Heb je ooit een e-mail aan een leraar geschreven en een te laat antwoord gekregen, of een antwoord dat niet echt antwoordde op de vraag die je stelde? In minder dan een alinea maken je e-mails een indruk op de persoon die ze leest, wat van invloed is op de tijdigheid en nauwkeurigheid van hun antwoord. Of je nu op de middelbare school of de universiteit zit, e-mailcommunicatie met leraren en docenten is heel gewoon. Op een gegeven moment zul je een vraag hebben over een opdracht en een e-mail schrijven om het antwoord te krijgen. Hieronder vind je tips voor het sturen van uitstekende e-mails, zodat je meer kans hebt op een snel en behulpzaam antwoord, terwijl je de tijd van de docent respecteert.
Note: “Instructeur” en “leraar” worden in dit artikel als synoniemen gebruikt. Als je een brief schrijft aan een leraar op de middelbare school of een universiteitsdocent, gelden dezelfde principes.
Gebruik formele begroetingen
Vaak beginnen studenten e-mails met “Hé” of helemaal niet met een begroeting. Begin altijd met een groet; dit is vriendelijk en hoffelijk voor de ontvanger. Begin bijvoorbeeld met “Beste Mr. Gonzalez” of “Hallo Ms. Smith.” Als je de docent of lerares nog nooit hebt ontmoet (misschien probeer je in een volle klas te komen of van afdeling te wisselen), begin dan altijd met “Beste”, omdat dit formeler is.
-
Geachte,
-
Hoi,
-
Goedemorgen,
-
Goedenavond,
Gebruik formele slotregels
Zorg altijd voor een afscheidsgroet, vooral in je eerste e-mail. “Hoogachtend” is altijd een goede optie. “Het beste’ en ‘vriendelijke groeten’ zijn ook formele, passende opties. Voeg altijd begroetingen en afsluitingen toe om een respectvolle en hoffelijke indruk te maken.
-
Gegroet,
-
Beste groeten,
-
Helemaal het beste,
Personaliseer begroetingen met namen en controleer de spelling
Als u een e-mail ontvangt met een eenvoudig “Goedemorgen” of “Hoi”, zou u dan het gevoel hebben dat de e-mail op u persoonlijk was gericht? Vermeld altijd de naam van de persoon in de begroeting als u deze naar een specifieke persoon stuurt. Kijk op de website van je school, in het personeels- of faculteitsregister, of in de syllabus voor namen. Controleer altijd de spelling van namen. Een verkeerd gespelde naam kan een negatieve indruk maken. Laat de docent zien dat je de tijd hebt genomen om hem correct aan te spreken.
Gebruik formele titels en volg die op
Tenzij je docent of docent specifiek aangeeft dat hij of zij het prettig vindt om bij de voornaam te worden aangesproken, begin je altijd formeel. Let vooral bij universiteitsdocenten op hoe ze hun e-mails ondertekenen. Als ze terug ondertekenen, “Molly” of “Julio,” dan kunt u hen aanspreken met hun voornaam in uw volgende e-mail (als ze hebben verwezen naar zichzelf op deze manier). Als je niet zeker weet met welke titel je iemand moet aanspreken (bijv. “Dr.”, “Professor,” “Mevrouw,” of “Meneer”), zoek dan even op de website van je school, en kijk in de syllabus. Welke titel gebruikt deze persoon voor zichzelf?
-
“Beste Dr. Morales” in plaats van “Beste Molly”
-
“Beste Mr. Johnson” in plaats van “Beste Julio”
Schrijf je e-mail in Microsoft Word, niet in het e-mailprogramma
Schrijf je e-mail in een tekstverwerkingsprogramma, niet in het e-mailprogramma zelf (dus niet in Gmail, Outlook, enz…). Het kan gênant zijn als je per ongeluk op verzenden drukt voordat je klaar bent met het opstellen en nalezen van je e-mail. Als je de e-mail in een tekstverwerkingsprogramma opstelt, kun je een spellingscontrole en een grammaticacontrole uitvoeren voordat je de e-mail verstuurt. Kopieer en plak het bericht in het e-mailprogramma als u klaar bent.
