19 wskazówek, jak zostawić idealną wiadomość głosową

Nie ma co do tego wątpliwości – pozostawienie dobrej wiadomości głosowej w sprzedaży jest trudne. A nawet jeśli nagrasz dobrze skonstruowaną wiadomość, czy potencjalni klienci rzeczywiście jej wysłuchają lub poświęcą czas, aby do Ciebie oddzwonić? Zazwyczaj nie.

Więc o co chodzi? Czy handlowcy powinni w ogóle zawracać sobie głowę pocztą głosową? Zdecydowanie tak, a oto dlaczego.

Mimo że sprzedawca może uzyskać wyższy wskaźnik odpowiedzi na e-mail lub inny rodzaj wiadomości, odpowiedzi na wiadomości głosowe są zazwyczaj bogatsze i wykazują większy poziom zainteresowania. Tak więc to, co sprzedawca traci w ilości, zyskuje w jakości.

Oczywiście, nie otrzymasz żadnych odpowiedzi – wysokiej jakości lub w inny sposób – jeśli nie zostawisz starannie zaplanowanej i przemyślanej wiadomości głosowej. Oto dziewięć elementów idealnej poczty głosowej sprzedaży.

Pozostań w przedziale 20-30 sekund.

Doskonała wiadomość głosowa sprzedaży powinna trwać od 20 do 30 sekund — nie dużo dłużej i nie dużo krócej. Zdaję sobie sprawę, że jest to bardzo specyficzne okno czasowe, więc pozwól, że wyjaśnię to rozumowanie.

Oczywiście, potencjalni klienci nie zamierzają słuchać zbyt długiej wiadomości głosowej od rozmówcy, którego numeru nie rozpoznają, więc przekroczenie 30 sekund gwarantuje, że wiadomość zostanie usunięta niemal natychmiast. Z drugiej strony, nabywcy są również mało prawdopodobne, aby słuchać zbyt krótkiej wiadomości.

Większość telefonów komórkowych pokazać numer i czas trwania poczty głosowej, gdy połączenie jest nieodebrane. Więc jeśli odbiorca widzi, że wiadomość jest z nieznanego numeru i tylko kilka sekund długości, będą one zakładać, że nie jest ważne i hit delete. Ponieważ wiadomość nie wydaje się być istotna, nie są zachęcani do słuchania.

20-30 sekund to dobry punkt. Poczta głosowa w tym przedziale czasowym wzbudza ciekawość, ale nie wymaga zbyt wiele czasu.

Przedstawiaj informacje istotne dla potencjalnego rozmówcy.

Przedstawiciele handlowi mają tendencję do deklaratywnego formułowania swoich komunikatów. Ich zdanie początkowe, zarówno w wiadomościach głosowych, jak i e-mailach, zazwyczaj brzmi coś w stylu: „Nazywam się John Doe i pracuję dla Gadgets Inc.”

Może to być proste podejście, ale nie jest ono w najmniejszym stopniu skuteczne. Jak tylko potencjalny klient zorientuje się, że ta poczta głosowa jest sprzedażą od sprzedawcy, zostanie usunięta. A jeśli zaczniesz od swojego imienia i nazwiska oraz firmy, palec rozmówcy niemal natychmiast uderzy w klawisz kasowania.

Dlatego tak ważne jest, aby zacząć od czegoś istotnego dla rozmówcy, np. od pytania skłaniającego do refleksji.

Zadaj pytanie, którego nie zadałbyś w e-mailu.

Jeśli Twoje wiadomości głosowe i e-maile są dokładnie takie same, zmniejszasz swoje szanse na uzyskanie odpowiedzi na którekolwiek z nich. Spraw, aby różniły się od siebie, rezerwując pewne pytania na pocztę głosową, a nie na e-mail.

