Czy masz czasem wrażenie, że cały swój czas poświęcasz na zarządzanie kryzysami? Że Twoje życie to w zasadzie gaszenie jednego przysłowiowego pożaru za drugim?
Czy pod koniec dnia czujesz się całkowicie wyczerpany i pozbawiony energii, a mimo to nie potrafisz wskazać niczego, co osiągnąłeś z prawdziwego zdarzenia?
Tak?
Wtedy, mój przyjacielu, prawdopodobnie mylisz to, co pilne, z tym, co ważne.
Przed chwilą rozmawialiśmy o wielu lekcjach przywództwa, które można wyciągnąć z życia Dwighta D. Eisenhowera. Dziś porozmawiamy o kolejnej – zasadzie, która przyświecała mu przez całą, pełną sukcesów karierę generała i prezydenta:
„To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne.”
Poniżej przyjrzymy się rozróżnieniu, jakie ol' Ike poczynił między tymi dwiema bardzo różnymi rzeczami, i zbadamy, jak zrozumienie „Zasady Decyzji Eisenhowera” może pomóc ci stać się człowiekiem, którym chcesz być.
Różnica między pilnym a ważnym
Pilne oznacza, że zadanie wymaga natychmiastowej uwagi. To są te rzeczy do zrobienia, które krzyczą „Teraz!”. Pilne zadania wprowadzają nas w tryb reaktywny, który charakteryzuje się defensywnym, negatywnym, pośpiesznym i wąsko skoncentrowanym sposobem myślenia.
Ważne zadania to rzeczy, które przyczyniają się do realizacji naszej długoterminowej misji, wartości i celów. Czasami ważne zadania są również pilne, ale zazwyczaj tak nie jest. Kiedy skupiamy się na ważnych działaniach, działamy w trybie responsywnym, który pomaga nam zachować spokój, racjonalność i otwartość na nowe możliwości.
To dość intuicyjne rozróżnienie, jednak większość z nas często wpada w pułapkę przekonania, że wszystkie pilne działania są również ważne. Ta skłonność ma prawdopodobnie korzenie w naszej ewolucyjnej historii; nasi przodkowie koncentrowali się bardziej na krótkoterminowych problemach niż na długoterminowej strategii, ponieważ reagowanie na natychmiastowe bodźce (takie jak szarżujący kot szablastozębny) mogło oznaczać różnicę między życiem a śmiercią.
Nowoczesne technologie (24-godzinne wiadomości, Twitter, Facebook, wiadomości tekstowe), które nieustannie bombardują nas informacjami, tylko wzmocniły ten głęboko zakorzeniony sposób myślenia. Nasza technologia produkująca bodźce traktuje wszystkie informacje jako równie pilne i naglące. Twerk-gate Miley Cyrus ma taką samą wagę jak ważne dyskusje polityczne w Waszyngtonie.
Jak twierdzi autor Douglas Rushkoff, doświadczamy „szoku teraźniejszości” – stanu, w którym „żyjemy w ciągłym, zawsze włączonym 'teraz'” i tracimy poczucie długoterminowej narracji i kierunku. W takim stanie łatwo jest stracić z oczu rozróżnienie między tym, co naprawdę ważne, a tym, co jedynie pilne.
Konsekwencje tej ślepoty na priorytety są zarówno osobiste, jak i społeczne. W naszym własnym życiu cierpimy z powodu wypalenia i stagnacji, a na szerszym poziomie nasza kultura nie jest w stanie rozwiązać naprawdę ważnych problemów naszych czasów.
Matryca decyzyjna Eisenhowera
Myśliciel biznesowy Stephen Covey spopularyzował Zasadę Decyzji Eisenhowera w swojej książce 7 nawyków skutecznych ludzi. W książce tej Covey stworzył matrycę decyzyjną, aby pomóc ludziom w rozróżnianiu między tym, co ważne i nieważne, a tym, co pilne i niepilne. Matryca składa się z kwadratu podzielonego na cztery pola, czyli kwadranty, oznaczone w następujący sposób 1) Pilne/Important, 2) Nie Pilne/Important, 3) Pilne/Nieważne oraz 4) Nie Pilne/Nieważne:
Poniżej omówimy szczegółowo każdy z kwadrantów i wyjaśnimy, w którym z nich powinniśmy spędzać najwięcej czasu, jeśli chcemy być najlepsi i w pełni wykorzystać nasze życie.
Kwadrant 1: Pilne i ważne zadania
Zadania z kwadrantu 1 są zarówno pilne, jak i ważne. Są to zadania, które wymagają naszej natychmiastowej uwagi, a także zmierzają do wypełnienia naszych długoterminowych celów i misji w życiu.
