Als u een bedrijf heeft, heeft u waarschijnlijk wel eens een proforma factuur aan een klant gestuurd. Proforma-facturen verschillen echter sterk van een standaardfactuur. In dit artikel leg ik uit wat proforma-facturen zijn, hoe ze verschillen van standaardfacturen en of u betaling op een proforma-factuur kunt accepteren.
Het eenvoudige antwoord is nee, er kan niet worden betaald op een proforma-factuur. Maar om te begrijpen waarom niet, moeten we eerst even dieper ingaan op de verschillen tussen proforma facturen en standaardfacturen.
Wat is het verschil tussen een proforma-factuur en een standaardfactuur?
Een proforma-factuur is een document dat naar de klant wordt gestuurd voordat de details van de verkoop definitief zijn vastgesteld. Het heeft meestal dezelfde opmaak als een standaardfactuur, maar er staat een ‘proforma-factuur’-label op.
Een factuur daarentegen is een document dat aan de klant wordt verstrekt zodra alle details zijn afgerond en een betalingsdatum is vastgesteld. Het is een juridisch document met een beschrijving van de verkochte producten en diensten en het verschuldigde bedrag.
Hoewel beide documenten sterk op elkaar lijken, bevat een proforma-factuur geen factuurnummer, maar wel het label ‘proforma’.
Een proforma-factuur is in wezen een ‘conceptfactuur’ en heeft dus niet dezelfde juridische waarde als een standaardfactuur. Dit betekent dus dat:
- De klant is niet wettelijk verplicht om het bedrag op een proforma factuur te betalen
- Proforma facturen kunnen niet worden gebruikt om BTW terug te vorderen
- De bedragen die op een proforma factuur staan, worden niet opgenomen in boekhoudrapporten
Waarom betalingen niet kunnen worden gedaan op proforma facturen
Om te beginnen is een proforma factuur geen juridisch document. Dit betekent dat de klant geen wettelijke verplichting heeft om het bedrag op de proforma factuur te betalen.
Er moet een volledige factuur worden uitgereikt om betalingen te kunnen accepteren, de betaling aan de factuur te kunnen koppelen en de betaling te kunnen laten opnemen in uw boekhoudrapportages, zoals de balans en de winst- en verliesrekening.
Een andere reden is dat een proforma-factuur niet voldoet aan de eisen voor een factuur. Een factuur moet een factuurnummer en een factuurlabel bevatten, die niet op een proforma-factuur voorkomen.
Waarom zou ik een proforma-factuur uitreiken als ik geen betaling kan accepteren?
U vraagt zich misschien af waarom u een proforma-factuur zou moeten uitreiken als de klant niet wettelijk verplicht is deze te betalen. De reden hiervoor is dat de klant zich heeft verbonden tot de verkoop, maar de definitieve details nog niet heeft bevestigd. Met andere woorden, er komt een verkoop, maar de factuur kan nog veranderen.
Proforma-facturen worden in een ander stadium van het verkoopproces uitgereikt. Proforma-facturen worden uitgereikt wanneer de verkoop ‘wacht om te worden afgerond’, terwijl standaardfacturen worden uitgereikt wanneer de verkoop ‘is bevestigd’.
Waarom zou ik een proforma-factuur uitschrijven in plaats van een offerte?
Hierop komt het antwoord weer neer op de vraag in welke fase de verkoop zich bevindt. Een offerte wordt meestal uitgebracht wanneer een klant een aanvraag indient, maar zich nog niet tot de verkoop heeft verbonden, en misschien zelfs helemaal niet tot aankoop overgaat. Bij een proforma-factuur heeft de klant zich al verbonden tot de verkoop, maar heeft hij de details nog niet bevestigd.
Facturatiesoftware gebruiken om proforma-facturen te maken en te bewerken
Facturatiesoftware kan u helpen proforma-facturen en standaardfacturen te maken, deze naar uw klanten te sturen en betalingen te accepteren.
Met Debitoor kunt u klanten- en productlijsten opslaan, zodat u de informatie die op uw documenten komt te staan gemakkelijk kunt invullen. U kunt uw documenten ook aanpassen door logo’s, afbeeldingen en bankgegevens toe te voegen, zodat u zich kunt onderscheiden van uw concurrenten.
U kunt met Debitoor in minder dan een minuut een proforma-factuur maken en verzenden! Maak gewoon een nieuwe factuur, voer de gegevens van de verkoop in, klik op ‘Opslaan’, en verstuur het proforma-document naar de e-mail van de klant.
Hier vindt u een voorbeeld van een proforma-factuur die met Debitoor is gemaakt:
Als de proforma-factuur moet worden bewerkt in het geval dat de gegevens zijn gewijzigd, kan dit snel worden gedaan in een paar klikken.
Als de klant de gegevens op de proforma-factuur bevestigt, kunt u deze vervolgens omzetten in een volledige factuur en deze naar hun e-mail sturen.
U kunt ook bepaalde betalingsproviders koppelen om een ‘Betaal nu’-knop direct aan de factuur toe te voegen, zodat u de betaling direct kunt accepteren zodra de klant veilig zijn creditcardgegevens invoert.
Met Debitoor maakt u in minder dan een minuut een professionele proforma factuur op maat. Probeer het gerust uit via onze 7-daagse gratis proefversie.