Heeft u soms het gevoel dat u al uw tijd besteedt aan het managen van crises?
Heeft u aan het eind van de dag het gevoel dat u geen energie meer heeft en toch niets bereikt hebt dat echt van belang is?
Ja?
Dan verwar jij, mijn vriend, waarschijnlijk het dringende met het belangrijke.
We hebben het al eerder gehad over de vele leiderschapslessen die we uit het leven van Dwight D. Eisenhower kunnen afleiden. Vandaag gaan we het over een andere hebben – een principe dat hem gedurende zijn hele, enorm succesvolle carrière als generaal en president heeft geleid:
“Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden belangrijk.”
Hieronder kijken we naar het onderscheid dat de oude Ike maakte tussen deze twee zeer verschillende dingen, en onderzoeken we hoe inzicht in het “Eisenhower Decision Principle” je kan helpen de man te worden die je wilt zijn.
Het verschil tussen dringend en belangrijk
Dringend betekent dat een taak onmiddellijke aandacht behoeft. Dit zijn de to-do’s die schreeuwen “Nu!” Dringende taken brengen ons in een reactieve modus, een die wordt gekenmerkt door een defensieve, negatieve, gehaaste en bekrompen mentaliteit.
Belangrijke taken zijn dingen die bijdragen aan onze missie, waarden en doelen op de lange termijn. Soms zijn belangrijke taken ook urgent, maar meestal niet. Als we ons richten op belangrijke activiteiten, werken we in een responsieve modus, wat ons helpt kalm en rationeel te blijven en open te staan voor nieuwe kansen.
Het is een vrij intuïtief onderscheid, maar toch lopen de meesten van ons vaak in de val te geloven dat alle dringende activiteiten ook belangrijk zijn. Deze neiging heeft waarschijnlijk wortels in onze evolutionaire geschiedenis; onze voorouders concentreerden zich meer op kortetermijnbelangen dan op langetermijnstrategie, omdat het reageren op onmiddellijke prikkels (zoals een aanvallende sabeltandkat) het verschil kon betekenen tussen leven en dood.
Moderne technologieën (24 uur per dag nieuws, Twitter, Facebook, sms) die ons voortdurend bombarderen met informatie, hebben deze diepgewortelde mentaliteit alleen maar versterkt. Onze stimulerende technologie behandelt alle informatie als even dringend en urgent. Miley Cyrus’ Twerk-gate krijgt evenveel gewicht als belangrijke beleidsdiscussies in Washington.
We ervaren, zoals auteur Douglas Rushkoff beweert, een “present shock” – een toestand waarin “we leven in een continu, altijd-aan ‘nu'” en ons gevoel voor verhaal en richting op de lange termijn verliezen. In een dergelijke toestand is het gemakkelijk om het onderscheid tussen het werkelijk belangrijke en het louter dringende uit het oog te verliezen.
De gevolgen van deze prioriteitenblindheid zijn zowel persoonlijk als maatschappelijk van aard. In ons eigen leven lijden we aan burn-out en stagnatie, en op een breder niveau is onze cultuur niet in staat de echt belangrijke problemen van onze tijd op te lossen.
De Eisenhower Decision Matrix
De zakelijke denker Stephen Covey populariseerde het Eisenhower Decision Principle in zijn boek, The 7 Habits of Highly Effective People. In dat boek creëerde Covey een beslissingsmatrix om mensen te helpen onderscheid te maken tussen wat belangrijk en niet belangrijk is en wat dringend en niet dringend is. De matrix bestaat uit een vierkant verdeeld in vier vakjes, of kwadranten, met de volgende labels: 1) dringend/belangrijk, 2) niet dringend/belangrijk, 3) dringend/niet belangrijk, en 4) niet dringend/niet belangrijk:
Hieronder gaan we in detail in op elk kwadrant en leggen we uit in welk kwadrant we het grootste deel van onze tijd moeten doorbrengen als we op ons best willen zijn en het beste uit ons leven willen halen.
