W prawie każdej roli w biurze prawnym, znajdziesz się tworzenie wielu dokumentów dla klientów, spraw i celów finansowych. Każdy rodzaj dokumentu będzie często wymagają tego samego formatu z nagłówkami, logo, rodzaje czcionek, odstępy i więcej.
Stwórz szablony i zapisać do użytku w całej firmie, aby zachować konkretne projekty i stylizacje w miejscu i gotowe do pracy. Ten jeden krok może zaoszczędzić kilka minut z czasu potrzebnego na stworzenie każdego dokumentu, pozwalając Ci pracować szybciej z mniejszą szansą na poważne błędy.
Gotowy na więcej sposobów, aby poprawić swoje pismo prawne? Pobierz nasz darmowy przewodnik już teraz>>
Dlaczego szablony są kluczowe dla kancelarii prawnej?
Tradycyjnie, nierzadko trzeba „Znaleźć, Zmienić Nazwę i Zmodyfikować” stare dokumenty, aby wprowadzić nowe informacje. Jednak to pozostawia wiele miejsca na błędy i istnieje duże ryzyko przeniesienia metadanych z poprzedniego pliku. Nie wspominając o tym, że jest to proces powolny i nieporęczny.
Przedstawiamy przewodnik krok po kroku, jak tworzyć szablony, które pomogą Ci pracować wydajniej.
Zacznij od początku
Może być kuszące, aby użyć istniejącego dokumentu i zbudować szablon na jego podstawie. Oprzyj się tej pokusie. Zmiany formatu i niespójności w tamtym dokumencie podążą za Tobą do następnego i zwiększą prawdopodobieństwo popełnienia błędu.
Zamiast tego zacznij swój szablon w ten sposób:
- Kliknij Plik > Zapisz jako
- Podwójnie-.kliknij Komputer lub Ten komputer w programach Office 2016
- Nadaj nazwę swojemu szablonowi
- Wybierz typ dokumentu
- Zapisz i gotowe
Teraz masz świeży, nowy szablon, który możesz zacząć udoskonalać do obecnych i przyszłych celów.
Uwaga: Ten proces działa dla następujących programów: Excel, Word, PowerPoint, Access 2016 i 2013 edycje wraz z Visio Standard 2016 i Visio 2013.
Możesz również użyć szablonów z wcześniejszych wersji pakietu Office w 2013 i 2016 roku, zapisując pliki w folderze Niestandardowe szablony pakietu Office. Jeśli pracujesz w starszej wersji pakietu Office, skorzystaj z tego przewodnika dotyczącego szablonów w programie Word 2003.
Formatowanie domyślnego szablonu dokumentu
Po otwarciu programu Word w domyślnym dokumencie obowiązują różne ustawienia, w tym czcionka (Calibri), rozmiar (11) i podstawowe marginesy (1″ dookoła). Jeśli wiesz, że Twoje dokumenty robocze wymagają innych ustawień, możesz je łatwo zmienić.
Dla domyślnej czcionki:
Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na stronie swojego zupełnie nowego szablonu
- Kliknij Czcionka
- Ustaw preferowany styl i rozmiar czcionki w oknie dialogowym Czcionka
- Kliknij „Zapisz jako domyślny” w lewym dolnym rogu
- Zdecyduj, czy chcesz ustawić to jako domyślne tylko dla tego szablonu, czy dla wszystkich dokumentów
Dla domyślnych marginesów:
- Kliknij zakładkę Układ
- Kliknij małą strzałkę pod napisem Marginesy
- Ustaw preferowane marginesy
- Wybierz „Ustaw jako domyślne” w lewym dolnym rogu okna dialogowego
W ten sam sposób możesz otworzyć i ustawić domyślne Wcięcia akapitowe i Odstępy
W przypadku programu Word 2010 skorzystaj z tego przewodnika dotyczącego odstępów.
Prawie każda opcja odstępów, czcionek lub stylów może być ustawiona jako domyślna, wystarczy poszukać opcji „Zapisz jako domyślne” w oknie dialogowym podczas ustawiania preferencji.
Ustawianie stylów
Gdy masz już ustawienia domyślne, możesz ustawić swoje style. Funkcja Style umożliwia tworzenie niestandardowych opcji formatu lub modyfikowanie istniejących formatów, które obejmują opcje czcionki, koloru i wcięcia stosowane do nagłówków, tytułów, list itp.
Aby skonfigurować style w programie Word 2016:
- Formatuj tekst tak, jak chcesz, wybierając czcionkę, rozmiar, kolor, i inne
- Zaznacz swój sformatowany tekst
- Kliknij prawym przyciskiem myszy tekst (otworzy się okno dialogowe Czcionka)
- Kliknij strzałkę obok galerii stylów
- Wybierz opcję Utwórz styl
- Wybierz nazwę stylu i kliknij przycisk Ok
Możesz utworzyć tyle stylów, ile potrzebujesz. Gdy nadejdzie czas użycia jednego typu nagłówka lub tekstu w dokumencie, wstępnie zaprojektowany styl już tam będzie.
Więcej szybkich wskazówek
- Nazwij każdy szablon i zmianę stylu, którą wprowadzasz, opisowym tytułem. Na przykład, jeśli jesteś wirtualny Paralegal żonglerka kilku klientów, będziesz chciał zapisać nagłówki i szablony w oparciu o nazwę każdego klienta i rodzaj dokumentu, który idzie do.
- Jeśli w dowolnym momencie musisz powrócić do oryginalnego, domyślnego szablonu Worda, po prostu poszukaj szablonu Normalny.
- Użyj zakładki Wstaw, aby dodać puste strony i strony tytułowe lub zmodyfikować preferencje Nagłówka, Stopki i Strony #.
***