Betaalde kosten worden in eerste instantie niet in de winst- en verliesrekening opgenomen. In plaats daarvan worden vooruitbetaalde kosten aanvankelijk op de balans geboekt, en vervolgens, wanneer het voordeel van de vooruitbetaalde kosten wordt gerealiseerd, of wanneer de kosten worden gemaakt, in de winst- en verliesrekening opgenomen.
Wanneer een onderneming vooruitbetaalt voor een uitgave, wordt deze als vooruitbetaald actief op de balans opgenomen, waarbij tegelijkertijd een boeking wordt gemaakt die de geldmiddelen (of de betaalrekening) van de onderneming met hetzelfde bedrag vermindert. De meeste vooruitbetaalde kosten verschijnen op de balans als vlottende activa, tenzij de kosten pas na 12 maanden worden gemaakt, wat een zeldzaamheid is.
Dan, wanneer de kosten worden gemaakt, wordt de vooruitbetaalde kostenrekening verminderd met het bedrag van de kosten en de kosten worden opgenomen in de winst- en verliesrekening van de onderneming in de periode waarin ze zijn gemaakt.
Wordt een verzekering beschouwd als een vooruitbetaalde uitgave?
Een van de meest voorkomende vormen van vooruitbetaalde kosten is een verzekering, die gewoonlijk vooruit wordt betaald. Bedrijf ABC betaalt bijvoorbeeld een premie van $ 12.000 voor een aansprakelijkheidsverzekering voor directeuren en functionarissen voor het komende jaar. Het bedrijf betaalt de polis vooruit en maakt vervolgens elke maand een correctie om de gemaakte verzekeringskosten te verantwoorden. De eerste boeking, waarbij we de rekening voor vooruitbetaalde kosten debiteren en de rekening crediteren die gebruikt is om de kosten te betalen, zou er als volgt uitzien:
Dan, na een maand, maakt het bedrijf een correctieboeking voor de gebruikte verzekering. De onderneming boekt een debetpost op de desbetreffende kostenrekening en een creditpost op de rekening voor vooruitbetaalde kosten om de waarde van de activa te verminderen. De maandelijkse aanpassing voor bedrijf ABC zou $12.000 gedeeld door 12 maanden zijn, of $1.000 per maand. De aanpassing aan het eind van elke maand zou er als volgt uitzien:
Huur als vooruitbetaalde uitgave?
Zaken kunnen de huur maanden van tevoren betalen om korting te krijgen, of misschien eist de huisbaas een vooruitbetaling gezien het krediet van de huurder. Hoe dan ook, laten we zeggen dat bedrijf XYZ zes maanden vooruitbetaalt voor kantoorruimte, voor een totaalbedrag van 24.000 dollar. De eerste boeking is als volgt:
Toen, wordt aan het einde van elke maand de vooruitbetaalde huurrekening, die op de balans staat, verminderd met het maandelijkse huurbedrag, dat $24.000 gedeeld door zes maanden is, of $4.000 per maand. Tegelijkertijd neemt het bedrijf een huurkost van $4.000 op in de resultatenrekening. De maandelijkse correctie zou er dus als volgt uitzien:
Andere vooruitbetaalde kosten
Extra kosten die een bedrijf vooruit kan betalen zijn onder meer rente en belastingen. Vooruitbetaalde rente kan ontstaan doordat een bedrijf een betaling eerder doet dan de vervaldatum. Ondertussen betalen sommige bedrijven belastingen voordat ze verschuldigd zijn, zoals een geschatte belastingbetaling op basis van wat in de toekomst verschuldigd zou kunnen zijn. Andere minder vaak voorkomende vooruitbetaalde kosten zijn bijvoorbeeld de huur van materieel of nutsvoorzieningen.
Als voorbeeld nemen we Company Build Inc. dat een stuk materieel heeft gehuurd voor een bouwklus. Het bedrijf heeft op 1 april 2019 $ 1.000 betaald voor de huur van een apparaat voor een klus die over een maand zal worden geklaard. Het bedrijf zou de eerste transactie als volgt opnemen:
Toen, Wanneer de apparatuur wordt gebruikt en de werkelijke kosten worden gemaakt, zou de onderneming de volgende boeking maken om de rekening voor vooruitbetaalde activa te verlagen en de huurkosten in de winst-en-verliesrekening te laten verschijnen:
Of het nu gaat om verzekering, huur, nutsvoorzieningen of een andere uitgave die vooraf wordt betaald, moet op de juiste rekening voor vooruitbetaalde activa worden geboekt. Vervolgens moet aan het eind van elke periode, of wanneer de kosten daadwerkelijk worden gemaakt, een correctie worden gemaakt om de rekening voor vooruitbetaalde activa te verlagen en de desbetreffende inkomstenuitgave te boeken (crediteren), die dan in de winst- en verliesrekening wordt opgenomen.
Waarom worden vooruitbetaalde kosten in eerste instantie niet in de winst- en verliesrekening opgenomen?
Betaalde kosten worden volgens de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) niet in de winst- en verliesrekening opgenomen. In het bijzonder het GAAP matching principle, dat boekhouding op transactiebasis vereist. Boekhouding op transactiebasis vereist dat inkomsten en uitgaven worden gerapporteerd in dezelfde periode als waarin ze zijn gedaan, ongeacht wanneer geld van eigenaar wisselt. Dat wil zeggen dat uitgaven moeten worden geboekt wanneer zij worden gedaan. Vooruitbetaalde kosten worden dus niet in de winst- en verliesrekening opgenomen wanneer zij worden betaald, omdat zij nog moeten worden gemaakt.