Als u het belangrijk vindt om een ondernemingsplan en een strategische visie te hebben, hebt u ook een HR-plan nodig.
Een HR-plan bereidt uw mensen voor op de uitvoering van uw bedrijfsstrategie en -doelstellingen. Het helpt u uw huidige personeel voor te bereiden en te anticiperen op de mensen die u in de toekomst nodig zult hebben. Het bereidt uw bedrijf voor op personeelsverloop en uw managers op het nemen van meer strategische aanwervingsbeslissingen in de toekomst. Een goed HR-plan moet ook een opvolgingsplan bevatten, zodat u verstoringen van uw bedrijf kunt beperken als er een verandering in het management of de structuur optreedt.
Hier volgen vijf cruciale stappen voor het maken van een effectief HR-plan voor uw bedrijf.
1. Beoordeel uw huidige personeelsbestand
De eerste stap in de strategische HR-planning is het in kaart brengen van de kennis, vaardigheden en capaciteiten van uw huidige werknemers. Dit omvat het evalueren van de sterke punten van uw werknemers, hun opleidingsniveau en aanvullende training of certificeringen.
Maar daar moet u het niet bij laten. U moet ook nagaan welke talenten zij hebben buiten hun huidige functieomschrijving. Uw data entry-medewerker kan bijvoorbeeld ook aanleg hebben voor het opbouwen van klantrelaties. U kunt deze minder voor de hand liggende talenten oppikken door uw werknemers te leren kennen via regelmatige gesprekken – zowel formele als informele.
En de kans is groot dat uw personeelsdossiers al een schat aan informatie bevatten die u nodig hebt om de talenten en vaardigheden van uw werknemers in kaart te brengen, zoals:
- Column
- Bijscholingsgeschiedenis
- Prestatiebeoordelingen
- Gevulde projecten
Het hebben van een systeem (zoals een interactief organigram) om de informatie van uw werknemers vast te leggen en te archiveren, kan het bijhouden van de talenten van uw werknemers gemakkelijker maken. Tegelijkertijd zullen uw medewerkers zich meer gewaardeerd voelen als duidelijk is dat u aandacht besteedt aan hun sterke punten.
Daarnaast kunnen functioneringsgesprekken u helpen te bepalen wanneer medewerkers bereid en in staat zijn om extra verantwoordelijkheden op zich te nemen. Als werknemers consequent hoog scoren in alle categorieën, is dat een goede indicatie dat ze klaar zijn voor wat uitdagender werk. Niet alle werknemers willen echter overstappen naar een andere functie. Zoek in dat geval naar manieren om hen in hun huidige functie uit te dagen.
2. Maak ontwikkelingsplannen voor werknemers
Gekwalificeerde werknemers hebben is slechts één stap bij het opbouwen van een langdurig, winnend personeelsbestand. Om een echte impact te hebben, moet het werk van uw werknemers de groeidoelstellingen van het bedrijf ondersteunen.
U kunt dit doen door een ontwikkelingsplan voor uw werknemers op te stellen. Dit zal u helpen een duidelijke richting te bepalen voor het vergroten van hun vaardigheden en het bevorderen van hun carrière, zodat uw bedrijf vooruit kan. Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat de ontwikkelingsplannen voor uw werknemers op punt staan.
1. Houd rekening met uw bedrijfsdoelstellingen – Voordat u doelstellingen voor werknemers vaststelt, moet u proberen hun ontwikkelingsplan af te stemmen op de behoeften van uw bedrijf.
2. Praat met uw werknemers – Ga er niet zomaar vanuit dat u het vaardigheidsniveau en de carrièrewensen van uw werknemers kent.
3. Bepaal welke vaardigheden uw werknemers nodig hebben – Als u eenmaal hebt gekeken naar de capaciteiten en ervaring van elke werknemer en naar de behoeften van uw bedrijf, bepaal dan precies welke vaardigheden elke persoon moet verwerven.
4. Maak een actieplan – Als u eenmaal weet wat de doelstellingen zijn, kunt u bedenken hoe uw werknemer deze zal gaan bereiken.
5. Pas de nieuwe vaardigheden toe op de werkplek – Zorg voor mogelijkheden waarbij uw werknemers de nieuwe vaardigheden snel kunnen toepassen op het werk en feedback krijgen.
Het is belangrijk dat uw bedrijf de werknemers die u al heeft niet verwaarloost – vooral de toppresteerders niet.
Zorg er ook voor dat uw ontwikkelingsplannen voor werknemers een positieve connotatie hebben in uw bedrijf (en dat ze niet worden gezien als een vorm van corrigerende maatregelen) door ze te presenteren als een kans om potentieel te maximaliseren, te groeien en beter te worden.
De belangrijkste reden waarom werknemers bij een bedrijf blijven is dat ze zich uitgedaagd voelen door hun werk, volgens een Aberdeen rapport. Volgens een Aberdeen-rapport is de belangrijkste reden dat werknemers bij een bedrijf blijven dat ze zich uitgedaagd voelen door hun werk. 34 procent van de werknemers zegt bij hun huidige werkgever te blijven omdat ze de mogelijkheid zien om deel uit te maken van de toekomstige groei van het bedrijf.
3. Maak een opvolgingsplan
Met bedrijfsgroei komt verandering. Dat is onvermijdelijk. Of het nu gaat om een verschuiving in het directieteam of een reorganisatie van afdelingen, u moet voorbereid zijn. Een opvolgingsplan kan u helpen om verstoringen tot een minimum te beperken door vast te stellen welke functies in uw bedrijf kritiek zijn en welke werknemers de vaardigheden hebben om deze functies onmiddellijk over te nemen, mocht iemand vertrekken.
