Pod wpływem pandemii koronawirusów, które popychają pracowników do coraz większego oddalenia, firmy muszą znaleźć kreatywne opcje, aby kontynuować codzienną współpracę. Oprogramowanie do przechowywania danych w chmurze zapewnia bezpieczeństwo dokumentów i plików, a członkowie zespołu mogą mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca.
Te narzędzia do współpracy przechowują dane w Internecie za pośrednictwem dostawcy usług w chmurze obliczeniowej. Dostawca zewnętrzny zarządza tymi danymi i obsługuje je jako usługę. Dwaj główni gracze na tym polu to Dropbox i Box. Aby pomóc Ci zdecydować, które z tych narzędzi jest dla Ciebie najlepsze, poniżej przedstawiamy zestawienie wszystkich funkcji, jakie każde z tych rozwiązań ma do zaoferowania. W tym artykule omówimy następujące sekcje:
- Przegląd Dropbox vs Box
- Łatwość konfiguracji
- Przechowywanie i ceny
- Bezpieczeństwo
- Synchronizacja
- Integracje
- Współdzielenie
Przegląd Dropbox vs. Przegląd Box
Narzędzie do udostępniania zostało wymyślone, gdy jego założyciel Drew Houston ciągle zapominał o swoim dysku flash USB, gdy był studentem na MIT. Stamtąd, firma eksplodowała popularnością. Firma może pochwalić się klientami o wielkich nazwach, takich jak National Geographic, Arizona State University i Sundance. 500 000 firm i nie tylko korzysta z rozwiązania do współpracy.
Założyciel firmy Box, Aaron Levie, opracował narzędzie jako projekt szkolny, kiedy był studentem na Uniwersytecie Południowej Kalifornii. W ciągu 15 lat od powstania, Box zdobył miliony funduszy i nabył firmy po drodze. Box zasila ponad 100,000 organizacji, w tym Allstate, Morgan Stanley i Coca-Cola.
Łatwość konfiguracji
Źródło: Business Insider
Dropbox Business oferuje na swojej stronie internetowej jasne instrukcje dotyczące zakładania konta firmowego w celu promowania łatwości użytkowania. Podczas rejestracji, Twoja organizacja otrzyma swoją własną przestrzeń dla zespołu. Po pierwszym zalogowaniu zobaczysz niebieskie foldery z ikoną budynku – są to foldery zespołu, w których Twoja organizacja może umieszczać wszystkie dokumenty i pliki.
Twój administrator zespołu ma możliwość dostosowania uprawnień, aby zaprosić osoby z zewnątrz do korzystania z folderów lub ograniczyć dostęp w dowolny sposób. Foldery zespołu są zarządzane przez administratorów, ale członkowie Twojego zespołu mogą również tworzyć foldery współdzielone.
Możesz również tworzyć foldery dla poszczególnych członków zespołu. Administratorzy mogą uzyskać dostęp do poszczególnych folderów poprzez konsolę administratora lub po prostu logując się na swoje konto. Po skonfigurowaniu folderów można rozpocząć koordynację i tworzenie.
Box zapewnia również kroki do rozpoczęcia pracy z nowym kontem. Możesz łatwo utworzyć nowy folder i umożliwić innym dostęp do niego, wprowadzając ich adresy e-mail podczas tworzenia folderu. Po przyznaniu dostępu tym współpracownikom, możesz zarządzać ich specyficznymi uprawnieniami.
Box zapewnia prosty interfejs, aby upewnić się, że nowi użytkownicy mogą łatwo poruszać się po swoich kontach. Możesz łatwo wyszukiwać pliki i używać funkcji drzewa folderów, aby znaleźć poszukiwany dokument.
Zwycięzca: Ponieważ Dropbox zapewnia jasne kroki dotyczące zakładania konta biznesowego, wychodzą tutaj na prowadzenie.