Oba typy wiadomości powinny być dostosowane do danego kupującego, jednak wiadomości głosowe powinny być ultra-specyficzne. W mailu mogę poprosić o polecenie, umówienie się na spotkanie lub informację zwrotną na temat pobranej treści. Tego typu klasyczne pytania – choć nadal dostosowane do nabywcy – można dostosować do ponownego użycia z innym prospektem lub 100 innymi prospektami.

Ale pytania zadawane w poczcie głosowej powinny być tak specyficzne, że nigdy nie mogłyby być przeznaczone dla innego słuchacza. Na przykład, gdybym sprzedawał technologię zarządzania finansami, mógłbym zapytać odbiorcę poczty głosowej, z jakiego oprogramowania finansowego korzysta obecnie, lub czy wszyscy analitycy finansowi firmy pracują poza biurem centralnym.

Im bardziej osobiste i konkretne pytanie, tym większe prawdopodobieństwo, że uzyska odpowiedź. Pomyśl o tym w ten sposób. Jeśli zaczniesz mieć bóle w klatce piersiowej na ruchliwej ulicy miasta, a ty krzykniesz: „Niech ktoś zadzwoni pod 911!”, możesz uzyskać pomoc … ale możesz nie. Jeśli jednak wskażesz na jedną konkretną osobę i krzykniesz: „Czy mógłbyś zadzwonić pod 911?”, to jest prawie pewne, że wybrany nieznajomy chwyci za telefon i wykręci numer.

Skąd ta różnica w reakcji? Kiedy w drugiej okoliczności uczyniłeś prośbę specyficzną dla jednej osoby, nałożyłeś na nią ciężar odpowiedzialności. Tak to jest z voicemails sprzedaży: Im bardziej konkretne pytanie, tym większą odpowiedzialność czuje osoba, aby Ci odpowiedzieć.

Nie używaj tradycyjnego zamknięcia.

Mam tu na myśli linie takie jak „Proszę oddzwoń do mnie” lub „Zamelduję się ponownie w dniu X”. Ponieważ są one ogólne, te prośby nie zwiększają poczucia odpowiedzialności kupującego. Zamiast tego, sugeruję zadać konkretne pytanie i na tym zakończyć rozmowę.

Nie rozłączaj się bez pozostawienia wiadomości głosowej.

Jeśli zamierzasz zadzwonić do potencjalnego klienta, musisz zostawić wiadomość. Niezależnie od tego, czy osoba dzwoniąca aktywnie odbierała połączenia, czy po prostu nie było jej przy biurku, Twój numer pojawi się jako nieodebrane połączenie. A jeśli nie ma towarzyszącej poczty głosowej? Cóż, to nie musiało być strasznie ważne.

Jeśli zrobisz to dwa lub trzy razy z rzędu, jeszcze bardziej zmniejszasz swoje szanse na połączenie z tym potencjalnym. Ponieważ teraz zobaczyli swój numer pojawi się wiele razy bez raz otrzymania poczty głosowej, są świadomi, że to połączenie nie jest zdecydowanie jeden muszą podjąć. Możesz się założyć, że następnym razem, gdy zadzwonisz, nie odbierają.

Sprzedawcy, którzy dzwonią i rozłączają się ekranują się z procesu. Bez względu na to, czy jesteś przygotowany do pozostawienia idealnej poczty głosowej, czy nie, trzeba zostawić jeden za każdym razem. Jednakże, jeśli nagrasz kilka wiadomości z tym samym ultra-specyficznym pytaniem, perspektywa czuje się winna za każdym razem, gdy oddzwaniasz, ponieważ czują, że są ci winni odpowiedź.

Używaj normalnego tonu głosu.

Sprzedawcy są często szkoleni, aby brzmieć entuzjastycznie i podekscytowani przez telefon, podnosząc w ten sposób swój naturalny ton głosu do wysokiego, nienaturalnego tonu. Moim zdaniem, ten ton głosu sprawia, że jasne do słuchacza, że nie tylko jest to niewygodne połączenie, ale generic one.

