Als u huishoudelijk personeel inhuurt, zoals kindermeisjes, tuinmannen of bejaardenverzorgsters, moet u socialezekerheids- en ziektekostenbelasting afdragen en inhouden.
U moet een werkgeversidentificatienummer (EIN) aanvragen en elke werknemer uiterlijk op 31 januari een W-2 geven.Als u een boekhouder of een salarisadministratiekantoor hebt om u te helpen, is het indienen van belastingaangiften voor huishoudelijk personeel een eenvoudige zaak. Als het echter de eerste keer is dat u met binnenlandse werknemers werkt, kunnen de regels en voorschriften u heel wat hoofdbrekens kosten. Zorg ervoor dat u deze veel voorkomende situaties vermijdt en overweeg om met een ervaren adviseur samen te werken om ervoor te zorgen dat het indienen van uw belastingen soepel verloopt.
Onafhankelijke aannemers verschillen van binnenlandse werknemers. Hieronder vallen mensen zoals loodgieters of reparateurs die diensten verlenen aan het grote publiek. Onafhankelijke aannemers stellen hun eigen gereedschap ter beschikking en bepalen zelf hoe ze het werk uitvoeren. Aan de andere kant controleert u wie, wat, wanneer, waar en hoe een huishoudelijke medewerker zijn werk uitvoert. Met deze controle komt de verantwoordelijkheid om uw werknemers correct te identificeren en de juiste belastingen te betalen.
Dit is belangrijk omdat onafhankelijke aannemers anders met hun belastingen omgaan dan werknemers. Terwijl een onafhankelijke aannemer aan het eind van het belastingjaar een 1099-formulier ontvangt, ontvangen uw binnenlandse werknemers een W-2. Onafhankelijke aannemers zijn verantwoordelijk voor 100% van hun belastingen, terwijl de belastingen voor binnenlandse werknemers worden verdeeld tussen de werkgever en de werknemer.
Verwissel een binnenlandse werknemer niet met een onafhankelijke aannemer! Het onjuist classificeren van werknemers kan leiden tot boetes en belastingontduiking.
Vraag uw werknemers niet op in uw zakelijke belastingaftrek
Als u al een bedrijf heeft, kunt u uw huishoudelijke medewerkers niet opvoeren in uw zakelijke belastingaftrek. De IRS zegt dat aangezien huishoudelijke medewerkers geen bijdragende leden van uw bedrijf zijn, u hun lonen via de persoonlijke belastingprocedure moet afhandelen. Het werkt zo omdat bedrijven recht hebben op belastingaftrek op loonkosten, maar huishoudelijk personeel is geen onderdeel van uw bedrijf.
U mag hun belastingaangifte alleen via uw bedrijf indienen als u een eenmanszaak bezit of als u een boerderij met winstoogmerk runt.
Negeer overwerk niet
Huishoudelijk personeel, zoals kindermeisjes, worden beschouwd als niet-vrijgestelde werknemers onder de Fair Labor Standards Act. Dat betekent dat werkgevers overuren moeten betalen als werknemers meer dan 40 uur per zevendaagse werkweek werken. Overwerk moet ten minste 1,5 maal het normale loon worden betaald. De uitzondering hierop is als uw werknemer bij u woont, zoals een inwonende nanny.
Proberen om deze regel te omzeilen door een salaris aan te bieden in plaats van een uurloon is illegaal, en u kunt te maken krijgen met repercussies lang nadat u een werknemer hebt ontslagen. Werknemers kunnen naar u toekomen en een loongeschil indienen, wat betekent dat u achterstallig loon, achterstallige belastingen, boetes en rente moet betalen.
Stel een loonovereenkomst op die rekening houdt met overwerk, en u zou geen problemen moeten hebben met het indienen van het juiste bedrag aan belastingen in het belastingseizoen.
Als u akkoord gaat met een salarisbedrag dat is gebaseerd op meer dan 40 uur per week, neem dan overwerkberekeningen op in uw arbeidsovereenkomst. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat u uw nanny $550 per week betaalt voor 50 uur werk. In uw overeenkomst kunt u opnemen dat u $10 per uur betaalt en $15 per uur voor overwerk.
