Of u nu communicatiedoelstellingen moet definiëren, of belanghebbenden en kanalen moet identificeren, u kunt deze communicatieplansjabloon gebruiken om projectcommunicatie te plannen en een feedbacklus op te zetten die iedereen op de hoogte houdt. Door uw communicatieplan voorafgaand aan het project te formuleren, zorgt u ervoor dat de informatie duidelijk en correct wordt verspreid naar iedereen die het nodig heeft.
Download de gratis sjabloon voor het communicatieplan:
Waarom heeft u een sjabloon voor een communicatieplan nodig
Communicatie is de ruggengraat van elk project. Nou ja, goede communicatie, dat is. Met dit gratis sjabloon voor een communicatieplan kunt u ervoor zorgen dat uw projectdocumentatie, berichten, gegevens en rapporten zo duidelijk en effectief mogelijk zijn.
Dit sjabloon beschrijft de manier waarop u informatie zult delen met uw projectteams en belanghebbenden, zodat ze op de juiste manier worden gehoord en gericht zijn op de juiste partij. Het geeft ook het tijdsbestek aan waarbinnen u dit zult doen. Niet alleen dat, maar dit communicatieplan sjabloon zal u laten noteren van de doelstellingen, belanghebbenden, strategieën en activiteiten als ze betrekking hebben op uw communicatie..
Gerelateerd: Project Planning Software
Denk aan dit communicatieplan sjabloon als:
- Een bewaarplaats voor uw communicatiedoelstellingen;
- Hoe u van plan bent om die doelstellingen te verwezenlijken;
- In welk tijdsbestek en de inspanning die nodig is om die doelstellingen te verwezenlijken; en ten slotte,
- De metrics om te meten of u succesvol bent.
Sommige momenten zijn beter dan andere met betrekking tot het gebruik van uw communicatieplan sjabloon. Bijvoorbeeld, als je werkt aan een groot project, met veel middelen, leveranciers, managers, enz., dan zul je een meer gestructureerde levering voor de communicatie willen. Op die manier weet je zeker dat aan ieders behoeften wordt voldaan.
De behoefte aan informele communicatie is ook van cruciaal belang voor het succes van een project. Het is slim om te bedenken dat, hoe nuttig dit communicatieplansjabloon ook kan zijn, er een regelitem moet zijn waarin u eraan denkt om informeel te praten met teamleden, belanghebbenden en zelfs leveranciers.
Dit gratis sjabloon is echter slechts een statisch document. Als u uw planning, tracking en rapportage naar een hoger niveau wilt tillen, dan wilt u zich bezighouden met een online en collaboratieve projectmanagementsoftware.
ProjectManager.com is cloudgebaseerd en overal en altijd toegankelijk. Onze bekroonde tools zijn herhaaldelijk gerangschikt als nummer 1 door Gartner’s GetApp in hun projectmanagementcategorie. In de software zijn vele manieren ingebouwd om individueel en in groepschats te communiceren, op maat gemaakt om alleen de mensen te bereiken met wie u wilt spreken.
Hoe dit communicatieplan sjabloon te gebruiken
Nu dat u uw communicatieplan excel sjabloon heeft gedownload, is het tijd om het te gebruiken in uw project. Hoewel dit document ideaal is voor grotere projecten, (omdat de communicatie bij kleinere projecten minder complex is) is het, zelfs als u kleiner werkt, goed om een handvat te krijgen voor het organiseren en uitvoeren van communicatie voor als u uiteindelijk een groter project gaat managen.
Om te beginnen vult u de volgende secties van het sjabloon in:
Achtergrond
Dit gedeelte vraagt u om uw communicatieplan in context te beschrijven om zo buy-in te krijgen van zowel stakeholders als teamleden. U zult hier onder andere de volgende zaken behandelen:
- Visie en doelstellingen: Wees duidelijk over waarom er een communicatieplan is. Er kunnen verschillende redenen zijn – welke zijn dat? Noteer de doelen en doelstellingen voor die communicatie, zodat het vanaf het begin allemaal duidelijk is.
