Eerste indrukken: u krijgt nooit een tweede kans om ze te maken, en bij Ruby® Receptionistes gaat het erom ze geweldig te maken.
Voor onze virtuele receptionistes is het beantwoorden van de telefoon een kans om te laten zien hoe supervriendelijk we zijn. De begroeting van een bedrijf speelt een sleutelrol bij het maken van een onberispelijke indruk op een beller, en we helpen graag nieuwe klanten met het maken van begroetingen die wow maken!
zonder verder oponthoud, hier zijn drie Ruby-goedgekeurde elementen om te gebruiken bij het beantwoorden van de telefoon:
Een begroeting.
Ik weet het, u bent geschokt.
Maar, om te beginnen: alleen het noemen van uw bedrijfsnaam is niet genoeg. Begin de begroeting van uw bedrijf met “Hallo”, of “Bedankt voor het bellen”, of, als de meeste bellers in dezelfde tijdzone zitten, probeer “Goedemorgen/middag”. Beter nog, combineer twee of drie van deze opties in uw begroeting!
Welkom uw bellers met een paar warme woorden voordat u iets anders zegt. Met een beetje beleefdheid kom je een heel eind!
Wil je je eigen telefoon niet opnemen?
Ontdek de kracht van een virtuele receptioniste in ons gratis ebook!
DOWNLOAD
Jouw bedrijfsnaam.
Nou, “Hallo” is een prima manier om een begroeting te beginnen, maar het maakt nog geen begroeting. Als uw bedrijf de telefoon opneemt met alleen “Hallo”, bel dan snel een bedrijfsvergadering en stop met die onzin. In feite kan een gewoon “Hallo” verwarrend zijn voor bellers, en het is waarschijnlijk dat ze zich afvragen of ze wel het juiste nummer hebben gedraaid. Vermeld altijd uw bedrijfsnaam als u telefoontjes aanneemt. U zou het toch niet leuk vinden als een potentiële klant ophangt omdat hij denkt dat hij verkeerd heeft gekozen?
Een aanbod van assistentie.
“Waarmee kan ik u van dienst zijn?” Ah, wat een mooie woorden. Laat uw bellers weten dat u erop gebrand bent om hun dag goed te maken door uw begroeting af te ronden met een vraag. “Waarmee kan ik u vandaag van dienst zijn?” en “Waarmee kan ik u van dienst zijn?” zijn twee ijzersterke opties. Beantwoordt u telefoontjes in plaats van vragen te stellen? Probeer dan eens “Hoe kan ik u doorverbinden?” Is er een vraag die u aan elke beller moet stellen? Stel hem dan! (“Mag ik uw rekeningnummer alstublieft?”)
Omdat elke klant zich gehoord wil voelen, zorgt het eindigen van uw begroeting met een behulpzame vraag voor een geweldige klantervaring bij elke stap.
Uw stralende begroeting:
Als alles gezegd en gedaan is, is dit hoe het eindproduct eruit moet zien, eh… zo moet het klinken, eigenlijk: “Goedemorgen! Dank u voor het bellen naar ABC Company. Hoe kan ik u vandaag van dienst zijn?”
Ik voel me al goed als ik dit lees. Het is veel beter dan “Hallo”!
Natuurlijk is uw begroeting slechts een deel van de verbazingwekkende, gedenkwaardige, onverslaanbare vergelijking van de afhandeling van een gesprek. Bekijk het volledige verhaal in onze uitgebreide gids voor call-handling!