Berekeningen niet achterhouden voor uw werknemer
Net als in de commerciële wereld hebben werknemers het recht om de details van hun loonstrookje in te zien. Huishoudelijke medewerkers moeten voor elke betaalperiode een loonstrookje krijgen met de uur- en overwerkpercentages en het aantal uitbetaalde uren voor die periode. U moet ook alle inhoudingen voor de sociale zekerheid, Medicare, en federale en nationale inkomstenbelastingen vermelden.
Wacht niet tot de belastingtijd om de belastingen aan te pakken
Als het de eerste keer is dat u een huishoudelijke hulp in dienst neemt, hebt u het misschien te druk om belastingzaken aan te pakken bij het aannemen van een nieuwe werknemer. Als u echter wacht tot het belastingtijd is, is de kans groot dat u al verschillende fouten hebt gemaakt die uw CPA moet uitzoeken, wat een lang en duur proces voor iedereen creëert.
Neem in plaats daarvan contact op met een belastingadviseur met expertise in huishoudelijk personeel op het moment van indienstneming. Dit zal u helpen u voor te bereiden op het belastingseizoen met minder hobbels langs de weg.
Don’t Pay Off the Books
Pay off the books verwijst naar het niet melden van uitbetaalde lonen. Sommige mensen proberen dit te omzeilen door contant te betalen, omdat dit een moeilijk te traceren manier van geldoverdracht is. Dit kan u beiden echter in grote problemen brengen. Of u nu alles of slechts een deel van het loon onaangetast laat, dit is een grote fout. Het kan leiden tot belastingfraude. Als uw belastingen niet worden betaald, kunt u een aanklacht wegens misdrijf tegemoet zien, waar u de rest van uw leven last van zult hebben.
Het is niet zo gemakkelijk om ermee weg te komen als u misschien denkt. Als u bijvoorbeeld een kindermeisje ontslaat en zij later een werkloosheidsuitkering aanvraagt, kan zij het bedrag dat zij feitelijk heeft verdiend opgeven om haar uitkering te maximaliseren. Als u een deel van haar inkomsten buiten de boeken heeft gehouden, bent u nu betrapt, en er is geen verjaringstermijn voor onbetaalde loonbelasting.
Houd er rekening mee dat u het volgende als loon van een huishoudelijke medewerker moet opgeven:
- Salaris en bonussen
- Overuren
- Vak- en ziektegeld
- Belastingen die niet zijn ingehouden op het loonstrookje
- autovergoedingen
- Cadeaubonnen
- Andere uitkeringen in geld
Ben eerlijk, en houd een gedetailleerde administratie bij, dan zult u in de toekomst niet worden geconfronteerd met boetes of strafrechtelijke vervolging.
Met deze voorzorgsmaatregelen in gedachten kunt u de belasting van binnenlandse werknemers op de juiste manier benaderen om problemen of geschillen die zich in de toekomst kunnen voordoen, te voorkomen. Als u in de war bent of gewoon geen tijd hebt om deze kwesties zelf aan te pakken, raadpleeg dan een bevoegde advocaat of werk samen met een payroll service om meer te weten te komen over hoe u uw persoonlijke situatie moet aanpakken.
Kathleen Webb is in 1993 mede-oprichter van HomeWork Solutions om payroll- en belastingdiensten te verlenen aan gezinnen die huishoudelijke hulpen in dienst hebben. Kathy heeft ruime ervaring met het voorbereiden van ‘nanny tax’ loonheffingen. Zij is de auteur van talrijke artikelen over dit onderwerp en heeft aandacht gekregen in de Wall Street Journal, Kiplinger’s Personal Finance, en de Congressional Quarterly. Zij heeft ook de staf van de Senaat geraadpleegd bij het opstellen van de ‘Nanny Tax Law’ van 1994.
Webb is magna cum laude afgestudeerd aan Boston College. Zij is de voormalige voorzitter van de International Nanny Association, de belangrijkste beroepsvereniging in de sector kinderopvang aan huis.