Een zakelijke brief is een formele brief. In tegenstelling tot een cv of sollicitatiebrief kan hij meer dan één pagina beslaan, en bevat hij waarschijnlijk zes onderdelen:
De kop
De kop bevat het retouradres met de datum op de laatste regel. Soms is het nodig om vóór de datum een regel op te nemen met een telefoonnummer, faxnummer of e-mail adres. Vaak wordt er een regel overgeslagen tussen het adres en de datum. Het is niet nodig een retouradres te typen als u briefpapier gebruikt waarop het retouradres al is afgedrukt, maar u moet wel altijd een datum gebruiken. Zorg ervoor dat de kop in de linkermarge staat.
Voorbeeld:
Mevrouw Jane Doe
543 Washington St
Marquette, MI 49855
Tel:
Fax:
Email:
Juni 28, 2011
Adres van de ontvanger
Dit is het adres waarnaar u uw brief stuurt. Zorg ervoor dat het zo volledig mogelijk is, zodat het op de plaats van bestemming komt. Vermeld altijd titelnamen (zoals Dr.) als u die kent. Dit adres staat, net als het andere adres, in de linkermarge. Als een standaardpapier van 8 ½” x 11″ in drieën wordt gevouwen om in een standaardzakenenveloppe van 9″ te passen, moet het adres aan de binnenkant door het venster in de enveloppe komen (als er een venster is). Sla na de titel en vóór het adres van de ontvanger een regel over en sla na het binnenadres vóór de begroeting nog een regel over. Zie voor een voorbeeld het einde van dit blad voor een voorbeeldbrief.
De aanhef
De aanhef (of begroeting) in een zakelijke brief is altijd formeel. Hij begint vaak met “Geachte {persoonsnaam}.” Nogmaals, zorg ervoor dat je de titel van de persoon vermeldt als je die weet (zoals mevrouw, mevrouw, meneer of dokter). Als je niet zeker bent van de titel of het geslacht van de persoon, gebruik dan gewoon de voornaam. Je gebruikt bijvoorbeeld alleen de voornaam van de persoon aan wie je schrijft als de persoon “Jordan” is en je niet weet of hij/zij zich identificeert als man, vrouw of non-binair.
De aanhef eindigt altijd met een dubbele punt.
Het tekstgedeelte
Het tekstgedeelte is het belangrijkste van je brief. Voor blokletters en aangepaste blokletters moet u elke alinea enkel spatie en links uitvullen. Zorg er echter voor dat u een lege regel laat tussen elke alinea, ongeacht het formaat. Sla ook een regel over tussen de aanhef en het slot, en tussen het slot en het slot.
Het complimenteuze slot
Het complimenteuze slot is een korte, beleefde opmerking waarmee u uw brief afsluit. De afsluiter begint op dezelfde regel als de datum en één regel na de laatste alinea. Geef het eerste woord van uw slotwoord een hoofdletter (Dank u) en laat vier regels over voor een handtekening tussen het slotwoord en de naam van de afzender. Na de afsluiting moet een komma staan.
De regel voor de handtekening
paar minstens vier regels na de afsluiting voor uw handtekening, en typ dan de naam die u wilt ondertekenen. Als u deze brief afdrukt en per post verstuurt, ondertekent u uw naam met pen. Deze regel bevat uw voor- en achternaam, en vaak ook een tweede initiaal, hoewel dat niet verplicht is. U kunt uw titel vooraf laten gaan om aan te geven hoe u wenst te worden aangesproken (mevrouw, mw., dr.).
De handtekening dient in blauwe of zwarte inkt te worden gezet.
Bijlagen
Als u documenten hebt bijgesloten, zoals een cv, kunt u dit aangeven door “Bijlagen” te typen, één regel onder de opsomming. U kunt ook de naam van elk document vermelden.
Opmaak en lettertype
Vele organisaties hebben hun eigen stijl voor het schrijven van een zakelijke brief, maar hier volgen enkele veelvoorkomende voorbeelden.
Blok
De meest voorkomende opmaak voor een zakelijke brief wordt een blokopmaak genoemd. Bij deze opmaak wordt de hele brief links uitgelijnd en voorzien van enkele spaties, behalve een dubbele spatie tussen de alinea’s.
Gewijzigd blok
Gewijzigd blok is een andere populaire vorm van een zakelijke brief. De tekst van de brief en de adressen van de afzender en de ontvanger zijn links uitgelijnd en voorzien van enkele spaties. In deze opmaak zijn de datum en de afsluiting echter met tabs naar het midden geplaatst.
Semi-Block
De minst gebruikte stijl wordt een semi-block genoemd. Daarin wordt elke alinea ingesprongen in plaats van links uitgelijnd.
Font
Het standaardlettertype voor zakelijke brieven is Times New Roman, maat 12. Duidelijk leesbare lettertypen zoals Arial mogen echter ook worden gebruikt.
Een voorbeeldbrief
{LET OP: uw naam komt alleen onderaan}
Uw retouradres (geen afkortingen voor Straat, Laan, enz.)
Uw Stad, YC postcode
Datum (schrijf uit zoals 4 juni 2004 of 4 juni 2004)
Voor- en achternaam van de persoon aan wie u schrijft
Adres
Stad, ST postcode
Geachte Mr.
In de eerste alinea introduceert u waar u over schrijft en wat u van hen wilt.
In de volgende alinea’s legt u uit wat uw probleem is en wat zij voor u kunnen doen. Wees niet strijdlustig en recht voor z’n raap.
In de laatste alinea bedank je de ontvanger voor de tijd en moeite die hij voor je heeft gedaan. Laat ook weten dat u contact met hen zult opnemen of dat zij contact met u kunnen opnemen als zij vragen hebben.
Met vriendelijke groet,
{vier spaties zodat uw handtekening hier kan}
Jane Doe