Przechowywanie i ceny
Dropbox oferuje różne plany w zależności od przestrzeni dyskowej, której szukasz. Oznacza to, że istnieje plan cenowy dla firm każdej wielkości. Struktura dla każdego z tych planów zapewnia, że nie trzeba płacić za więcej pamięci masowej niż będziesz używać, co jest idealne dla małych zespołów, które nie mają dużych budżetów. Możesz zdecydować się na opłatę miesięczną lub roczną.
| Plan | Cena | Magazyn |
| Professional | Starting at $16.58/miesiąc | 3 TB pamięci masowej |
| Standard | Starting at $12.50/użytkownika/miesiąc | 5 TB pamięci masowej |
| Advanced | Od 20 USD/użytkownika/miesiąc | Dużo pamięci masowej, ile potrzeba |
| Enterprise | Kontakt Skontaktuj się z Dropbox, aby uzyskać wycenę | Ilość pamięci masowej, jaka jest potrzebna |
Box nie ukrywa, że jego oferta skierowana jest do dużych przedsiębiorstw. Ale to narzędzie jest również idealne dla firm, które widzą siebie w przyszłości jako firmę skalowalną. Dropbox daje Ci funkcje, których potrzebujesz, aby rozpocząć działalność, a Box to rozbudowana alternatywa, gdy chcesz trochę mocniej przyspieszyć.
Tutaj znajdziesz zestawienie każdej z opcji cenowych Box. Podobnie jak Dropbox, Box umożliwia firmom pobieranie opłat miesięcznych lub rocznych.
| Plan | Cena | Przechowywanie |
| Starter | Starting at $5/user/month | Do 100 GB pamięci masowej dla maksymalnie 10 użytkowników |
| Business | Od 15 USD/użytkownika/miesiąc | Nieograniczona pamięć masowa dla całej organizacji |
| Business Plus | Od 25$/użytkownika/miesiąc | Nieograniczona pamięć masowa dla nieograniczonej liczby współpracowników zewnętrznych |
| Enterprise | Starting at $35/user/month | Unlimited storage for unlimited external collaborators |
Zwycięzca: Ze względu na swój plan Professional, Dropbox wychodzi tutaj na prowadzenie. Podczas gdy Box oferuje dużą ilość pamięci masowej za dość przystępną cenę, plan Professional firmy Dropbox nadal oferuje dobrą ilość pamięci masowej za jeszcze niższą cenę.
Bezpieczeństwo
Gdy Twoje pliki są przechowywane w technologii chmury, zawsze istnieje pewne ryzyko naruszenia danych – dlatego Box i Dropbox traktują bezpieczeństwo swoich użytkowników priorytetowo. Dropbox zaprojektował swój produkt z myślą o zaawansowanych funkcjach bezpieczeństwa, dlatego Twoje dane są zawsze chronione. Dropbox udostępnia nawet swoim klientom dokładny przewodnik zaufania, wypełniony różnymi artykułami potwierdzającymi, że priorytetem Dropbox jest bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i prywatność.
Box oferuje również eBook zawierający szczegółowe informacje na temat wszystkich środków bezpieczeństwa stosowanych przez ich organizację. Wybór pamięci masowej w chmurze wymaga uwierzytelnienia użytkownika, od drobiazgowego po silne. Możesz monitorować, co dzieje się w Twojej przestrzeni roboczej dzięki wglądowi i ścieżkom audytu. Box oferuje również uczenie maszynowe do obrony przed zagrożeniami z zewnątrz. Rozwiązanie oferuje również uproszczone zarządzanie i zgodność, aby upewnić się, że spełniasz wymagania dotyczące prywatności.
Oto zestawienie funkcji zabezpieczeń oferowanych przez Box i Dropbox:
| Zwiększone bezpieczeństwo |  |
 |
| Historia wersji | Nieograniczone punkty historii wersji dla tych, którzy muszą się cofnąć, aby sprawdzić poprzednią wersję. | Ten plan oferuje tylko 50 najbardziej aktualnych punktów historii wersji dla każdego pliku. |
| Version Recovery | Nieograniczona liczba punktów odzyskiwania wersji dla osób, które chcą odzyskać usunięty plik. | Plan Business firmy Box, jak na razie, nie oferuje punktów odzyskiwania wersji innych niż możliwość przywracania plików w folderze Trash. |
| Śledzenie dostępu | Możesz śledzić loginy, urządzenia i lokalizacje członków zespołu. | Możesz śledzić podstawowe statystyki dostępu, z dodatkowym dobrodziejstwem w postaci automatycznego wygaszania i/lub blokowania plików. |
| Activity Audit | Dostępne są szczegółowe dzienniki audytu. | Ten plan nie oferuje szczegółowych dzienników audytów. |
| Single Sign On (SSO) i Active Directory | Tak | Tak, ale umożliwia tylko 1 integrację. |
| Ochrona hasłem plików/folderów | Pomimo że istnieją obejścia, ta funkcja nie jest natywna. | Tak |
Zwycięzca: Jest to kolejny remis. Każda z nich oferuje podobne funkcje do siebie, a w przypadku obu opcji, tylko niektóre zabezpieczenia są oferowane z niektórymi planami.
