Jaki jest cel spotkań jeden na jeden?
- Dowiedzieć się o aktualnym poziomie morale pracownika, stresie, itp.
- Śledzenie statusu celów wydajnościowych i rozwojowych
- Dowiedzieć się, czy istnieją przeszkody w osiąganiu celów, które należy usunąć
- Przedyskutowanie konkretnych problemów – pracownika, pracownika, przełożonego lub obu
- Przekazanie informacji zwrotnej o wartości dodanej
- Przekazanie coachingu
- Podzielenie się formalnymi i nieformalnymi informacjami o jednostce i organizacji
Dlaczego spotkania Jeden na Jednego są ważne?
Relacja przełożony-pracownik jest podstawową jednostką organizacyjną w strukturze Hrabstwa. Wszystkie zespoły, wydziały i departamenty są zbudowane na tych relacjach. Spotkania jeden na jeden stanowią forum komunikacji pomiędzy przełożonym a pracownikiem, jak również pomiędzy pracownikiem a przełożonym. Kiedy pracownicy są informowani, wzrasta poczucie zaangażowania, wraz z poczuciem własności, które skutkuje satysfakcją z pracy i wydajnością. Rolą pracownika jest wzięcie odpowiedzialności za to, czego potrzebuje od Ciebie, jako swojego przełożonego. Twoim zadaniem jest zapewnienie wsparcia i dodanie wartości, która pomoże pracownikowi osiągać dobre wyniki.
Jak często powinny odbywać się spotkania jeden na jeden?
Zaleca się, aby spotkania jeden na jeden były planowane co dwa tygodnie. Pozwala to na częstą, zindywidualizowaną komunikację. Jeśli spotkanie musi zostać odwołane z powodu nadrzędnego zobowiązania przełożonego lub pracownika, nie powinno minąć więcej niż około miesiąca pomiędzy spotkaniami.
Jaka jest najlepsza długość spotkań Jeden na Jednego?
Większość spotkań powinna trwać około 30 minut. Dłuższe lub częstsze spotkania mogą być zaplanowane w zależności od potrzeb. Dobrą zasadą jest 10 minut na ich wiadomości, 10 minut na Twoje wiadomości i 10 minut na dzielenie się informacjami.
Jak pracownik powinien przygotować się do spotkań Jeden na Jednego?
Powinieneś wysłać pracownikowi pytania lub zarys z góry dla obszarów, które chciałbyś poruszyć podczas spotkania. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie przez pracownika z „Szablonu spotkania jeden na jeden” w celu przygotowania konkretnych treści/agendy każdego spotkania. Niech przyniesie na spotkanie dwie kopie – po jednej dla każdego z Was do przejrzenia i zastosowania. Jest to skuteczny sposób na rozwój pracowników, ponieważ to oni sami prowadzą spotkania jeden na jeden, przedstawiając konkretne kwestie, wyzwania, możliwości i pomysły, które chcą przedyskutować. Zawsze możesz dodać swoje własne tematy na każde spotkanie, gdy zajdzie taka potrzeba. Zarówno Ty, jak i Twój pracownik powinniście zachować kopie tych agend spotkań, aby móc się do nich odwoływać w razie potrzeby lub gdy okażą się pomocne.
Jakie tematy należy poruszyć?
Połączenie
Powinieneś rozpocząć każde spotkanie od tego samego pytania otwierającego, aby umożliwić pracownikowi podzielenie się tym, co mu leży na sercu, itp. Pytanie takie jak „Jak leci?” zadawane na każdym spotkaniu da ci wskazówkę na temat wszelkich pozytywnych lub negatywnych wzorców, które mogą się rozwijać i na które powinieneś zwrócić uwagę.
Stan/aktualizacje celów wydajności i rozwoju
Powinny to być krótkie, wysokopoziomowe statusy/aktualizacje dla każdego celu, które dotyczą:
- Czy cel jest na dobrej drodze? Jeśli nie, to dlaczego?
- Jakie są wyzwania związane z osiągnięciem celu?
- Co się zmieniło i dlaczego?
- Jakieś nowe priorytety, które mogą wpłynąć na ciągłą przydatność lub osiągnięcie celu?
- Jakie są sukcesy związane z realizacją celu?
Dowiedz się, czego potrzebujesz, aby być na bieżąco i zaoferować pomoc tam, gdzie jest ona potrzebna.