Geef context voor de docent
Zeker op de universiteit kan het zijn dat je docent honderden studenten heeft. Maak in uw e-mail duidelijk in welke klas en sectie van de docent u zit. Als je de specifieke klas en afdeling vermeldt, begrijpt de docent je verzoek het snelst en kan hij efficiënt antwoorden. Als ze moeten uitzoeken in welke klas je zit, kost dit hun tijd en zal dit hun antwoord vertragen. Bijvoorbeeld: “Ik zit in uw klas SOC 101, Sec. 8 op MWF van 10-11 uur.”
Bedankt worden
Iedereen wordt graag bedankt. Je leraren en instructeurs helpen je graag, maar ze hebben het druk. Erken dat hun tijd (net als de jouwe) waardevol is, en zeg ergens in je e-mail dankjewel. Bijvoorbeeld: “Bedankt voor uw tijd” of “Bedankt voor uw hulp; ik waardeer het echt!”
Wilt u een nog positievere indruk maken? Als je een leraar tijdens kantooruren bezoekt, stuur hem dan een snelle e-mail waarin je hem bedankt voor de tijd die hij met je heeft doorgebracht.
Houd het kort
Laat het onder de 150 woorden. Dit aantal woorden is geen harde regel, maar hoe beknopter uw e-mail is en toch alle relevante informatie bevat, des te groter is de kans dat u snel een reactie zult ontvangen. Als leerkrachten lange e-mails moeten doorlezen om te bepalen wat de leerling vraagt, kost dat hen meer tijd. Beknoptheid dwingt je ook na te denken over wat je de leraar wilt laten weten of wat je eigenlijk vraagt.
Overweeg een persoonlijke afspraak
Kunt u niet in minder dan 150 woorden uitdrukken wat u probeert te zeggen? Misschien is een persoonlijk bezoek beter. Kantooruren of een-op-een ontmoetingen met docenten kunnen een geweldige kans zijn om een persoonlijke relatie met de docent op te bouwen. Doe uw voordeel met kantooruren om het meeste uit uw schoolervaring te halen.
Proofread, spellcheck, and capitalize
Wanneer docenten e-mails ontvangen in “text-lingo” met afkortingen, woorden zonder hoofdletters (zoals “i”), en spelfouten, kan dit de student afschilderen als “slordig” of “lui”. Je wilt niet dat je docent denkt dat je niet genoeg om de les geeft om de e-mail te herlezen en deze typefouten te ontdekken. Doe je voor als een professional en gebruik je e-mails als oefening voor toekomstige communicatie op de werkplek.
Schrijf een specifieke onderwerpregel
Eén van de belangrijkste elementen van een e-mail is de onderwerpregel. De onderwerpregel vertelt de ontvanger van de e-mail meteen waar het bericht over gaat. Onderwerpregels trekken de aandacht, en een duidelijke, specifieke onderwerpregel zal eerder correct en efficiënt worden beantwoord dan iets vaags als “Klas” of “Vraag”. Vermeld in uw onderwerpregel het vak en het specifieke verzoek. Bijvoorbeeld, “ENGL 201: Vraag over huiswerk” of “CHEM 112: Inleveren in persoon of op Canvas voor Lab 1?”
Hier volgt een voorbeeld van een e-mail aan een universiteitsdocent waarin deze principes worden gebruikt:
Aan: [email protected]
Van: [email protected]
Onderwerp: BIOL 112: Voorkeur voor citeerstijl voor paper 1
De Professor Gonzalez,
Ik volg uw cursus BIOL 112 Sec. 002 in Gebouw 1, TTH van 1-3pm. Welke citeerstijl moeten we gebruiken voor de BIOL 112 literatuurstudie van 30 september? APA, MLA, of een andere stijl?
Bedankt voor uw tijd en hulp!
Heel erg bedankt,
Mindy Manners
Geraad werk/aanvullende bronnen
Panter, M. (2019). Hoe schrijf je een professionele e-mail. AJE Scholar. https://www.aje.com/arc/editing-tip-professional-email-writing/
Potter, D. (2017). Hoe schrijf je een perfecte professionele e-mail in het Engels: 7 handige tips. Grammarly. https://www.grammarly.com/blog/professional-email-in-english/
Sehgal, K. (2016). Hoe schrijf je een e-mail met militaire precisie. Harvard Business Review. https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision