Heeft u het gevoel dat uw werkorganisatie een rommeltje is van verloren informatie en ongedefinieerde verwachtingen, dat langzaam maar zeker uit de hand loopt?
Als dat zo is, bent u niet de enige. De meeste kantoormedewerkers hebben het gevoel dat hun werkorganisatie niet is waar die zou moeten zijn. Helaas heeft dit gebrek aan organisatie reële gevolgen voor zowel hen als hun werkgevers. Gelukkig maakt onderzoek duidelijk dat kleine veranderingen in hoe we onze werkorganisatie benaderen een lange weg kunnen gaan naar het herstellen van orde, of het nu gaat om het aanscherpen van je geest en het verwijderen van mentale rommel of het instellen van processen die je team veranderen in een multi-tool van precisie.
Hier volgen 30 tips die u van een puinhoop tot een meester in werkorganisatie maken:
Organize Your Brain
Breathe
Everest College’s 2013 Work Stress Survey wees uit dat 83% van de kantoormedewerkers zich gestrest voelt op het werk. Uit een enquête van Workfront bleek dat 51% van de marketeers hun werkstress toeschrijft aan het feit dat ze hun werk in al zijn verschillende vormen proberen te combineren.
Voordat je je taken kunt organiseren, moet je volgens deskundigen echter eerst je gedachten ordenen. We zeggen niet dat u elke ochtend moet beginnen met transcendentale meditatie, maar u kunt wel deze eenvoudige ademhalingsoefening proberen om helder te worden en fris te beginnen.
Voed uw hersenen
Uw vermogen om te organiseren is slechts zo goed als de brandstof die u in uw hersenen stopt. Je kunt de uitdagingen van de dag niet helder doordenken zonder het juiste dieet en dit begint met de eerste maaltijd van de dag. Probeer als ontbijt volle granen, bosbessen, tomaten en noten te eten om uzelf een wetenschappelijk bewezen hersenboost te geven voordat u aan de slag gaat.
Begin met slechts één doel
U leest dat goed. Eén. We hebben allemaal vanaf het begin van onze carrière meegekregen hoe belangrijk het is om doelen te stellen. Maar de meeste mensen slagen er niet in doelen te stellen, maar doelen te bereiken. Waarom niet? Omdat we ze allemaal tegelijk proberen te doen.
Gary Keller en Jay Papasan, auteurs van The One Thing, stellen voor dat we één ding kiezen om dat jaar te doen – bijvoorbeeld een nieuwe website lanceren – en dat dan opsplitsen in één ding om dat doel te bereiken voor die maand, die week, die dag, en dat uur. Als we het meest cruciale ding kiezen om te doen en dat in dat uur doen, leidt dat ertoe dat de grotere doelen in de loop van de tijd worden bereikt. Dat is succes in vakjes!
Natuurlijk, hoe complexer je organisatie wordt, hoe moeilijker het wordt om maar één doel te kiezen. Het antwoord op dit probleem is om leiders te dwingen hun belangrijkste strategische doelen te benoemen. Dit zal u en uw team in staat stellen om uw doelen te beperken van de 25 of meer die de neiging hebben om rond te zweven in grotere organisaties en zich te concentreren op drie of vier.
Focus in uitbarstingen
Als je eenmaal je hersenen hebt opgeruimd en je dagelijkse doelen hebt vastgesteld, is het tijd om te werken. Maar hoe zit het met alle afleidingen? “Je dag is je week is je maand is je jaar,” zegt Chris Brogan, spreker en CEO van Owner Media Group. Zijn tip is dat het kiezen van één onderwerp en daar slechts 20 minuten bij stilstaan, je helpt een patroon van focus op te zetten en leidt tot meer gedaan krijgen na verloop van tijd.
Blokkeer afleidingen
Voor die snelle productiviteitsuitbarstingen van 20-30 minuten kunt u meldingen op uw telefoon en computer uitzetten om in de zone te blijven. Overweeg een “bezet”-lampje te gebruiken en uw team duidelijk te maken dat wanneer u uw Beats-koptelefoon op hebt, dit betekent dat u niet gestoord wordt.