U kunt ervoor kiezen om werknemers direct te betrekken bij het opstellen van uw opvolgingsplan. Dit houdt in dat u met al uw medewerkers gesprekken voert om te achterhalen wat hun carrièredoelen zijn, waar zij zichzelf in de toekomst zien en welke ontwikkeling zij nodig achten om daar te komen.
U kunt uw opvolgingsplan ook achter de schermen maken. De keuze hangt echt af van hoe de cultuur van uw organisatie is.
Daarnaast moet u altijd bereid zijn om uw medewerkers goed te informeren over veranderingen en uit te leggen hoe een verandering hen precies kan beïnvloeden. Transparantie vermindert angst en voorkomt dat uw medewerkers zich negatieve redenen voor de veranderingen inbeelden.
4. Voer een gap-analyse uit
Een gap-analyse helpt u te identificeren welke middelen uw bedrijf heeft en wat u in de toekomst nodig zult hebben. Bij het uitvoeren van een gap-analyse beoordeelt u uw HR-praktijken en -infrastructuur om te bepalen waar uw bedrijf tekortschiet. Sommige van uw HR-praktijken kunnen bijvoorbeeld ontworpen zijn voor de situatie waarin uw bedrijf zich vijf jaar geleden bevond, maar voldoen niet aan uw huidige behoeften of aan de situatie waarin u zich binnenkort wilt bevinden. Na een gap-analyse kunt u uw huidige procedures verbeteren en nieuwe praktijken implementeren die de groei van uw bedrijf beter zullen ondersteunen.
Bij het uitvoeren van een gap-analyse moet u kijken naar uw:
- Job descriptions – Do they match the expectations you currently have for your employees and outline all the necessary skills and requirements?
- Employee handbook – Have you reviewed and/or refreshed it in the last two years? Ga na of uw beleid nog in overeenstemming is met de arbeidswetgeving. Dit is vooral belangrijk als u bent uitgebreid naar nieuwe steden of staten waar u te maken kunt krijgen met andere regelgeving. Wanneer hebben uw werknemers het handboek voor het laatst gelezen? Overweeg hen te vragen het opnieuw te lezen zodra u updates doorvoert.
- Opleidingsprogramma’s – Worden uw werknemers voorbereid op hun rollen op een georganiseerde manier die nog steeds zinvol is volgens de bedrijfsbehoeften?
- Gezondheidsvoordelen – Biedt u wat vereist is door de Affordable Care Act (ACA) terwijl u ook voldoet aan de behoeften van uw werknemers?
- Ziektedagen – Nieuwe normen voor betaalde ziektedagen zijn in opkomst in het hele land in een paar staten en een groeiend aantal steden. Controleer de huidige wetgeving inzake ziektedagen om er zeker van te zijn dat u aan de regels voldoet.
- Bedrijfsprestaties – Als de omzet stijgt, kan het zinvol zijn om uw bijdragen aan de pensioenrekeningen van uw werknemers te verhogen of meer vakantiedagen toe te kennen, wat een toegevoegde waarde zal betekenen voor uw totale beloningspakket. Als de omzet daalt, kunt u overwegen sommige van deze voordelen terug te schroeven om uw bedrijf te helpen stabiliseren.
5. Beslis of/hoe u de middelen voor de toekomst wilt uitbreiden
Als uw bedrijf groeit, groeit ook uw personeelsbehoefte. Om de beste mensen voor uw bedrijf te vinden, moet u weten wat u zoekt.
Bekijk de informatie die u over uw huidige personeelsbestand hebt verzameld. Heeft u genoeg mensen? Hebben ze de juiste vaardigheden en knowhow om u te helpen uw bedrijfsdoelen te bereiken?
Deze informatie kan u helpen te bepalen welke functies moeten worden ingevuld en wie daar het beste bij zou passen. Van daaruit kunt u bepalen of u interne promotie kunt maken of dat u nieuw talent moet werven naarmate uw bedrijf groeit. Dit is waar uw vaardighedeninventaris bijzonder nuttig is. Hebt u al een potentieel talent in huis? Moeten de vaardigheden al worden beheerst of kunnen ze door middel van training worden verworven? Vaak is een huidige medewerker die qua cultuur geschikt is, het waard om extra te worden opgeleid.
Nu kijken naar uw potentiële uitdagingen op het gebied van personeel. Hier zijn enkele van de meest voorkomende problemen die het moeilijk voor u kunnen maken om nieuwe medewerkers te werven:
- Uw huidige totale beloningspakket voldoet niet aan de verwachtingen van uw ideale kandidaten.
- Aanstaande technologische veranderingen of verschuivingen binnen de economie maken het moeilijk om kwalitatief talent te werven. Stel bijvoorbeeld dat uw bedrijf een nieuwe technologie moet invoeren en dat er een tekort is aan ervaren kandidaten die gekwalificeerd zijn om de relevante functies in te vullen (ook wel een vaardigheidskloof genoemd).
- Uw bedrijfscultuur is slecht, wat een grote afknapper is voor hooggekwalificeerde kandidaten die kieskeurig kunnen zijn over waar ze werken.
Als u deze dingen weet, kunt u wervingsblokkades vermijden voordat ze een probleem worden. Probeer potentiële problemen op te lossen voordat u een nieuwe werknemer aanneemt. Zorg ervoor dat de omgeving goed is om toptalent aan te trekken en te behouden. Anders kan het zijn dat u voortdurend medewerkers moet vervangen.
Houd in gedachten: HR-planning is een doorlopend proces. Uw strategie moet regelmatig worden geëvalueerd en worden aangepast aan de veranderingen in uw organisatie.
Weet u niet zeker hoe u moet beginnen? Download ons gratis e-book, 7 meest gemaakte HR-fouten en hoe deze te voorkomen, en ontdek hoe u een HR-strategie creëert die u op het pad naar succes zet.