10 ustawień domyślnych, które możesz zmienić, aby Outlook 2016 działał po Twojemu

Z mocą i elastycznością Outlooka wiąże się wiele opcji. Możesz je wykorzystać, aby pozbyć się niektórych kłopotów i pracować nieco bardziej produktywnie, konfigurując Outlooka tak, aby pasował do Twoich nawyków zawodowych. W tym artykule pokażę ci, jak zmienić 10 ustawień Outlooka, aby dostosować je do twojego sposobu pracy.

Używam programu Outlook 2016 (desktop) w 64-bitowym systemie Windows. Nie ma pliku demonstracyjnego do pobrania, a żadne z tych ustawień nie jest odpowiednie dla Poczty 365.

Uwaga: Ten artykuł jest również dostępny w bezpłatnym pliku PDF Spraw, aby Office 2016 działał po Twojemu, zmieniając te domyślne ustawienia.

1: Otwieranie folderu

Przy pierwszym uruchomieniu Outlooka wyświetla on widok Dzisiaj, z którego wiele osób nie korzysta. Zamiast tego, przechodzą od razu do folderu z pocztą i zaczynają pracę. To tylko kilka kliknięć, ale możesz zmienić to ustawienie i sprawić, że Outlook będzie otwierał się dokładnie tam, gdzie chcesz zacząć. Aby określić folder, który Outlook wybiera podczas uruchamiania, wykonaj następujące czynności:

Kliknij zakładkę Plik i wybierz Opcje.
W lewym panelu wybierz Zaawansowane.
W sekcji Outlook Start And Exit, użyj przycisku Browse, aby zlokalizować folder lub okno, w którym chcesz rozpocząć pracę (Rysunek A).
Wybierz folder lub okno. Ja zaczynam w skrzynce odbiorczej konta, z którego najczęściej korzystam.
Kliknij dwukrotnie przycisk OK.

Rysunek A

Wybierz folder, który chcesz, aby Outlook otwierał się po uruchomieniu.

Zobacz: 20 wskazówek, jak sprawić, by Windows 10 działał tak, jak chcesz (darmowy plik PDF TechRepublic)

2: Własna książka adresowa

Outlook używa globalnej listy adresowej i to działa dobrze dla większości z nas. Domyślnie ustawiona jest opcja Rozpocznij z globalną listą adresową. Jeśli korzystasz z Exchange, GAL to zazwyczaj członkowie Twojej organizacji. Adresy, które sam dodajesz, znajdą się na twojej osobistej liście kontaktów. Jeśli chcesz, aby Outlook domyślnie korzystał z twojej listy kontaktów, wykonaj następujące czynności:

Na karcie Strona główna kliknij Książka adresowa w grupie Znajdź.
W powstałym oknie dialogowym wybierz Opcje z menu Narzędzia.
Kliknij opcję Start With Contact Folders (Rysunek B). Upewnij się, że otwierająca się opcja na dole wyświetla opcję Wybierz automatycznie (powinna). Można również kliknąć Custom, aby domyślnie wybrać inną listę. W przypadku wybrania opcji Niestandardowa, musisz również określić konkretną książkę adresową.
Kliknij OK i zamknij okno dialogowe Książka adresowa.

Obrazek B

Kontroluj książkę adresową, którą Outlook otwiera domyślnie.

3: Format wiadomości

Możesz wysyłać wiadomości w trzech formatach:

Zwykły tekst
HTML
Rich text

Klienci poczty i urządzenia mobilne dostosowują się, a HTML staje się standardem. Jednak zwykły tekst jest mniej kłopotliwy, gdy mamy do czynienia z nieznanym. Na przykład ja wciąż domyślnie używam zwykłego tekstu, ponieważ wiele list, na które się zapisuję, wciąż nie radzi sobie z HTML-em. Aby ustawić to domyślne ustawienie, wykonaj następujące czynności:

Kliknij zakładkę Plik i wybierz Opcje.
W lewym panelu kliknij Poczta.
W sekcji Składanie wiadomości, wybierz Zwykły tekst z listy rozwijanej Składanie wiadomości w tym formacie (Rysunek C).
Kliknij OK.

