Nie brakuje wiadomości o skutkach, jakie może przynieść molestowanie. Nawet jeśli ma ono miejsce poza miejscem pracy, molestowanie może wpłynąć na reputację pracodawcy i jego wyniki. Kiedy pracownik składa skargę o molestowanie, która zawiera konkretne zarzuty, wymagane jest przeprowadzenie dochodzenia. (Dochodzenie może nie być wymagane, jeżeli pracownik składa jedynie ogólnikową skargę, na przykład na chamstwo). Sądy orzekły, że zaniechanie dochodzenia jest równoznaczne z dyskryminacją. Prawo oferuje jednak bezpieczne przystanie – zasady i procedury, które, jeśli są właściwie przestrzegane, mogą być traktowane jako dowód, że skarżący i osoba, której dotyczy skarga, byli traktowani sprawiedliwie.
Jedną bezpieczną przystanią jest tzw. obrona Faragher/Ellerth. Faragher v. City of Boca Raton i Burlington Industries, Inc. v. Ellerth to dwie sprawy z 1998 roku. W tych sprawach sąd orzekł, że pracodawca nie może być uznany za odpowiedzialnego za molestowanie we wrogim miejscu pracy pod trzema warunkami. Pierwszym z nich jest to, że skarżący się pracownik nie doznał negatywnych skutków w swoim zatrudnieniu, na przykład degradacji lub zwolnienia. Drugim warunkiem jest to, że każde nękające zachowanie zostało szybko naprawione. Trzeci warunek jest tym, z którego obrona Faragher/Ellerth jest najbardziej znana: skarżący pracownik nie skorzystał z ustalonych procedur zgłaszania, które dałyby pracodawcy możliwość zaradzenia temu. W skrócie: skoro nam nie powiedziałeś, skąd mogliśmy wiedzieć?
Trzeci warunek jest dobrym powodem, aby mieć procedurę zgłaszania molestowania na piśmie w podręczniku pracownika. Zazwyczaj procedura ta wymaga, aby pracownicy składali skargi na molestowanie do przełożonego, działu kadr lub, jeśli pracownik uzna to za konieczne, do kogoś wyższego rangą niż bezpośredni przełożony. Pracodawca może dodatkowo zabezpieczyć się poprzez podpisanie przez pracowników potwierdzenia, że otrzymali kopię procedury zgłaszania.
Oprócz odpowiednio sformułowanej polityki zgłaszania i sposobu upewnienia się, że pracownicy wiedzą co to jest, pracodawca powinien również mieć ustalone zasady i procedury dotyczące tego co następuje potem: dochodzenia. Prawo oferuje bezpieczną przystań również na tym etapie. Cotran v. Rollins Hudig Hall International, Inc, inna sprawa z 1998 roku z Kalifornii, często służy jako przykład.
W tej sprawie, pracownik został oskarżony o molestowanie seksualne. Po przeprowadzeniu dochodzenia, pracodawca zwolnił go, a on pozwał go do sądu. Jednym z pytań postawionych przed sądem było to, czy dochodzenie zostało przeprowadzone prawidłowo. Ostatecznie sąd orzekł, że dochodzenie (które znalazło dowody na to, że pracownik popełnił wykroczenie) zostało przeprowadzone prawidłowo, a zatem pracodawca nie potraktował zwolnionego pracownika niesprawiedliwie. Tak więc, drugą bezpieczną przystanią dla pracodawców jest przeprowadzenie właściwego dochodzenia. Innym sposobem myślenia o Cotran jest to, że nie wymaga on od pracodawcy udowodnienia molestowania z taką samą dokładnością jak na sali sądowej. Dochodzenie w miejscu pracy nie musi przestrzegać tych samych ścisłych zasad, co na przykład dochodzenie policyjne. Ale ten łagodniejszy standard wciąż pozostawia wiele miejsca na błędy.
Niedociągnięcia śledztwa
Na szczęście dla pracodawców, istnieją pewne wskazówki co robić, kiedy skarga zostanie złożona. Oto krótka lista:
- Nie zwlekaj lub nie zakończ dochodzenia. Gdy skarga zostanie złożona, zegar zaczyna tykać. Jeśli po złożeniu skargi nic się nie dzieje, sąd prawdopodobnie wyciągnie bezlitosne wnioski. Dochodzenie powinno również zostać zakończone bezzwłocznie, w przeciwnym razie sąd może wywnioskować, że dochodzenie zostało celowo pozostawione bez rozwiązania.