Łatwo sobie wyobrazić, że rozmówca rozłącza się, wybierając inny prospekt i pozostawiając identyczną pocztę głosową przy użyciu dokładnie tego samego wysokiego skoku, a następnie inny … i inny. Jeśli brzmi to tak, jakby sprzedawca po prostu wykonywał swoje 50 połączeń prospektażowych na dany dzień, zwalnia to słuchacza z odpowiedzialności za odpowiedź.

Zalecam sprzedawcom rozpoczęcie wiadomości głosowych w ich normalnym tonie głosu, a następnie stopniowe obniżanie go. Sugeruje to, że jesteś na wolności podejmowania połączenia, a także, że połączenie jest niezwykłe.

Bez fałszywego tonu podniecenia w głosie, słuchacz rozumie, że konkretne pytanie jesteś stawiając jest tak samo znaczące dla Ciebie, jak to jest dla nich. A im bardziej słuchacz czuje, że wiadomość jest przeznaczona dla niego i tylko dla niego, tym bardziej prawdopodobne jest, że na nią odpowie.

Zostaw pocztę głosową na koniec dnia.

Stawki połączeń z pocztą głosową zazwyczaj wzrastają wraz z upływem dnia, więc powinieneś zaplanować swoją aktywność telefoniczną na koniec dnia.

Zastanawiasz się dlaczego tak jest? Możemy podziękować efektowi pozycji seryjnej. To zjawisko psychologiczne mówi, że kiedy pokazujesz ludziom listę, najlepiej zapamiętują pierwsze i ostatnie pozycje. Oznacza to, że kiedy starasz się przyciągnąć uwagę potencjalnego klienta, chcesz być jedną z pierwszych lub ostatnich rzeczy, które usłyszy.

Wyobraź sobie jednak, że otrzymałeś wiadomość głosową o 9 rano. Może to być najbardziej przekonująca, dobrze dostarczona wiadomość głosowa, jaką kiedykolwiek słyszałeś, ale prawdopodobnie masz do czynienia z kilkoma innymi zadaniami. Postanawiasz odpowiedzieć repowi, kiedy będziesz miał więcej czasu. Do końca dnia, całkowicie o niej zapomniałeś.

Jeśli słuchałeś poczty głosowej o 16:30, z drugiej strony, Twój dzień prawdopodobnie się kończy. Możesz wysłać e-mail do sprzedawcy tej nocy lub oddzwonić do niego następnego dnia.

Rozdziel swoje wiadomości głosowe.

Możesz również spróbować zostawić dwie wiadomości głosowe. Innymi słowy, zamiast zostawiać jedną 30-sekundową wiadomość, nagraj 20-sekundową pocztę głosową – a następnie natychmiast oddzwoń i zostaw 10-sekundową.

Twoja druga poczta głosowa powinna zawierać informacje, których brakowało w pierwszej. Na przykład, przedstawiciel używający tej techniki może zostawić następujące dwie wiadomości:

Wiadomość głosowa #1: „Cześć Jerry, ostatnio uczestniczyłem w jednym z webinarów TrustPilot. Nie otrzymałem żadnych emaili uzupełniających, co sprawiło, że zacząłem się zastanawiać, czy masz strategię marketingową do pielęgnowania leadów z webinarów. Według badań przeprowadzonych przez mój zespół, osoby, które uczestniczą w wydarzeniach na żywo, mają o 30% większe szanse na konwersję. Jaką strategię, jeśli w ogóle, masz obecnie?”

Voicemail #2: „Jerry, zapomniałam zostawić swoje imię i numer. To jest Sarah Griffin z Acme Corp. Możesz się ze mną skontaktować pod numerem 884-867-5309. Dzięki.”

Podzielenie wiadomości na dwie części ma kilka zalet. Po pierwsze, sprawia, że jesteś bardziej pamiętliwy. Po drugie, sprawiasz wrażenie mniej przećwiczonego. Jeśli recytujesz ze skryptu, prawdopodobnie nie zapomnisz o kluczowym elemencie. Perspektywy automatycznie będą Ci bardziej ufać.

