Evalueer de huidige praktijken van uw bedrijf op het gebied van zakenreizen.
Hoe vaak stuurt u werknemers naar het buitenland, hoeveel besteedt u per reis, en wat levert het reizen op?
En nog belangrijker: welke problemen en klachten hebben uw werknemers vaak als ze voor zaken reizen? Hier is er een: misschien vindt u het moeilijk om tijdens de reis in de gaten te houden waar de reiziger zich bevindt. Of misschien kunt u de coördinatie tussen het kantoor en de reiziger verbeteren wanneer vluchten vertraging oplopen. Misschien blijven uw transportkosten het budget overschrijden omdat u altijd tickets boekt die u kunt terugbetalen, ook al wordt slechts een klein percentage van uw reizen verzet of geannuleerd.
Om daar achter te komen, moet u de gegevens over zakenreizen van uw bedrijf verzamelen en trends vaststellen. Beoordeel welke praktijken werken en welke niet.
Stel de doelstellingen van uw zakenreizen vast.
Wat wilt u met elke reis bereiken? Rechtvaardigen de resultaten de tijd en kosten van het reizen?
Zorg er bij het opstellen of herzien van uw zakenreisbeleid voor dat het u helpt de doelen van uw bedrijf te bereiken. Het is een goed idee om met werknemers te praten – vooral met nieuwere en jongere werknemers – om na te gaan of ze het grotere plaatje begrijpen van hoe hun zakenreizen bijdragen aan het bedrijf.
Ontdek ook wat u het liefst wilt bereiken door het beleid op te stellen. Is het bijvoorbeeld uw eerste prioriteit om geld te besparen? Is het om werknemers meer flexibiliteit te bieden bij het reizen? Laat prioriteiten – die van het bedrijf en die van de reizigers – uw beleid bepalen.
Bepaal hoe flexibel u wilt zijn.
Hoeveel speelruimte wilt u werknemers geven? U kunt hen bijvoorbeeld de vrijheid geven om vluchten en accommodatie te kiezen, zolang ze maar binnen uw budget blijven. Misschien geeft u partnerluchtvaartmaatschappijen en -hotels aan en laat u de werknemers daaruit kiezen.
Bedenk dat Aziatische zakenreizigers volgens McKinsey twee keer zo vaak als hun Europese tegenhangers een weekend in hun reisplannen opnemen. Deze trend wordt ‘bleisure’-reizen genoemd, of het verlengen van zakenreizen voor ontspanning. Als u dit toestaat – wat u waarschijnlijk moet doen als u een zakenreisbeleid voor moderne reizigers opstelt – kunt u het beleid gebruiken om een duidelijke lijn te trekken tussen het verantwoordelijkheidsgebied van het bedrijf en dat van de werknemer.
Overweeg alternatieven.
Als uw reisbeleid werknemers momenteel beperkt tot hotels, overweeg dan alternatieven zoals Airbnb. Dat gezegd hebbende, moet u de voor- en nadelen van het gebruik van gedeelde diensten in kaart brengen. Denk aan kosten, gemak en veiligheid.
Als uw medewerkers liever gebruik maken van gedeelde diensten als ze voor zaken reizen, vraag hen dan naar hun ervaringen – zowel de positieve als de negatieve.
Bepaal hoe u het beleid gaat handhaven.
Worden zakenreizen beheerd door een extern bureau of door uw eigen administratieve team? In het eerste geval moet u nagaan of u over voldoende budget beschikt, aangezien externe reismanagementpakketten doorgaans meer voordeel opleveren voor grote ondernemingen dan voor het MKB. Als dat laatste het geval is, ga dan na hoeveel bandbreedte uw administratief of HR-team heeft om de reisregelingen af te handelen.
Aan de andere kant maken steeds meer bedrijven gebruik van digitale hulpmiddelen om hun beleid automatisch af te dwingen – dus u kunt nagaan of dat ook voor u werkt. Dit wordt meestal gedaan door het beleid te uploaden naar een app of managementsysteem, dat ook boekingen en andere reisregelingen afhandelt en controle uitvoert op de naleving van het beleid. Digitale tools werken ook goed voor kleine bedrijven, die er doorgaans op vertrouwen dat hun werknemers hun eigen vluchten en accommodatie boeken.
Test ook het gemak of de complexiteit van het afdwingen van het beleid. Maak het niet te ingewikkeld als u wilt dat werknemers het beleid naleven.
Denk aan uw publiek bij het schrijven en opmaken van het beleid.
Het hoeft geen louter tekstdocument te zijn, geschreven in een zeer formele taal. Uw doel is immers dat werknemers het beleid lezen en begrijpen. Wie wil er nu een document lezen zonder witruimte en dat niet klinkt alsof het voor mensen is geschreven?
Maak uw zakenreisbeleid makkelijk te onthouden door het kort en simpel te houden. Voor het beste resultaat gebruikt u duidelijke, heldere en specifieke taal. Gebruik indien nodig foto’s, diagrammen en grafieken. Zorg ervoor dat subkoppen duidelijk zijn geformatteerd, zodat werknemers er gemakkelijk naar kunnen verwijzen wanneer dat nodig is.
Als u bovenstaande richtlijnen hebt gevolgd, is het tijd om uw beleid te schrijven (of te herzien).