- Nie zmuszaj skarżącego do przeskakiwania przez przeszkody. Procedura zgłaszania powinna być prosta. Nie musi wymagać pisemnego oświadczenia, a nawet stałej współpracy ze strony skarżącego. Po złożeniu konkretnej skargi, należy rozpocząć dochodzenie.
- Nie zaniedbuj przeprowadzenia uczciwego dochodzenia. Nawet jeśli skarga wydaje się wątpliwa, pracodawca jest w lepszej sytuacji, jeśli przeprowadzi dochodzenie. Poproś o dokumenty i komunikację elektroniczną. Przesłuchaj świadków. Sprawdź obecność, monitoring, kalendarze, zapisy komputerowe, itd. Zdobądź wszystkie istotne dowody i przejrzyj je.
- Nie przeciekaj. Ważne jest, aby zachować poufność. Powód, świadkowie i osoba oskarżona o niewłaściwe postępowanie powinni mieć możliwość przedstawienia swoich dowodów bez obawy, że powiesz o tym innym. Pamiętaj, że pracownicy mogą nie być zobowiązani do zachowania milczenia, więc choć słowo może się rozejść, nie powinno pochodzić od Ciebie.
- Nie stosuj odwetu. Odwet jest odrębnym naruszeniem prawa.
- Nie zaniechaj dochodzenia. Po przeprowadzeniu dochodzenia, pracodawca ma obowiązek coś zrobić, nawet jeśli dowody nie wykraczają poza „on powiedział, ona powiedziała”. Ustal, co się stało na podstawie dowodów, które posiadasz, w tym wiarygodności stron, i działaj zgodnie z tym ustaleniem.
Jak wynika z tej listy, większość przypadków don’t jest równoznaczna z brakiem podjęcia działań w odpowiedzi na skargę. Jakie więc działania należy podjąć?
Do’s Dochodzenia
Najlepszym sposobem prowadzenia dochodzenia jest postępowanie zgodne z procedurami określonymi w przygotowanym podręczniku. Jeśli skarga trafi na salę sądową, pracodawca może wykazać, że działał w dobrej wierze, stosując odpowiednią procedurę. Oto kilka wskazówek:
- Prowadź dokumentację. Zapisuj datę otrzymania skargi, szczegóły skargi i daty podjęcia działań dochodzeniowych aż do rozwiązania skargi. Przepisy różnią się co do tego, jak długo należy przechowywać zapisy; sprawdź lokalne przepisy. Trzy lata to zasada kciuka.
- Postępuj zgodnie z procedurą opisaną w przygotowanym podręczniku.
Jakie są niektóre zalecane procedury prowadzenia dochodzenia? Należy pamiętać, że procedury dotyczące dochodzeń w miejscu pracy nie są tak ściśle określone jak w przypadku dochodzeń policyjnych. Pracodawca może przeprowadzić dochodzenie we własnym zakresie lub może wynająć zewnętrznego detektywa. Jeżeli pracownik jest członkiem związku zawodowego, lub jeżeli występują inne szczególne okoliczności, istnieją dodatkowe procedury, które muszą być przestrzegane. Ogólnie rzecz biorąc, pracodawca ma swobodę działania, tak długo jak długo dochodzenie prowadzone jest w dobrej wierze. Mając to na uwadze, poniżej znajduje się krótkie podsumowanie tego, jak można przeprowadzić dochodzenie.
Utrzymaj dochodzenie w tajemnicy
Użyj prywatnego pomieszczenia, w którym można zachować prywatność i poufność. Osoba prowadząca dochodzenie powinna być dobra w robieniu dokładnych notatek. Wynika to z faktu, że często ludzie są bardziej otwarci, jeśli nie są nagrywani. Jeśli jednak korzysta się z urządzenia nagrywającego, każde nagranie powinno zaczynać się i kończyć podaniem godziny, daty, osób obecnych, omawianej sprawy oraz oświadczenia o zgodzie na nagrywanie.
Zachowaj bezstronność
Notatki mogą później stanowić dowód w sądzie, dlatego nie powinny zawierać nieprofesjonalnych komentarzy, nie powinny być edytowane ani „porządkowane” po fakcie. Osoba prowadząca dochodzenie może rozpocząć tworzenie osi czasu wydarzeń, przygotować listę osób, które mają być przesłuchane, oraz ustalić pożądany termin zakończenia dochodzenia. Osoba prowadząca dochodzenie powinna być bezstronna. Może to być kierownik, członek działu kadr lub zewnętrzny śledczy.
