Dropbox vs. Box: Dit is de winnaar voor 2021

Nadat de pandemie van het coronavirus ertoe leidt dat werknemers steeds meer op afstand werken, moeten bedrijven creatieve opties vinden om dagelijks te kunnen blijven samenwerken. Cloudopslagsoftware zorgt ervoor dat u documenten en bestanden veilig kunt bewaren en dat uw teamleden er ook vanaf elke locatie bij kunnen.

Deze samenwerkingstools slaan uw gegevens op het internet op via een cloud computing-provider. De externe provider beheert en exploiteert die gegevens als een dienst. Twee grote spelers op dit gebied zijn Dropbox en Box. Om je te helpen beslissen welke van deze tools voor jou de beste zijn, volgt hier een overzicht van alles wat elke oplossing te bieden heeft. We behandelen de volgende onderdelen in dit artikel:

• Dropbox vs Box-overzicht
• Opzetgemak
• Opslag en prijzen
• Veiligheid
• Synchronisatie
• Integraties
• Delen

Dropbox vs. Box Overview

De tool voor delen ontstond toen oprichter Drew Houston als student aan MIT steeds zijn USB-stick vergat. Vanaf dat moment groeide de populariteit van het bedrijf explosief. Het bedrijf heeft klanten met grote namen zoals National Geographic, Arizona State University en Sundance. Meer dan 500.000 bedrijven gebruiken de oplossing voor hun samenwerkingsbehoeften.

Box-oprichter Aaron Levie ontwikkelde de tool als een schoolproject toen hij student was aan de University of Southern California. In de loop van de 15 jaar sinds de oprichting heeft Box miljoenen aan fondsen geworven en onderweg bedrijven overgenomen. Box bedient meer dan 100.000 organisaties, waaronder Allstate, Morgan Stanley en Coca-Cola.

Gemak van installatie

Dropbox Business biedt op zijn website duidelijke instructies voor het instellen van het account van uw bedrijf om het gebruiksgemak te bevorderen. Wanneer je je aanmeldt, krijgt je organisatie een eigen teamruimte. Wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt, ziet u blauwe mappen met een gebouw-pictogram – dit zijn de teammappen waar uw organisatie alle documenten en bestanden kan neerzetten.

Uw team admin heeft de mogelijkheid om permissies aan te passen om externe partijen uit te nodigen om de mappen te gebruiken of om de toegang te beperken op elke manier die u maar wilt. Teammappen worden beheerd door admins, maar leden van uw team kunnen ook gedeelde mappen maken.

U kunt ook mappen voor individuele teamleden instellen. Beheerders hebben toegang tot individuele mappen via de beheerdersconsole of door simpelweg in te loggen op uw account. Als de mappen eenmaal zijn ingesteld, kunt u beginnen met coördineren en aanmaken.

Box biedt ook stappen om aan de slag te gaan met uw nieuwe account. U kunt eenvoudig een nieuwe map aanmaken en anderen toegang geven tot de map door hun e-mailadressen in te voeren bij het aanmaken van de map. Nadat u deze collega’s toegang hebt gegeven, kunt u hun specifieke machtigingen beheren.

Box biedt een eenvoudige interface om ervoor te zorgen dat nieuwe gebruikers gemakkelijk door hun accounts kunnen navigeren. U kunt eenvoudig naar bestanden zoeken en de mapboomfunctie gebruiken, zodat u het document kunt vinden dat u zoekt.

Winnaar: Omdat Dropbox duidelijke stappen biedt voor het opzetten van een zakelijk account, komen ze hier als beste uit de bus.

Opslagruimte en prijzen

Dropbox biedt verschillende plannen op basis van de opslagruimte die je zoekt. Dat betekent dat er een prijsplan is voor bedrijven van elke grootte. De structuur voor elk van deze plannen zorgt ervoor dat u niet hoeft te betalen voor meer opslagruimte dan u zult gebruiken, wat ideaal is voor kleine teams die geen grote budgetten hebben. Je kunt kiezen voor maandelijkse of jaarlijkse kosten.

