Czy kiedykolwiek napisałeś e-mail do nauczyciela i otrzymałeś spóźnioną odpowiedź, lub taką, która nie odpowiadała na pytanie, które zadałeś? W mniej niż jednym akapicie, Twoje e-maile robią wrażenie na osobie, która je czyta, co wpływa na terminowość i dokładność jej odpowiedzi. Niezależnie od tego, czy jesteś w szkole średniej, czy na studiach, komunikacja mailowa z nauczycielami i instruktorami jest powszechna. W pewnym momencie będziesz miał pytanie dotyczące zadania i będziesz musiał napisać e-mail, aby uzyskać odpowiedź. Poniżej znajdują się wskazówki dotyczące wysyłania doskonałych e-maili, które zwiększą szanse na otrzymanie szybkiej i pomocnej odpowiedzi, przy jednoczesnym poszanowaniu czasu nauczyciela.
Uwaga: „Instruktor” i „nauczyciel” są używane synonimicznie w tym artykule. Jeśli piszesz do nauczyciela w szkole średniej lub instruktora w szkole wyższej, obowiązują te same zasady.
Używaj formalnych powitań
Wielokrotnie zdarza się, że student zaczyna maila od „Hej” lub w ogóle bez powitania. Zawsze zaczynaj od powitania; jest to przyjazne i uprzejme dla odbiorcy. Na przykład, zacznij od „Drogi Panie Gonzalez” lub „Witam Pani Smith”. Jeśli nigdy wcześniej nie spotkałeś instruktora lub nauczyciela (być może próbujesz dostać się do pełnej klasy lub zmienić sekcję), zawsze zaczynaj od „Dear”, ponieważ jest to bardziej formalne.
-
Drogi,
-
Cześć,
-
Dzień dobry,
-
Dobry wieczór,
Używaj formalnych zakończeń
Zawsze załączaj pożegnanie, szczególnie w swoim pierwszym e-mailu. „Z poważaniem” to zawsze dobra opcja. „All the best” i „best regards” są również formalnymi, odpowiednimi opcjami. Zawsze dołączaj pozdrowienia i zakończenia, aby sprawić wrażenie osoby pełnej szacunku i uprzejmości.
-
Szczerze,
-
Pozdrowienia,
-
Wszystkiego najlepszego,
Spersonalizuj pozdrowienia za pomocą imion i dwukrotnie sprawdź pisownię
Jeśli otrzymałeś wiadomość e-mail z prostym „Dzień dobry” lub „Cześć”, czy czułbyś się tak, jakby ta wiadomość była spersonalizowana do Ciebie? Zawsze umieszczaj imię osoby w powitaniu, jeśli wysyłasz je do konkretnej osoby. Sprawdź stronę internetową swojej szkoły, katalog pracowników/wykładowców lub program nauczania w poszukiwaniu nazwisk. Zawsze, zawsze sprawdzaj pisownię nazwisk. Błędnie napisane nazwisko może wywołać negatywne wrażenie. Pokaż prowadzącemu, że poświęciłeś czas, aby zwrócić się do niego poprawnie.
Używaj formalnych tytułów, a następnie podążaj za nimi
Bez względu na to, że Twój nauczyciel lub instruktor wyraźnie stwierdza, że nie ma nic przeciwko zwracaniu się do niego po imieniu, zawsze zaczynaj od formalnych zwrotów. Szczególnie w przypadku instruktorów z uczelni, zwróć uwagę na to, jak podpisują swoje e-maile. Jeśli podpisują się „Molly” lub „Julio”, to w następnym e-mailu możesz zwracać się do nich po imieniu (ponieważ oni sami tak się do siebie odnosili). Jeśli nie jesteś pewien, jakim tytułem zwracać się do kogoś (np. „Dr.”, „Professor”, „Mrs.” lub „Mr.”), poszukaj informacji na stronie internetowej szkoły i sprawdź program nauczania. Jakiego tytułu używa ta osoba dla siebie?
-
„Drogi Dr. Morales” zamiast „Droga Molly”
-
„Drogi Mr. Johnson” zamiast „Dear Julio”
Kompiluj w Microsoft Word, a nie w programie pocztowym
Przygotuj swój e-mail w edytorze tekstu, a nie w samym programie pocztowym (tzn. nie komponuj w Gmailu, Outlooku itd…). To może być żenujące, jeśli przypadkowo uderzysz w przycisk wyślij, zanim skończysz komponować i sprawdzać wiadomości. Komponowanie w edytorze tekstu pozwala uruchomić sprawdzanie pisowni i sprawdzanie gramatyki przed wysłaniem e-maila. Skopiuj i wklej wiadomość do programu pocztowego, gdy skończysz.