Organize the Clock
Raam uw tijd in en houd deze bij
Nu bedoelen we niet dat u elke seconde van elke dag bijhoudt of een prikklok moet ponsen. Uit een recent onderzoek is gebleken dat 51% van de marketeers hun baan vreselijk vinden omdat ze het gevoel hebben dat ze alles gedaan moeten krijgen in de 40-urige werkweek. Als u weet hoeveel tijd u daadwerkelijk besteedt aan uw activiteiten, kunt u een basis vaststellen voor toekomstige verplichtingen en productiviteit, waardoor u uw werk beter kunt organiseren.
Regelen in uw agenda
Zeker, u gebruikt een agenda voor vergaderingen of lunchafspraken. Ga nog een stap verder en maak aan het begin en/of einde van elke dag een agenda-item om uw planning door te nemen. Als u tijd vrijmaakt om uw agenda door te nemen, weet u hoeveel tijd u hebt om dingen af te krijgen.
Meldingen activeren
Wanneer u niet in de zone bent, kunt u overwegen om strategisch gebruik te maken van meldingen. Met de meeste agendasoftware-oplossingen kun je herinneringen instellen voor een bepaalde tijd voordat de gebeurtenis plaatsvindt. Spreker en digitaal strateeg Jason Falls beveelt het volgende aan:
Leren hoe je meldingen kunt beheren en programmeren – zelfs die van apps op je telefoon – om je eraan te herinneren dat je over een uur een afspraak hebt bij de dokter of dat het TPS-rapport vrijdag klaar moet zijn, helpt de ongeorganiseerde geest eraan te herinneren dat die taken eraan komen en dat ze er iets aan moeten doen.
Geen multitasking
U weet nu wel dat multitasking op het werk misschien wel het meest ongeorganiseerde en onproductieve is wat u kunt doen. Doe het dus niet. Onthoud wat je doel is voor dat uur, houd je daaraan, maak het af en ga verder. Voor het geval je de vernietigende statistieken vergeten bent, hier is er een, met dank aan Peter Bregman van de Harvard Business Review, om je weer wat angst in te boezemen:
Onze productiviteit daalt met maar liefst 40%. We multitasken eigenlijk niet. We schakelen van de ene naar de andere taak, onderbreken onszelf op een onproductieve manier en verliezen tijd.
Prioriteer je werk en zeg nee tegen andere dingen
We hebben allemaal het gevoel dat we een miljoen dingen te doen hebben. Begin met je doel (zie #3) bovenaan de lijst te zetten. Van daaruit, ga prioriteiten stellen. Zoals Stephen Covey zei: “Je moet beslissen wat je hoogste prioriteiten zijn en de moed hebben – onaangenaam, lachend, zonder excuses – om ‘nee’ te zeggen tegen andere dingen.”
Gebruik een scorekaart om te beslissen wat de volgende prioriteit is
Heb je dat cijfer nog over het jongleren van werk en stress? Zesendertig procent van diezelfde werknemers zei dat ze hun baan het meest vreesden door brandjes te blussen.
In plaats van te proberen het vuur te blussen dat het heetst is, kunt u beter een prioriteitenlijst gebruiken om strategischer aan uw projecten te werken.
Vermijd een standaard takenlijst
Als u net als de meeste werknemers bent, gaat u waarschijnlijk naar een takenlijst als het er heftig aan toe gaat – het maken van een lijst is een veelvoorkomende onderbuikreactie op overbelasting. Maar de to-do lijst kan een aantal zware negatieve gevolgen hebben. De meeste to-do lijstjes zijn eerder gebonden aan “dingen die vandaag gedaan moeten worden” dan aan “dingen die mijn gestelde doelen zullen bevorderen”. De meeste lijstjes zijn meestal gewoon dingen om te doen in plaats van geprioriteerde doelen die uw team en bedrijf zullen helpen.
Stel deadlines en wees verantwoordelijk
Contentmarketinggoeroe Ann Handley zegt dat het afleggen van verantwoording helpt voorkomen dat je in de put van uitstelgedrag valt. Ze raadt je aan “iemand anders” te zoeken om je te helpen je deadlines te halen:
Vertel ze je plan. Geef hem of haar je tijdlijn. Laat ze uw baken op het strandhoofd zijn, dat u naar huis leidt. (En wees dat voor hen, als je kunt. Want je bent niet egoïstisch.)