Wolniej mówisz.

Zacznij swoją pocztę głosową z regularną kadencją, ale im dłużej mówisz, tym wolniej i wolniej. Do czasu, gdy dotrzesz do swojego numeru telefonu, powinieneś praktycznie pełzać. Brzmi to sprzecznie z intuicją, ale ta taktyka sprawia, że potencjalni klienci chętniej dokończą słuchanie.

Nie tylko brzmisz bardziej elokwentnie i pewnie, kiedy nie spieszysz się do mety, ale brzmisz też bardziej autentycznie. Mówienie w pośpiechu sugeruje, że wybierasz numer przez cały dzień i musisz być tak wydajny, jak to tylko możliwe. Jednak jeśli robisz trzy połączenia, a nie 30, prawdopodobnie będziesz brzmieć o wiele bardziej celowe. Powolne kończenie rozmowy mówi kupującemu, że nie jest on tylko kolejnym nazwiskiem na liście.

Zakończ swoim numerem telefonu

Twój numer telefonu jest ostatnią rzeczą, którą powinieneś powiedzieć na poczcie głosowej. Wypowiedz go raz, powoli, i upewnij się, że powtórzysz go jeszcze raz. Ma to dwie korzyści: Po pierwsze, sprawia, że Twój numer telefonu jest ostatnią rzeczą, jaką słyszą, co zachęca do natychmiastowego oddzwonienia. I, po drugie, w dobie dyktowania poczty głosowej, zapewnia, że numer telefonu pojawia się wyraźnie na końcu tekstu wiadomości. Będzie to hiperłącze i łatwe do popchnięcia w celu uzyskania szybkiej odpowiedzi od potencjalnego klienta.

Nie brzmią desperacko

Zwroty takie jak: „Proszę oddzwoń do mnie, kiedy to dostaniesz”, „Naprawdę czekam na wiadomość od Ciebie” i „Zadzwoń do mnie w najwcześniejszym terminie” są nachalne, agresywne i graniczą z desperacją.

Unikaj mówienia potencjalnemu klientowi, co ma robić. W ten sposób sprawisz, że oddzwonienie wyda się obowiązkiem lub, co gorsza, żądaniem. To powinno być jak wzajemnie korzystna relacja – taka, w której każda ze stron chce oddzwonić do drugiej – bez uprzedzenia.

Zostaw więc „Oddzwoń, kiedy to dostaniesz” przy drzwiach i spróbuj: „Porozmawiamy wkrótce”, „Dziękuję za poświęcony czas” lub staromodne „Miłego dnia”.”

Zapowiedz, że odpowiesz e-mailem

Podtrzymaj rozmowę i daj potencjalnym klientom łatwy sposób na oddzwonienie do ciebie, wysyłając im krótki e-mail po odłożeniu słuchawki. Handlowcy są przyzwyczajeni do tego, że przez cały dzień rozmawiają przez telefon – ale nie wszyscy potencjalni klienci są przyzwyczajeni.

Zagwarantuj im dwa sposoby odpowiedzi. Proste: „Odpowiem również e-mailem”, zanim się rozłączysz, jest krótkie, zwięzłe i pokazuje dokładność z Twojej strony.

Jeśli potrzebujesz więcej wskazówek, oto kilka dodatkowych dźwięków, których możesz użyć, kończąc wiadomość głosową.

„Następnym razem, kiedy będziemy rozmawiać, będziesz musiał powiedzieć mi więcej o X.”

Zakończ swoją pocztę głosową prosząc rozmówcę, aby opowiedział Ci więcej, czy to o swoich ostatnich wakacjach w Tajlandii, czy o unikalnych problemach biznesowych. To prosta prośba – i łatwiejsza niż, powiedzmy, „Oddzwoń do mnie, chętnie dowiem się, kiedy możemy spisać naszą umowę.”

