In werkelijkheid heeft u $4.000 verdiend met uw project in april; geen slechte winst. Uw jaarrekening op transactiebasis laat dit zien in de vorm van een vordering van $5.000. Als u echter cash-basis zou gebruiken, zou het lijken alsof u $1.000 hebt verloren op de materialen, aangezien u nog geen cash-inkomsten hebt geboekt. Wanneer u die betaling in mei int, zou cash-basis een grote winst laten zien, ook al heeft u het project niet in mei gedaan.
Hoewel een boekhouding op kasbasis eenvoudiger is, geeft de transactiemethode een nauwkeuriger “beeld” van wat er werkelijk gaande is in uw bedrijf. Het is veel eenvoudiger om inkomsten en uitgaven met elkaar in overeenstemming te brengen – zelfs als ze in verschillende maanden zijn betaald – zodat u uw werkelijke winstgevendheid kunt volgen.
Wat eist de belastingdienst?
U vraagt zich misschien af hoe deze twee methoden zich tot elkaar verhouden als het op belastingheffing aankomt. Voor de meeste kleine bedrijven is de gebruikte boekhoudmethode optioneel. Onder de recente Tax Cuts and Jobs Act kunnen kleine bedrijven inkomstenbelasting indienen op kasbasis tot een inkomen van $25 miljoen per jaar. Aangezien de meeste kleine bedrijven binnen die limiet vallen, lijkt dit opnieuw een overwinning voor de cash-basis. Maar is dat ook zo?
Helaas begint het kasstelsel te kort te schieten lang voordat je de grens van $25 miljoen hebt bereikt. Het is eigenlijk dichter bij $1 miljoen per jaar. Als bedrijven voorbij dit punt groeien, moeten ze een aantal grote strategische beslissingen nemen. Zij hebben hun jaarrekeningen nodig om inzicht te geven in hun bedrijf, iets wat jaarrekeningen op kasbasis gewoon niet bieden.
Daar gaan we zo op in, maar voor nu is er iets om in gedachten te houden: De IRS staat u toe om een andere methode te gebruiken om belastingen te berekenen dan u gebruikt voor uw eigen interne tracking. Met andere woorden, uw belastingaccountant kan een paar omzettingen doen en uw belastingen op kasbasis indienen, terwijl u geniet van de diepere inzichten van een boekhouding op transactiebasis om u te helpen uw bedrijf te runnen.
Hierom heeft iedereen eigenlijk beide nodig
De waarheid is dat boekhouden op kasbasis en op transactiebasis allebei hun voordelen hebben. Welke methode je ook gebruikt, uiteindelijk zul je waarschijnlijk stiekem een beetje van beide gebruiken. Laat me uitleggen wat ik bedoel.
Een van de grootste voordelen van boekhouden op kasbasis is dat het u een nauwkeurig beeld geeft van hoeveel geld er daadwerkelijk van eigenaar verandert. Als u niet even snel geld binnenkrijgt als u het uitdeelt, komt u in de problemen. Als u leveranciers en verkopers meteen moet betalen, maar wacht tot uw eigen klanten over 30 dagen betalen, zult u altijd achter facturen aanzitten en hopen dat het licht blijft branden.
Daarom moeten bedrijven op transactiebasis een kasstroomoverzicht gebruiken. Het is een manier om de kasstromen bij te houden en tegelijkertijd de overlopende posten te erkennen. Door de kasstroom bij te houden, kunt u eventuele tekorten voorspellen waarbij u zonder geld komt te zitten voordat uw volgende betalingen binnenkomen.
Bedrijven die de kasmethode gebruiken, vertrouwen soms op de beginselen van periodetoerekening, zelfs als ze die niet in de boeken opnemen. Denk aan debiteuren en crediteuren? Als je een klant hebt die je geld schuldig is, tel je de dagen tot je die cheque kunt verwachten, ook al is er nergens een debiteurenrekening in je boeken te vinden. Hetzelfde geldt als er een huurbetaling aankomt.
De grootste tekortkoming van een boekhouding op kasbasis is dat het moeilijk is om de prestaties van je bedrijf te meten. Om echt een goed beeld te krijgen van hoe je het doet, moet je KPI’s (key performance indicators) vaststellen en bijhouden. Zie deze als het cholesterolgehalte, de bloeddruk en de hartslag van uw bedrijf. Deze zullen van bedrijf tot bedrijf verschillen, maar u moet ze kunnen volgen en zien wanneer ze veranderen om echt inzicht te krijgen in de gezondheid van uw bedrijf. Helaas, dit is alles behalve onmogelijk op een cash basis.
Om uw winstgevendheid te kunnen volgen, moet u niet alleen weten hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat, maar ook hoe deze bedragen met elkaar in verband staan. U moet weten hoeveel er verbonden is met elke periode en de transacties uit die periode. Dit is het matchingsprincipe waar we het eerder over hadden. U moet uw uitgaven afstemmen op de inkomsten die ze hebben helpen genereren. Accruals maken dit mogelijk.
Welke methode is geschikt voor u?
Dus, welke boekhoudmethode is geschikt voor uw bedrijf? Als u een heel eenvoudig, klein bedrijf runt – zoals een eenmanszaak die op diensten is gebaseerd – kan de kasmethode prima voor u zijn. Het kan uw boekhoudproces stroomlijnen en u tijd besparen.
Anderzijds is de transactiemethode een must als:
-
U voorraden hebt. De meeste bedrijven met inventaris zullen een boekhouding op transactiebasis nodig hebben, zelfs voor belastingen. Je hebt het ook nodig om de waarde van je inventaris op de balans te zien en de kosten van verkochte goederen op je resultatenrekening weer te geven. Anders zult u een zeer lage maand hebben wanneer u uw inventaris inkoopt en een onrealistisch hoge maand wanneer u deze verkoopt.
-
U hebt vooruitbetaald voor een dienst of voor uw huur en u moet die kosten verdelen over de maanden waarin u ze daadwerkelijk gebruikt (zoals het splitsen van een jaarabonnement in 12 maandelijkse kostenposten).
-
Uw klanten hebben u vooruitbetaald voor werk dat u nog niet hebt gedaan. U moet weten welke gevolgen dit voor u heeft, aangezien het verschuldigd zijn van diensten een vorm van verplichting is.
-
Uw bedrijf is eigenaar van een vast actief en wil de afschrijving over de nuttige levensduur van het actief opnemen en bijhouden.
-
U wilt in de toekomst financiering van een bank (de meeste banken eisen een boekhouding op transactiebasis die de GAAP volgt om uw risico en potentieel als kredietnemer te kunnen beoordelen).
Conclusie
Als je na deze korte opsomming denkt dat de transactiemethode beter is voor je bedrijf, dan heb je waarschijnlijk gelijk. Wees niet bang om de overstap te maken en de vruchten te plukken.
U kunt contact opnemen met de professionals van Basis 365 om een gratis consult te plannen. We zullen het hebben over de details van uw bedrijfsmodel en u precies laten weten wat u zou kunnen halen uit de methode op transactiebasis.