10 Najlepszych Systemów Zarządzania Dokumentami dla Lepszego Przepływu Pracy

Najczęściej używany System Zarządzania Dokumentami:

Wraz z trwającym procesem Cyfryzacji, ludzie chcą zredukować swoją pracę opartą na papierze i oczekują dostępu do swoich ważnych dokumentów z każdego miejsca i o każdej porze.

Systemy Zarządzania Dokumentami są najlepszym rozwiązaniem, aby uczynić to zadanie znacznie łatwiejszym. Czytniki PDF są najlepszym przykładem Systemu Zarządzania Dokumentami, dzięki któremu można uzyskać dostęp do pliku PDF w trybie offline i przechowywać go do wglądu, a nawet drukować i publikować w dowolnym czasie i miejscu.

Systemy Zarządzania Dokumentami są również znane jako System Zarządzania Treścią i są powszechnie uważane za składnik Zarządzania Treścią Przedsiębiorstwa (ECM). Jest on związany z zarządzaniem rekordami, przepływem pracy, zarządzaniem zasobami cyfrowymi, itp.

W tym poradniku przyjrzymy się najbardziej popularnym systemom zarządzania dokumentami, które są używane przez wiele organizacji do zarządzania dokumentami papierowymi w efektywny sposób.

Czym jest zarządzanie dokumentami?

Zarządzanie dokumentami może być zdefiniowane jako sposób, który jest używany przez organizacje do zarządzania i śledzenia dokumentów elektronicznych.

Sugerowane lektury => 10 Top Document Management Software

Wskazówki dla lepszego zrozumienia Zarządzania dokumentami:

• Równoczesna, ale oddzielna edycja dokumentów w celu uniknięcia konfliktu nadpisywania.
• Odwrócenie do ostatniej dokładnej wersji dokumentu w przypadku jakiegokolwiek błędu.
• Kontrola wersji w celu rozróżnienia dwóch różnych wersji.
• Rekonstrukcja dokumentów.

Dzisiaj, Zarządzanie Dokumentami jest dostępne od małych samodzielnych aplikacji do dużych konfiguracji w skali całego przedsiębiorstwa, które zawierają standardowe funkcje wypełniania dokumentów.

Cechy te obejmują:

• Lokalizację przechowywania
• Bezpieczeństwo i kontrolę dostępu
• Audyt i indeksowanie
• Klasyfikację, wyszukiwanie i odzyskiwanie
• Integrację z aplikacją biurkową

Systemy zarządzania dokumentami

Systemy zarządzania dokumentami odnoszą się do zarządzania i dostępu do dokumentów w formie elektronicznej.

Enterprise Content Management Systems zarządzają i kontrolują dokumenty cyfrowe stworzone przy użyciu Microsoft Office Suite i oprogramowania księgowego, jak CAD itp.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami powinien zawierać komponenty podane poniżej, aby okazał się skuteczny:

• Import: Aby otworzyć nowy dokument w systemie.
• Przechowywanie: Do utrzymania plików systemowych i wykorzystania pamięci masowej.
• Tożsamość: Aby wyszukać dokumenty z dokładnością poprzez przypisanie indeksów.
• Eksport: Aby usunąć elementy z systemu.
• Bezpieczeństwo: Ochrona hasłem niektórych plików dla autoryzowanych użytkowników.

=> Skontaktuj się z nami, aby zasugerować dodanie wpisu tutaj.

Najpopularniejsze systemy zarządzania dokumentami

Przeglądnijmy niektóre z popularnych systemów zarządzania dokumentami, które są szeroko stosowane w celu zmniejszenia dokumentacji papierowej i poprawy wydajności organizacji w zakresie dokumentów.

1. pCloud
2. HubSpot
3. Alfresco
4. LogicalDOC
5. Feng Office

.

6. Nuxeo
7. KnowledgeTree
8. Seed DMS
9. Casebox
10. MasterControl Documents
11. M.Files
12. Worldox
13. Dokmee
14. Ademero

Get FREE Document Management System Quotes

#1) pCloud

.

Kluczowe cechy

• PCloud pozwoli Ci ustawić uprawnienia grupy lub indywidualne poziomy dostępu.
• Możesz kontrolować dostęp do danych poprzez foldery współdzielone.
• Pozwoli Ci komentować pliki & folderów.
• Prowadzi szczegółowe dzienniki aktywności konta.
• Możesz uzyskać dostęp do każdej poprzedniej wersji swoich plików.
• Posiada funkcjonalności do zarządzania plikami, udostępniania, zabezpieczania, wersjonowania plików, tworzenia kopii zapasowych plików oraz zarządzania zasobami cyfrowymi.