- Doelen en tijdschema’s: Als je de doelen in detail beschrijft, wil je ze ook binnen een bepaald tijdsbestek plaatsen. Niets wordt gedaan zonder een deadline.
- Communicatiepersoneel en -instrumenten: Om communicatie te laten werken, moet er een persoon of groep zijn die eigenaar is van het proces. Wie zijn dat, en welke hulpmiddelen gebruiken ze om die missives, e-mail, sms, enz. te verspreiden? Er is geen manier om te weten of uw communicatie in feite doorkomt als u de resultaten niet meet. Zorg voor meetmethoden om te zien hoe goed uw communicatieplan werkt en bewaar die gegevens voor het verleden.
- Maak een plan: Het spreekt voor zich dat je dit allemaal moet plannen, maar misschien moet het gezegd worden, duidelijk en definitief. Je zou niet aan een project beginnen zonder het eerst te plannen, dus volg je eigen advies en zorg voor een plan voordat je een communicatieproces opzet.
- Leg het resultaat vast: Neem als onderdeel van uw meetproces, nadat het project is afgesloten, de tijd om te kijken hoe effectief het communicatieplan over het geheel genomen was. U zult veel leren: wat moet u de volgende keer herhalen en wat moet u veranderen.
Situatie-analyse
Hier gaat u in op de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen die inherent zijn aan het communicatieplan. Sterke punten kunnen zijn waar uw team uitblinkt in communicatie, terwijl de zwakke punten gebieden aangeven waar de communicatie niet goed verloopt. Wat de kansen betreft, gaat het om gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Een bedreiging is een probleem dat het hele communicatieproces onderuit kan halen. Zorg ervoor dat je deze vier gebieden helder voor ogen hebt en leg ze hier gedetailleerd vast.
Lessen uit het verleden
Nu is het tijd om een geschiedenis te schetsen van de communicatie binnen je organisatie om een beeld te krijgen van trends en hoe je het positieve kunt ondersteunen en het negatieve achter je kunt laten. Begin met een opsomming van de basiscommunicatie die al heeft plaatsgevonden. Hoe zijn deze communicaties tot stand gekomen en in hoeverre waren ze succesvol? Leg tenslotte vast wat u van dit onderzoek hebt geleerd.
Doelstellingen
U hebt de achtergrond geschetst, nu wilt u naar de toekomst en aangeven wat u met dit communicatieplan wilt bereiken.
Begin met een eenvoudige lijst van uw top-drie doelstellingen. Zorg ervoor dat deze zeer specifiek, meetbaar, actiegericht, relevant en tijdig zijn. U kunt deze criteria onthouden met het acroniem S.M.A.R.T.
Richtlijnen
Nu u doelstellingen heeft, hoe gaat u ze bereiken? Richtlijnen om uw communicatie naar buiten te brengen zullen u helpen. Maak een lijst van hoe u wilt dat de communicatie wordt verspreid. Dat kan zijn: regelmatige terugkoppeling of vergaderingen, goedkeuring voordat je het verstuurt, alleen relevante informatie communiceren, etc.
Stakeholders
Maak een lijst van het belangrijkste personeel in het project met naam, gevolgd door hun rol en vervolgens de informatie die ze moeten weten. Daarna kun je aangeven met welke frequentie met hen gecommuniceerd moet worden. Laat deze lijst goedkeuren door de mensen die erop staan om er zeker van te zijn dat je wat ze willen en wanneer ze het willen goed hebt genoteerd.
Boodschappen
Wat zijn je belangrijkste boodschappen? Een aantal vaste mededelingen voor projecten zijn: projectstatus, projectproblemen, projectrisico’s, projectresultaten en projectmiddelen. Dit zijn markers die in de meeste van uw communicatieberichten zullen worden opgenomen.
Leveringskanalen
Met welk mechanisme gaat u uw communicatie verspreiden? Wat is het kanaal van voorkeur van uw doelgroep? Dat kan e-mail zijn of tekst of zelfs drukwerk, maar zoek uit wat dat is en gebruik dat toegangspunt waarmee u uw lezer ook daadwerkelijk bereikt.