Stel tijd voor e-mail opzij en houd je eraan
Een e-mail checken en beantwoorden elke keer als je een melding hoort, is niet effectief en maakt je meer als de hond van Pavlov dan de briljante, get-it-done collega die je bent. In plaats van elke keer te hijgen als je dat ding hoort, moet je tijdens je dag tijd reserveren die alleen aan e-mail is gewijd. Uit ons meest recente State of Enterprise Work Report blijkt dat kantoormedewerkers, na e-mail, vergaderingen en onderbrekingen, slechts 46% van hun tijd overhouden voor het werk waarvoor ze zijn aangenomen. Daarom is het belangrijk dat u een tijd afspreekt voor het beantwoorden van e-mail en dat u zich daar ook aan houdt.
Neem pauzes
Neem pauzes en zorg dat ze tellen. Maak een wandeling, pak een kop koffie of speel een potje tafelvoetbal. Het zal helpen. Het onderzoek van Alejandro Lleras, hoogleraar psychologie aan de Universiteit van Illinois, suggereerde het volgende:
wanneer je met lange taken wordt geconfronteerd… is het het beste om jezelf korte pauzes op te leggen. Korte mentale pauzes helpen u daadwerkelijk om gefocust te blijven op uw taak!
Grenzen creëren en handhaven
Grenzen kunnen er zijn tussen u en uw zelfveroorzaakte behoefte om voortdurend te werken. Of het kan een grens zijn tussen een project met een hogere prioriteit en een ander project met een lagere prioriteit (maar wel leuker). Of het kan een tijdelijke grens zijn tussen jou en het project of de aanvrager van het werk.
Om grenzen duurzaam te maken, moet je ze communiceren en handhaven. Laat uw stakeholders weten waar hun project staat op de tijdlijn en in uw prioriteitenlijst. Zo hebben ze een duidelijke verwachting van wanneer hun verzoek klaar zal zijn.
Ben sociaal, maar communiceer je grenzen
Gelijk aan werkgrenzen is het belangrijk om met je collega’s te communiceren over hoe graag (of niet) je sociaal bent op het werk. Zorg ervoor dat ze weten dat je het prima vindt om af en toe een paar minuten aan je bureau te kletsen. Of misschien wil je alleen grapjes maken in de pauzeruimte. Wat het ook is, je team zal niet weten wat cool is en wat niet, tenzij je verwachtingen schept.
Organiseer je werkplekken
Ontruim je bureau
Mensen oordelen over je. Ze zien die overrijpe banaan. Het is niet alleen belangrijk om mentaal georganiseerd te zijn, maar ook in je fysieke ruimte. Uit een rapport van OfficeMax uit 2011 blijkt dat rommel op kantoor de productiviteit en motivatie ondermijnt. “Je prestaties vallen samen met je werkruimte,” zegt Jennie Dede, vice president of recruiting voor uitzendbureau Adecco.
Gebruik een notitieblok
Gebruik een notitieblok
Neem je gedachten offline. Draag een dagboek en pen bij je. Voor sommigen van ons is het maken van aantekeningen therapeutisch en helpt het onze gedachten vast te houden. Een helder nieuw idee? Schrijf het op. Is je collega 12 keer naar de wc geweest? Schrijf het op. We maken een grapje. Maar serieus, door je ideeën, notities en andere gedachten op te schrijven, weet je precies waar je ze kunt vinden als je ze nodig hebt.
Natuurlijk zijn er meer hi-tech versies van het notitieboek die kunnen dienen als een toegankelijke opslagplaats voor je gedachten, ideeën, discussies, enzovoort, en die ze allemaal opslaan in de context van het werk zelf.
Gooi de plakbriefjes weg
Omdat je je gedachten nu in een dagboek schrijft, heb je de plakbriefjes niet meer nodig. Ze zijn een van de slechtste manieren om werk op te vragen, en ze zijn sowieso alleen nuttig om het hokje van je collega te bedekken op 1 april. Oké, er zijn voordelen aan het gebruik van plakbriefjes, maar alleen als je een heel specifiek proces gebruikt, zoals Kanban-borden bijvoorbeeld.