Rysunek C

Ustaw domyślny format wiadomości.

4: Odstęp między spotkaniami

Jeśli Twój średni czas trwania spotkania wynosi 15 minut zamiast domyślnych 30 minut, zmiana domyślnych ustawień w następujący sposób pozwoli Ci zaoszczędzić czas:

W oknie Kalendarz kliknij prawym przyciskiem myszy pasek czasu w widoku Dzień lub jednym z Tygodni.
Wybierz interwał z powstałego podmenu (Rysunek D).

Rysunek D

Wybierz domyślny przedział czasowy spotkania z tego menu.

5: Przypomnienia o spotkaniach

Przypomnienia mają domyślne ustawienie 15 minut. Możesz zmienić czas przypomnienia podczas tworzenia terminu lub zmienić domyślne ustawienie w następujący sposób:

Kliknij kartę Plik i wybierz Opcje.
Wybierz Kalendarz w lewym panelu.
W sekcji Opcje kalendarza wybierz czas przypomnienia z listy rozwijanej Domyślne przypomnienia (Rysunek E).
Kliknij OK.

Rysunek E

Nigdy więcej nie przegapisz spotkania – ustaw rozsądny czas przypomnienia.

Jeśli żądany przedział czasowy nie jest dostępny, wprowadź go ręcznie.

Zobacz: 10 wskazówek, które przyspieszą twoją pracę w Outlooku (TechRepublic)

6: Kolejność nazw kontaktów

Podczas wprowadzania adresów w polu Do, Outlook wyświetla nazwy kontaktów w kolejności Imię Nazwisko. Jeśli wolisz, aby były one ułożone alfabetycznie według nazwiska, wykonaj następujące czynności:

Kliknij kartę Plik i z rozwijanej listy Ustawienia konta wybierz Ustawienia konta.
Kliknij zakładkę Książki adresowe.
Wybierz książkę adresową i kliknij przycisk Zmień.
W wyświetlonym oknie dialogowym kliknij opcję File As (Smith, John) w sekcji Show Names By (Rysunek F).
Kliknij dwukrotnie przycisk Zamknij.
Wyjdź z programu Outlook i otwórz go ponownie, aby wprowadzić zmiany.

Figure F

Wyświetl kontakty alfabetycznie według nazwiska.

7: Okienko odczytu

Okienko odczytu jest elastyczne i łatwe do personalizacji, co jest ważne, jeśli wiadomości są długie. Aby zwolnić miejsce na więcej tekstu, usuń okienko nawigacji, klikając małą strzałkę w lewo u góry okienka. Możesz go też całkowicie wyłączyć, wybierając opcję Wył. z listy rozwijanej Okienko folderów w grupie Układ. Jeśli lista rzeczy do zrobienia jest widoczna, usuń ją, wybierając opcję Wył. z listy rozwijanej Pasek rzeczy do zrobienia w grupie Układ. Są to proste zmiany do wprowadzenia, ale szybko zwalniają dużo miejsca i przyklejają się; musisz je zresetować, gdy ich potrzebujesz.

8: Tydzień pracy

Jesteśmy wszechstronnym społeczeństwem z różnymi rodzajami harmonogramów, a domyślny tydzień pracy składający się z pięciu dni, od poniedziałku do piątku, nie odpowiada wielu z nas. Jeśli masz nietradycyjny tydzień pracy, zmień domyślne ustawienia w następujący sposób:

Kliknij zakładkę Plik i wybierz Opcje.
Wybierz Kalendarz w lewym panelu.
W sekcji Czas pracy zaznacz dni, które chcesz włączyć do tygodnia pracy. Rysunek G pokazuje szczęśliwego pracownika, który pracuje od poniedziałku do czwartku, od 10:00 do 2:00 – co powiesz na nietradycyjny tydzień pracy!
Kliknij OK.