Professional

Plan	Prijs	Storage
Start bij $16.58/maand	3 TB opslag
Standaard	Start bij $12.50/gebruiker/maand	5 TB opslag
Advanced	beginnend bij $20/gebruiker/maand	Zoveel opslag als nodig
Enterprise	Contact Dropbox voor een offerte	Zoveel opslagruimte als nodig

Box maakt er geen geheim van dat het zich richt op grote ondernemingen. Maar deze tool is ook ideaal voor bedrijven die zichzelf in de toekomst zien schalen. Dropbox biedt je de functies die je nodig hebt om met je bedrijf aan de slag te gaan, Box is het volumineuze alternatief voor als je het gaspedaal wat harder wilt intrappen.

Hier volgt een uitsplitsing van elk van de prijsopties van Box. Net als Dropbox biedt Box de mogelijkheid voor bedrijven om op maand- of jaarbasis te betalen.

Plan	Prijs	opslag
Starter	Start bij $5/gebruiker/maand	Tot 100 GB opslagruimte voor maximaal 10 gebruikers
Zakelijk	Start bij $15/gebruiker/maand	Onbeperkte opslagruimte voor uw hele organisatie
Business Plus	Start bij $25/gebruiker/maand	Onbeperkte opslagruimte voor onbeperkte externe medewerkers
Enterprise	Start bij $35/gebruiker/maand	Onbeperkte opslag voor onbeperkte externe medewerkers

Winnaar: Vanwege hun Professional-plan komt Dropbox hier als beste uit de bus. Terwijl Box een grote hoeveelheid opslagruimte biedt voor een redelijk betaalbare prijs, biedt het Professional-plan van Dropbox nog steeds een goede hoeveelheid opslagruimte voor een nog lagere prijs.

Beveiliging

Wanneer je bestanden worden opgeslagen met cloudtechnologie, is er altijd een klein risico op een datalek – daarom geven Box en Dropbox prioriteit aan de beveiliging voor hun gebruikers. Dropbox heeft zijn product ontworpen met geavanceerde beveiligingsfuncties in het achterhoofd, en daarom zijn je gegevens altijd beschermd. Ze bieden hun klanten zelfs een grondige vertrouwensgids, gevuld met verschillende artikelen die aantonen dat Dropbox prioriteit geeft aan beveiliging, compliance en privacy.

Box biedt ook een eBook met alle beveiligingsmaatregelen die hun organisatie neemt. De keuze voor cloudopslag vereist gebruikersverificatie, variërend van granulair tot sterk. U kunt controleren wat er binnen uw werkruimte gebeurt met inzichten en audit trails. Box biedt ook machine learning om zich te verdedigen tegen bedreigingen van buitenaf. De oplossing biedt ook vereenvoudigde governance en compliance om ervoor te zorgen dat u aan de privacyvereisten voldoet.

Hier volgt een uitsplitsing van de beveiligingsfuncties die Box en Dropbox bieden:

Activiteitsaudit

Bestanden/mappen beveiligen met wachtwoord

Geavanceerde beveiliging
Versiegeschiedenis	Onbeperkte punten voor versiegeschiedenis voor degenen die terug moeten om een vorige versie te controleren.	Dit plan biedt alleen de 50 meest recente versiehistoriepunten voor elk bestand.
Versieherstel	Beperkte versieherstelpunten voor degenen die een verwijderd bestand willen herstellen.	Box’s Business-plan biedt vooralsnog geen andere versieherstelpunten dan de mogelijkheid om bestanden in de map Prullenbak te herstellen.
Toegang bijhouden	Je kunt logins, apparaten en locaties van teamleden bijhouden.	Je kunt de basistoegangsstatistieken bijhouden, met als extra voordeel dat je bestanden automatisch kunt laten verlopen en/of vergrendelen.
Er zijn gedetailleerde auditlogs beschikbaar.	Dit plan biedt geen gedetailleerde audit logs.
Single Sign On (SSO) en Active Directory	Ja	Ja, maar staat slechts 1 integratie toe.
Er zijn wel workarounds, maar deze functie is niet native.	Ja

Winnaar: Dit is weer een gelijkspel. Beide bieden vergelijkbare functies, en bij beide opties worden alleen bepaalde beveiligingsfuncties aangeboden bij bepaalde plannen.