Informatieverzameling
Als u eenmaal hebt besloten welk kanaal u gaat gebruiken, wilt u een document maken waarin u de informatie verzamelt die u via dit kanaal gaat versturen. Schrijf de naam van het kanaal, de benodigde informatie, wie de informatieverstrekker is en het tijdsbestek.
Communicatieplanning
Nu ben je klaar voor het communicatieplan, dat begint met een planning. U kunt een schema maken op een Gantt-diagram om de frequentie van de communicatie te visualiseren, inclusief vergaderingen, nieuwsbrieven, sociale evenementen, conferenties, seminars, waarschuwingen, enz.
Communicatiegebeurtenissen
Ten slotte wilt u de gebeurtenissen in uw communicatieschema in detail beschrijven om teamleden te helpen deze gebeurtenissen op tijd af te ronden. Dus, nummer de gebeurtenissen, noem ze, beschrijf ze, schrijf wat hun doel is, de frequentie en dan de datum.
Templates om uw communicatieplan aan te vullen
Communicatieplannen raken bijna elk aspect van uw project. Hoe beter u communiceert, hoe groter de kans dat u een succesvol resultaat aflevert. Om uw communicatieplan te verbeteren, kunt u onze pagina met gratis projectmanagementtemplates op onze website bekijken. Daar vindt u hulpmiddelen om u door elke fase van het project te helpen. Hier zijn er een paar om u te helpen met uw communicatieplan.
Project Plan Template
De gratis projectplansjabloon helpt u alle onderdelen van uw projectplan samen te stellen, inclusief een lijst met taken, middelen en een communicatieproces. Communicatie is de manier waarop u het plan aan uw team overbrengt, zodat zij weten hoe ze het moeten uitvoeren – maar het is ook van cruciaal belang voor uw stakeholders. Zij hebben belang bij het plan en moeten op de hoogte worden gehouden.
RACI-grafiek
Communicatie is doelgericht. Je kunt duidelijk zijn in je bewoordingen, maar als de informatie bij de verkeerde partij terechtkomt, is die nutteloos of zelfs verstorend. Om te weten wie wat krijgt, moet je de gratis RACI chart template gebruiken. Het helpt je te bepalen wie wat moet horen door de mensen in het project te definiëren volgens RACI of verantwoordelijk, verantwoordelijk, geraadpleegd, geïnformeerd. Het sjabloon bevat een lijst van alle projectmedewerkers en hun afdelingen, en vervolgens een kleurcode voor hun behoeften met behulp van het RACI-diagram om uw communicatie nauwkeuriger te maken.
Statusrapport
Een statusrapport geeft een overzicht van het project op een bepaald moment. Het is een goede manier om je prestaties bij te houden en ervoor te zorgen dat de werkelijke voortgang overeenkomt met wat je op dat moment had gepland. Met andere woorden, een statusrapport is een communicatiemiddel voor projectmanagers om het werk te monitoren en ook om dat werk te communiceren naar de belanghebbenden. Dit gratis statusrapport sjabloon is een communicatie-instrument waarmee u ervoor kunt zorgen dat u alle relevante informatie verzamelt en duidelijk presenteert, zodat het gemakkelijk te begrijpen is.
Gerelateerde inhoud
Communicatie in al zijn vormen, van een gestructureerd plan tot een fundamentele pijler van leiderschap, is beschreven en is het onderwerp geweest van video tutorials op ProjectManager.com. Onze site is niet alleen een portaal naar geweldige projectmanagementsoftwaretools, maar ook een hub waar zowel professionals als beginners terecht kunnen om zich bij te spijkeren over alle aspecten van het leiden van een project, groot of klein, tot een succesvolle afronding.
We hebben een paar van onze favoriete artikelen over communicatieplanning verzameld en ze in de links hieronder gezet voor degenen onder u die graag wat verder willen lezen.
(Deze post is bijgewerkt oktober 2020)