#2) HubSpot

Funkcje:

• HubSpot Sales Document Management and Sales Tracking Software będzie pomocny w budowaniu biblioteki treści sprzedażowych dla całego zespołu.
• Będziesz mógł udostępniać dokumenty ze skrzynki odbiorczej Gmaila lub Outlooka.
• Będzie Cię powiadamiał, gdy potencjalni klienci zaangażują się w treści wysłane przez Ciebie.
• Dostarczy informacji o tym, w jaki sposób treści sprzedażowe są pomocne, aby posunąć proces sprzedaży do przodu, jak często treści są używane przez zespół.
• HubSpot ma wszystko w jednym oprogramowaniu sprzedażowym z wieloma funkcjami, takimi jak śledzenie e-maili, planowanie e-maili, automatyzacja sprzedaży, czat na żywo, raportowanie itp.

#3) Alfresco

Kluczowe cechy:

• Jest to system ECM typu Open Source, który zapewnia zarządzanie dokumentami, współpracę, zarządzanie wiedzą i treścią w sieci, zarządzanie obrazami, repozytorium treści i przepływem pracy
• Obsługuje Common Interface File System (CIFS), który umożliwia zgodność dokumentów z systemami operacyjnymi Windows i Unix.
• Alfresco posiada wsparcie API i działa jako back-end do przechowywania i pobierania zawartości.
• Łatwe dostosowywanie i kontrola wersji są najlepszymi cechami Alfresco, ale są dość skomplikowane w użyciu

Oficjalny link: Alfresco

#4) LogicalDOC

Kluczowe cechy:

• LogicalDOC jest systemem open-source opartym na Javie i może być dostępny przez dowolną przeglądarkę internetową
• System ten może być dostępny we własnej sieci i pozwala na tworzenie i zarządzanie dowolną liczbą dokumentów.
• Pomaga zwiększyć produktywność i współpracę systemów zarządzania dokumentami.
• Uzyskuje szybki dostęp i łatwe wyszukiwanie zawartości.
• Używa Java Frameworks jak Hibernate, Lucene i Spring, aby zapewnić wysoce elastyczne rozwiązanie do zarządzania dokumentami.
• Przychodzi z zestawem dobrze zdefiniowanych API do integracji z aplikacjami innych firm.

Oficjalny link: LogicalDOC

#5) Feng Office

Kluczowe cechy:

• Feng Office to open-source’owy DMS z platformą współpracy opartą na sieci Web.
• Kilka dobrych funkcji Feng Office obejmuje śledzenie czasu, wykres Gantta, zarządzanie zadaniami i zarządzanie wiedzą.
• Jest przyjazny dla użytkownika i pozwala na tagowanie elementów.
• Możesz nawet śledzić i wysyłać pocztą treści do wielu użytkowników w tym samym czasie.
• Jedyną wadą jest to, że czyni niektóre z jego funkcji płatnymi z każdą aktualizacją.

Oficjalny link: Feng Office

#6) Nuxeo

Kluczowe cechy:

• Nuxeo to system open-source, który zarządza przepływem treści przez cykl biznesowy.
• Sprawdzony system redukuje czas potrzebny na wyszukiwanie i odzyskiwanie treści.
• Dostarcza wiele sposobów na przechwytywanie treści, w tym skanowanie obrazów.
• Rejestrowanie audytowe jest jedną z dobrych funkcji, które można wykorzystać do śledzenia zawartości i jest to również łatwiejszy sposób.
• Serwisuje bogaty zestaw interfejsów API, solidną platformę, łatwe dostosowanie i utrzymanie projektów.
• Ale jest to dość trudne dla początkujących i niektóre dostosowywanie instancji może stać się również skomplikowane.

Oficjalny link: Nuxeo

#7) KnowledgeTree

Kluczowe cechy:

• System zarządzania dokumentami o otwartym kodzie źródłowym, który pozwala na śledzenie, udostępnianie i zabezpieczanie treści.
• Dostęp do funkcji takich jak Metadane, Workflow, Repozytorium Dokumentów z Kontrolą Wersji i wsparciem WebDAV.
• Możesz pobrać właściwą treść we właściwym czasie.
• FunkcjaQuick-play pozwala użytkownikowi na tworzenie i zarządzanie kadencjami treści.

Oficjalny link: KnowledgeTree

#8) Seed DMS

Kluczowe cechy:

• Seed DMS to przyjazny dla użytkownika i open-source’owy system zarządzania dokumentami.
• Ten system DMS jest oparty w szczególności na PHP, MySQL i sqlite3.
• Jest w pełni rozwiniętą platformą gotową dla przedsiębiorstw, służącą do śledzenia, dostępu, przechowywania i udostępniania dokumentów.
• Można go uznać za następną wersję LetoDMS i jest z nim w pełni kompatybilny.
• Pozwala na edycję dokumentów dostępnych w formacie HTML.
• Można przygotować prezentację online i umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym.