Synchronisatie

Tools als Dropbox en Box zijn bedoeld om uw organisatie te helpen de samenwerking tussen verschillende apparaten te verbeteren – denk aan deze tools als een private en beschermde Google Drive voor uw bedrijf. Dat betekent dat real-time synchronisatie een prioriteit moet zijn. De tool biedt duidelijke instructies voor het synchroniseren van uw account op verschillende apparaten.

Dropbox’s Sync-functie wordt beschouwd als een van de kernfuncties van het platform. Het houdt uw bestanden up-to-date op elk apparaat dat toegang heeft tot het account van uw team. Dus als je een document bewerkt op één apparaat, zijn die wijzigingen zichtbaar op alle andere apparaten. U kunt het synchronisatieproces eenvoudig starten op een computer of een telefoon/tablet.

De workflow om dit te doen is eenvoudig. Je hoeft alleen maar Dropbox te downloaden op elk apparaat dat toegang nodig heeft. Meld je op elk van die apparaten aan bij de account van je team. Dan kun je beginnen met het plaatsen van bestanden in je map. Als je de optie “Offline beschikbaar” selecteert, heb je ook zonder WiFi toegang tot die documenten.

Box biedt ook een eigen synchronisatiefunctie. Box Sync stelt u in staat om gegevens opgeslagen op uw Box-account te spiegelen naar uw bureaublad. Dat betekent dat uw documenten en bestanden offline beschikbaar zijn. Als je lokaal wijzigingen aanbrengt in de gesynchroniseerde bestanden, worden die bewerkingen automatisch gesynchroniseerd met je Box-account.

Omdat Box Sync offline toegang mogelijk maakt, is het inschakelen ervan iets gecompliceerder dan de functionaliteit van Dropbox. Het inschakelen van deze functie is vergelijkbaar met het downloaden van een nieuwe applicatie op uw computer. U moet een Box Sync Installer computer installeren en de rest van de stappen volgen die op uw scherm verschijnen. Merk op dat u voor een Mac een HFS+ of APFS geformatteerde harde schijf nodig hebt.

Winnaar: Dropbox. De offline toegang van Box Sync is indrukwekkend, maar beperkt zich tot desktopcomputers en is iets gecompliceerder dan het aanbod van Dropbox.

Integraties

De beste manier waarop Dropbox en Box aan je samenwerkingsbehoeften kunnen voldoen, is door integraties aan te bieden die je hele softwarestack naadloos bij elkaar kunnen brengen. Beide tools bieden een grote lijst van integraties om je te helpen aan je samenwerkingsbehoeften te voldoen. Dropbox promoot bijna 200 integraties op zijn site en Box kan bogen op meer dan 1.500 integraties.

Dropbox heeft partnerschappen met vier softwareleveranciers – Autodesk, Trello, Slack en Okta. Ze hebben hun krachten gebundeld met elke leverancier om een nieuwe best-in-class tool aan te bieden. De plugin voor Autodesk stelt gebruikers bijvoorbeeld in staat om hun volledige Dropbox-bibliotheek rechtstreeks in Autodesk te openen. De Slack- en Dropbox-integratie stelt teams in staat hun gesprekken en documenten in één samen te brengen.

Het biedt ook het DBX Platform voor bedrijven die op zoek zijn naar meer specifieke integraties. Het platform stelt gebruikers in staat om de beschikbare API’s van de oplossing te gebruiken om hun eigen oplossingen te bouwen. Op die manier kunt u de oplossing precies zo samenstellen als uw bedrijf nodig heeft.