Rysunek G

Twój kalendarz powinien uwzględniać Twój harmonogram pracy.

9: Częstotliwość pobierania poczty

Outlook pobiera pocztę regularnie, ale możesz to kontrolować, jeśli chcesz i jest kilka opcji do wyboru. Aby zmienić czas interwału pobierania, wykonaj następujące czynności:

Kliknij kartę Wyślij/Odbierz.
Kliknij zakładkę Grupy wysyłania/odbierania i wybierz opcję Zdefiniuj grupy wysyłania/odbierania.
Opcja Schedule An Automatic Send/Receive Every powinna być zaznaczona; wprowadź interwał w minutach (Rysunek H). Domyślnie jest to 30. Jeśli odznaczysz tę opcję, musisz pobierać (i wysyłać) ręcznie używając opcji Wyślij/Odbierz. (Ja wolę robić to ręcznie).
Kliknij przycisk Zamknij.

Rysunek H

Określ jak często Outlook pobiera pocztę.

10: Czcionka i rozmiar czcionki

Domyślnie, Outlook używa 11-punktowego tekstu Calibri w wiadomościach, które tworzysz i wysyłasz. Jeśli wolisz inne formatowanie, zmiana tego domyślnego jest łatwa:

Kliknij zakładkę Plik i wybierz Opcje.
Wybierz Poczta w lewym panelu.
W sekcji Składanie wiadomości, kliknij Stationery And Fonts.
W sekcji Nowe wiadomości pocztowe, kliknij Font, wprowadź żądane zmiany w oknie dialogowym (Rysunek I) i kliknij OK.
Aby zmienić czcionkę i rozmiar czcionki dla odpowiedzi i wiadomości przesłanych dalej, kliknij przycisk Czcionka w sekcji Odpowiadanie lub przesyłanie wiadomości.
Kliknij dwukrotnie przycisk OK.

Rysunek I

Wysyłaj wiadomości i odpowiedzi, używając wybranej czcionki i rozmiaru czcionki.

Pracuj po swojemu

Przyglądaliśmy się tylko 10 domyślnym ustawieniom, które możesz dostosować. Nie poprzestawaj na nich. Jeśli coś Ci się nie podoba, sprawdź Opcje w zakładce Plik, aby zobaczyć, co jest dostępne.

Przyślij mi swoje pytanie dotyczące pakietu Office

Odpowiadam na pytania czytelników, kiedy tylko mogę, ale nie ma gwarancji. Nie wysyłaj plików, jeśli nie zostaniesz o to poproszony; pierwsze prośby o pomoc, które przyjdą z załączonymi plikami, zostaną usunięte jako nieprzeczytane. Możesz wysłać zrzuty ekranu swoich danych, aby pomóc wyjaśnić pytanie. Kontaktując się ze mną, bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe. Na przykład, „Proszę rozwiązać problem z moim skoroszytem i naprawić to, co jest nie tak” prawdopodobnie nie otrzyma odpowiedzi, ale „Czy możesz mi powiedzieć, dlaczego ta formuła nie zwraca oczekiwanych wyników?” może. Proszę wspomnieć o aplikacji i wersji, której używasz. TechRepublic nie zwraca mi pieniędzy za mój czas lub wiedzę, gdy pomagam czytelnikom, ani nie proszę o opłatę od czytelników, którym pomagam. Możesz skontaktować się ze mną pod adresem [email protected].

Przeczytaj również…

Microsoft doda darmowe funkcje premium do Outlook.com dla subskrybentów Office 365 consumer (ZDNet)
Pięć sposobów na dodanie notatki do wiadomości e-mail w Outlooku (TechRepublic)
Jak utworzyć terminy w Outlooku z danych Excela (TechRepublic)
30 rzeczy, których nigdy nie powinieneś robić w Microsoft Office (darmowy PDF TechRepublic)