Wat is het doel van één-op-één gesprekken?
- Ontdek het huidige niveau van het moreel, de stress, enz. van de werknemer.
- Volg de status van prestatie- en ontwikkelingsdoelen
- Lees of er obstakels zijn voor het bereiken van doelen die moeten worden weggenomen
- Bespreek specifieke kwesties – ofwel die van de werknemer, van de supervisor, of beide
- Geef feedback met toegevoegde waarde
- Bied coaching
- Deel formele en informele informatie over de unit en de organisatie
Waarom zijn één-op-één-gesprekken belangrijk?
De relatie supervisor-werknemer is de fundamentele organisatorische eenheid binnen de County-structuur. Alle teams, divisies en afdelingen zijn gebouwd op deze relaties. Eén-op-één-vergaderingen zijn een forum voor communicatie van supervisor naar werknemer, maar ook van werknemer naar supervisor. Wanneer werknemers geïnformeerd worden, neemt het gevoel van betrokkenheid toe, samen met het gevoel van eigenaarschap dat resulteert in werktevredenheid en productiviteit. Het is de rol van de werknemer om verantwoordelijkheid te nemen voor wat hij van u, als zijn supervisor, nodig heeft. Het is uw verantwoordelijkheid om ondersteuning te bieden en waarde toe te voegen die de werknemer helpt goed te presteren.
Hoe vaak moeten één-op-één-gesprekken worden gehouden?
Het wordt aanbevolen om één-op-één-gesprekken om de twee weken te plannen. Dit maakt frequente, geïndividualiseerde communicatie mogelijk. Als een vergadering moet worden geannuleerd vanwege een dwingende verplichting van de supervisor of de werknemer, mag er niet meer dan ongeveer een maand verstrijken tussen de vergaderingen.
Wat is de beste lengte voor een-op-een-vergaderingen?
De meeste vergaderingen moeten ongeveer 30 minuten duren. Langere of frequentere bijeenkomsten kunnen naar behoefte worden gepland. Een goede vuistregel is 10 minuten voor hun berichten, 10 minuten voor uw berichten, en 10 minuten voor het delen van informatie.
Hoe moet de werknemer zich voorbereiden op een een-op-een-gesprek?
U moet de werknemer van tevoren vragen sturen of een overzicht van de onderwerpen die u tijdens het gesprek wilt bespreken. Nog beter is het om de werknemer de “One-on-One Meeting Template” te laten gebruiken om de specifieke inhoud/agenda voor elke vergadering voor te bereiden. Laat hem twee exemplaren meenemen naar de vergadering – één voor elk van u om te bekijken en te volgen. Dit is een effectieve manier om uw werknemers te ontwikkelen door hen de één-op-één vergaderingen te laten aansturen door specifieke kwesties, uitdagingen, kansen en ideeën aan te dragen die zij willen bespreken. U kunt altijd uw eigen onderwerpen toevoegen voor elke vergadering als de behoefte zich voordoet. Zowel u als uw werknemer zouden kopieën van deze vergaderagenda’s moeten bewaren om naar terug te kunnen grijpen wanneer dat nodig of nuttig is.
Welke onderwerpen moeten aan bod komen?
Connectie
U zou elke vergadering moeten beginnen met dezelfde openingsvraag, zodat de werknemer kan delen wat hem bezighoudt, enzovoort. Een vraag als “Hoe gaat het?” die u bij elke vergadering stelt, geeft u een indicatie van eventuele positieve of negatieve patronen die zich ontwikkelen en waarop u moet letten.
Status/updates van prestatie- en ontwikkelingsdoelen
Hierbij moet het gaan om korte statusupdates op hoog niveau voor elk doel, waarin aan de orde komen:
- Ligt het doel op koers? Zo niet, waarom niet?
- Wat zijn de uitdagingen voor het bereiken van het doel?
- Wat is er veranderd en waarom?
- Zijn er nieuwe prioriteiten die van invloed kunnen zijn op de blijvende relevantie of het bereiken van het doel?
- Wat zijn de successen met betrekking tot het doel?
Leer wat je nodig hebt om op de hoogte te blijven en bied hulp waar nodig.