Oficjalny link: Seed DMS

#9) Casebox

Kluczowe cechy:

• Casebox jest rozszerzalnym narzędziem do rozszerzenia zarządzania treścią, projektami i zasobami ludzkimi.
• Zaprojektowany tak aby wspierać zarządzanie zadaniami, monitorowanie, wyszukiwanie pełnotekstowe, dziedzictwo danych, itp.
• Casebox posiada również doskonały mechanizm kontroli wersji i obsługuje logikę warunkową aby wspierać zarządzanie rekordami.
• Casebox pomaga w przechowywaniu i blokowaniu wielu plików w jednym miejscu z kontrolą użytkownika na nim.
• Casebox zapewnia również bezpieczny hosting z pomocą szyfrowania SSL na szyfrowanym serwerze.
• Wirtualna Sieć Prywatna(VPN) może utrzymać twoją komunikację bezpieczną.

Oficjalny link: Casebox

#10) MasterControl Documents

Kluczowe cechy:

• MasterControl Inc. jest komercyjnym, opartym na chmurze, który umożliwia szybsze dostarczanie produktu poprzez zmniejszenie ogólnych kosztów i czasochłonności wymaganej do zarządzania dokumentami i zawartością.
• Zwiększa wydajność produktu i bezpiecznie zarządza informacjami firmy
• System ten zapewnia funkcje takie jak kontrola dokumentów, zarządzanie audytem, zarządzanie jakością i inne procesy regulacyjne.
• Apart from these, there are some other features served by this tool such as Compliance Management, Collaboration, Access Control, Print Management, Version Control, Document Delivery & Indexing, Collaboration, and Full-Text Search.

Official Link: MasterControl

#11) M-Files

Kluczowe cechy:

• M-Files pomaga bezpiecznie zarządzać informacjami dzięki funkcji Check-out.
• Ta funkcja śledzi Twoje dokumenty z każdą małą i dużą zmianą.
• Jest to przydatny, łatwy do wdrożenia system i solidny system zarządzania dokumentami.
• Jest dostępny dla systemów Windows i Mac, a także kompatybilny z urządzeniami Android i iOS.
• M-Files można łatwo zintegrować z innymi aplikacjami i uniknąć duplikacji.

Oficjalny link: M-Files

#12) Worldox

Kluczowe cechy:

• Worldox jest komercyjnym i kompleksowym systemem, który zarządza dokumentami i wiadomościami e-mail.
• Worldox jest wyposażony w funkcje indeksowania o nazwie Archiwizacja i retencja, która sprawia, że dane są dostępne natychmiast, gdy są potrzebne.
• Można go zintegrować z SharePoint i wdrożyć w systemach Windows, Android, Mac, iOS i Cloud.
• Zarządzanie dokumentami Worldox obejmuje zarządzanie zgodnością, kontrolę dostępu, konwersję i indeksowanie dokumentów, zarządzanie pocztą elektroniczną, kontrolę wersji i wyszukiwanie pełnotekstowe.

Oficjalny link: Worldox

#13) Dokmee

Kluczowe cechy:

• Dokmee to oparty na chmurze komercyjny system zarządzania dokumentami, zapewniający wydajność i bezpieczeństwo Twoich dokumentów.
• Dokmee zapewnia wiele pulpitów, jak również konfigurację internetową, przyjazny interfejs użytkownika, narzędzia do przechwytywania i edycji.
• Dokmee obsługuje doskonałe funkcje automatyzacji z funkcjami indeksowania i wyszukiwania.
• Umożliwia zestaw narzędzi do obrazowania dokumentów i śledzenia dla lepszego wsparcia.

Oficjalny link: Dokmee

#14) Ademero

Kluczowe cechy:

• Obsługuje mechanizm scentralizowanej kontroli, aby przechowywać dokumenty w jednym miejscu.
• Twoje dokumenty cyfrowe można szybko zorganizować za pomocą wiedzy logicznej i udostępnić je zarówno w wersji komercyjnej, jak i open-source.
• Skanowane dokumenty mogą być przekształcane w word-searchable-PDFs przy użyciu Optical Character Recognition(OCR) feature.
• System web-based agile zapisuje plik do chmury, ale nie tworzy automatycznie kopii zapasowych danych i żadne dane nie mogą być przywrócone.
• Kompatybilny ze wszystkimi systemami operacyjnymi, a tym samym pozwala na wyszukiwanie pełnotekstowe i kontrolę wersji.

Oficjalny link: Ademero

Apart from these, the top 12 most Document Management systems, we still have a few more which can be added to the above list. Przedstawiłem krótkie wprowadzenie do nich w poniższej sekcji.

