Szablon faktury za usługę jest rodzajem dokumentu handlowego dostarczanego przez firmy klientom. Służy jako wskazanie transakcji i jest przeznaczony do żądania zapłaty za usługi, które firma wykonała na rzecz klienta. Ta faktura jest bardzo potężnym narzędziem komunikacji, które zapewnia terminową płatność. Ponadto, wystawienie tego dokumentu daje klientom dobre wrażenie, co z kolei ustawia etap dla długoterminowych relacji zawodowych.
Szablony faktur za usługi
Typy szablonów faktur
Wiele firm, profesjonalistów i freelancerów może korzystać z szablonu faktury za usługi. Szablon faktury konsultingowej lub osobistej za oferowane usługi zapewnia klientom wszystkie informacje, których potrzebują, aby dokonać płatności w odpowiednim czasie.
Niestety, wiele osób postrzega faktury jako uciążliwe, ale nie zawsze musi tak być. Możesz stworzyć szablon faktury Microsoft Word, który będzie pasował do Twojej firmy lub pobrać go i używać dla wszystkich swoich klientów. Istnieją różne rodzaje szablonów faktur, które możesz utworzyć, w tym:
- Podstawowy. Jest to jeden z najprostszych typów szablonów, jakie możesz stworzyć. Najlepsze jest to, że możesz używać tego szablonu do różnych celów. Ze względu na swoją prostotę, jest on odpowiedni dla freelancerów, profesjonalistów i nie tylko. Podczas tworzenia szablonu, zawierać wszystkie podstawowe pola do wprowadzania informacji wymaganych przez klientów.
- Billing. Podczas tworzenia tego typu szablonu, uczyń go tak prostym, jak to tylko możliwe. Obejmuje wszystkie niezbędne pola potrzebne do wystawienia rachunku swoim klientom. Możesz również dołączyć logo swojej firmy lub firmy, ale nie dodawaj nic więcej. Nie ma sensu dodawać zbyt wielu pól lub grafik, które mogą zagracać szablon i utrudniać jego zrozumienie.
- Pusty. Ten typ szablonu faktury za usługę jest najbardziej uniwersalny, ponieważ możesz go wykorzystać do różnych celów. Jeśli tworzysz szablon od podstaw, zaprojektuj go jakkolwiek chcesz. Niech będzie tak prosty lub tak skomplikowany, jak tylko chcesz. Upewnij się tylko, że szablon zawiera wszystkie istotne informacje odnoszące się do usług, które świadczyłeś.
- Konsultant. Szablon faktury konsultingowej działa dla różnych typów firm i profesjonalistów. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, właścicielem firmy czy profesjonalnym konsultantem, możesz użyć tego typu faktury, aby poinformować swoich klientów o tym, ile muszą zapłacić za Twoje usługi. W tym typie faktury, możesz zawrzeć sekcje dla swoich opłat godzinowych i innych opłat.
- Asystent fakturowania. Z tym typem faktury, możesz mieć wgląd w swoją pełną listę faktur. Z nim, można również zobaczyć wszystkich klientów, z którymi pracujesz. Tworząc ten szablon, uwzględnij wszystkie informacje lub pola, które są potrzebne do zarządzania wszystkimi relacjami finansowymi z klientami. Możesz tworzyć i zarządzać tym szablonem w programie Microsoft Excel.
- Invoice tracker. Jest to specjalny rodzaj szablonu faktury, który można wykorzystać do śledzenia wszystkich faktur, które wysłałeś do klientów. Posiadanie tego typu szablonu jest bardzo pomocne, szczególnie jeśli masz do czynienia z kilkoma klientami w tym samym czasie.
- Proforma. Użyj tego typu faktury, aby ustalić koszt usług i towarów przed dostarczeniem ich do klienta. Ten typ szablonu różni się nieco od standardowego typu pod względem formatu. Wskazuje on planowaną transakcję zamiast transakcji, która miała miejsce.
- Sprzedaż. Podczas tworzenia tego typu szablonu faktury Microsoft Word, upewnij się, że jest on czysty, profesjonalny i prosty. Zaprojektuj szablon z myślą o swoich klientach. Po wystawieniu takiej faktury swoim klientom, oni również wykonają swoje własne obliczenia, aby sprawdzić, czy płatność, którą zapisałeś, zgadza się z kwotą, którą wyliczyli.
- Serwis. Wreszcie, ten szablon faktury za usługę jest bardzo popularny wśród freelancerów, konsultantów, a także różnych rodzajów firm. Podczas tworzenia tego szablonu, upewnij się, że zawiera wszystkie informacje odnoszące się do usług, które zostały wykonane. Możesz również dołączyć pole dla stawki jesteś ładowania i ile godzin masz zapewnione usługi do klienta.
- Z godzin i stawki. Stwórz profesjonalnie wyglądający szablon, aby dać swoim klientom wspaniałe wrażenie. W przypadku tego typu, uwzględnij rozliczane godziny i swoją stawkę, aby poinformować klienta, ile dokładnie musi zapłacić. Upewnij się, że Twój szablon faktury konsultingowej zawiera Twoje logo, aby klient wiedział, że jest od Ciebie.
