W rzeczywistości zarobiłeś 4 000 USD na swoim kwietniowym projekcie; niezły zysk. Twoje sprawozdanie memoriałowe wykazuje to w postaci należności w wysokości 5 000 USD. Z drugiej strony, gdybyś stosował metodę kasową, okazałoby się, że straciłeś 1 000 USD na materiałach, ponieważ nie zaksięgowałeś jeszcze żadnego przychodu gotówkowego. Kiedy w maju otrzymasz tę zapłatę, metoda kasowa wykaże duży zysk, mimo że nie wykonałeś projektu w maju.
Chociaż metoda kasowa jest prostsza, metoda memoriałowa daje dokładniejszy „obraz” tego, co naprawdę dzieje się w Twojej firmie. Ułatwia ona dopasowanie przychodów do związanych z nimi wydatków – nawet jeśli zostały one poniesione w różnych miesiącach – dzięki czemu można śledzić rzeczywistą rentowność.
Czego wymaga IRS?
Możesz się zastanawiać, jak te dwie metody mają się do siebie, jeśli chodzi o czas podatkowy. Dla większości małych firm, metoda księgowości jest opcjonalna. Zgodnie z ostatnią ustawą Tax Cuts and Jobs Act, małe firmy mogą płacić podatki dochodowe na zasadzie kasowej do kwoty 25 milionów dolarów rocznie. Ponieważ większość małych firm mieści się w tym limicie, wydaje się, że jest to kolejna wygrana dla metody kasowej. Ale czy tak jest?
Niestety, metoda kasowa zaczyna szwankować na długo przed osiągnięciem progu 25 milionów dolarów. W rzeczywistości jest to bliżej 1 miliona dolarów rocznie. W miarę rozwoju firmy poza ten punkt, muszą one podejmować pewne poważne decyzje strategiczne. Potrzebują, aby ich sprawozdania finansowe zapewniały wgląd w działalność firmy, którego sprawozdania w ujęciu kasowym po prostu nie oferują.
Zajmiemy się tym za chwilę, ale na razie warto o tym pamiętać: IRS pozwala na użycie innej metody obliczania podatków niż ta, której używasz do własnego wewnętrznego śledzenia. Innymi słowy, Twój księgowy może dokonać kilku przekształceń i złożyć swoje podatki na zasadzie kasowej, podczas gdy Ty korzystasz z głębszego wglądu w rachunkowość memoriałową, aby pomóc Ci prowadzić swój biznes.
Here’s Why Everyone Actually Needs Both
Prawdą jest, że zarówno księgowość kasowa, jak i memoriałowa mają swoje zalety. Niezależnie od tego, z której metody korzystasz, prawdopodobnie będziesz w końcu potajemnie używał po trochu obu. Pozwól, że wyjaśnię, co mam na myśli.
Jedną z największych zalet rachunkowości kasowej jest to, że daje ona dokładny obraz tego, ile pieniędzy faktycznie przechodzi z rąk do rąk. Jeśli nie przynosisz gotówki tak szybko, jak ją wydajesz, będziesz miał kłopoty. Jeśli musisz od razu płacić dostawcom i usługodawcom, ale czekasz, aż Twoi klienci zapłacą w ciągu 30 dni, będziesz wiecznie ścigać faktury i mieć nadzieję, że światła pozostaną włączone.
Dlatego właśnie firmy działające w oparciu o zasadę memoriałową muszą korzystać z rachunku przepływów pieniężnych. Jest to sposób na śledzenie przepływu środków pieniężnych przy jednoczesnym rozpoznawaniu naliczonych przychodów i kosztów. Śledząc przepływy pieniężne, można przewidzieć wszelkie niedobory, w przypadku których może zabraknąć pieniędzy, zanim pojawią się kolejne płatności.
Biznesy, które stosują metodę kasową, czasami opierają się na zasadach memoriałowych, nawet jeśli nie rejestrują ich w księgach. Pamiętasz konta należności i zobowiązań? Jeśli masz klienta, który jest Ci winien pieniądze, odliczasz dni do momentu, kiedy będziesz mógł się spodziewać czeku, nawet jeśli nie ma gdzie zapisać konta należności w księgach. To samo dotyczy sytuacji, gdy zbliża się termin płatności czynszu.
Największym mankamentem księgowości opartej na metodzie kasowej jest trudność w mierzeniu wyników firmy. Aby naprawdę uzyskać dobre spojrzenie na to, jak sobie radzisz, musisz ustalić i śledzić KPI (kluczowe wskaźniki wydajności). Pomyśl o nich jak o cholesterolu, ciśnieniu krwi i tętnie Twojej firmy. Te będą się różnić w zależności od firmy, ale trzeba mieć możliwość śledzenia ich i zobaczyć, jak kiedy się zmieniają, aby naprawdę zrozumieć zdrowie firmy. Niestety, jest to wszystko, ale niemożliwe na podstawie gotówki.
Aby śledzić rentowność, musisz wiedzieć nie tylko, ile pieniędzy wchodzi i wychodzi, ale jak te kwoty są połączone. Musisz wiedzieć, ile jest powiązanych z każdym okresem i transakcjami z tego okresu. Jest to zasada dopasowania, o której mówiliśmy wcześniej. Musisz dopasować swoje wydatki do przychodów, które pomogły stworzyć. Rozliczenia międzyokresowe to umożliwiają.
Która z nich jest dla Ciebie odpowiednia?
Więc, która metoda księgowości jest odpowiednia dla Twojej firmy? Jeśli prowadzisz bardzo prostą, małą firmę – np. jednoosobową działalność gospodarczą opartą na usługach – metoda kasowa może być dla Ciebie odpowiednia. Może ona usprawnić proces księgowania i zaoszczędzić Twój czas.
Z drugiej strony, metoda memoriałowa jest koniecznością, jeśli:
-
Masz zapasy. Większość firm posiadających zapasy będzie potrzebowała rachunkowości memoriałowej nawet dla celów podatkowych. Będzie ona również potrzebna, aby zobaczyć wartość zapasów w bilansie i odzwierciedlić koszt sprzedanych towarów w rachunku zysków i strat. W przeciwnym razie będziesz miał bardzo niski miesiąc, kiedy kupujesz swoje zapasy i nierealistycznie wysoki miesiąc, kiedy je sprzedajesz.
-
Zapłaciłeś z góry za usługę lub za czynsz i musisz rozłożyć ten wydatek na miesiące, w których będziesz z niego korzystać (np. podział rocznej opłaty abonamentowej na 12 miesięcznych pozycji wydatków).
-
Twoi klienci zapłacili Ci z góry za pracę, której jeszcze nie wykonałeś. Musisz wiedzieć, jaki to ma wpływ na Ciebie, ponieważ należności za usługi są formą zobowiązania.
-
Twoja firma posiada środek trwały i chce rozpoznawać i śledzić amortyzację przez okres użytkowania tego środka.
-
Pragniesz uzyskać finansowanie z banku (większość banków będzie wymagać prowadzenia rachunkowości memoriałowej zgodnej z GAAP w celu oceny ryzyka i potencjału jako kredytobiorcy).)
Wnioski
Jeśli to szybkie zestawienie sprawiło, że myślisz, że metoda memoriałowa może być lepsza dla Twojej firmy, prawdopodobnie masz rację. Nie bój się dokonać zmiany i zacząć czerpać korzyści.
Możesz skontaktować się z profesjonalistami w Basis 365, aby zaplanować bezpłatną konsultację. Porozmawiamy o szczegółach Twojego modelu biznesowego i dowiesz się dokładnie, co możesz zyskać dzięki metodzie memoriałowej.