Synchronizacja
Źródło: TryShift
Narzędzia takie jak Dropbox i Box mają pomóc Twojej organizacji usprawnić współpracę na różnych urządzeniach – pomyśl o tych narzędziach jak o prywatnym i chronionym Google Drive dla Twojej firmy. Oznacza to, że synchronizacja w czasie rzeczywistym powinna być priorytetem. Narzędzie zapewnia jasne instrukcje dotyczące synchronizacji konta na różnych urządzeniach.
Funkcja Sync w Dropbox jest uważana za jedną z głównych funkcji platformy. Dzięki niej Twoje pliki są na bieżąco aktualizowane na każdym urządzeniu, które ma dostęp do konta Twojego zespołu. Jeśli więc edytujesz dokument na jednym urządzeniu, zmiany te będą widoczne na wszystkich innych urządzeniach. Możesz łatwo rozpocząć proces synchronizacji na komputerze lub telefonie/tablecie.
Sposób wykonania tej czynności jest prosty. Wystarczy, że pobierzesz Dropbox na każdym urządzeniu, które potrzebuje dostępu. Zaloguj się na konto swojego zespołu na każdym z tych urządzeń. Następnie możesz swobodnie zacząć upuszczać pliki do swojego folderu. Jeśli zaznaczysz opcję „Dostępny offline”, będziesz mógł uzyskać dostęp do tych dokumentów bez WiFi.
Box oferuje również własną funkcję synchronizacji. Box Sync umożliwia tworzenie kopii lustrzanej danych przechowywanych na koncie Box na pulpicie. Oznacza to, że dokumenty i pliki są dostępne w trybie offline. Jeśli dokonasz zmian w zsynchronizowanych plikach lokalnie, zostaną one automatycznie zsynchronizowane z kontem Box.
Ponieważ Box Sync umożliwia dostęp offline, jej włączenie jest nieco bardziej skomplikowane niż w przypadku funkcji Dropbox. Włączenie tej funkcji jest podobne do pobierania nowej aplikacji na komputer. Będziesz musiał zainstalować na komputerze Instalator Box Sync i wykonać pozostałe kroki, które pojawią się na ekranie. Należy pamiętać, że w przypadku komputerów Mac wymagany jest dysk twardy sformatowany w systemie HFS+ lub APFS.
Zwycięzca: Dropbox. Dostęp offline w usłudze Box Sync jest imponujący, ale ogranicza się do komputerów stacjonarnych i jest nieco bardziej skomplikowany niż oferta Dropbox.
Integracje
Najlepszym sposobem, w jaki Dropbox i Box mogą zaspokoić Twoje potrzeby w zakresie współpracy, jest oferowanie integracji, które mogą płynnie połączyć cały stos oprogramowania. Oba narzędzia oferują dużą listę integracji, które pomogą Ci spełnić Twoje potrzeby w zakresie współpracy. Dropbox promuje prawie 200 integracji na swojej stronie, a Box może się pochwalić ponad 1500 integracjami.
Dropbox ma partnerstwa z czterema dostawcami oprogramowania – Autodesk, Trello, Slack i Okta. Z każdym dostawcą połączyli siły, aby zaoferować nowe, najlepsze w swojej klasie narzędzie. Na przykład wtyczka dla Autodesk umożliwia użytkownikom dostęp do całej biblioteki Dropbox bezpośrednio w Autodesk. Integracja Slack i Dropbox umożliwia zespołom łączenie rozmów i dokumentów w jedno.
Oferuje również Platformę DBX dla firm poszukujących bardziej szczegółowych integracji. Platforma ta pozwala użytkownikom na wykorzystanie dostępnych interfejsów API do tworzenia własnych rozwiązań. W ten sposób można stworzyć narzędzie dokładnie takie, jakiego potrzebuje Twoja firma.