Microsoft Office, Salesforce en Google behoren tot de 1.500 integraties van Box. Deze integraties zorgen ervoor dat uw content door uw meest gebruikte softwareplatforms kan stromen. Deze integraties zorgen ook voor consistentie van bestanden, zodat iedereen in uw organisatie over de hele linie een uniforme contentmanagementervaring heeft. Met zoveel integratiemogelijkheden om uit te kiezen, zorgt Box ervoor dat elk aspect van uw bedrijf op één lijn zit.

De rijke lijst van mogelijke integraties van Box biedt echter meer dan alleen die uniforme contentervaring. Dankzij integraties met tools als Okta en Broadcom kunt u de online beveiliging van uw organisatie versterken. Deze oplossingen bieden extra verdedigingslagen zonder de stroom van uw content in gevaar te brengen.

Winnaar: Box biedt veel meer integraties dan Dropbox doet, waardoor het de duidelijke winnaar in deze categorie is.

Bestanden delen

Beide opties stimuleren samenwerking tussen teams die op verschillende locaties werken. Het delen van bestanden is daar natuurlijk een belangrijk onderdeel van. Hier volgt een overzicht van hoe elk platform omgaat met het delen van bestanden.

De tool biedt meerdere opties voor het delen van bestanden. U kunt een bestand of map direct op de website delen, de mobiele app gebruiken (beschikbaar voor zowel Android als iOS), een bestand delen vanuit de applicatie op uw computer. Het platform biedt een klantondersteuningspagina met expliciete instructies voor elk deelproces.

Dropbox stelt je ook in staat om de rechten aan te passen voor elke persoon met wie je deelt. Als je bijvoorbeeld iemand zonder Dropbox-account alleen toegang wilt geven tot een map of een bestand, kun je deze delen met een link. Als je volledige bewerkingstoegang geeft aan iemand met wie je een bestand deelt, worden die opmerkingen en wijzigingen bijgewerkt en verschijnen ze voor iedereen die toegang heeft tot dat document.

Box stelt gebruikers in staat om elk soort bestand van elke grootte te delen – dat betekent alles van gezipte mappen tot onbewerkte afbeeldingen tot video’s. U kunt een link maken om met iemand te delen of het direct binnen het platform delen. Met Box kunt u ook meer dan 120 bestandstypen bekijken.

Met Box kunt u bestanden op meerdere manieren delen. U kunt ze verzenden vanaf uw desktop, laptop of mobiele apparaat. Uw ontvanger heeft niet eens een Box-account nodig om ze te downloaden, te bewerken en van commentaar te voorzien. Het platform biedt zeven verschillende toestemmingsniveaus, zodat uw bestanden veilig zijn wanneer ze worden gedeeld met externe partijen.

Winnaar: Box komt als beste uit de bus voor het delen van bestanden. Hun vermogen om grote bestanden van welke aard dan ook te delen en externe gebruikers volledige rechten te geven, is niet te verslaan.

Dropbox vs Box – Is er een duidelijke winnaar?

Zowel Dropbox als Box zijn giganten in de cloudhosting-industrie en ze hebben allebei een unieke aanpak voor bedrijven. Beide producten richten zich op samenwerking en veilige opslag van documenten.

Ultimately, the winner depends on which provider has the features that more fit to your needs. Box biedt bijvoorbeeld meer plannen met onbeperkte opslag en Dropbox biedt een plan dat wordt geleverd tegen een ongelooflijk betaalbare prijs. Box heeft meer integraties, maar Dropbox biedt een gebruiksvriendelijker synchronisatieproces.

Wilt u de samenwerkingsmogelijkheden van uw bedrijf nog verder uitbreiden? Overweeg dan de implementatie van een IP-telefoonsysteem. Neem eens een kijkje bij onze top zakelijke VoIP-providers.