List biznesowy jest listem formalnym. W przeciwieństwie do życiorysu czy listu motywacyjnego, może mieć więcej niż jedną stronę i prawdopodobnie składa się z sześciu części:
Nagłówek
Nagłówek zawiera adres zwrotny z datą w ostatniej linijce. Czasami konieczne jest umieszczenie przed datą wiersza z numerem telefonu, faksu lub adresem e-mail. Często pomiędzy adresem a datą jest pomijana linia. Nie jest konieczne wpisywanie adresu zwrotnego, jeśli używasz papeterii z już nadrukowanym adresem zwrotnym, ale zawsze powinieneś używać daty. Upewnij się, że nagłówek znajduje się na lewym marginesie.
Przykład:
Ms. Jane Doe
543 Washington St
Marquette, MI 49855
Tel:
Fax:
Email:
June 28, 2011
Adres odbiorcy
To jest adres, na który wysyłasz swój list. Upewnij się, że jest on jak najbardziej kompletny, aby dotarł do celu. Zawsze dołączaj nazwy tytułów (np. Dr.), jeśli je znasz. Adres ten, podobnie jak pozostałe, znajduje się na lewym marginesie. Jeśli standardowy papier o wymiarach 8 ½” x 11″ zostanie złożony na trzy części, aby zmieścił się w standardowej 9″ kopercie biznesowej, adres wewnętrzny powinien być widoczny przez okienko w kopercie (jeśli takie jest). Pamiętaj, aby pominąć linię po nagłówku i przed adresem odbiorcy, a następnie pominąć kolejną linię po adresie wewnętrznym przed pozdrowieniem. Przykładowy list znajduje się na końcu tego arkusza.
Pozdrowienie
Pozdrowienie (lub powitanie) w liście biznesowym jest zawsze formalne. Często zaczyna się od słów: „Szanowna {imię i nazwisko osoby}”. Po raz kolejny, pamiętaj, aby podać tytuł osoby, jeśli go znasz (np. Pani, Pani, Pan, lub Dr). Jeśli nie masz pewności co do tytułu lub płci danej osoby, użyj jej imienia. Na przykład, użyłbyś tylko imienia osoby, jeśli osoba, do której piszesz to „Jordan” i nie wiesz, czy identyfikuje się jako mężczyzna, kobieta, czy osoba binarna.
Salutacja zawsze kończy się dwukropkiem.
Ciało
Ciało jest mięsem Twojego listu. W przypadku formatów blokowych i zmodyfikowanych formatów listów blokowych, każdy akapit należy wyjustować do lewej strony i wstawić pojedynczą spację. Pamiętaj jednak, aby zostawić pustą linię pomiędzy każdym akapitem, niezależnie od formatu. Pamiętaj również, aby pominąć linię pomiędzy pozdrowieniem a treścią, jak również pomiędzy treścią a zakończeniem.
Pełne uznania zakończenie
Pełne uznania zakończenie jest krótką i uprzejmą uwagą, która kończy Twój list. Zakończenie zaczyna się w tym samym miejscu co data i jedną linijkę po ostatnim akapicie. Pierwszy wyraz zakończenia (Dziękuję) piszemy wielką literą, a pomiędzy zakończeniem a nazwiskiem nadawcy pozostawiamy cztery linie na podpis. Przecinek powinien znajdować się po zakończeniu.
Linia podpisu
rzesuń co najmniej cztery linie po zakończeniu na podpis, a następnie wpisz imię i nazwisko, które ma być podpisane. Jeśli drukujesz ten list i wysyłasz go pocztą, podpiszesz się długopisem. W tej linijce znajdzie się Twoje imię i nazwisko, a często także inicjał środkowy, choć nie jest on wymagany. Podpis powinien być wykonany niebieskim lub czarnym atramentem.
Załączniki
Jeśli masz jakieś załączone dokumenty, takie jak CV, możesz to zaznaczyć wpisując „Załączniki” jedną linijkę poniżej listy. Możesz również podać nazwę każdego dokumentu.
Format i czcionka
Wiele organizacji ma swój własny styl pisania listu biznesowego, ale oto kilka typowych przykładów.
Blok
Najczęściej spotykany układ listu biznesowego nazywany jest formatem blokowym. W tym formacie cały list jest wyjustowany do lewej strony i ma pojedyncze odstępy, z wyjątkiem podwójnego odstępu między akapitami.
Blok zmodyfikowany
Blok zmodyfikowany to kolejny popularny typ listu biznesowego. Treść listu oraz adresy nadawcy i odbiorcy są wyrównane do lewej strony i wyróżnione pojedynczym odstępem. Jednak w tym formacie, data i zakończenie są wyśrodkowane.
Półbloczek
Najrzadziej używany styl nazywany jest półblokiem. W nim każdy akapit jest wcięty, a nie wyjustowany do lewej strony.
Czcionka
Standardową czcionką dla listów biznesowych jest Times New Roman, rozmiar 12. Można jednak używać czcionek czytelnych, takich jak Arial.
Przykładowy list
{UWAGA: imię i nazwisko tylko na dole}
Twój adres zwrotny (bez skrótów typu ulica, aleja itp.),
Twoje miasto, ulica, aleja itp.)
Twoje miasto, YC zip
Data (napisz jak 4 czerwca 2004 lub 4 czerwca 2004)
Imię i nazwisko osoby, do której piszesz
Adres
Miasto, ST zip
Drogi Panie/Pani Ktokolwiek:
Drogi Panie/Pani Ktokolwiek
W pierwszym akapicie przedstaw, o czym piszesz i czego od nich oczekujesz.
W kolejnych akapitach wyjaśnij naturę swojego problemu i co mogą dla Ciebie zrobić. Bądź nie-kombatancki i prosto do punktu.
W ostatnim akapicie, pamiętaj, aby podziękować odbiorcy za ich czas i wysiłki w Twoim imieniu. W ostatnim akapicie podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i wysiłki w Twoim imieniu. Daj mu również znać, że skontaktujesz się z nim lub że może skontaktować się z Tobą w razie jakichkolwiek pytań.
Szczerze pozdrawiam,
{cztery spacje, aby mógł się tu pojawić Twój podpis}
Jane Doe