systemen zijn daar niet immuun voor. Als medische privégegevens in verkeerde handen vallen, kan dat ernstige gevolgen hebben.
onjuiste gegevens
Als een EPD niet onmiddellijk wordt bijgewerkt, zodra er nieuwe informatie is verzameld, zoals na een onderzoek of nadat de testresultaten zijn binnengekomen, kan iedereen die dat EPD bekijkt onjuiste of onvolledige informatie ontvangen. Dit kan leiden tot fouten in de diagnose, behandeling en gezondheidsresultaten, niet alleen door de arts die de informatie verstrekt, maar ook door specialisten, apothekers, fysiotherapeuten of personal trainers die bij de zorg voor de patiënt betrokken zijn.
Patiënten onnodig voor het hoofd stoten
Wanneer een patiënt naar believen toegang heeft tot zijn of haar eigen medische informatie, kan dit die patiënt blootstellen aan informatie die hij of zij misschien niet helemaal begrijpt. De mogelijkheid om toegang te krijgen tot informatie die men niet volledig begrijpt, kan leiden tot een groot aantal misverstanden, waaronder misverstanden die paniek zaaien bij de patiënt of ertoe leiden dat hij of zij ongepaste, en mogelijk schadelijke, acties gaat ondernemen.
Zorgen over aansprakelijkheid bij wanpraktijken
De invoering van een EPD-systeem leidt tot een aantal zorgen over de aansprakelijkheid, zoals de vraag hoe kan worden voorkomen dat kostbare medische gegevens worden vernietigd of verloren gaan tijdens de overgang van papieren naar elektronische dossiers. Dit kan op zijn beurt leiden tot fouten in de behandeling. Artsen kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het onvermogen om toegang te krijgen tot alle medische gegevens waarover zij beschikken, vooral wanneer die gegevens, gezien hun elektronische aard, beter toegankelijk zouden moeten zijn.
Tijd en geld
Het kan jaren duren om een EPD-systeem te selecteren en in te stellen en om al uw papieren dossiers volledig om te zetten naar digitale. In die tijd moet u uw budget bepalen en beslissen welke functies u nodig hebt. Het kost ook tijd om EHR-producten te demonstreren en te onderhandelen met verkopers van EHR-systemen om het juiste systeem voor uw praktijk te kiezen en te implementeren. En zelfs als uw nieuwe EPD-systeem is geïnstalleerd en soepel werkt, moet u nog de tijd nemen om uw personeel te trainen in het gebruik ervan.
Er zijn ook nog de kosten voor het opzetten van en overschakelen op een geheel nieuw systeem voor medische dossiers, dat zelfs tegen concurrerende prijzen niet goedkoop is. Gelukkig zijn er steeds meer spelers op de markt voor EHR-systemen, waardoor de prijsconcurrentie toeneemt.
Gemak en inefficiëntie
Zoals hierboven gesuggereerd, vereist het onderhoud van een EPD-systeem regelmatige updates. Als uw team daar niet bovenop zit, kunnen uw dossiers minder nauwkeurig worden en dus minder waardevol. EHR’s kunnen ook onhandig zijn, omdat ze toegang tot een computer en, meer nog, tot internet vereisen om te kunnen worden gebruikt. Als de stroom uitvalt of de computer uitvalt, kan die informatie ontoegankelijk worden. Een essentieel onderdeel van een sterk EPD is de mogelijkheid om een informatietechnologieteam beschikbaar te hebben dat technische problemen onmiddellijk kan oplossen, zodat onderbrekingen in de patiëntenzorg tot een minimum worden beperkt.
Conclusie
Elektronische patiëntendossiers bieden veel waardevolle voordelen voor zowel zorgverleners als patiënten, waaronder een betere kwaliteit van de zorg, meer gemak en efficiëntie en toegang tot federale financiële stimuleringsmaatregelen. Er zijn echter ook veel nadelen aan verbonden, zoals bepaalde ongemakken en inefficiënties, maar ook mogelijke problemen op het gebied van privacy en cyberveiligheid, de mogelijkheid om patiënten onnodig angst aan te jagen, een grotere aansprakelijkheid voor wanpraktijken en kosten in termen van zowel tijd als geld.
Ultimo, wanneer de voordelen van EHR’s worden afgewogen tegen hun nadelen, zijn zowel beleidsmakers als deskundigen het erover eens dat, wanneer EHR’s eenmaal zijn ingevoerd en zinvol worden gebruikt op een wijdverspreide basis, zij aanzienlijk voordeel kunnen opleveren voor patiënten, zorgverleners en de samenleving als geheel.
Spreek met een deskundige om erachter te komen of EHR’s geschikt zijn voor uw praktijk en hoe u ze het beste zo effectief en efficiënt mogelijk kunt implementeren.