© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC.
Opgenomen uit de Field Guide to Leadership and Supervision in Business en de Field Guide to Leadership and Supervision for Nonprofit Staff.
Delen van dit onderwerp
Selecteren van deelnemers
Ontwikkelen van agenda’s
Openen van de vergadering
Opstellen van basisregels
Tijdmanagement in vergaderingen
Evalueren van het vergaderproces
Evalueren van de vergadering als geheel
Sluiten van de vergadering
Verschillende soorten groepen
Aanvullende perspectieven over het leiden van succesvolle vergaderingen
Overweeg ook
Andere bibliotheekonderwerpen
Effectieve vergaderingen plannen
Vergaderingsmanagement is een reeks vaardigheden die leiders en managers vaak over het hoofd zien. De volgende informatie is een nogal “Cadillac”-achtige versie van suggesties voor vergaderingsmanagement. De lezer kan kiezen welke suggesties het beste passen bij de specifieke cultuur van hun eigen organisatie. Houd in gedachten dat vergaderingen zeer dure activiteiten zijn als men de arbeidskosten voor de vergadering bekijkt en hoeveel er al dan niet gedaan kan worden tijdens de vergadering. Neem vergadermanagement dus zeer serieus.
Het proces dat tijdens een vergadering wordt gebruikt, hangt af van het soort vergadering dat u van plan bent te houden, bijv. personeelsvergadering, planningsvergadering, probleemoplossende vergadering, enz. Er zijn echter bepaalde basisprincipes die de verschillende soorten vergaderingen gemeen hebben. Deze basisprincipes worden hieronder beschreven.
(Merk op dat er hieronder veel suggesties lijken te staan voor iets dat zo eenvoudig lijkt als het houden van een vergadering. Elke belangrijke activiteit zou echter een lange lijst van suggesties omvatten. De lijst lijkt veel kleiner te worden als je eenmaal onder de knie hebt hoe je de activiteit moet uitvoeren).
Volledige gidsen
Basisgids voor het leiden van effectieve vergaderingen
Planning a Great Meeting
Managing Meetings (Een gids)
Hoe een vergadering leiden
Selecteren van deelnemers
– De beslissing over wie aanwezig moet zijn, hangt af van wat u met de themabijeenkomst wilt bereiken. Dit lijkt misschien te voor de hand liggend om te zeggen, maar het is verrassend hoeveel vergaderingen plaatsvinden zonder dat de juiste mensen aanwezig zijn.
– Vertrouw niet op uw eigen oordeel over wie er moet komen.Vraag ook een aantal andere mensen om hun mening.
– Bel, indien mogelijk, iedereen op om te vertellen over de themabijeenkomst, het algemene doel ervan en waarom hun aanwezigheid belangrijk is.
– Laat uw telefoontje volgen door een convocatie, met daarin het doel van de vergadering, waar en wanneer deze wordt gehouden, de lijst van deelnemers en met wie ze contact op kunnen nemen als ze vragen hebben.
– Stuur een kopie van de voorgestelde agenda mee met de convocatie.
– Laat iemand aanwijzen die tijdens de vergadering belangrijke acties, opdrachten en deadlines noteert. Deze persoon moet ervoor zorgen dat deze informatie kort na de vergadering onder alle deelnemers wordt verspreid.
Ontwikkelen van agenda’s
– Ontwikkel de agenda samen met de belangrijkste deelnemers aan de vergadering. Bedenk welk algemeen resultaat u van de vergadering wilt bereiken en welke activiteiten moeten plaatsvinden om dat resultaat te bereiken. De agenda moet zo worden opgesteld dat deze activiteiten tijdens de vergadering worden uitgevoerd.
Vermeld in de agenda het algemene resultaat dat u van de vergadering wilt
– Stel de agenda zo op dat de deelnemers er vroeg bij betrokken worden door meteen iets voor hen te doen te hebben en zodat ze op tijd komen.
– Vermeld naast elk belangrijk onderwerp het soort actie dat nodig is, het soort resultaat dat wordt verwacht (besluit, stemming, actie toegewezen aan iemand), en een schatting van de tijd die nodig is om elk onderwerp te behandelen
– Vraag deelnemers of ze zich aan de agenda willen houden.
– Houd de agenda te allen tijde geafficheerd.
– Ontwerp vergaderingen niet te strak; wees bereid om de agenda aan te passen als de leden vooruitgang boeken in het planningsproces.
– Denk na over hoe je een bijeenkomst labelt, zodat mensen met die instelling binnenkomen; het kan lonen om een korte dialoog te houden over het label om een gemeenschappelijke instelling onder de aanwezigen te ontwikkelen, vooral als er vertegenwoordigers uit verschillende culturen bij zijn.
Openingsbijeenkomsten
– Begin altijd op tijd; dit respecteert degenen die op tijd zijn gekomen en herinnert laatkomers eraan dat het menens is met de planning.
– Verwelkom de aanwezigen en bedank hen voor hun tijd.