Significante actiepunten of projecten
Neem indien nodig de tijd om dieper in te gaan op specifieke zaken. Dit omvat alle belangrijke informatie die u moet weten om als geïnformeerd te worden beschouwd, met inbegrip van kwesties of wijzigingen die de voltooiing zullen of kunnen beïnvloeden. U moet de regel “geen verrassingen” versterken. Dit is een andere gelegenheid om hulp en steun, middelen, enz. aan te bieden. Als er meer tijd nodig is, plan dan een nieuwe vergadering.
Feedback met toegevoegde waarde
Geef indien nodig positieve en/of negatieve feedback om de verwachtingen te versterken. Gebruik deze tijd om werknemers bewust te maken van waar ze goed in zijn en hoe hun sterke punten kunnen worden benut ten voordele van het team en de organisatie. Als ze aanpassingen of veranderingen in hun gedrag moeten maken, moeten ze weten wat ze zijn en waarom ze moeten veranderen, zodat ze de stappen kunnen nemen die nodig zijn om succesvoller te zijn.
Coaching Support
De vergadering moet ook worden gebruikt om het leren van de werknemer te vergemakkelijken. U moet de werknemer coachen bij het helpen ontwikkelen van vaardigheden die zij, of u, hebben geïdentificeerd en die zouden bijdragen aan hun succes en/of werktevredenheid. Dit is ook een goede gelegenheid om andere werkgerelateerde problemen te bespreken of te helpen oplossen, of om persoonlijke kwesties te identificeren die momenteel, of mogelijk, een invloed kunnen hebben op hun werkprestaties. Wanneer persoonlijke kwesties deel uitmaken van het gesprek, is dit een goede gelegenheid om de werknemer eraan te herinneren dat hij/zij de voordelen van het Employee Assistance Program (EAP) moet overwegen. Het algemene doel is om te versterken hoe u hen kunt helpen, in woorden en in daden. Voor sommige coachingbehoeften kunt u een apart gesprek plannen.
Overige zaken
U en de werknemer moeten allebei informatie of updates over de eenheid, de afdeling of de organisatie delen. Deze informatie kan omvatten wat informeel via de “wijnstok” is vernomen en wat via formele kanalen zoals managementvergaderingen is gecommuniceerd. Voorbeelden zijn geruchten over aanstaande veranderingen en feitelijk nieuws over nieuw beleid, enz. Effectieve supervisors houden alle communicatielijnen open – zowel de informele als de formele.
Overeenkomsten/Volgende Stappen
Dit is het punt in de vergadering waar de werknemer moet samenvatten wat er is besproken en overeengekomen. Dit is een goede ontwikkelingspraktijk voor de werknemer die u ook zal laten weten hoe effectief de communicatie tussen u is. Het moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor wat. De werknemer moet weten wat van hem wordt verwacht en wanneer. U moet de werknemer ook laten weten wat u gaat opvolgen en toezeggen dit binnen een bepaalde termijn te doen.
Welke vragen kunt u tijdens het gesprek stellen?
Hieronder staan enkele vragen die nuttig kunnen zijn:
- Vertel me over je week – hoe was het?
- Vertel me over waar je aan hebt gewerkt.
- Waar denk je dat ik het meest behulpzaam kan zijn?
- Ligt u op schema om de deadline te halen?
- Welke gebieden liggen voor op schema?
- Welke vragen heb je over dit verantwoordelijkheidsgebied, of project?
- Hoe ga je dit aanpakken?
- Wat heb je geleerd over dit verantwoordelijkheidsgebied, of project?
- Wat is niet gegaan zoals je had gehoopt? Waarom?
- Wat kunnen we de volgende keer anders doen?
- Welke suggesties heeft u?
Hoe kunt u de vergadering documenteren?
Uw werknemer kan naar elke vergadering twee kopieën van een update meenemen, gebruikmakend van het agendaschema/template dat u hebt verstrekt – een voor u, een voor hem. Dit kan de basis vormen voor uw documentatie van de vergadering. U kunt uw exemplaar gebruiken om aantekeningen, opmerkingen, volgende stappen, enz. te noteren. Na afloop van de vergadering kan uw exemplaar worden opgeslagen, gescand en geüpload naar “My Team”, of kan er naar worden verwezen voor geselecteerde notities die aan “My Team” worden toegevoegd.