Kwadrant 1: Dringende en belangrijke taken
Taken in kwadrant 1 zijn zowel dringend als belangrijk. Het zijn taken die onze onmiddellijke aandacht vereisen en ook werken aan het vervullen van onze langetermijndoelen en missies in het leven.
Taken van kwadrant 1 bestaan meestal uit crises, problemen of deadlines.
Hier volgen een paar specifieke voorbeelden van Dringende en Belangrijke taken:
- Zekere e-mails (kan een werkaanbod zijn, een e-mail voor een nieuwe zakelijke kans die onmiddellijke actie vereist, enz.
- deadline voor een proefwerk
- deadline voor de belasting
- de vrouw op de eerste hulp
- de motor van de auto valt uit
- huishoudelijke klusjes
- u krijgt een hartaanval en belandt in het ziekenhuis
- U wordt gebeld door de directeur van uw kind en zegt dat u moet komen voor een gesprek over zijn gedrag
Met een beetje planning en organisatie, kunnen veel Q1 taken efficiënter worden gemaakt of zelfs helemaal worden afgeschaft. Bijvoorbeeld, in plaats van te wachten tot het laatste moment om aan een scriptie te werken (waardoor het een dringende taak wordt), kun je je tijd zo plannen dat je een week van tevoren klaar bent met je scriptie. Of in plaats van te wachten tot iets in je huis uit elkaar valt en gerepareerd moet worden, kun je een schema volgen voor regelmatig onderhoud.
Hoewel we dringende en belangrijke taken nooit helemaal kunnen elimineren, kunnen we ze met een beetje proactiviteit en door meer tijd door te brengen in kwadrant 2 wel aanzienlijk verminderen.
Dat brengt ons natuurlijk bij…
Kwadrant 2: Niet Dringende maar Belangrijke Taken
Kwadrant 2-taken zijn de activiteiten die geen dringende deadline hebben, maar je niettemin helpen je belangrijke persoonlijke, school- en werkdoelen te bereiken en je algemene missie als mens te vervullen.
Kwadrant 2-taken zijn meestal gecentreerd rond het versterken van relaties, plannen voor de toekomst en jezelf verbeteren.
Hier zijn enkele specifieke voorbeelden van Niet Dringende maar Belangrijke Taken:
- Weekelijkse planning
- Lange-termijn planning
- Uitoefenen
- Familie tijd
- Lezen van levens-verrijkende boeken
- Journaling
- Een cursus volgen om een vaardigheid te verbeteren
- Tijd besteden aan een lonende hobby
- Studeren
- Mediteren
- Dienst
- Auto en huis onderhouden
- Date night met vrouw
- Een budget en spaarplan maken
Volgens Covey, moeten we proberen het grootste deel van onze tijd te besteden aan Q2-activiteiten, omdat die ons blijvend geluk, voldoening en succes geven. Helaas zijn er een paar belangrijke uitdagingen die ons ervan weerhouden om genoeg tijd en energie te investeren in Q2-taken:
- Je weet niet wat echt belangrijk voor je is. Als je geen idee hebt welke waarden en doelen het belangrijkst voor je zijn, weet je natuurlijk ook niet aan welke dingen je je tijd moet besteden om die doelen te bereiken! In plaats daarvan zul je je vastklampen aan de prikkels en to-dos die het meest urgent zijn. Als je het gevoel hebt dat je geen levensmissie hebt of niet zeker weet wat je kernwaarden zijn, raad ik je ten zeerste aan onze artikelen te lezen over het ontwikkelen van een levensplan en het bepalen van je kernwaarden.
- Vooringenomenheid. Zoals zojuist besproken, hebben we allemaal de neiging om ons te richten op wat op dat moment het meest urgent is. Dat is onze standaardmodus. Het is moeilijk om gemotiveerd te raken om iets te doen als er geen deadline boven ons hoofd opdoemt. Het verlaten van deze fallback positie vergt wilskracht en zelfdiscipline – kwaliteiten die niet van nature komen en moet actief worden gecultiveerd en uitgedrukt.
