Przez cały czas trwania projektu, ludzie zaangażowani w projekt zawsze mogą napotkać problemy, z których mogą się czegoś nauczyć. Są one regularnie omawiane, aby członkowie zespołu mogli wyciągnąć coś praktycznego do zastosowania, gdyby takie problemy się powtórzyły. Zdarzenia te są zazwyczaj zapisywane w szablonie lekcji, aby informacje zebrane z doświadczenia nie zostały utracone.
Szablony wyciągniętych wniosków
#01
#02
#03
Darmowy szablon lessons learned 04
#04
#05
#06
#07
#08
#09
Dlaczego wyciągnięte wnioski są ważne?
Nawet najbardziej dochodowe projekty na świecie mają swoje wzloty i upadki, a na ogół upadki mają równie duży wpływ jak wzloty. Aby odnieść sukces jako kierownik projektu, powinieneś zawsze dokumentować i analizować wyciągnięte wnioski w formie szablonu i stosować je później w przyszłych projektach.
Zapisywanie wyciągniętych wniosków w dokumencie lessons learned powinno stać się podstawową częścią każdego projektu, ponieważ służy wielu celom. Chociaż pełna dokumentacja w formacie lessons learned jest zazwyczaj wykonywana podczas procesu zamykania projektu, należy zapisywać każdą lekcję przez cały czas trwania projektu.
To zapewnia, że wszystkie informacje zostaną udokumentowane w sposób dokładny i terminowy. Oto najważniejsze powody, dla których powinieneś tworzyć własne wnioski z projektu:
- Jest to użyteczne i niezbędne narzędzie
Wszystkie wnioski z każdego projektu mogą służyć jako niezbędne narzędzie, zwłaszcza gdy zostaniesz przydzielony do podobnych projektów. Przykłady wyciągniętych wniosków powinny opisywać rzeczy, które poszły źle podczas projektu wraz z zaleceniami, aby uniknąć podobnego zdarzenia w przyszłości.
Po pozytywnej stronie, dokument musi również opisywać aspekty projektu, które poszły dobrze i jak podobne projekty mogą skorzystać z takich informacji. - Pomaga zapewnić włączenie
Powinieneś wysłać dokument wyciągniętych wniosków do biura zarządzania projektami (PMO) i sponsora projektu, aby mógł on zostać włączony do archiwum i zasobów organizacji jako dodatek do bazy danych wyciągniętych wniosków. Jeśli Twoja organizacja nie posiada PMO, należy zastosować inne środki komunikacji, które zapewnią włączenie wszystkich kierowników projektu. - Ujmuje wnioski wyciągnięte z projektu
Głównym celem dokumentu lessons learned jest zebranie wniosków wyciągniętych z projektu w oficjalnym dokumencie, którym można podzielić się z innymi kierownikami projektów przydzielonymi do podobnych projektów w przyszłości.
Dokument ten może zostać włączony jako część nowego procesu planowania projektu dla podobnych projektów. Jego wykorzystanie pozwoli określić, jakie problemy wystąpiły, jak je rozwiązałeś i jak ich uniknąć w przyszłości. - Opisuje wszystko, co poszło dobrze w projekcie
Format lessons learned powinien również wyszczególniać, co poszło dobrze w projekcie i dlaczego, aby inni kierownicy projektów mogli wykorzystać podjęte działania. Dobrym pomysłem dla innych kierowników projektu byłoby również dowiedzenie się, kim byli członkowie zespołu projektowego, aby mogli oni poprosić o opinie i sugestie dotyczące planowania przyszłych projektów.
Formaty lekcji
#10
#11
#12
#13
#14
#15
#16
#17
#18
#19
Czym są lessons learned w zarządzaniu projektami?
Lessons learned może stać się nieformalną dyskusją, zwłaszcza gdy patrzy się na projekty z perspektywy czasu. Zazwyczaj ma to miejsce po zakończeniu projektu na spotkaniu, w którym uczestniczysz Ty, wraz z kluczowymi przedstawicielami po stronie klienta i wykonawcy.
Spotkanie to może być jeszcze bardziej wnikliwe przy pewnej organizacji. Podczas spotkania dotyczącego wyciągniętych wniosków, wszyscy zaangażowani w projekt dzielą się swoimi spostrzeżeniami na temat tego, co myślą o projekcie, co chcieliby zmienić, czego się nauczyli i co należy poprawić.
Dokumenty lesson learned
#20
#21
#22
#23
#24
#25
#26
#27
#28
#29
Co to jest rejestr lessons learned?
W każdym projekcie powinien istnieć dokument, w którym zapisuje się wiedzę zdobytą w trakcie realizacji projektu w celu wykorzystania jej w bieżącym projekcie, a następnie wpisania do rejestru lessons learned na przyszłość. Podstawowym celem tego dokumentu jest zebranie doświadczeń zdobytych w całej organizacji. Zapisywanie kluczowych informacji związanych z projektem w sposób ciągły może pomóc innym członkom zespołu w przejrzeniu i wskazaniu istotnych lekcji.
Rejestr wniosków można wykorzystać i udostępnić na wspólnym dysku lub w chmurze. Możesz również dostosować format wniosków, aby zachęcić do współpracy. Możesz dostosować dowolne wartości lub kategorie w dokumencie do swoich wymagań.
Project Lessons Learned
#30
#31
#32
#33
#34
#35
#36
#37
#38
#39
Jak stworzyć szablon lessons learned?
