Het verschil tussen interne en externe communicatie (+voorbeelden)

Bedrijven gedijen bij solide communicatie.

Het geven van updates over projecten, het plannen van vergaderingen en het sturen van een instantbericht dat er verjaardagstaart in de keuken staat, geven mensen binnen een organisatie allemaal de kennis die ze nodig hebben om verder te komen (of te genieten van een zoete traktatie).

Maar hoe zit het met de mensen buiten de organisatie? Klanten, leveranciers en investeerders hebben ook informatie nodig om te beslissen of ze al dan niet zaken willen doen met een organisatie. Zij zijn evenzeer betrokken bij het succes van de onderneming en met hen moet worden gecommuniceerd om een positieve relatie en reputatie in stand te houden.

Alle zakelijke communicatie vindt plaats tussen twee entiteiten met de bedoeling om informatie te verzenden en te ontvangen. De betrokken partijen bepalen echter of de communicatie intern of extern plaatsvindt.

Onafhankelijk van het type communicatie of het specifieke kanaal dat wordt gebruikt, vindt bedrijfscommunicatie intern of extern plaats.

Effectieve interne en externe communicatie zijn beide van cruciaal belang voor het succes van een onderneming. Laten we eens in beide duiken, wanneer ze worden gebruikt en enkele voorbeelden van elk.

Interne communicatie

Interne communicatie vindt plaats wanneer mensen die deel uitmaken van een organisatie informatie naar elkaar sturen en ontvangen. Het is exclusief voor collega’s, medewerkers, of iemand anders die deel uitmaakt van het bedrijf. Er wordt niets met het publiek gedeeld.

Er zijn veel situaties waarin intern gecommuniceerd moet worden. Sommige zijn ernstiger dan andere, maar het succesvol overdragen van informatie mag nooit worden onderschat. De juiste communicatie kan in elke situatie een groot verschil maken.

Interne communicatie kan via een groot aantal communicatiekanalen tussen verschillende mensen worden verzonden. U kunt interne communicatiesoftware gebruiken om een collega een instantbericht te sturen over de personeelsbijeenkomst, terwijl u tegelijkertijd een e-mail van uw baas ontvangt over de nieuwe medewerkers die volgende week in dienst treden. Bedrijven gebruiken interne communicatie in de eerste plaats om een goed functionerende werkomgeving te handhaven. Het woord “functioneren” heeft hier zowel betrekking op de eenvoudige dagelijkse activiteiten van een werkplek als op de grote functies.

Hieronder ziet u een voorbeeld van interne communicatie in de vorm van een e-mail. Iemand richt zich tot het team en geeft hen eenvoudige maar nuttige informatie over het aanmelden voor een kopfoto. Het is een volledig interne functie en er is geen informatie vrijgegeven aan iemand buiten de organisatie.

Interne communicatie is ook een geweldig middel om de grote doelen, missie, visie en waarden van een bedrijf nog eens duidelijk te maken. Hoewel iedereen persoonlijke doelstellingen heeft en een algemeen idee van waar het bedrijf voor staat, worden de feitelijke uitspraken vaak vergeten.

Gerelateerd: Lees meer over berichtgeving op de werkplek en waarom dit zo belangrijk is voor het moderne kantoor.

Hieronder vindt u een voorbeeld van een opfrisser van doelen voor de maand. Grote projecten zijn belangrijk voor werknemers om in gedachten te houden terwijl ze aan het werk zijn. Het geven van een herinnering in een presentatie, memo of e-mailbijlage is een goede interne communicatiepraktijk.

Een solide interne communicatiestrategie kan het verschil maken tussen een bedrijf dat werkt als een goed geoliede machine of dat flopt als een zinkend schip.

Externe communicatie

Externe communicatie is het overbrengen van informatie tussen een bedrijf en een andere entiteit buiten de organisatie. Mensen binnen de organisatie kunnen nog steeds toegang hebben tot de boodschap, maar deze is bedoeld voor een extern publiek.

Externe communicatie is een functie van een marketingplan. De berichten die worden verzonden zijn gericht op een specifiek publiek met als doel nieuwe klanten te werven en de omzet te verhogen. Het ontwikkelen van de juiste boodschap kan binnen de organisatie worden gedaan of door marketingdienstverleners die het materiaal voor u op maat maken.

Externe communicatie omvat veel verschillende soorten berichten. Advertenties, persberichten, berichten in de sociale media en zelfs de website van uw bedrijf vallen allemaal onder de categorie externe communicatie.

Hieronder ziet u een voorbeeld van een tweet van G2 die bedoeld was voor een publiek publiek. Informatie die binnen de organisatie is verzameld, is verzameld en vervolgens vrijgegeven aan een extern publiek. Door deze externe entiteiten op de hoogte te houden, raken ze hopelijk vertrouwd met het bedrijf en zijn ze geïnteresseerd in wat het bedrijf aanbiedt.

Massacommunicatiemethoden zijn nuttig wanneer leden van een groot publiek baat kunnen hebben bij dezelfde informatie, maar bedrijven hebben ook methoden om rechtstreeks met individuen te communiceren. Hieronder staat een voorbeeld van een chatvenster, waar iedereen een vraag kan stellen en uiteindelijk de gewenste informatie kan ontvangen.

Externe communicatie is wat consumenten op de hoogte houdt. Of ze nu oorspronkelijk op zoek waren naar de informatie of niet, door ervoor te zorgen dat waardevolle informatie een extern publiek bereikt, kunnen ze uw bedrijf begrijpen en loyale klanten worden.

Talk it out

Bedrijven hebben actieve interne en externe communicatievaardigheden nodig om te overleven. Een niet-geïnformeerd persoon kan geen waarde toevoegen aan een bedrijf. Werknemers kunnen hun werk niet doen als ze niet weten wat de doelstellingen van het bedrijf zijn, en mensen kunnen uw nieuwe product niet kopen als u ze niet eerst vertelt dat het bestaat. Zoek de juiste communicatiemiddelen voor interne en externe doelgroepen en zorg dat de informatie blijft stromen.