Podczas cyklu życia projektu, odbędziesz wiele spotkań z interesariuszami. Większość spotkań dotyczy Ciebie i członków Twojego zespołu, którzy omawiają status projektu, problemy i plany. Inne spotkania obejmują kierownictwo i klienta.
Spotkania te mają swoje znaczenie, jednak spotkanie rozpoczynające projekt jest wyjątkowe.
PMI wprowadziło spotkanie rozpoczynające projekt w 6. wydaniu PMBOK Guide. Jest to narzędzie i technika procesu „Opracowanie Planu Zarządzania Projektem”.
Co to jest spotkanie otwierające?
Jest to pierwsze spotkanie w gronie interesariuszy projektu przy rozpoczynaniu nowego projektu lub nowej fazy.
Spotkanie to może obejmować interesariuszy wysokiego szczebla, takich jak sponsor projektu, zarząd, kierownik projektu oraz kilku członków zespołu. Natomiast w ramach zespołu projektowego jest to spotkanie z kierownikiem projektu i członkami zespołu. Spotkanie to daje kierownikowi projektu możliwość zdefiniowania wspólnych celów i zbudowania konsensusu.
Spotkanie otwierające jest cennym narzędziem motywującym członków zespołu do osiągnięcia celów projektu.
Kiedy odbywa się spotkanie otwierające?
W przypadku małych projektów spotkanie otwierające odbywa się natychmiast po fazie inicjacji i obejmuje wszystkich członków zespołu. Dla wielu członków zespołu będzie to pierwsze spotkanie z innymi członkami, dlatego też jest to okazja do poznania innych.
Mniejsze projekty mają tylko jedno spotkanie rozpoczynające.
W większych projektach spotkanie inauguracyjne przeprowadza się, gdy planowanie jest zakończone, a realizacja ma się rozpocząć. Jeśli projekt jest wielofazowy, możesz zorganizować spotkanie otwierające na początku każdej fazy.
Jeśli projekt jest realizowany na dużym obszarze geograficznym, zorganizuj wirtualne spotkanie otwierające, aby członkowie zespołu mogli komunikować się przez Internet.
Cel spotkania otwierającego
Zespół projektowy składa się z nowych członków, więc sesja zapoznawcza jest niezbędna. Sesja ta stanowi okazję dla członków zespołu do poznania się, zbudowania zaufania i promowania wzajemnego zrozumienia.
W trakcie sesji można omówić cele projektu, założenia, ograniczenia, produkty, wyzwania, metodologie, procedury, plany, środowisko pracy, role poszczególnych interesariuszy, itp.
Skuteczne spotkanie otwierające może nadać ton projektowi. Zapewnia, że interesariusze są na tej samej stronie i mają wspólne zrozumienie celów projektu. Pomaga im osiągnąć porozumienie co do tego, jak pracować jako zespół.
Spotkanie otwierające pomaga klientom zbudować relację z zespołem projektowym i zrozumieć, jak będzie przebiegał projekt.
Jak przeprowadzić udane spotkanie otwierające?
Duże projekty mogą mieć wewnętrzne i zewnętrzne spotkania otwierające.
Wewnętrzne spotkania inauguracyjne odbywają się pomiędzy członkami zespołu a kierownictwem w celu zrozumienia projektu.
Pomagają one członkom zespołu przygotować się do spotkania z klientem i uniknąć zadawania zbędnych pytań. Zwiększają pewność siebie członków zespołu.
Po przeprowadzeniu wewnętrznego spotkania otwierającego, przeprowadzisz zewnętrzne spotkanie otwierające z klientem. Jest to okazja, aby zrozumieć klienta i jego oczekiwania, rozwiać wszelkie wątpliwości i wyjaśnić proces realizacji projektu.
Aby przeprowadzić udane spotkanie inauguracyjne, wykonaj następujące kroki:
- Zaplanuj agendę
- Przeprowadź spotkanie
- Zamknij spotkanie
Zaplanuj agendę
Powinieneś zdecydować, jakie tematy zostaną omówione na spotkaniu.
Zawrzyj sesję wprowadzającą, przedstaw projekt i jego cele, kamienie milowe, założenia, ograniczenia, a na koniec przeprowadź sesję pytań i odpowiedzi.
Użyj prezentacji, aby wyjaśnić swój tok rozumowania.
Przekaż tę agendę przed spotkaniem, aby uczestnicy mogli się przygotować i aktywnie uczestniczyć w spotkaniu.
Prowadzenie spotkania
Przedstaw się i poproś innych o zrobienie tego samego. Następnie przedstawisz porządek obrad i wyjaśnisz tematy, które będą omawiane podczas spotkania.
Potem wyjaśnij projekt, jego cele, krótki opis zakresu projektu oraz role i obowiązki członków zespołu.
Przedyskutuj system komunikacji i raportowania: na przykład, jak przekazywać informacje interesariuszom. Ustalisz agendę do omówienia z klientem. Na koniec odbędzie się sesja Q&A.
Wyjaśnij kartę projektu i jej zawartość. Powiedz im, że jest to etap wstępny i będziesz potrzebował ich pomocy w opracowaniu szczegółowego planu zarządzania projektem.
Określ oczekiwania. Na przykład, wyjaśnij przydział pracy, rotację, procedury urlopowe itp.
Przedyskutuj krytycznych interesariuszy, ich potrzeby i role. Wyjaśnij system komunikacji i raportowania. Na przykład, określ formaty raportów i częstotliwość komunikacji.
Na koniec wyjaśnij, na czym polega projekt, jakie są jego potrzeby biznesowe i dlaczego jest on istotny dla klienta i firmy. Poprowadź tę część z klientem. Powinieneś poinformować o tym klienta z wyprzedzeniem, aby mógł się przygotować do spotkania.
Możesz omówić wszelkie istotne ryzyka lub ograniczenia, na jakie może napotkać projekt oraz sposoby ich przezwyciężenia.
Zakończenie spotkania
Na koniec przeprowadź sesję pytań i odpowiedzi i zachęć uczestników do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości.
Na koniec podziękuj uczestnikom i poproś ich o kontakt, jeśli będą potrzebowali jakichkolwiek wyjaśnień.
Po zakończeniu spotkania przygotujesz protokół ze spotkania i wyślesz go do uczestników, jak również do tych, którzy nie przyszli na spotkanie.
Korzyści ze spotkania inauguracyjnego
Spotkanie inauguracyjne przynosi następujące korzyści:
- Pomaga członkom zespołu poznać się nawzajem.
- Pokazuje autorytet kierownika projektu i jego umiejętności przywódcze.
- Pomaga członkom zespołu zrozumieć cele projektu.
- Pozwala zainteresowanym stronom zrozumieć kamienie milowe, ryzyko, założenia i ograniczenia projektu.
- Pomaga kierownikowi projektu w uzyskaniu wsparcia od zainteresowanych stron.
- Daje uczestnikom możliwość wyjaśnienia wątpliwości.
- Pozwala zainteresowanym stronom znaleźć się na tej samej stronie.
Podsumowanie
Spotkanie otwierające jest istotną częścią udanego zakończenia projektu. Pomaga ono w realizacji i zakończeniu projektu przy minimalnych przeszkodach. Jest to moment, w którym można zademonstrować swoje umiejętności i zbudować zaufanie interesariuszy do projektu. To tutaj ustalasz oczekiwania interesariuszy wobec projektu.