Ważne działania lub projekty
Jeśli to konieczne, poświęć czas na omówienie szczegółów. Obejmuje to wszelkie ważne informacje, które powinieneś znać, aby być uznanym za poinformowanego, w tym kwestie lub zmiany, które będą lub mogą mieć wpływ na realizację. Powinieneś podkreślić zasadę „żadnych niespodzianek”. Jest to kolejna okazja, aby zaoferować pomoc i wsparcie, zasoby itp. Jeśli potrzeba więcej czasu, zaplanuj kolejne spotkanie.
Dodana informacja zwrotna
Przekaż pozytywną i/lub negatywną informację zwrotną, jeśli to konieczne, aby wzmocnić oczekiwania. Wykorzystaj ten czas, aby pomóc pracownikom uświadomić sobie, w czym są dobrzy i jak ich mocne strony mogą być wykorzystane z korzyścią dla zespołu i organizacji. Jeśli muszą dokonać korekt lub zmian w swoim zachowaniu, powinni wiedzieć, jakie to są zmiany i dlaczego muszą się zmienić, aby mogli podjąć kroki niezbędne do osiągnięcia sukcesu.
Wsparcie coachingowe
Spotkanie powinno być również wykorzystane do ułatwienia pracownikowi nauki. Powinieneś udzielić pracownikowi coachingu, aby pomóc mu rozwinąć wszelkie umiejętności, które on lub Ty zidentyfikowałeś, a które przyczyniłyby się do jego sukcesu i/lub satysfakcji z pracy. Jest to również dobra okazja do omówienia lub pomocy w rozwiązaniu innych problemów związanych z pracą lub zidentyfikowania problemów osobistych, które mogą obecnie lub potencjalnie wpływać na wydajność pracy. Kiedy kwestie osobiste stają się częścią rozmowy, jest to dobra okazja, aby przypomnieć pracownikowi, aby rozważył korzyści płynące z Programu Pomocy Pracownikom (EAP). Ogólnym celem jest podkreślenie, w jaki sposób możesz mu pomóc, zarówno w słowach, jak i w działaniach. W przypadku niektórych potrzeb w zakresie coachingu możesz zaplanować oddzielne spotkanie.
Inne sprawy
Ty i pracownik powinniście podzielić się informacjami lub aktualizacjami dotyczącymi jednostki, działu lub organizacji. Informacje te mogą obejmować to, co zostało zasłyszane nieformalnie poprzez „pocztę pantoflową” oraz to, co zostało przekazane poprzez formalne kanały, takie jak spotkania kierownictwa. Przykładem mogą być plotki o nadchodzących zmianach i faktyczne wiadomości o nowych zasadach, itp. Skuteczni przełożeni utrzymują wszystkie linie komunikacyjne otwarte – zarówno te nieformalne, jak i formalne.
Umowy/Kolejne kroki
Jest to punkt spotkania, w którym pracownik powinien podsumować to, co zostało omówione i uzgodnione. Jest to dobra praktyka rozwojowa dla pracownika, która pozwoli Ci również dowiedzieć się, jak skuteczna jest komunikacja między Wami. Powinno być jasne, kto jest odpowiedzialny za wykonanie czego. Pracownik powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje i do kiedy. Powinieneś również poinformować pracownika o tym, co będziesz kontynuował i zobowiązać się do zrobienia tego w określonym czasie.
Jakie pytania możesz zadać podczas spotkania?
Następujące pytania mogą być przydatne:
- Opowiedz mi o swoim tygodniu – jaki był?
- Opowiedz mi o tym, nad czym pracowałeś.
- Gdzie według Ciebie mogę być najbardziej pomocny?
- Czy jesteś na dobrej drodze do dotrzymania terminu?
- Jakie obszary wyprzedzają harmonogram?
- Jakie masz pytania dotyczące tego obszaru odpowiedzialności lub projektu?
- Jak zamierzasz do tego podejść?
- Czego nauczyłeś się o tym obszarze odpowiedzialności lub projekcie?
- Co nie poszło tak, jak się spodziewałeś? Dlaczego?
- Co możesz/ możemy zrobić inaczej następnym razem?
- Jakie masz sugestie?
Jak udokumentować spotkanie?
Twój pracownik może przynieść na każde spotkanie dwie kopie aktualizacji z wykorzystaniem dostarczonego przez Ciebie zarysu/szablonu agendy – jedną dla Ciebie, jedną dla niego. Mogłoby to stanowić podstawę dokumentacji spotkania. Możesz wykorzystać swoją kopię do zapisywania notatek, spostrzeżeń, kolejnych kroków itp. Po zakończeniu spotkania, Twoja kopia może zostać zapisana, zeskanowana i przesłana do „Mojego Zespołu”, lub można się do niej odwołać w celu sporządzenia wybranych notatek, które zostaną dodane do „Mojego Zespołu”.