Een kwaliteitsmanagementsysteem is een reeks processen die zijn gedefinieerd en geïmplementeerd om een organisatie in staat te stellen aan de behoeften van haar klanten te voldoen. Het is een gedefinieerde en gedocumenteerde aanpak die alle managementniveaus, alle afdelingen van een organisatie en alle leveranciers van de organisatie begeleidt bij het toewerken naar een gemeenschappelijk doel – het begrijpen van de behoeften en eisen van de klant en het leveren van producten en diensten die aan hun behoeften voldoen.
Nu, om het concept van QMS te begrijpen en te gebruiken in ons bedrijf en onze activiteiten, laten we de volgende gebieden verkennen:
- Wat is het doel van Quality Management System?
- Wat zijn de elementen van een effectief kwaliteitsmanagementsysteem?
- Wat zijn de voordelen ervan?
- Welke soorten bedrijven en organisaties hebben een kwaliteitsmanagementsysteem nodig?
- Zijn ISO 9001 en QMS één en hetzelfde?
Laten we deze vragen een voor een bespreken…
Wat is het doel van QMS?
Mijn organisatie heeft een kwaliteitsteam dat zich bezighoudt met alle kwaliteitsgerelateerde activiteiten. Moet ik echt een QMS hebben?
Ja, ongeacht of een bedrijf een ingebouwd Quality team heeft of niet, QMS is een must voor alle organisaties die willen leveren en uitblinken in het voldoen aan de behoeften van hun klanten.
QMS is niet beperkt tot activiteiten die door een Quality team worden uitgevoerd. In feite zijn de activiteiten van uw Quality team slechts een mager percentage van de items die deel uitmaken van QMS. Een groot deel ervan wordt uitgevoerd door verschillende processen en functies. Zoals reeds besproken, wordt QMS toegekend aan alle afdelingen van een organisatie en strekt zich ook uit tot de leveranciers. Het Kwaliteitsteam maakt een succesvolle invoering van het QMS in een organisatie mogelijk en ondersteunt het. QMS is een hulpmiddel en het Kwaliteitsteam is een drijvende kracht die het hulpmiddel gebruikt voor de verbetering van de organisatie
Wat zijn de elementen van een effectief QMS?
Uit de definitie van QMS kunnen we de QMS-elementen gemakkelijk afleiden. Het doel van QMS is het leveren en voldoen aan de behoeften van de klant. Daarom is klantgerichtheid een integraal onderdeel van elk QMS. Om naar dit doel toe te werken, zal elke organisatie een Visie, Missie en Kwaliteitsdoelstelling hebben. Dit zal het volgende element zijn van een QMS. Om dit doel te bereiken, zal de organisatie processen en beleid ontwikkelen voor verschillende afdelingen.
Dan zal de organisatie middelen toewijzen voor de processen die moeten worden uitgevoerd. Om er vervolgens voor te zorgen dat deze processen geen knelpunten vertonen en de middelen effectief worden gebruikt, zal de organisatie gebruik maken van een op gegevens gebaseerde analytische aanpak en een proces van voortdurende verbetering. De hierboven genoemde punten vormen dus een integraal onderdeel van een effectief QMS.
Figuur 1: Elementen van het kwaliteitsmanagementsysteem
Naast dit is een kwaliteitshandboek (een document waarin wordt beschreven hoe een organisatie met al deze elementen omgaat) ook een belangrijk onderdeel van het QMS. Een kwaliteitshandboek heeft:
- Kwaliteitsbeleid
- Processen en hun beschrijvingen
- Bronnen die gebruikt moeten worden
- Product/dienst die geleverd moet worden
- Aanpak voor Continue verbetering
- Registraties en documenten die moeten worden gedocumenteerd en beheerd
- Auditmechanisme voor naleving van QMS
- Aanpak voor data-gebaseerde analyse en procescorrectie
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een QMS?
- QMS brengt een gedefinieerde aanpak om de doelstellingen van een organisatie te bereiken. Daarom biedt het het managementteam een duidelijk gedefinieerd pad dat tot succes zal leiden.
- Het stelt een gestandaardiseerde eis aan alle functies en afdelingen. Daarom wordt de beoordeling van de procesprestaties of het verstrekken van de verwachtingen van het management een eenvoudige taak
- Implementatie van QMS verhoogt het vertrouwen van de klanten op uw product / dienst. Zo gaat de omzet en het marktaandeel van een organisatie omhoog.
- QMS zorgt ervoor dat de doelstellingen van de organisatie worden gekoppeld aan de behoeften van de klant en creëert zo een perfecte waardeketen
- Implementatie van QMS verhoogt het effectieve gebruik van middelen
- Het stelt duidelijke doelstellingen voor elke functie en elk team, en dus miscommunicatie en dubbelzinnigheid in de manier van verwerking wordt vermeden.
- Het stelt een organisatie in staat om haar pijnpunten, klachten en zorgen van klanten te begrijpen en hiernaar toe te werken.
Er zitten dus enorme voordelen aan het bedenken van een robuust QMS en de volledige implementatie ervan.
Welke soorten organisaties kunnen gebruikmaken van een QMS?
Elke organisatie die een product of dienst levert tegen een prijs, kan gebruikmaken van een QMS om ervoor te zorgen dat de doelstelling op een gestructureerde manier wordt bereikt. Luchtvaartmaatschappijen, softwarebedrijven, autofabrikanten, ververijen, universiteiten, overheidsinstanties, luchthavens, supermarkten en nog veel meer organisaties gebruiken QMS in hun dagelijkse werkzaamheden.
Zijn ISO 9001 en QMS hetzelfde?
Het antwoord is zowel “Ja” als “Nee”.
Ja, want ISO 9001 is een QMS dat over de hele wereld door een enorm aantal organisaties wordt gebruikt. ISO 9001 is een norm die is ontwikkeld door ISO (International Organization for Standardization).
Nee, want ISO is niet het enige QMS. Organisaties kunnen hun eigen QMS ontwikkelen, afgestemd op hun zakelijke behoeften. Het kan principes van ISO 9001 bevatten of de ISO 9001-norm in zijn geheel overnemen, of een totaal ander QMS zijn. Het hangt af van de organisatie en haar managementbehoeften.