Bądź szczery
Prowadzący wywiad powinien być szczery z rozmówcami. Ankieter nie powinien składać obietnic, mówić, że jakiekolwiek wnioski zostały osiągnięte, ani grozić. Ankieter powinien być również szczery co do tego, kogo reprezentuje – w większości przypadków, pracodawcę. Osoba przeprowadzająca wywiad powinna poinformować osoby przesłuchiwane, że mogą zakończyć wywiad w dowolnym momencie.
Przeprowadź dokładne wywiady
Wywiady często zaczynają się od skarżącego. Prowadzący dochodzenie może zadawać pytania otwarte, takie jak: „Własnymi słowami, co się stało?” i stosować pytania uzupełniające, aby spróbować ustalić daty, godziny i inne szczegóły. Każdy przesłuchiwany może zostać poproszony o dostarczenie dowodów, takich jak wiadomości e-mail, SMS-y i inne dokumenty. Prowadzący dochodzenie może utrzymać sprawy na właściwym torze, prosząc osoby przesłuchiwane o trzymanie się konkretów. Inne pytania, które należy zadać to: „Co wtedy powiedziałeś/ zrobiłaś?” „Czy rozmawiałeś z kimś o tym?” (w tym z lekarzami i terapeutami), oraz „Jakie działania chce Pan/Pani, aby firma podjęła?”
Następnym rozmówcą może być osoba oskarżona lub molestowana. Osoba ta powinna zostać poinformowana, dlaczego jest przesłuchiwana i należy jej zadać ten sam rodzaj pytań, co skarżącemu. „Co się stało?”, a następnie pytania specyficzne dla czasu i miejsca.
Kilka dodatkowych pytań do zadania powinno dotyczyć tego, czy ktoś inny może mówić o domniemanym zachowaniu. „Czy ktoś jeszcze tam był?” „Czy wiesz o kimś innym, kto mógł być w to zaangażowany?” „Czy zna Pan/Pani kogoś innego, kto może mieć istotne informacje?”
Z tych wywiadów można przygotować listę świadków, jeśli tacy istnieją, a świadkowie mogą być przesłuchiwani w ten sam bezstronny sposób. W tym czasie można wypełnić oś czasu i przygotować podsumowanie uzgodnionych faktów. W miarę trwania tego procesu może pojawić się potrzeba przeprowadzenia kolejnych wywiadów, ponieważ porównywane są różne relacje.
Zbieranie dowodów
Zbierz wszelkie dokumenty i zapisy, które mogą mieć znaczenie dla dochodzenia, w tym, ale nie tylko, e-maile, teksty i kalendarze. Dokumenty te mogą pomóc uzupełnić luki w linii czasowej, wypełnić luki w zeznaniach świadków i ustalić wiarygodność świadków.
Podjęcie rozsądnej, podjętej w dobrej wierze decyzji
W końcu, po zapoznaniu się z dowodami zebranymi podczas rozmowy, pracodawca musi podjąć decyzję o tym, jakie działania podjąć, przedstawić je na piśmie i zawrzeć w raporcie z dochodzenia. Prawo zabrania nie robienia niczego.
Dodatkowo, decyzja musi być rozsądna. Chociaż może być możliwe rozwiązanie problemu za pomocą kilku szkoleń i memorandów, dochodzenie prowadzone w dobrej wierze może zakończyć się tym, że wiarygodność jednej ze stron będzie lepsza niż drugiej, co będzie miało swoje konsekwencje. Jednakże, pracodawcy nie mogą unikać podjęcia rozsądnej, podjętej w dobrej wierze decyzji tylko dlatego, że reputacja pracownika może ucierpieć bez ewentualnej utraty ochrony „bezpiecznej przystani”.
Wniosek
Jako że w całym kraju nadal koncentrujemy się na molestowaniu, pracodawcy muszą być przygotowani do reagowania i ochrony przed roszczeniami w swoim miejscu pracy. Przygotowanie to obejmuje posiadanie pisemnej polityki zgłaszania i dobrze opracowanych procedur dochodzeniowych. Będąc przygotowanym, pracodawca może skorzystać z zasad „bezpiecznej przystani”, które ograniczają jego odpowiedzialność z tytułu roszczeń o molestowanie.