Spring je inbox schoon
We hebben allemaal wel eens op ‘select all’ willen klikken en elke e-mail in onze inbox willen verwijderen, toch? Omdat dat niet mogelijk is, kun je proberen een paar keer per jaar een grote schoonmaak te houden. Dit kan inhouden dat u zich uitschrijft voor nieuwsbrieven die niet meer welkom zijn, een prioriteits-inbox instelt om dringende inkomende e-mail te filteren, leert de mute-functie te gebruiken of Boomerang installeert (in Gmail).
Gebruik een gedeelde ruimte voor werkaanvragen
Centraliseer je aanvraagproces. Maak een e-mailalias speciaal voor verzoeken of neem een oplossing voor werkbeheer met een functie voor het ontvangen van verzoeken. Zorg ervoor dat de verzoeken van mensen aan je team door je intakeproces gaan. Als ze op een andere manier binnenkomen, vertel de aanvrager dan dat je zijn verzoek pas in behandeling neemt als het door het verzoekproces is gekomen. Dit zal het aantal e-mails verminderen dat binnenkomt op uw hoofdaccount. Het zal ook het aantal ad hoc projecten en brandoefeningen verminderen.
Aannemend dat u een projectaanvraagformulier hebt ingesteld of een manier om te standaardiseren hoe u projectaanvragen ontvangt, zou u een gedeelde map kunnen hebben waar alle aanvragen worden ingediend voordat ze worden beoordeeld. In plaats van een aantal verschillende manieren te hebben waarop je aanvragen ontvangt, zorg je ervoor dat alles naar die gedeelde map gaat.
Bestanden delen
“Dropbox is een ander uitstekend hulpmiddel waarmee je de bestanden veilig kunt bewaren tussen jou en een klant”, zegt Tara Mulhern van Webtek. “Deze bestanden zijn overal toegankelijk in plaats van alleen op het netwerk in je kantoor, worden altijd gesynchroniseerd en je kunt eenvoudig documenten, foto’s en video’s delen.”
Organiseer je processen
Standaardiseer je processen
Het Project Management Institute (PMI) meldt dat organisaties met succesvolle werkprestatiemetingen (op tijd, binnen budget, en doelen gehaald) bijna drie keer zoveel kans hebben dan organisaties met slechte werkprestaties om gestandaardiseerde praktijken in de hele organisatie te gebruiken, en als gevolg daarvan betere resultaten hebben.
Kies een PM-methodologie en communiceer die
Agile. Waterval. Welke methodologie ook de juiste is voor uw team, vertel wat het proces is – of wat de procesveranderingen zijn die u van plan bent door te voeren. Je kunt elk proces toepassen dat je wilt, maar het zal alleen werken als jij en alle anderen in je team op dezelfde lijn zitten. U moet uw aanvragers informeren over uw proces, waarom u het verandert en hoe het werkt.
Blijf bij uw proces
Het is één ding om een werkmethode te kiezen, maar het is iets anders om uw organisatie zover te krijgen dat ze ermee instemmen. Zoals bij de meeste veranderingen, zullen er mensen zijn die de dingen graag zien zoals ze waren. Zij wisten wat er aan de hand was. Zij hadden de leercurve doorlopen. Nu dwingt uw nieuwe methode hen terug naar af.
Deze voortdurende negatieve druk kan vermoeiend zijn en je zelfs doen afvragen of je geen verschrikkelijke fout hebt gemaakt. Maar dit is het moment waarop je voet bij stuk moet houden. Als boze verzoekers bijvoorbeeld willen dat je ze maar één keer je systeem laat omzeilen, druk dan terug. Zeg hen: “Het spijt me, maar ik kan daar niet aan werken tenzij je het proces doorloopt zoals we hebben afgesproken.”
Nee, dit is niet leuk. Maar het alternatief is dat je toegeeft, de geboekte vooruitgang tenietdoet en je team in een staat van verwarring stort waarin meerdere systemen tegelijk in werking zijn.