Zapewnij kontekst dla instruktora
Szczególnie w college’u, twoi instruktorzy mogą mieć setki studentów. Wyraźnie zaznacz w swoim mailu, w której klasie i sekcji jesteś. Podanie konkretnej klasy i sekcji pomoże instruktorowi najszybciej zrozumieć Twoją prośbę i skutecznie na nią odpowiedzieć. Kiedy instruktor musi się dowiedzieć, w której klasie jesteś, pożera to jego czas i opóźnia odpowiedź. Na przykład, „Jestem w twojej klasie SOC 101, Sec. 8 na MWF od 10-11am.”
Podziękuj
Każdy lubi, gdy mu się dziękuje. Twoi nauczyciele i instruktorzy są szczęśliwi, że mogą Ci pomóc, ale są zajęci. Uznaj, że ich czas (tak jak Twój) jest cenny i podziękuj im gdzieś w swoim mailu. Na przykład, „Dziękuję za poświęcony czas” lub „Dziękuję za pomoc; naprawdę to doceniam!”
Chcesz stworzyć jeszcze bardziej pozytywne wrażenie? Jeśli odwiedzisz nauczyciela w godzinach pracy, wyślij mu krótki e-mail z podziękowaniem za czas poświęcony na spotkanie z Tobą.
Zachowaj zwięzłość
Zostaw mniej niż 150 słów. Ta liczba słów nie jest twardą i szybką regułą, ale im bardziej zwięzły jest twój email, a jednocześnie zawiera wszystkie istotne informacje, tym bardziej prawdopodobne jest, że otrzymasz szybką odpowiedź. Kiedy nauczyciele muszą czytać długie e-maile i ustalać, o co pyta student, zajmuje to więcej ich czasu. Bycie zwięzłym zmusza również do zastanowienia się nad tym, co chcesz przekazać nauczycielowi lub o co właściwie pytasz.
Rozważ spotkanie osobiste
Nie potrafisz wyrazić tego, co próbujesz powiedzieć w mniej niż 150 słowach? Może lepszym rozwiązaniem będzie wizyta osobista. Godziny urzędowania lub spotkania jeden na jeden z instruktorami mogą być świetną okazją do zbudowania osobistej relacji z nauczycielem. Skorzystaj z godzin biurowych, aby w pełni wykorzystać swoje doświadczenie w szkole.
Poprawiaj czytanie, sprawdzaj pisownię i wielkie litery
Kiedy instruktorzy otrzymują e-maile w „text-lingo” ze skrótami, wyrazami pisanymi bez wielkiej litery (jak „i”) i błędami ortograficznymi, może to przedstawiać studenta jako „niechlujnego” lub „leniwego”. Nie chcesz chyba, aby prowadzący pomyślał, że nie zależy ci na zajęciach na tyle, aby ponownie przeczytać maila i wyłapać literówki. Postaw się w roli profesjonalisty i używaj e-maili jako ćwiczeń do przyszłej komunikacji w miejscu pracy.
Pisz konkretny temat
Jednym z najważniejszych elementów wiadomości e-mail jest jej temat. Temat natychmiast informuje odbiorcę wiadomości, czego dotyczy wiadomość. Linie tematyczne przyciągają uwagę, a jasny, konkretny temat jest bardziej prawdopodobne, aby odpowiedzieć poprawnie i skutecznie niż coś niejasnego jak „Klasa” lub „Pytanie”. W swoich liniach tematycznych zawrzyj klasę i konkretną prośbę. Na przykład, „ENGL 201: Pytanie o pracę domową” lub „CHEM 112: Osobiście czy na Canvas do Lab 1?”.
Tutaj znajduje się przykładowy e-mail do instruktora college’u z wykorzystaniem tych zasad:
From: [email protected]
Subject: BIOL 112: Citation Style Preference for Paper 1
Drogi Profesorze Gonzalez,
Jestem na Pana kursie BIOL 112 Sec. 002 w budynku 1, TTH od 1-3pm. Na BIOL 112 literature review assignment due Sept. 30, which citation style should we use? APA, MLA, czy inny styl?
Dziękuję za poświęcony czas i pomoc!
Szczerze,
Mindy Manners
Works Consulted/Additional Resources
Panter, M. (2019). Jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail. AJE Scholar. https://www.aje.com/arc/editing-tip-professional-email-writing/
Potter, D. (2017). Jak napisać doskonały profesjonalny e-mail w języku angielskim: 7 przydatnych wskazówek. Grammarly. https://www.grammarly.com/blog/professional-email-in-english/
Sehgal, K. (2016). Jak napisać e-mail z wojskową precyzją. Harvard Business Review. https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision