Er is geen tekort aan nieuwsberichten over de gevolgen van pesterijen. Zelfs als het buiten de werkplek plaatsvindt, kan intimidatie de reputatie en de winst van een werkgever aantasten. Wanneer een werknemer een klacht wegens pesterij indient die specifieke beschuldigingen inhoudt, is een onderzoek vereist. (Een onderzoek is misschien niet vereist als een werknemer alleen maar een vage klacht indient over onbeleefdheid, bijvoorbeeld). Rechtbanken hebben geoordeeld dat het nalaten van onderzoek neerkomt op discriminatie. De wet biedt echter veilige havens – beleid en procedures die, indien correct gevolgd, kunnen worden gezien als bewijs dat de klager en het onderwerp van de klacht eerlijk zijn behandeld.
Eén veilige haven wordt geboden door wat de Faragher/Ellerth verdediging wordt genoemd. Faragher v. City of Boca Raton en Burlington Industries, Inc. v. Ellerth zijn twee zaken uit 1998. In deze zaken oordeelde het Hof dat werkgevers niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor vijandige intimidatie op de werkplek onder drie voorwaarden. Een daarvan is dat de klagende werknemer geen nadelige gevolgen heeft ondervonden in zijn of haar dienstverband, bijvoorbeeld een demotie of ontslag. Een andere voorwaarde is dat het intimiderende gedrag onmiddellijk werd verholpen. De derde voorwaarde is die waarvoor de Faragher/Ellerth verdediging het meest bekend is: de klagende werknemer heeft geen gebruik gemaakt van de bestaande meldingsprocedures die zijn werkgever de gelegenheid zouden hebben gegeven om het probleem op te lossen. Kortom: omdat je het ons niet hebt verteld, hoe hadden we het dan kunnen weten?
Deze derde voorwaarde is een goede reden om een procedure voor het melden van intimidatie schriftelijk vast te leggen in een werknemershandboek. Gewoonlijk schrijft de procedure voor dat werknemers met een klacht over pesterijen naar een supervisor of de personeelsafdeling moeten gaan, of, als de werknemer dat nodig acht, naar iemand van een hogere rang dan zijn directe supervisor. Een werkgever kan zichzelf verder beschermen door werknemers erkenningen te laten ondertekenen waaruit blijkt dat zij een exemplaar van de meldingsprocedure hebben ontvangen.
Naast een goed geformuleerd meldingsbeleid en een manier om ervoor te zorgen dat werknemers weten wat het inhoudt, moet een werkgever ook beleid en procedures hebben vastgesteld voor wat er daarna komt: een onderzoek. Ook bij deze stap biedt de wet een veilige haven. Cotran v. Rollins Hudig Hall International, Inc., een andere zaak uit 1998 in Californië, dient vaak als voorbeeld.
In die zaak werd een werknemer beschuldigd van seksuele intimidatie. Na een onderzoek ontsloeg zijn werkgever hem, waarop hij een rechtszaak aanspande. Een van de vragen voor de rechter was of het onderzoek naar behoren was uitgevoerd. Uiteindelijk oordeelde de rechter dat het onderzoek (waarbij bewijs werd gevonden voor het wangedrag van de werknemer) naar behoren was uitgevoerd, en dat de werkgever de ontslagen werknemer dus niet oneerlijk had behandeld. Een tweede veilige haven voor werkgevers is dus het verrichten van een behoorlijk onderzoek. Een andere manier om aan Cotran te denken is dat het niet vereist dat een werkgever intimidatie met dezelfde grondigheid bewijst als in een rechtszaal het geval zou zijn. Een werkplekonderzoek hoeft niet aan dezelfde strenge regels te voldoen als een politieonderzoek, bijvoorbeeld. Maar die soepelere norm laat nog steeds veel ruimte voor fouten.
Dingen die bij een onderzoek niet mogen
Gelukkig voor werkgevers is er enige begeleiding over wat te doen als er een klacht is ingediend. Hier is een korte lijst:
- Verlies een onderzoek niet en stel het niet uit. Zodra een klacht is ingediend, begint de klok te tikken. Als er niets gebeurt nadat een klacht is ingediend, zal een rechtbank waarschijnlijk onvergeeflijke conclusies trekken. Een onderzoek moet ook snel worden afgerond, anders kan een rechter afleiden dat het onderzoek opzettelijk onopgelost is gelaten.
- Laat de klager niet door hoepels springen. De meldingsprocedure moet eenvoudig zijn. Zij behoeft geen schriftelijke verklaring of zelfs maar de voortdurende medewerking van de klager. Zodra een specifieke klacht is ingediend, moet een onderzoek worden ingesteld.
- Niet nalaten een eerlijk onderzoek in te stellen. Zelfs als de klacht twijfelachtig lijkt, is de werkgever beter af met het uitvoeren van een onderzoek. Vraag om documenten en elektronische communicatie. Interview getuigen. Controleer aanwezigheid, bewaking, agenda’s, computergegevens, enzovoort. Verkrijg al het relevante bewijsmateriaal en bekijk het.
- Lekt niet. Het is belangrijk om de vertrouwelijkheid te bewaren. De klager, getuigen en de persoon die van wangedrag wordt beschuldigd, moeten hun bewijsmateriaal kunnen presenteren zonder dat u bang hoeft te zijn dat u het aan anderen zult vertellen. Houd in gedachten dat werknemers niet verplicht kunnen zijn om te zwijgen, dus hoewel het woord rond kan gaan, moet het niet van u komen.
- Geef geen vergelding. Vergelding is een aparte overtreding van de wet.
- Neem geen conclusie. Na het instellen van een onderzoek is de werkgever verplicht om iets te doen, zelfs als het bewijs niet verder gaat dan “hij zei, zij zei.” Stel vast wat er is gebeurd op basis van het bewijsmateriaal dat je hebt, inclusief de geloofwaardigheid van de partijen, en handel naar die vaststelling.
Zoals deze lijst duidelijk maakt, komen de meeste don’ts neer op het niet nemen van maatregelen naar aanleiding van een klacht. Dus welke acties moeten worden ondernomen?
Onderzoek Do’s
De beste manier om een onderzoek uit te voeren is volgens procedures die zijn vastgelegd in een opgesteld handboek. Als een klacht in een rechtszaal terechtkomt, kan een werkgever aantonen dat hij te goeder trouw heeft gehandeld door een correcte procedure te volgen. Hier zijn enkele do’s:
- Voeg een dossier bij. Noteer de datum waarop u de klacht hebt ontvangen, de details van de klacht, en de data waarop onderzoekshandelingen zijn verricht totdat de klacht was opgelost. De wetgeving varieert over hoe lang de gegevens moeten worden bewaard; controleer uw lokale wetgeving. Drie jaar is een vuistregel.
- Volg de procedure zoals beschreven in de voorbereide handleiding.
Wat zijn enkele aanbevolen procedures voor het uitvoeren van een onderzoek? Een ding om in gedachten te houden is dat de procedures voor werkplekonderzoeken niet zo strikt zijn vastgelegd als ze zijn voor politieonderzoeken. Een werkgever kan een onderzoek intern uitvoeren of een externe onderzoeker inhuren. Als een werknemer lid is van een vakbond, of als er andere bijzondere omstandigheden gelden, zijn er aanvullende procedures die moeten worden gevolgd. In het algemeen is discretie echter toegestaan, zolang het onderzoek te goeder trouw wordt uitgevoerd. Met dat in gedachten volgt hier een korte samenvatting van hoe een onderzoek kan worden uitgevoerd.
Houd het onderzoek vertrouwelijk
Gebruik een privé-ruimte waar privacy en vertrouwelijkheid kunnen worden gehandhaafd. De persoon die het onderzoek leidt, moet goed zijn in het maken van nauwkeurige aantekeningen. De reden hiervoor is dat mensen vaak toeschietelijker zijn als ze niet worden opgenomen. Als een opnameapparaat wordt gebruikt, moet elke opname echter beginnen en eindigen met een opsomming van de tijd, de datum, de aanwezigen, de besproken kwestie en een verklaring van toestemming om te worden opgenomen.
Blijf onpartijdig
Notities kunnen later als bewijs dienen in de rechtbank, dus ze moeten vrij zijn van onprofessioneel commentaar, en ze mogen niet worden bewerkt of “opgeruimd” na de feiten. De onderzoeker kan een tijdlijn van gebeurtenissen opstellen, een lijst van te ondervragen personen opstellen, en een gewenste einddatum voor het onderzoek bepalen. De onderzoeker moet onpartijdig zijn. Hij of zij kan een manager zijn, een lid van de personeelsafdeling of een externe onderzoeker.
Ben eerlijk
De interviewer moet openhartig zijn tegenover de ondervraagden. De interviewer mag geen beloftes doen, zeggen dat er al conclusies zijn getrokken of dreigementen uiten. De interviewer moet ook eerlijk zijn over wie hij vertegenwoordigt – in de meeste gevallen de werkgever. De interviewer moet de ondervraagden laten weten dat zij het interview op elk moment kunnen beëindigen.
Gedegen interviews afnemen
Interviews beginnen vaak met de klager. De onderzoeker kan open vragen stellen, zoals: “In uw eigen woorden, wat is er gebeurd?” en vervolgvragen gebruiken om te proberen data, tijdstippen en andere bijzonderheden te achterhalen. Elke ondervraagde kan worden gevraagd om bewijsmateriaal te verstrekken, zoals e-mails, sms’jes en andere documenten. De onderzoeker kan de zaak op het goede spoor houden door de ondervraagden te vragen zich aan details te houden. Enkele andere vragen die gesteld kunnen worden zijn: “Wat zei/doet u op dat moment?” “Heeft u er met iemand over gesproken?” (inclusief artsen en therapeuten), en “Welke actie wilt u dat het bedrijf onderneemt?”
Het volgende gesprek kan de persoon zijn die wordt beschuldigd of lastig gevallen. Deze persoon moet worden verteld waarom hij wordt geïnterviewd en hem moeten dezelfde soort vragen worden gesteld als aan de klager. “Wat is er gebeurd?” gevolgd door vragen die specifiek zijn voor tijdstippen en plaatsen.
Een aantal aanvullende vragen die gesteld moeten worden, moeten gaan over de vraag of iemand anders kan spreken over het vermeende gedrag. “Was er nog iemand anders bij?” “Kent u iemand anders die erbij betrokken kan zijn geweest?” “Kent u nog iemand anders die over relevante informatie kan beschikken?”
Vanuit deze interviews kan een lijst van eventuele getuigen worden opgesteld, en de getuigen kunnen op dezelfde onpartijdige manier worden ondervraagd. Terwijl dit gaande is, kan de tijdlijn worden ingevuld en een samenvatting van de overeengekomen feiten worden opgesteld. Naarmate dit proces vordert, kan de behoefte aan tweede interviews ontstaan als verschillende verslagen worden vergeleken.
Verzamel bewijsmateriaal
Verzamel alle documenten en verslagen die relevant kunnen zijn voor het onderzoek, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, e-mails, teksten, en agenda’s. Deze documenten kunnen helpen om gaten in de tijdlijn op te vullen, gaten in getuigenverklaringen te dichten en de geloofwaardigheid van getuigen vast te stellen.
Maak een redelijke, te goeder trouw genomen beslissing
Ten slotte moet de werkgever, na het bekijken van het tijdens het gesprek verzamelde bewijsmateriaal, een beslissing nemen over de te nemen actie, deze op schrift stellen en opnemen in zijn onderzoeksrapport. De wet staat afwijzend tegenover niets doen.
Daarnaast moet de beslissing redelijk zijn. Hoewel het mogelijk is om de kwestie op te lossen met wat training en memoranda, kan een onderzoek te goeder trouw eindigen met de geloofwaardigheid van de ene partij in een betere vorm dan die van de andere, met alle gevolgen van dien. Werkgevers kunnen echter niet terugdeinzen voor het nemen van een redelijke, te goeder trouw genomen beslissing, alleen omdat de reputatie van een werknemer eronder kan lijden zonder mogelijk de veilige haven-bescherming te verliezen.
Conclusie
Naarmate de aandacht in het hele land op intimidatie gericht blijft, moeten werkgevers voorbereid zijn om te reageren op en zich te beschermen tegen claims op hun werkplek. Deze voorbereiding omvat een schriftelijk meldingsbeleid en goed vastgelegde onderzoeksprocedures. Door voorbereid te zijn, kunnen werkgevers hun voordeel doen met de safe harbor-regels die hun aansprakelijkheid voor intimidatieclaims beperken.