Omdat Q2 activiteiten niet dringend om onze aandacht vragen, houden we ze meestal voor altijd op de backburner van ons leven en zeggen tegen onszelf: “Ik kom wel aan die dingen ‘ooit’ nadat ik heb gezorgd voor deze dringende dingen.” We stellen het zelfs uit om uit te zoeken wat het belangrijkste in het leven is, wat natuurlijk alleen maar een cyclus in stand houdt waarin we alleen nog maar zorgen voor de meest dringende to-dos op onze lijst.
Maar “ooit” zal nooit komen; als je wacht met het doen van de belangrijke dingen totdat je agenda een beetje op orde is, geloof me als ik zeg dat dat niet het geval zal zijn. Je zult het altijd even druk hebben als nu, en het leven wordt alleen maar drukker naarmate je ouder wordt (in ieder geval tot je met pensioen gaat).
Om ons inherente vooroordeel over het heden, dat ons ervan weerhoudt ons te richten op activiteiten van kwadrant 2, te overwinnen, moeten we ons leven bewust en pro-actief leven. Je kunt je leven niet in de standaardmodus leiden. Je moet bewust besluiten: “Ik ga tijd maken voor deze dingen, hoe hoog of laag de prijs ook is.”
Kwadrant 3: Dringende en onbelangrijke taken
Taken van kwadrant 3 zijn activiteiten die nu onze aandacht vragen (dringend), maar die ons niet helpen onze doelen te bereiken of onze missie te vervullen (onbelangrijk). De meeste Q3-taken zijn onderbrekingen van andere mensen en hebben vaak te maken met het helpen van andere mensen om hun eigen doelen te bereiken en hun eigen prioriteiten te vervullen.
Hier zijn enkele specifieke voorbeelden van kwadrant 3-activiteiten:
- Telefoongesprekken
- Tekstberichten
- De meeste e-mails (sommige e-mails kunnen dringend en belangrijk zijn)
- Co-werknemer die tijdens uw belangrijkste werktijd langs uw bureau komt om een gunst te vragen
- Vraag van een voormalige werknemer om namens hem een aanbevelingsbrief te schrijven (het is waarschijnlijk belangrijk voor hem, maar laten we eerlijk zijn, voor jou is het waarschijnlijk niet zo belangrijk)
- Moeder komt onaangekondigd langs en wil je hulp met een karweitje
Volgens Covey besteden veel mensen het grootste deel van hun tijd aan Q3-taken, terwijl ze denken dat ze in Q1 aan het werk zijn. Omdat Q3 taken anderen helpen, voelen ze zeker belangrijk. Bovendien zijn het meestal tastbare taken, waarvan de voltooiing je het gevoel van voldoening geeft dat je krijgt als je iets van je lijstje afvinkt.
Maar terwijl Q3-taken belangrijk kunnen zijn voor anderen, zijn ze niet belangrijk voor jou. Ze zijn niet per se slecht, maar ze moeten in evenwicht zijn met je Q2-activiteiten. Anders zul je uiteindelijk het gevoel krijgen dat je veel gedaan krijgt van dag-tot-dag, terwijl je je uiteindelijk realiseert dat je eigenlijk geen vooruitgang boekt in je eigen langetermijndoelen. Dat is een recept voor persoonlijke frustratie en wrok tegen andere mensen.
Mensen die het grootste deel van hun tijd besteden aan dringende maar niet belangrijke taken, lijden vaak aan het “Nice Guy-syndroom”, en willen anderen voortdurend behagen ten koste van hun eigen geluk.
Als jij dat bent, is de oplossing simpel: Word assertiever en begin krachtig (maar beleefd) nee te zeggen tegen de meeste verzoeken.
Quadrant 4: Niet Dringende en Niet Belangrijke Taken
Quadrant 4 activiteiten zijn niet dringend en zijn niet belangrijk. Het zijn wat ik noem “rondlummelen” activiteiten. Kwadrant 4-activiteiten zijn niet dringend en helpen je niet je langetermijndoelen te bereiken of je missie als mens te vervullen. Het zijn vooral afleidingsmanoeuvres.