Generalnie, poczta głosowa nie jest medium do omawiania logistyki transakcji. Wiadomości powinny być krótkie i na temat, i nie powinny zawierać żadnych szczegółów. Zadawaj odpowiednie pytania, a z pewnością uzyskasz odpowiedź.

„Następnym razem, kiedy będziemy rozmawiać, z przyjemnością opowiem Ci więcej o X.”

Ten scenariusz wzbudza zainteresowanie Twojego rozmówcy poprzez podsuwanie informacji. Jest on jednak skuteczny tylko wtedy, gdy potencjalnemu rozmówcy zależy na tej informacji. Jeśli powiesz: „Następnym razem, kiedy będziemy rozmawiać, z przyjemnością opowiem Ci więcej o naszej ostatniej nagrodzie za satysfakcję klienta”, prawdopodobnie (czytaj: na pewno) nie będzie to dla niego ważne.

Po pierwsze, nie jest jeszcze klientem, więc nie uzna Twojej dwuznacznej nagrody za interesującą. Po drugie, wiadomości takie jak ta odciągają uwagę od potencjalnego klienta i przenoszą ją na ciebie – nie tam, gdzie chcesz, aby była.

Zamiast tego zacznij od słów: „Następnym razem, kiedy będziemy rozmawiać, chcę podzielić się dwoma celami na naszej nowej mapie drogowej produktu, które bezpośrednio odnoszą się do kilku punktów bólu, które pan poruszył. Powiem Ci więcej na naszym następnym spotkaniu. Co powiesz na następny wtorek?”

Dowodzisz, że zwracasz uwagę, odnosząc się do punktów bólu, o których wcześniej wspomniałeś i utrzymując rozmowę skoncentrowaną wokół korzyści dla potencjalnego klienta.

„Co powinniśmy poruszyć w naszej następnej rozmowie?”

Prawdopodobnie poruszyłeś tę kwestię pod koniec ostatniej rozmowy, ale jeśli od jakiegoś czasu nie słyszałeś o swoim potencjalnym rozmówcy, może to być przydatna strategia, aby ponownie znaleźć się na jego radarze.

Powiedz: „Wiem, że zidentyfikowaliśmy wdrożenie, onboarding i QA jako tematy do omówienia w naszej następnej rozmowie, ale zastanawiałem się, czy są jakieś inne obszary, które pominęliśmy – w szczególności, czy mógłbyś użyć funkcji A, która była dla Ciebie obszarem zainteresowania.”

Ponownie, odniosłeś się do poprzedniego punktu bólu i przypomniałeś, co obaj zgodziliście się omówić podczas następnego spotkania — i zrobiłeś to wszystko bez strasznego „Nie słyszałem od ciebie przez jakiś czas, naprawdę chciałbym zaplanować to spotkanie, o którym rozmawialiśmy.”

„Wiem, że zabrakło nam czasu, ale chciałbym kontynuować tę rozmowę.”

Jest to kolejna pomocna strategia kontaktu z klientami, o której nie słyszałeś od dłuższego czasu.

Przypomnij im o ostatniej rozmowie i podaj termin, w którym chciałbyś ponownie z nimi porozmawiać, mówiąc: „Wiem, że zabrakło nam czasu na naszym ostatnim spotkaniu, ale chciałbym kontynuować naszą rozmowę o tym, dlaczego inni dostawcy zawiedli Cię w przeszłości. Czy ma Pan/Pani czas, aby porozmawiać więcej w czwartek lub piątek?”

Jest to bezpośredni i perswazyjny sposób proszenia o spotkanie uzupełniające. Twój potencjalny rozmówca jest bardziej skłonny zgodzić się na dalszą dyskusję o swoich problemach, niż gdybyś powiedział: „Z przyjemnością porozmawiam o tym, jak mogę pomóc. Daj mi znać, kiedy możemy umówić się na rozmowę”. To ostatnie jest niejasne i sprawia wrażenie większego obciążenia niż pierwsza prośba.

