Hoe maakt u sjablonen in Microsoft Word voor juridische documenten

In vrijwel elke functie in een juridisch kantoor maakt u meerdere documenten voor cliënten, zaken en financiële doeleinden. Voor elk type document is vaak dezelfde opmaak nodig met koppen, logo’s, lettertypen, spatiëring en meer.

Maak sjablonen en sla ze op voor bedrijfsbreed gebruik om specifieke ontwerpen en stylings op hun plaats te houden en klaar voor gebruik. Deze ene stap kan een aantal minuten schelen in de tijd die het kost om elk document te produceren, waardoor u sneller kunt werken met minder kans op ernstige fouten.

Klaar voor meer manieren om uw juridische teksten te verbeteren? Download nu onze gratis gids>>

Waarom zijn sjablonen essentieel voor een advocatenkantoor?

Traditioneel is het niet ongebruikelijk om oude documenten “op te zoeken, te hernoemen en aan te passen” om nieuwe informatie in te voeren. Dit laat echter veel ruimte voor fouten, en er is een groot risico dat metadata van het vorige bestand worden overgenomen.

Hier volgt een stap-voor-stap handleiding voor het maken van sjablonen, zodat u efficiënter kunt werken.

Opnieuw beginnen

Het kan verleidelijk zijn om een bestaand document te gebruiken en van daaruit uw sjabloon op te bouwen. Weersta die verleiding. Formaatwijzigingen en inconsistenties in dat document zullen u volgen in het volgende en de kans op fouten vergroten.

Start uw sjabloon in plaats daarvan op deze manier:

1. Klik op Bestand > Opslaan als
2. Dubbel-klik op Computer of Deze pc in Office 2016 programma’s
3. Noem uw sjabloon
4. Kies uw documenttype
5. Opslaan en u bent klaar

Nu heeft u een frisse, nieuwe sjabloon om te perfectioneren voor huidige en toekomstige doeleinden.

Note: dit proces werkt voor de volgende programma’s: Excel, Word, PowerPoint, Access 2016 en 2013 edities samen met Visio Standard 2016 en Visio 2013.

U kunt ook sjablonen gebruiken van eerdere versies van Office in 2013 en 2016 door de bestanden op te slaan in de map Aangepaste Office-sjablonen. Als u in een oudere versie van Office werkt, gebruikt u deze gids voor sjablonen in Word 2003.

Opmaak van de standaard documentsjabloon

Wanneer u Word opent, zijn er verschillende instellingen, waaronder lettertype (Calibri), grootte (11) en basismarges (1 inch rondom) op het standaarddocument. Als u weet dat uw werkdocumenten andere instellingen vereisen, kunt u deze eenvoudig wijzigen.

Voor het standaardlettertype:

Klik met de rechtermuisknop ergens op de pagina van uw gloednieuwe sjabloon

1. Klik op Lettertype
2. Stel uw voorkeurslettertypestijl en -grootte in het dialoogvenster Lettertype
3. Klik op “Opslaan als standaard” in de linkerbenedenhoek
4. Kies of u dit als standaard wilt instellen voor alleen dit sjabloon, of voor alle documenten

Voor standaardmarges:

1. Klik op het tabblad Indeling
2. Klik op het kleine pijltje onder Marges
3. Stel de marges van uw voorkeur in
4. Selecteer “Als standaard instellen” linksonder in het dialoogvenster

Op dezelfde manier kunt u de standaardinstellingen voor alinea-inkepingen en spatiëring openen en instellen

Voor Word 2010 kunt u deze handleiding voor spatiëring gebruiken.

Bijna elke optie voor spatiëring, lettertype of stijl kan als standaard worden ingesteld, zoek gewoon naar de optie “Opslaan als standaard” in het dialoogvenster bij het instellen van uw voorkeuren.

Stijlen instellen

Als u eenmaal de standaardinstellingen hebt ingesteld, kunt u uw stijlen instellen. Met de functie Stijlen kunt u aangepaste opmaakopties maken of bestaande opmaakopties wijzigen, zoals lettertype, kleur en inspringopties voor koppen, titels, lijsten, enzovoort.

Om de stijlen in Word 2016 in te stellen:

1. Opmaak tekst zoals u wilt, door lettertype, grootte, kleur te selecteren, en meer
2. Selecteer uw opgemaakte tekst
3. Klik met de rechtermuisknop op de tekst (het dialoogvenster Lettertype wordt geopend)
4. Klik op de pijl naast de stijlengalerij
5. Kies de optie Een stijl maken
6. Kies een naam voor uw stijl en klik op Ok

U kunt zo veel stijlen maken als u nodig hebt.

Meer snelle tips

• Noem elke sjabloon- en stijlwijziging die u maakt met een zeer beschrijvende titel. Als je bijvoorbeeld als virtueel paralegal meerdere cliënten hebt, wil je koppen en sjablonen opslaan op basis van de naam van elke cliënt en het type document waar het bij hoort.
• Als u op een gegeven moment terug wilt naar de oorspronkelijke standaard Word-sjabloon, zoekt u gewoon naar de sjabloon Normaal.
• Gebruik het tabblad Invoegen om lege pagina’s en omslagpagina’s toe te voegen of om de voorkeuren voor kop- en voetteksten en paginanummer te wijzigen.

***