Wat zijn statuten?

De statuten van een vennootschap zijn de regels volgens welke de vennootschap opereert. Wanneer een bedrijf wordt opgericht, moet de eerste handeling van de raad van bestuur bestaan uit het opstellen van de statuten, een document waarin alle regels zijn opgenomen.

De meeste bedrijven werken met een advocaat om de statuten op te stellen. Toch helpt het om meer te weten te komen over statuten en waarom ze belangrijk zijn voor het runnen van een bedrijf en het handhaven van de orde in een organisatie.

Wat zijn statuten?

Denk aan bedrijfsstatuten als de algemene leidende beginselen voor het runnen van het bedrijf. Deze principes sturen de raad van bestuur bij het toezicht houden op de dagelijkse gang van zaken in het bedrijf.

• Alternatieve definitie: Statuten zijn regels die door een vereniging zijn opgesteld om de leden te reguleren en de burgerlijkheid te handhaven.

Nadat u of een andere bedrijfsdirecteur of een comité van uw raad van bestuur de bedrijfsstatuten heeft opgesteld, moeten deze door de raad van bestuur worden goedgekeurd. De statuten maken deel uit van de bedrijfsadministratie en moeten op een plaats worden bewaard waar ze kunnen worden ingezien door de belastingdienst, uw staat of een andere instantie die uw administratie wil controleren. Corporaties worden gereguleerd door staten, en uw staat kan specifieke procedures en voorschriften hebben die u moet volgen.

Hoe statuten werken

Corporate statuten worden geschreven door de eigenaren van de corporatie ten tijde van de oprichting. In de statuten komen zaken aan de orde als de leiding van het bedrijf, de verantwoordelijkheden van de raad van bestuur, hoe zij worden gekozen, de ambtstermijn, hoe en wanneer bestuurs- en aandeelhoudersvergaderingen worden gehouden en hoe de raad van bestuur functioneert.

Op zijn minst moeten de statuten van uw bedrijf de identificatiegegevens van het bedrijf bevatten, zoals naam, adres, hoofdvestiging, de aanduiding van het bedrijf als publiek of privaat, en het boekjaar van het bedrijf.

De statuten moeten ook het aantal en type aandelen en aandelenklassen bevatten die de vennootschap mag uitgeven, informatie over aandeelhoudersvergaderingen – inclusief kennisgeving van een vergadering en stemmen bij volmacht – procedures voor jaarlijkse vergaderingen, en vereisten voor het op de hoogte stellen van leden. Elke vennootschap moet ten minste een jaarlijkse vergadering houden, dus dit is een belangrijk onderdeel van de statuten

De raad van bestuur is een integraal onderdeel van een vennootschap, dus moeten zij in de statuten worden opgenomen. Dit moet bestaan uit het aantal leden van de raad, algemene bevoegdheden en taken, termijnen van de dienst, en het aantal bestuurders beschouwd als een quorum. Als de bestuursleden eenmaal zijn gekozen, moeten hun taken, de wijze van verkiezing en de ambtstermijn worden beschreven.

Statuten vs. Articles of Incorporation

Voordat de nieuwe vennootschap bestaat, moet zij zich laten registreren bij de staat waar zij zaken wil doen. Het document dat wordt geregistreerd zijn de Articles of Incorporation. Dit oprichtingsdocument bevat een aantal basisgegevens over het bedrijf die nodig zijn om bij de staat te worden geregistreerd. De statuten bevatten bijvoorbeeld de naam en het adres van het bedrijf, een begindatum, de vraag of het bedrijf aandelen zal verkopen en eventueel de namen van de leden van de raad van bestuur.

Nadat het bedrijf is opgericht, wordt de raad van bestuur ingesteld. De raad van bestuur stelt de statuten vast om de activiteiten van de onderneming gedurende de levensduur van de vennootschap te sturen. De statuten van uw bedrijf gaan over uw raad van bestuur en hoe zij moeten werken om het bedrijf te leiden.

Wanneer u uw bedrijf opricht, moet u de statuten indienen bij uw staat om het bestaan van het bedrijf in die staat vast te stellen. U hoeft de statuten niet in te dienen (tenzij uw bedrijf de status van non-profitorganisatie aanvraagt), maar deze moeten wel bij andere bedrijfsdocumenten worden bewaard in geval van een audit.