„Powiedziałeś wcześniej coś, o co chciałbym Cię zapytać.”

Jeśli zakończyłeś spotkanie wcześniej w ciągu dnia, ale nie byłeś w stanie zaplanować kolejnego spotkania, zostaw tę wiadomość głosową kilka godzin później.

Odnieś się do swojej poprzedniej rozmowy, aby pobudzić ich pamięć, mówiąc: „Podczas naszego wcześniejszego spotkania, powiedziałeś coś o swoich potrzebach wysyłkowych, które naprawdę rzuciły mi się w oczy. Chętnie zadam Ci pytanie na ten temat.”

Oprócz aktywnego słuchania, rozbudziłeś również ich ciekawość co do pytania, które chcesz zadać. Po powrocie do telefonu, możesz potwierdzić datę i godzinę następnego spotkania.

„Właśnie wysłałem Ci artykuł i chciałbym usłyszeć, co o nim myślisz.”

Tę pocztę głosową zostawiaj tylko zainteresowanym prospektom. Jeśli rozmawiasz z kimś, kto nie jest zainteresowany rozwiązaniem problemu lub wdrożeniem Twojego produktu/usługi, prawdopodobnie nie będzie chciał czytać artykułu, który wysłałeś na ten temat.

Jeśli jednak pracujesz z aktywnie zaangażowanym prospektem, ta wiadomość głosowa może być idealna do budowania relacji. Powiedz: „Właśnie wysłałem Ci artykuł na temat nowych trendów w AI, o których rozmawialiśmy podczas naszej ostatniej rozmowy. Nie mogę się doczekać, aby usłyszeć, co o tym myślisz.”

Jeśli masz już zaplanowaną rozmowę, będzie to stanowić zachętę dla Twojego potencjalnego rozmówcy, aby się pojawił. Jeśli nie masz zaplanowanej rozmowy, wykorzystaj odpowiedź na tę wiadomość głosową, aby poprosić o spotkanie uzupełniające.

„Mój numer telefonu to …”

Zawsze kończę wiadomości głosowe moim numerem telefonu. Powód? Po pierwsze, jest to jego sygnał do zakończenia. To powstrzymuje go od gadulstwa i daje potencjalnemu klientowi wyraźne wezwanie do działania: Oddzwoń do niego.

To również zapewnia, że w dobie transkryptów poczty głosowej, twój numer wyróżnia się na końcu wiadomości. A ponieważ większość telefonów automatycznie łączy się z numerami, wystarczy, że Twój rozmówca naciśnie numer podany na końcu transkrypcji, aby łatwo do Ciebie oddzwonić.

Wiadomości głosowe nie muszą być ostatecznością ani ślepym zaułkiem. Wykorzystaj te wskazówki, aby stworzyć wiadomości, które faktycznie posuną rozmowę do przodu. Będziesz cieszył się bogatszymi relacjami z potencjalnymi klientami i mniejszą liczbą okazji, które przepadną.

To jest coś, co można zrobić, tak. Ale nie mogę myśleć o czasie, w którym sprzedawca chciałby to zrobić. Najlepszy scenariusz, znacznik czasu ostrzeże perspektywę, że zostawiłeś pocztę głosową o późnej porze lub w weekend, a oni będą się zastanawiać, dlaczego. W najgorszym przypadku, będą myśleć, że jesteś zdesperowany.

Jeśli znajdziesz się pragnąc, aby twój prospekt nie odebrał — może trzeba rozważyć nowy zawód.

Wspaniała wiadomość głosowa jest rzeczą piękną. Włącz kilka z tych wskazówek do swoich codziennych rozmów telefonicznych i zobacz korzyści, jak twój telefon zaczyna dzwonić z powrotem trochę częściej.

Originally published Apr 6, 2019 12:20:00 PM, updated February 21 2019