– Neem aan het begin van elke vergadering de agenda door, geef deelnemers de kans om alle voorgestelde hoofdonderwerpen te begrijpen, te wijzigen en te accepteren.
– Merk op dat een recorder, indien gebruikt, notulen zal maken en deze kort na de vergadering aan iedere deelnemer zal verstrekken.
– Modelleer het soort energie en deelnemer dat de deelnemers aan de vergadering nodig hebben.
– Verduidelijk uw rol(len) in de vergadering.
Regels opstellen voor vergaderingen
U hoeft natuurlijk niet elke keer dat u een vergadering houdt nieuwe basisregels op te stellen. Het loont echter wel de moeite om een paar basisregels te hebben die voor de meeste vergaderingen kunnen worden gebruikt. Deze basisregels cultiveren de basisingrediënten die nodig zijn voor een succesvolle vergadering.
– Vier krachtige basisregels zijn: deelnemen, focus krijgen, momentum behouden en afsluiting bereiken. (Misschien wilt u een basisregel over vertrouwelijkheid.)
– Zet uw belangrijkste basisregels op de agenda.
– Als u nieuwe deelnemers hebt die niet gewend zijn aan uw vergaderingen, kunt u elke basisregel bespreken.
– Houd de basisregels te allen tijde opgehangen.
Hoe te interfereren in een vergadering
Tijdbeheer
– Een van de moeilijkste facilitaire taken is tijdbeheer — de tijd lijkt op te raken voordat taken zijn voltooid.Daarom is de grootste uitdaging om de vaart in het proces te houden.
– U kunt de deelnemers vragen om u te helpen de tijd bij te houden.
– Als de geplande tijd op de agenda uit de hand loopt, leg dit dan voor aan de groep en vraag om hun inbreng voor een oplossing.(Zie ook Tijdsbeheer.)
Evaluaties van Vergaderproces
– Het is verbazingwekkend hoe vaak mensen klagen over een vergadering die een complete tijdverspilling is — maar ze zeggen dit pas na de vergadering. Vraag hun feedback tijdens de vergadering wanneer u het vergaderproces meteen kunt verbeteren. Een vergadering pas aan het eind evalueren is meestal te laat om nog iets aan de feedback van de deelnemers te doen.
– Voer om de paar uur 5-10 minuten “tevredenheidscontroles” uit.
– Laat in een rondetafelgesprek elke deelnemer snel aangeven hoe de vergadering volgens hem verloopt.
Raam de kosten van een vergadering
Evalueer het vergaderproces
Evalueer de vergadering als geheel
De vergadering is voorbij. Nu is het tijd om te evalueren en te verbeteren!
Evaluatie van de algemene vergadering
– Laat 5-10 minuten aan het eind van de vergadering over om de vergadering te evalueren; sla dit deel van de vergadering niet over.
– Laat ieder lid de vergadering rangschikken van 1-5, met 5 als hoogste, en laat ieder lid zijn rangschikking toelichten
– Laat de algemeen directeur de vergadering als laatste rangschikken.
Sluit de vergadering
– Sluit de vergadering altijd op tijd af en probeer positief te eindigen.
– Bespreek aan het eind van een vergadering de acties en opdrachten, bepaal het tijdstip voor de volgende vergadering en vraag iedereen of hij/zij kan komen of niet (om hun toezegging te krijgen)
– Maak duidelijk dat de notulen van de vergadering en/of de acties binnen maximaal een week aan de leden zullen worden gerapporteerd (dit helpt om de vaart erin te houden).
Verschillende typen groepen
Action Learning
Commissies
Communities of Practice
Conflictmanagement
Dialoguing
Facilitation
Focus Groups
Group Coaching
Group Conflict Management
Group Dynamics (over de aard van groepen, stadia van groepsontwikkeling, etc)
Groepsleren
Groepsgewijze probleemoplossing en besluitvorming
Grootsgewijze interventies
Open Space Technology
Zelfsturende en zelfbeheerdeManaged Work Teams
Teambuilding
Training en Ontwikkeling
Virtuele Teams
Extra perspectieven over succesvol vergaderen
Vergaderen
Tien redenen waarom vergaderingen mislukken
Waarom persoonlijke vergaderingen het verschil maken
Gebrek met elkaar, geen vergaderingen
Bespaar een tot mislukken gedoemde vergadering
Medewerkersvergaderingen: “Allen voor één en één voor allen!”
Effectieve Vergaderingen: The Top Three Challenges
Learn More in the Library’s Blogs Related to This Topic
In aanvulling op de artikelen op deze actuele pagina, kunt u ook de volgende blogs bekijken die berichten hebben die gerelateerd zijn aan dit onderwerp. Scan naar beneden op de pagina van de blog om verschillende posts te zien. Zie ook de sectie “Recente Blog Berichten” in de zijbalk van de blog of klik op “volgende” onderaan een bericht in de blog. De blog bevat ook links naar tal van gratis gerelateerde bronnen.
Bibliotheek Leiderschap Blog
Bibliotheek Supervisie Blog
Bibliotheek Team Performance Blog