Een nieuwe maand in de boeken… maar nu is het tijd om de vorige maand af te ronden en af te sluiten.
Nog een maand in de boeken… maar nu is het tijd om de vorige maand af te ronden en af te sluiten. Tegen de tijd dat uw boekhoudteam de vorige maand heeft afgesloten, is het alweer tijd voor de volgende. De cyclus van de maandafsluiting is een gebied waar bedrijven kunnen worstelen met het vinden van de balans tussen te veel middelen inzetten en niet genoeg doen. We zullen de twee fundamentele basisbenaderingen voor het afsluiten van de boeken voor een periode identificeren en uitleggen: 1) de harde afsluiting, & 2) de zachte afsluiting, alsmede een aantal belangrijke overwegingen voor de keuze van de te implementeren aanpak.
De harde afsluitingsaanpak:
Bij de harde afsluiting streeft een onderneming ernaar die maand bijna als een “jaarafsluiting” te behandelen. Uw boekhoudkundige medewerkers stemmen de balansrekeningen op elkaar af (vorderingen, schulden, overige overlopende posten, uitgestelde/onverdiende opbrengsten, enzovoort) en scherpen het bijbehorende inkomsten-/uitgavencoupon aan voor de winst-en-verliesrekening. Hoe lang de maandafsluiting ook duurt, de boeken van de vorige maand blijven open in het boekhoudsysteem zodat de juiste boekingen met terugwerkende kracht kunnen worden gedaan om het einde van die maand op te waarderen. Het voordeel van dit elke maand te doen is dat het bedrijf uiteindelijk algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (“GAAP”) financiële overzichten op basis van volledige toerekening voor elke afzonderlijke maand produceert. Het management kan deze informatie gebruiken om belangrijke bedrijfsbeslissingen te nemen. Het nadeel is de tijdrovende aard van dit proces en de middelen die nodig zijn om het uit te voeren.
De soft close-benadering:
Een onderneming kan daarentegen gebruikmaken van een soft close-proces, waarbij het accountingteam een aanzienlijk deel van het afstemmingsproces van de maandafsluiting elimineert. Bij soft close staat het management doorgaans niet toe dat de boeken van de vorige maand erg lang open blijven, maar worden ze afgesloten voor bewerking. Vijf dagen na het einde van de maand komt er een factuur binnen van een leverancier voor diensten van de vorige maand en die maand is afgesloten… wat doet u? Onder soft close boek je die gewoon naar de huidige periode.
Key Considerations:
- Hoe belangrijk is het voor het management en de eigenaren om tussentijds volledige GAAP accrual-basis overzichten te hebben? Kunt u ermee leven dat inkomsten en uitgaven door timingproblemen naar de volgende maand kunnen worden verschoven? Verlangt de bank maandelijkse of driemaandelijkse GAAP-jaarrekeningen?
- Hoewel een soft close-proces bij tussentijdse afsluiting kan werken, is het belangrijk op te merken dat u na afloop van het jaar waarschijnlijk nog steeds een hard close moet uitvoeren.
- Als uw bedrijf kiest voor een soft close de eerste elf maanden van het jaar en vervolgens een hard close voor het einde van het jaar, zijn er dan valkuilen die het moeilijker maken om de cijfers voor het einde van het jaar aan te sluiten, omdat dat werk niet tussentijds is gedaan? Als dit een probleem vormt, is het misschien een optie om aan het eind van elk kwartaal een harde afsluiting uit te voeren en voor de resterende acht maanden een zachte afsluiting.
Contacteer ons met uw vragen
Als u vragen hebt of hulp nodig hebt bij het bepalen welke maandafsluitingsprocedures het beste bij uw bedrijf passen, neem dan contact op met onze professionals bij The Innovative CPA Group op 203-489-0612. Of neem online contact met ons op.