Oceń obecne praktyki Twojej firmy w zakresie podróży służbowych.
Jak często wysyłasz pracowników za granicę, ile wydajesz na jedną podróż i co te podróże dają?
Co ważniejsze – jakie problemy i skargi mają często Twoi pracownicy, gdy podróżują w celach służbowych? Oto jeden z nich: możesz mieć trudności z kontrolowaniem miejsca pobytu osoby podróżującej w trakcie podróży. A może można poprawić koordynację między biurem a podróżnym, gdy loty są opóźnione? Być może wydatki na transport przekraczają budżet, ponieważ zawsze rezerwujesz bilety z możliwością zwrotu, mimo że tylko niewielki procent podróży jest zmieniany lub odwoływany.
Aby się tego dowiedzieć, musisz zebrać dane dotyczące podróży służbowych w Twojej firmie i zidentyfikować trendy. Oceń, które praktyki się sprawdzają, a które nie.
Zidentyfikuj cele podróży służbowych swojej firmy.
Co chcesz osiągnąć dzięki każdej podróży? Czy wyniki uzasadniają czas i koszty podróży?
Podczas tworzenia lub zmiany polityki podróży służbowych, upewnij się, że pomaga ona w osiągnięciu celów firmy. Dobrym pomysłem jest rozmowa z pracownikami – szczególnie tymi młodszymi i nowszymi – aby dowiedzieć się, czy rozumieją oni szerszy obraz tego, w jaki sposób ich podróże służbowe przyczyniają się do rozwoju firmy.
Zidentyfikuj również, co chcesz osiągnąć poprzez opracowanie polityki. Na przykład, czy Twoim głównym priorytetem jest oszczędność pieniędzy? Czy zaoferowanie pracownikom większej elastyczności podczas podróży? Niech priorytety – te firmowe i te dotyczące podróżujących – kierują Twoją polityką.
Określ, jak bardzo chcesz być elastyczny.
Jaką swobodę dasz pracownikom? Na przykład, możesz dać im swobodę wyboru lotów i zakwaterowania, o ile mieszczą się w budżecie. Możesz też określić partnerskie linie lotnicze i hotele, a następnie pozwolić pracownikom na wybór spośród nich.
Pamiętaj, że według McKinsey, azjatyckie osoby podróżujące służbowo dwa razy częściej niż ich europejscy koledzy uwzględniają weekendy w rezerwacji terminów podróży. Trend ten nazywany jest „bleisure”, czyli przedłużaniem podróży służbowych w celach wypoczynkowych. Jeśli na to pozwolisz – a prawdopodobnie powinieneś, jeśli piszesz politykę podróży służbowych dla nowoczesnych podróżników – możesz wykorzystać tę politykę do wyznaczenia wyraźnej granicy pomiędzy obszarem odpowiedzialności firmy i pracownika.
Szukać alternatyw.
Jeśli Twoje praktyki podróży służbowych ograniczają obecnie pracowników do hoteli, rozważ alternatywne rozwiązania, takie jak Airbnb. Pamiętaj jednak, że musisz ocenić zalety i wady korzystania z usług wspólnych. Należą do nich koszty, wygoda i bezpieczeństwo.
Jeśli masz pracowników, którzy wolą korzystać z usług wspólnych podczas podróży służbowych, zapytaj ich o ich doświadczenia – zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty.
Decyduj, w jaki sposób będziesz egzekwować zasady.
Czy podróże służbowe będą zarządzane przez zewnętrzną agencję, czy przez Twój własny zespół administracyjny? Jeśli to pierwsze, sprawdź, czy masz wystarczający budżet, ponieważ zewnętrzne pakiety zarządzania podróżami służbowymi zazwyczaj przynoszą więcej korzyści dużym korporacjom niż małym i średnim przedsiębiorstwom. Jeśli to drugie, dowiedz się, jaką przepustowość ma Twój zespół administracyjny lub HR, aby zająć się organizacją podróży.
Z drugiej strony, coraz więcej firm korzysta dziś z narzędzi cyfrowych do automatycznego egzekwowania swoich zasad – możesz więc sprawdzić, czy to rozwiązanie sprawdzi się również w Twoim przypadku. Zwykle odbywa się to poprzez wgranie zasad do aplikacji lub systemu zarządzania, który obsługuje również rezerwacje i inne ustalenia dotyczące podróży oraz wdraża kontrolę zgodności z zasadami. Narzędzia cyfrowe sprawdzają się również w małych firmach, które zazwyczaj powierzają swoim pracownikom samodzielne rezerwowanie lotów i zakwaterowania.
Sprawdź również łatwość lub złożoność egzekwowania polityki. Nie komplikuj jej zbytnio, jeśli chcesz, aby pracownicy się do niej stosowali.
Pomyśl o swoich odbiorcach pisząc i formatując politykę.
Nie musi to być dokument tylko tekstowy, napisany bardzo formalnym językiem. Twoim celem jest przecież, aby pracownicy przeczytali i zrozumieli politykę. Kto chciałby czytać dokument, w którym nie ma białych plam i który nie brzmi tak, jakby został napisany dla ludzi?
Ułatwiaj zapamiętanie polityki podróży służbowych poprzez jej skrócenie i uproszczenie. Aby uzyskać najlepsze rezultaty, używaj jasnego, prostego i konkretnego języka. W razie potrzeby używaj zdjęć, diagramów i wykresów. Upewnij się, że podtytuły są jasno sformatowane, aby pracownicy mogli łatwo się do nich odwoływać w razie potrzeby.
Jeśli zastosowałeś się do powyższych wskazówek, nadszedł czas na napisanie (lub zmianę) Twojej polityki.
Więcej informacji na temat polityki podróży służbowych można znaleźć na stronie internetowej firmy.