Gebruik sjablonen
Sjablonen zijn een perfecte manier om te standaardiseren hoe jij en je team werk gedaan krijgen. Zo voorkomt u fouten, misstappen en tijdverlies door uit te zoeken hoe u dingen moet doen. Ze voorkomen dat u bij elk project het wiel opnieuw moet uitvinden. Sjablonen zijn zo nuttig voor het verbeteren van de werkorganisatie dat bedrijven die er geen gebruik van maken, faalpercentages zien van 10 tot 30 fouten per honderd kansen.
Als je bijvoorbeeld in de marketing zit, betekent dit dat je creatieve briefings moet gebruiken. Ze dwingen aanvragers om:
- uit te leggen waarom je aan hun project zou moeten werken
- precies uit te werken hoe ze willen dat het eruit ziet en aanvoelt
- te definiëren waar het project prioriteit moet krijgen naast andere projecten, en
- het eens te worden over leveringsdata
Als gevolg van het doorlopen van een sjabloon zoals een creatieve briefing, blijkt het werk sneller te worden voltooid, terwijl beoordelingen en goedkeuringen korter worden.
Schrikbarend genoeg blijkt uit onderzoek onder in-house creatieve teams dat slechts 16% daadwerkelijk gebruik maakt van creatieve briefings. En zelfs van de teams die dat wel doen, maakt 60% alleen voor de beste projecten gebruik van creatieve briefings. Bij projecten waar geen creatieve briefing wordt gebruikt, kan het resulterende herstelwerk oplopen tot 40-60% van de totale projectuitgaven.
Waarschuw spreadsheets
Wat spreadsheets geweldig maakt, is dat iedereen ze heeft en dat ze een flexibel hulpmiddel zijn voor het opslaan en organiseren van gegevens en het maken van berekeningen. Het probleem is dat te veel mensen ze gebruiken om hun werk te organiseren, en dat spreadsheets het gewoon niet kunnen bijbenen.
De enige uitzondering hierop is in zeer kleine teams (1-3 mensen). Als je eenmaal begint met het organiseren van je werk in spreadsheets voor grotere teams, ben je meer tijd kwijt met het bijhouden van je spreadsheet dan met je eigenlijke werk. Sommige teams hebben gemeld dat de spreadsheets voor het bijwerken van de afdelingsstatus – na het maken van tientallen sheets en eindeloze rijen – gewoon vastlopen elke keer dat ze worden geopend.
Bouw workflows
Als je eenmaal verder bent dan het organiseren van je persoonlijke werk, ga je aan de slag met het organiseren van hoe het werk van de ene persoon naar de volgende gaat, op zoek naar onnodige wrijvingspunten, en deze stroomlijnen. Dit kan beginnen als een simpel stroomdiagram op het whiteboard, maar al snel zal het je helpen bij het maken van je sjablonen (zie #27).
Gebruik de juiste tools
Ik heb spreadsheets en e-mail al genoemd, maar er is een steeds groter wordende horde oplossingen die zijn gemaakt om je te helpen je werk beter te organiseren. Tools voor rapportage. Tools om je tijd bij te houden. Taakbeheer tools. Ticketing oplossingen. Sommige werken beter dan andere, terwijl andere uw algemene organisatie-inspanningen juist zullen schaden. Dus hoe scheidt u de slechte van de goede?
Een goede vuistregel: kies oplossingen en tools die het makkelijker maken om te zien waar u mee bezig bent. Een samenwerkingsprogramma waarmee uw teamleden snel kunnen communiceren via instant messaging lijkt misschien geweldig, maar omdat het cruciale informatie over het werk wegsluit in geïsoleerde gesprekken, kan dit programma juist blinde vlekken creëren in uw algehele zichtbaarheid.
Aan de andere kant zullen oplossingen en tools die holistisch over uw werk denken, die informatie uit verschillende gebieden op één plaats verzamelen, uw werkorganisatie verbeteren – en u veel tijd besparen.
Uiteindelijk is organisatie niet alleen alles op de juiste plaats hebben, maar ook zien waar het is en hoe het samenwerkt met al het andere.