Innym zastosowaniem lessons learned w projekcie jest jako główny element kultury organizacji, która jest zaangażowana w ciągłe zarządzanie adaptacyjne i doskonalenie. Mówiąc prościej, możesz wykorzystać przykłady lessons learned do przekazywania wiedzy w bardziej efektywny sposób i upewnić się, że pomocne informacje zostaną włączone do procesów pracy, działań i planowania. Oto podstawowe kroki do stworzenia szablonu wniosków:
- Zdefiniuj swój projekt
Jest to pierwszy krok, w którym należy zidentyfikować potrzebę wyciągnięcia wniosków i ustalić proces, jak również zespół, który będzie zbierał wnioski. Niezbędne jest ustalenie celu i potrzeby wyciągnięcia wniosków, osób odpowiedzialnych za wykorzystanie produktu oraz członków zespołu projektowego.
Wybierz osoby do pracy nad dokumentem dotyczącym wyciągniętych wniosków, które posiadają konkretną wiedzę lub doświadczenie w zakresie projektu oraz inne ważne umiejętności, szczególnie w zakresie pisania i komunikacji. Członkowie powinni być zgodni co do formatu produktu, strategii zbierania danych, metod analizy, strategii upowszechniania i innych działań, których projekt może wymagać. - Zbieranie danych
Obejmuje to zbieranie informacji poprzez nieustrukturyzowane lub ustrukturyzowane procesy, takie jak krytyka projektu, spotkania i formy pisemne. Może istnieć wiele źródeł, z których można zebrać dane do swojego szablonu wniosków.
Możesz oprzeć te wnioski zarówno na pozytywnych doświadczeniach, które pozwoliły osiągnąć cele organizacyjne, jak i na negatywnych, które przyniosły niepożądane rezultaty. W przypadku niektórych projektów proces zbierania wspólnych lekcji może być równie ważny jak zapis procesu. - Weryfikacja i synteza
Przedstawione lekcje powinny zostać zweryfikowane, aby zapewnić ich przydatność i dokładność. W procesie tym biorą udział eksperci merytoryczni i dziedzinowi, którzy koordynują i przeprowadzają przeglądy, aby dowiedzieć się, czy dana lekcja ma:
Związek z innymi projektami.
Unikalne cechy w danym dziale.
Możliwe do zastosowania w całej organizacji. - Przechowywanie
Ten aspekt dokumentu dotyczącego wyciągniętych wniosków dotyczy włączenia lekcji do wspólnej bazy danych w celu przyszłego rozpowszechniania i dzielenia się nimi. Informacje powinny być przechowywane w taki sposób, aby umożliwić użytkownikom wyszukiwanie i identyfikowanie lekcji przy użyciu słów kluczowych. - Upowszechnianie
Ten ostatni element jest najważniejszy i dotyczy upowszechniania wyciągniętych wniosków. Korzyści będą niewielkie, o ile w ogóle nie będzie ich wcale, jeśli nie zostaną wykorzystane i rozpowszechnione wśród tych, którzy mogą z nich skorzystać. Proces upowszechniania może obejmować rewizję procesu pracy, rutynową dystrybucję i szkolenie.
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48
Używanie szablonu lessons learned do prowadzenia spotkań
Używaj szablonu lessons learned do zbierania rekomendacji zespołu i osobistych w trakcie i po zakończeniu projektu. W połowie projektu powinno odbyć się szybkie spotkanie z zespołem w celu omówienia wyciągniętych wniosków.
Pozostawienie tych spotkań do czasu uruchomienia projektu może spowodować utratę informacji jeszcze przed jego rozpoczęciem. Oto główne powody, dla których powinieneś przeprowadzić spotkanie z dokumentem lessons learned:
- Aby uczyć się na błędach i unikać popełniania tych samych błędów w przyszłości.
- Aby określić najlepsze praktyki i przekazać tę wiedzę innym projektom w przyszłości.
- Aby budować zaufanie z członkami zespołu i udziałowcami. Zaangażowanie ludzi w proces sprawia, że są oni bardziej przychylni zarządzaniu projektem.
Wszystko to oznacza, że spotkania z wnioskami nie są tylko miejscem, w którym ludzie dzielą się swoimi uczuciami gniewu i frustracji, co jest często odczuwalne, gdy ludzie stają się zbyt negatywni.
Ale przeglądy projektów poprzez wnioski powinny zawsze koncentrować się na dzieleniu się konstruktywnymi i pomocnymi informacjami zwrotnymi w celu poprawy.
- Podczas prowadzenia spotkania z całym zespołem, jego członkowie będą zbierać się w małych grupach, aby przedstawić swoje wnioski przed końcem spotkania.
- Podczas spotkania, w którym uczestniczy tylko kilka osób, można omówić wnioski wszystkich uczestników bez potrzeby prezentacji.
Głównym wyzwaniem związanym z tymi spotkaniami jest to, że ludzie mogą czuć się niezdecydowani, aby przekazać szczere informacje zwrotne. Obawiają się, że mogą natknąć się na ostre, boją się zranić uczucia innych ludzi lub nawet zostać osądzeni przez innych.
Często jednak znajdzie się jeden członek, który przełamie lody i zaprezentuje odważniejszą postawę. Kiedy to się dzieje, inni podążają za nim i zaczynają otwarcie dzielić się swoją krytyką. To jest właśnie atmosfera, którą powinieneś promować.
Jeśli czujesz, że uczestnicy mają tendencję do wahania się przed otwarciem się, możesz rozważyć zaplanowanie kilku punktów do dyskusji z wyprzedzeniem, jak na przykład umieszczenie kilku żartów z samego siebie jako pokazu humoru i pokory. Pokazuje to również, że bycie samokrytycznym wobec siebie i członków zespołu jest całkowicie akceptowalne.