Dodatkowe narzędzia

#15) eFileCabinet: To komercyjne narzędzie może być zintegrowane ze wszystkimi aplikacjami pakietu Microsoft Office. Jest ono dostępne z kilkoma wersjami dokumentów hostowanych i po stronie serwera.

Jego unikalna funkcja Workflow pozwala na efektywne planowanie zadań.

Oficjalny link: eFileCabinet

#16) ContractZen: Pomaga zarządzać ważnymi dokumentami ze wszystkimi szczegółami, takimi jak daty i treść.

Możesz przygotować wewnętrzne i zewnętrzne audyty, korzystając z dokumentów w ContractZen.

Oficjalny link: ContractZen

#17) MaxxVault: MaxxVault dostarcza systemy zarządzania dokumentami dla przedsiębiorstw (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) i Cloud Document Management Solutions do zarządzania dokumentami.

Pomaga obniżyć koszty produktywności z pełnym wsparciem automatyzacji.

Oficjalny link: MaxxVault

#18) DocsVault: Systemy zarządzania dokumentami DocsVault posiadają najlepsze odpowiednie funkcje do zarządzania i śledzenia Twoich dokumentów.

Obejmują one kontrolę wersji, bezpieczeństwo dokumentów, ścieżki audytu & Historia, elektroniczny obieg dokumentów, profilowanie dokumentów i tagowanie, itp.

Oficjalny link: DocsVault

#19) eVault: eVault jest opartym na sieci Web Systemem Zarządzania Dokumentami. Zapewnia zarządzanie zgodnością, wielopoziomowe zarządzanie hierarchią, itp.

Jak każdy inny system zarządzania dokumentami, eVault zapewnia również kontrolę dostępu, indeksowanie dokumentów, kontrolę wersji, itp.

Oficjalny link: eVault

#20) Catalyst: Catalyst opracował wiele produktów komercyjnych, takich jak Catalyst Insights oparty na XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track i OnRamp.

Opracowany jest z wieloma usługami wsparcia językowego.

Oficjalny link: Catalyst

#21) Drupal: Drupal jest systemem zarządzania treścią typu open-source, który jest dobrze znany ze swoich cech takich jak autorstwo treści, wydajność i bezpieczeństwo.

Modularność jest podstawową zasadą Drupala. System ten jest elastyczny, skalowalny i łatwy w użyciu. Dzięki Drupalowi możesz stworzyć swój własny zintegrowany cyfrowy framework.

Oficjalny link: Drupal

#22) Wirtualne Biuro: Virtual Office posiada funkcję Search do wyszukiwania dowolnego tekstu, autora, atrybutów itp.

Zapewnia również dobre zarządzanie plikami z bezpiecznym przechowywaniem. Dopasowuje się do kontekstu biznesowego i szybko znajduje informacje we właściwym czasie.

Dalsza lektura =>> Top Folder Lock Software For Windows 10

Oficjalny link: Virtual Office

#23) bitfarm-Archiv: bitfarm-Archiv jest open-source’owym systemem zarządzania dokumentami i Enterprise Content Management do archiwizacji odpornej na audyt.

Kilka ważnych cech tego programu to automatyczna archiwizacja wielu źródeł dokumentów, wyszukiwanie pełnotekstowe, elastyczna konfiguracja, itp.

Oficjalny link: bitfarm-Archiv

To wszystko!!! Jesteśmy już po zapoznaniu się z najpopularniejszymi systemami zarządzania dokumentami.

Możesz wybrać jeden lub więcej, zgodnie z Twoimi wymaganiami i zobaczyć, który z nich będzie najbardziej odpowiedni dla Twojej organizacji. Z wykorzystaniem tego oprogramowania ogólna produktywność wzrasta i sprawia, że zadania są dużo łatwiejsze i bardziej elastyczne.

Wnioski

Zarządzanie dokumentami zmniejsza proporcje wysiłków i czasu spędzonego na zarządzaniu dokumentami i treścią.

Zarządzanie dokumentami papierowymi i śledzenie zapisów jest żmudną pracą dla tego, kto się tym zajmuje, ale oprogramowanie wspomniane powyżej jest bardzo pomocne, aby uczynić je elastycznymi w krótszym czasie.

Systemy Zarządzania Dokumentami przechwytują i organizują dokumenty w dokumenty elektroniczne dla dostępu, zarządzania i śledzenia go łatwo w każdej chwili, jak na Twoje potrzeby. Przechwytywanie i indeksowanie to wspaniałe cechy DMS, które są używane do łączenia wielu i większych dokumentów na raz.

Mając nadzieję, że wybrałbyś jeden z powyższej listy !!!