Szablony faktur konsultingowych
Rzeczy do rozważenia przed stworzeniem szablonu faktury usługowej
Jeśli myślisz o stworzeniu szablonu faktury usługowej dla swojej firmy lub osobistego szablonu faktury, musisz najpierw rozważyć kilka rzeczy. Przede wszystkim upewnij się, że szablon, który tworzysz nie jest zagracony i wygląda profesjonalnie. Oznacza to, że musi być bardzo łatwy do odczytania i zrozumienia.
Pamiętaj, że będziesz wystawiał te faktury swoim klientom. Dlatego musisz zawsze upewnić się, że faktura zrobi na nich dobre wrażenie. Możesz pobrać szablon i wykorzystać go do stworzenia własnego szablonu faktury za usługi, który będzie zarówno czytelny, jak i profesjonalny.
Myśląc o projekcie i formacie szablonu, upewnij się, że jest on łatwy w użyciu. Nie chciałbyś spędzić tyle czasu na wpisywaniu informacji do szablonu, ponieważ ma on zbyt wiele pól. Pomyśl o wszystkich polach, które chcesz zawrzeć i tylko najważniejsze z nich uczyń częścią swojego szablonu.
Zdecyduj również, czy chcesz użyć drukowanego szablonu faktury za usługi, czy cyfrowego szablonu faktury Microsoft Word, który edytujesz na komputerze i drukujesz dopiero po wprowadzeniu wszystkich informacji. To drugie rozwiązanie jest idealne, jeśli masz biuro, w którym wystawiasz faktury swoim klientom.
Jeśli świadczysz jakiekolwiek usługi, czy to indywidualnie, czy w firmie, musisz stworzyć szablon faktury. Upewnij się, że stworzysz szablon, który będzie odpowiedni dla Twojej firmy lub marki. Bez względu na to, jaki rodzaj szablonu stworzysz, używaj go zawsze, gdy musisz zażądać zapłaty od swoich klientów.
Szablony faktur osobistych
Wskazówki dotyczące tworzenia szablonu faktury za usługę
Gdy już wiesz, co należy wziąć pod uwagę przed stworzeniem szablonu faktury za usługę, nadszedł czas, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak stworzyć sam szablon. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz stworzyć osobisty szablon faktury, jeśli jesteś freelancerem, czy szablon dla swojej firmy, kroki są takie same.
Szablony faktur są bardzo przydatne do przekazywania ważnych informacji klientom. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych informacji na szablonie, przekazanie kopii klientowi służy jako dowód, że poinformowałeś go o jego zobowiązaniach finansowych. Informuje również klienta o tym, ile jest ci winien za wykonane usługi.
Aby cię poprowadzić, oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia szablonu faktury za usługi oraz wszystkie podstawowe informacje, które należy umieścić na dokumencie:
Nazwa firmy
Na górze szablonu umieść nazwę swojej firmy i jej adres. Jeśli pracujesz samodzielnie, wpisz swój tytuł jako osoby świadczącej usługi dla swoich klientów
Nazwa klienta
Zawrzyj pole na nazwę i adres swojego klienta. Jest to jeden z najważniejszych aspektów, zwłaszcza, że fakturę wystawiasz na swojego klienta.
Opis świadczonych usług
Długość tej sekcji zależy od rodzaju świadczonych przez Ciebie usług. Na przykład, jeśli świadczysz usługi prawne lub konsultingowe, być może będziesz musiał zamieścić długi opis. Czasami, możesz również potrzebować szczegółów dotyczących sposobu obliczania sumy płatności lub podziału opłat pobieranych od klientów.
W tej sekcji, zawrzyj inne istotne informacje, takie jak warunki płatności, termin płatności i więcej.
Metody płatności
Ponieważ chcesz otrzymać zapłatę za usługi, które świadczysz, upewnij się, że klient może łatwo dokonać płatności. Jest to kolejna ważna sekcja, ponieważ klienci, zwłaszcza ci najbardziej zajęci, zawsze chcą wygodnych rozwiązań.
Waluta, którą akceptujesz
Jeśli pracujesz w biurze i masz do czynienia tylko z klientami w swoim regionie, nie musisz tego uwzględniać w szablonie faktury za usługi. Ale jeśli jesteś freelancerem lub masz do czynienia z ludźmi z całego świata, to ta sekcja jest bardzo ważna. Dzięki temu Twoi klienci będą mogli płacić Ci tylko w walucie, którą akceptujesz.
Po stworzeniu szablonu, najpierw go zweryfikuj, zanim zaczniesz go używać. Zapisz szablon na swoim komputerze, aby nie musieć go tworzyć za każdym razem, gdy chcesz wystawić fakturę swoim klientom. Następnie możesz wydrukować szablon i mieć go skopiowanego lub mieć go w pogotowiu, gdy będziesz potrzebował wydrukować fakturę dla swoich klientów.
Możesz użyć jednego szablonu dla wszystkich swoich klientów lub różnych szablonów dla różnych klientów lub usług, które świadczysz. W przypadku tych ostatnich, upewnij się, że masz system zarządzania wszystkimi swoimi fakturami, abyś mógł śledzić, którzy klienci już zapłacili, a którzy jeszcze nie.