Jeśli prowadzisz firmę, prawdopodobnie zdarzyło Ci się wystawić klientowi fakturę proforma. Jednakże, faktury proforma różnią się znacznie od standardowych faktur. W tym artykule wyjaśnię, czym są faktury proforma, czym różnią się od standardowych faktur i czy można zaakceptować płatność na fakturze proforma.
Prosta odpowiedź brzmi: nie, nie można dokonać płatności na fakturze proforma. Jednak, aby zrozumieć dlaczego, musimy zagłębić się w temat różnic pomiędzy fakturą proforma a fakturą standardową.
Jaka jest różnica między fakturą proforma a fakturą standardową?
Faktura proforma to dokument wysyłany do klienta przed ustaleniem szczegółów sprzedaży. Zazwyczaj ma ona taki sam format jak standardowa faktura, jednak zawiera etykietę „faktura proforma”.
Faktura, z drugiej strony, jest dokumentem wystawianym klientowi po sfinalizowaniu wszystkich szczegółów i ustaleniu terminu płatności. Jest to dokument prawny opisujący sprzedawane produkty i usługi oraz należną kwotę.
Pomimo, że oba dokumenty wyglądają bardzo podobnie, faktura proforma nie będzie zawierać numeru faktury, ale będzie zawierać oznaczenie „proforma”.
Faktura proforma jest zasadniczo „projektem faktury”, więc nie ma takiego samego znaczenia prawnego jak standardowa faktura. Oznacza to, że:
- Klient nie jest prawnie zobowiązany do zapłaty kwoty wynikającej z faktury proforma
- Faktury proforma nie mogą być wykorzystywane do odzyskiwania podatku VAT
- Kwoty podane na fakturze proforma nie będą uwzględniane w raportach księgowych
Dlaczego nie można dokonywać płatności na podstawie faktur proforma
Po pierwsze, faktura proforma nie jest dokumentem prawnym. Oznacza to, że klient nie ma prawnego obowiązku zapłacenia kwoty wynikającej z faktury proforma.
Pełna faktura musi zostać wystawiona, aby móc przyjąć płatność, powiązać płatność z fakturą i zaksięgować ją w raportach księgowych, takich jak bilans i rachunek zysków i strat.
Innym powodem jest to, że faktura proforma nie spełnia wymagań stawianych fakturom. Faktura musi zawierać numer faktury oraz etykietę faktury, które nie występują na fakturze proforma.
Dlaczego miałbym wystawiać fakturę proforma, jeśli nie mogę przyjąć zapłaty?
Możesz się zastanawiać, dlaczego miałbyś wystawiać fakturę proforma, jeśli klient nie jest prawnie zobowiązany do jej zapłaty. Powodem jest to, że klient zobowiązał się do sprzedaży, ale nie potwierdził jeszcze ostatecznych szczegółów. Innymi słowy, sprzedaż zostanie zrealizowana, ale faktura może ulec zmianie.
Faktury proforma są wystawiane na innym etapie procesu sprzedaży. Faktury proforma są wystawiane, gdy sprzedaż „oczekuje na finalizację”, natomiast faktury standardowe są wystawiane, gdy sprzedaż jest „potwierdzona”.
Dlaczego powinienem wystawić fakturę proforma zamiast oferty?
Ponownie, odpowiedź sprowadza się do tego, na jakim etapie znajduje się sprzedaż. Wycena jest zazwyczaj wystawiana, gdy klient składa zapytanie, ale nie jest jeszcze zdecydowany na sprzedaż i może w ogóle nie dokonać zakupu. W przypadku faktury proforma, klient już zobowiązał się do sprzedaży, ale nie potwierdził jeszcze szczegółów.
Używanie oprogramowania do fakturowania do tworzenia i edytowania faktur proforma
Oprogramowanie do fakturowania może pomóc w tworzeniu standardowych i proforma faktur, wysyłaniu ich do klientów i przyjmowaniu płatności.
Debitoor umożliwia zapisywanie list klientów i produktów, dzięki czemu można łatwo uzupełnić informacje, które znajdą się na dokumentach. Możesz również dostosować swoje dokumenty, dodając logo, obrazy i informacje bankowe, aby odróżnić się od konkurencji.
Możesz stworzyć i wysłać fakturę proforma z Debitoor w mniej niż minutę! Wystarczy utworzyć nową fakturę, wprowadzić szczegóły sprzedaży, kliknąć 'Zapisz' i wysłać dokument proforma na adres e-mail klienta.
Przykład faktury proforma stworzonej za pomocą Debitoor:
Jeśli faktura proforma wymaga edycji w przypadku, gdy szczegóły uległy zmianie, można to szybko zrobić za pomocą kilku kliknięć.
Jeśli klient potwierdzi dane na fakturze proforma, możesz przekształcić ją w pełną fakturę i wysłać na jego adres e-mail.
Możesz również połączyć się z niektórymi dostawcami usług płatniczych, aby dodać przycisk „Zapłać teraz” bezpośrednio do faktury, dzięki czemu możesz przyjąć płatność natychmiast, gdy klient bezpiecznie wprowadzi dane swojej karty kredytowej.
Z Debitoor możesz stworzyć profesjonalną fakturę proforma w mniej niż minutę. Zachęcamy do wypróbowania programu w ramach 7-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.