Specifieke voorbeelden van Niet Dringende en Niet Belangrijke Taken zijn onder meer:
- Televisie kijken
- Mindeloos surfen op het web
- Video spelletjes spelen
- Scrollen door Facebook, Twitter, Instagram
- Gokken
- Winkelen
Ik denk dat als de meesten van ons een tijdonderzoek bij zichzelf zouden doen, we erachter zouden komen dat we een buitensporige hoeveelheid tijd aan Q4-activiteiten besteden. Ik weet zeker dat de meesten van ons wel eens zeggen: “Ik verspil mijn leven”, nadat we uren op internet hebben gesurft en ons realiseren dat we die tijd ook hadden kunnen gebruiken voor onze meer verheven levensdoelen. Nee? Dat ben ik alleen?
Als pragmaticus denk ik niet dat je Q4-activiteiten helemaal uit je leven hoeft te bannen. Na een bijzonder hectische en drukke dag is willekeurig op internet surfen of een half uurtje naar een favoriete tv-show kijken precies wat mijn hersenen nodig hebben om te decomprimeren.
In plaats van ernaar te streven jezelf volledig te ontdoen van niet-dringende en niet-belangrijke taken, probeer er slechts een zeer beperkte hoeveelheid tijd aan te besteden. 5% of minder van je wakkere uren is een goed doel.
Be Like Ike; Spend More Time on Important Tasks
In onze huidige shockwereld is het vermogen om het signaal van de ruis te filteren, of onderscheid te maken tussen wat urgent is en wat echt belangrijk is, een essentiële vaardigheid om te bezitten.
Mijn uitdaging aan jou deze week is om de Eisenhower Decision Matrix toe te passen op zoveel mogelijk aspecten van je leven als je kunt. Als je voor een beslissing staat, stop dan en vraag jezelf af: “Doe ik dit omdat het belangrijk is of doe ik het omdat het alleen maar dringend is?”
Ik beloof je dat als je het grootste deel van je tijd besteedt aan niet-dringende maar belangrijke taken, je een hernieuwd gevoel van kalmte, controle en kalmte in je leven zult voelen. Je zult het gevoel hebben dat je echt vooruitgang boekt. Door uw tijd te investeren in de planning/organisatie activiteiten van Q2, kunt u veel van de crises en problemen van Q1 voorkomen en elimineren, de verzoeken van Q3 in evenwicht brengen met uw eigen behoeften, en echt genieten van de veg-outs van Q4, wetende dat u de rest heeft verdiend. Door van Q2 taken je hoogste prioriteit te maken, ongeacht de noodsituatie, ergernis of deadline waarmee je wordt geconfronteerd, heb je de mentale, emotionele en fysieke middelen om positief te reageren, in plaats van defensief.
Tools to Help You
Om je te helpen de Eisenhower Decision Matrix toe te passen, raden we je aan de volgende tools te bekijken.
Eisenhower App. Dit is een iPhone app waarmee je gemakkelijk je taken kunt organiseren volgens de Eisenhower Decision Matrix. Ik heb er een beetje mee kunnen spelen en wat ik zag beviel me wel. Ik heb nog niets vergelijkbaars kunnen vinden voor Android.
Download het Eisenhower Decision Matrix werkblad. Ik heb een kleine PDF gemaakt van de Eisenhower Decision Matrix die je gratis kunt downloaden. Print er vanavond een uit en trek 30 minuten uit voor persoonlijke reflectie. Maak een lijst van de taken waar je de meeste tijd aan besteedt en wijs ze toe aan het juiste kwadrant in de matrix. Zo krijgt u een idee of u tijd besteedt aan activiteiten die echt belangrijk zijn.
Nadat u dat hebt gedaan, bedenk dan hoe u de hoeveelheid tijd die u besteedt aan Q1, Q3, en Q4 taken kunt verminderen en de hoeveelheid tijd die u besteedt aan Q2 activiteiten kunt vergroten.