Microsoft Office, Salesforce i Google są wśród 1,500 integracji Box. Integracje te pozwalają na przepływ treści przez najczęściej używane platformy programowe. Integracje te zapewniają również spójność plików, dzięki czemu wszyscy w organizacji mają ujednolicone doświadczenie w zarządzaniu treścią. Dzięki tak wielu opcjom integracji do wyboru, Box zapewnia, że każdy aspekt działalności będzie zgodny.
Jednakże, bogata lista możliwych integracji Box oferuje więcej niż tylko ujednolicone doświadczenie w zarządzaniu treścią. Dzięki integracji z narzędziami takimi jak Okta i Broadcom, można wzmocnić bezpieczeństwo online swojej organizacji. Rozwiązania te oferują dodatkowe warstwy obrony bez negatywnego wpływu na przepływ treści.
Zwycięzca: Box oferuje znacznie więcej integracji niż Dropbox, co czyni go wyraźnym zwycięzcą w tej kategorii.
Współdzielenie plików
Obydwie opcje zachęcają do współpracy zespoły pracujące w różnych lokalizacjach. Naturalnie, udostępnianie plików jest ważną częścią tego procesu. Oto jak każda z platform radzi sobie z udostępnianiem plików.
Narzędzie zapewnia wiele opcji udostępniania plików. Możesz udostępnić plik lub folder bezpośrednio na stronie internetowej, użyć aplikacji mobilnej (dostępnej zarówno dla systemu Android, jak i iOS), udostępnić plik z aplikacji na komputerze. Platforma oferuje stronę wsparcia klienta, która wyraźnie określa instrukcje dla każdego procesu udostępniania.
Dropbox pozwala również dostosować uprawnienia dla każdej osoby, z którą się dzielisz. Na przykład jeśli chcesz dać dostęp tylko do widoku folderu lub pliku osobie nieposiadającej konta Dropbox, możesz udostępnić go za pomocą łącza. Jeśli dasz pełny dostęp do edycji osobie, której udostępnisz plik, te komentarze i zmiany zostaną zaktualizowane i pojawią się dla każdego, kto ma dostęp do tego dokumentu.
Box umożliwia użytkownikom udostępnianie dowolnego rodzaju plików o dowolnym rozmiarze – oznacza to wszystko, od spakowanych folderów po surowe obrazy i filmy. Możesz utworzyć link, aby podzielić się nim z kimś lub udostępnić go bezpośrednio na platformie. Box pozwala również na podgląd ponad 120 typów plików.
Box pozwala na dzielenie się plikami na wiele sposobów. Można je wysyłać z komputera, laptopa lub urządzenia mobilnego. Twój odbiorca nie musi nawet posiadać konta Box, aby pobierać, edytować i komentować pliki. Platforma oferuje siedem różnych poziomów uprawnień, zapewniając, że Twoje pliki są bezpieczne, gdy są udostępniane osobom z zewnątrz.
Zwycięzca: Box wychodzi na prowadzenie, jeśli chodzi o dzielenie się plikami. Ich zdolność do dzielenia się dużymi plikami każdego rodzaju i pozwalania użytkownikom zewnętrznym na pełne uprawnienia nie może być pobita.
Dropbox vs Box – Czy jest wyraźny zwycięzca?
Oba serwisy Dropbox i Box są gigantami branży hostingu w chmurze i oba mają wyjątkowe podejście do firm. Oba produkty skupiają się na współpracy i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów.
W ostatecznym rozrachunku zwycięzca zależy od tego, który dostawca ma funkcje lepiej dopasowane do Twoich potrzeb. Na przykład Box oferuje więcej planów z nieograniczoną pamięcią masową, a Dropbox oferuje plan, który jest niezwykle przystępny cenowo. Box ma więcej integracji, ale Dropbox oferuje bardziej przyjazny dla użytkownika proces synchronizacji.
Chcesz jeszcze bardziej rozszerzyć możliwości współpracy w swojej firmie? Rozważ wdrożenie systemu telefonii IP. Zapoznaj się z naszymi najlepszymi dostawcami usług VoIP dla firm.