Dit spreadsheet voor het plannen van vergaderingen is opgezet om u te helpen bij het plannen van conferentiegesprekken en vergaderingen met mensen in verschillende tijdzones over de hele wereld. Er zijn tal van online tools voor het converteren van tijdzones, maar waarom zou u Excel niet gebruiken? Vooral als u routinematig te maken hebt met specifieke tijdzones. Met dit spreadsheet kunt u een lijst maken van maximaal 7 locaties (inclusief uw eigen locatie). Je voert dan hun UTC Offsets in en kiest de juiste DST regel voor elk van hen. Nadat u dat hebt ingesteld, kunt u uw vergadertijd invoeren en in de tijdvergelijkingstabel controleren of het zal werken.
Wereldvergaderingsplanner
voor Excel
Template Details
Licentie: Particulier gebruik
(niet voor distributie of wederverkoop)
“Geen installatie, geen macro’s – gewoon een eenvoudige spreadsheet” – door Jon Wittwer
Hoe gebruikt u de Vergaderplanner
Voeg de Vergaderdatum en -tijd in
Belangrijk: De eerste kolom in de lijst met locaties moet UW locatie zijn. De begindatum en -tijd die u voor de vergadering invoert, moeten overeenkomen met deze eerste locatie.
U voert de eindtijd voor de vergadering niet in. In plaats daarvan wordt de eindtijd berekend nadat u de Duur (in uren) hebt ingevoerd.
Voer de formule =TODAY() in het veld Begindatum in en =NOW()-TODAY() in het veld Begintijd. Dan, elke keer als de spreadsheet herberekent, zoals na het drukken op F9, zullen de datums en klokken worden bijgewerkt om de huidige tijd te tonen.
Etiketten voor de locaties
De etiketten zijn gewoon etiketten, dus het maakt niet uit hoe je elke locatie noemt. U zou de naam van een persoon kunnen invoeren als u dat zou willen.
Voer de Standaard UTC Offset in
De “Standaard” UTC Offset is de offset voor de locatie in het midden van de winter. Met andere woorden, “Standaard” tijd verwijst naar wanneer de locatie NIET op zomertijd is. U kunt de standaard UTC-offset voor uw locaties opzoeken via de link naar het wikipedia-artikel in het spreadsheet.
Kies een zomertijdregel
De complexiteit van het omrekenen van tijdzones komt door de regels voor zomertijd (DST), die overal ter wereld anders zijn. Er zijn zelfs verschillende regels voor locaties binnen een hoofd tijdzone, zoals Arizona.
Elke regel definieert de data waarop de zomertijd begint en eindigt, en als een locatie OP de zomertijd staat, dan wordt aangenomen dat 1 uur wordt toegevoegd aan de UTC-offset.
Ik heb bewust geprobeerd de spreadsheet zo eenvoudig mogelijk te houden, dus ik heb geen rekening gehouden met de tijd waarop de zomertijd ingaat (meestal 2:00 uur), en de regels werken maar voor één jaar (vandaar de opmerking dat de planner niet werkt voor vergaderingen over meerdere jaren).
De zomertijd regels hebben geen standaard namen, dus u zult de regels voor uw locaties moeten identificeren door informatie op te zoeken op Wikipedia en de juiste regel te kiezen op basis van de informatie en tabellen in het DST Rules werkblad. Ik heb de regels een naam gegeven op basis van enkele veel voorkomende locaties, maar je kunt de namen veranderen als je dat wilt.
Gebruik van de tijdvergelijkingstabel
De tabel onderaan het werkblad helpt je de beschikbaarheidstijden te zien voor mensen op verschillende locaties. U kunt hun normale werktijden boven de tabel invoeren. De rood gearceerde cellen zijn de tijden dat ze NIET beschikbaar zijn. De lichtere tint rood geeft aan wanneer ze “beschikbaar” zouden kunnen zijn en deze gebieden zijn momenteel ingesteld als 1 uur voor het werk en 4 uur na het werk (u kunt dat wijzigen).
De tijdvergelijkingstabel wordt afgerond op het dichtstbijzijnde uur, dus hoewel uw vergadertijd wordt benadrukt, moet u er rekening mee houden dat de gearceerde tijd wordt afgerond op het uur.
Waarom de analoge klokken?
Een analoge klok in Excel
Ik heb de analoge klokken vooral opgenomen omdat ik een manier heb gevonden om de klokken met Excel-diagrammen te maken en het me leuk leek om iets als een “wereldklok” met Excel te maken. Maar ik denk dat de tijdsvergelijkingstabel nuttiger is voor het plannen van vergaderingen.
Als u nieuwsgierig bent hoe u klokken als deze met Excel kunt maken, zie het werkblad Klokken. De klokken maken gebruik van een XY-diagram met het middelpunt van de klok op (0,0). Alle elementen van de klokken zijn gemaakt met behulp van verschillende reeksen en labels en lijnstijlen.
Meer locaties toevoegen
Als u meer locaties wilt toevoegen, zult u waarschijnlijk de klokken willen verwijderen, want terwijl het gemakkelijk is om een nieuwe kolom te kopiëren en in te voegen, is het niet gemakkelijk om een nieuwe klok te maken.