Zadania kwadrantu 1 zazwyczaj składają się z kryzysów, problemów lub terminów.
Oto kilka konkretnych przykładów Pilnych i Ważnych zadań:
- Pewne e-maile (może to być oferta pracy, e-mail dotyczący nowej możliwości biznesowej, która wymaga natychmiastowego działania, itp.)
- Termin oddania pracy
- Termin zapłaty podatku
- Żona na pogotowiu
- Silnik samochodu gaśnie
- Zadania domowe
- Masz atak serca i lądujesz w szpitalu
- Masz zawał serca w szpitalu
- Dostajesz telefon od dyrektora Twojego dziecka, że musisz przyjść na spotkanie w sprawie jego zachowania
Przy odrobinie planowania i organizacji, wiele zadań Q1 mogą być wykonane bardziej wydajne lub nawet wyeliminowane outright. Na przykład, zamiast czekać do ostatniej chwili, aby pracować na papierze semestralnym (w ten sposób przekształcając go w pilne zadanie), można zaplanować swój czas tak, że jesteś zrobione z papieru tydzień wcześniej. Albo zamiast czekać, aż coś w Twoim domu się rozpadnie i będzie wymagało naprawy, możesz zastosować się do harmonogramu regularnych przeglądów.
Choć nigdy nie będziemy w stanie całkowicie wyeliminować pilnych i ważnych zadań, możemy je znacznie ograniczyć dzięki odrobinie proaktywności i spędzaniu większej ilości czasu w kwadrancie 2.
Co oczywiście prowadzi nas do…
Kwadrant 2: Nie Pilne, ale Ważne Zadania
Kwadrant 2 to zadania, które nie mają naglącego terminu, ale mimo to pomagają ci osiągnąć ważne cele osobiste, szkolne i zawodowe, jak również pomagają ci wypełnić twoją ogólną misję jako człowieka.
Zadania w Kwadrancie 2 są zazwyczaj skupione wokół wzmacniania relacji, planowania przyszłości i ulepszania siebie.
Oto kilka konkretnych przykładów Nie Pilnych, ale Ważnych Zadań:
- Planowanie tygodniowe
- Planowanie długoterminowe
- Ćwiczenia
- Czas spędzony z rodziną
- Czytanie książek wzbogacających życie.wzbogacających życie książek
- Prowadzenie dziennika
- Uczęszczanie na zajęcia w celu doskonalenia umiejętności
- Spędzanie czasu na satysfakcjonującym hobby
- Studiowanie
- Medytowanie
- Służba
- Służba
- Serwis
- Konserwacja samochodu i domu
- Randka z żoną
- Stworzenie budżetu i planu oszczędzania
Według Coveya, powinniśmy dążyć do tego, aby większość naszego czasu poświęcać na działania związane z Q2, ponieważ to one zapewniają nam trwałe szczęście, spełnienie i sukces. Niestety, istnieje kilka kluczowych wyzwań, które powstrzymują nas przed zainwestowaniem wystarczającej ilości czasu i energii w zadania Q2:
- Nie wiesz, co jest dla Ciebie naprawdę ważne. Jeśli nie masz pojęcia, jakie wartości i cele są dla Ciebie najważniejsze, to oczywiście nie będziesz wiedział, na jakie rzeczy powinieneś poświęcić swój czas, aby je osiągnąć! Zamiast tego, będziesz się chwytać wszelkich bodźców i zadań, które są najbardziej pilne. Jeśli czujesz, że brakuje ci życiowej misji lub nie jesteś pewien, jakie są twoje podstawowe wartości, gorąco polecam lekturę naszych artykułów na temat tworzenia planu życia, a także definiowania podstawowych wartości.
- Present bias. Jak właśnie omówiliśmy, wszyscy mamy skłonność do skupiania się na tym, co jest najbardziej pilne w danej chwili. To jest nasz tryb domyślny. Trudno jest zmotywować się do zrobienia czegoś, gdy nie mamy nad sobą deadline’u. Odejście od tej awaryjnej pozycji wymaga siły woli i samodyscypliny – cech, które nie przychodzą naturalnie i muszą być aktywnie kultywowane i wyrażane.
Ponieważ Q2 działania nie są pilne dla naszej uwagi, zazwyczaj utrzymujemy je na zawsze na tylnym siedzeniu naszego życia i mówimy sobie: „Dostanę się do tych rzeczy 'kiedyś' po tym, jak zajmę się tymi pilnymi rzeczami.” Nawet odkładamy na później ustalenie, co jest najważniejsze w życiu, co oczywiście tylko utrwala cykl, w którym wszystko, czym się zajmujemy, to najpilniejsze rzeczy na naszej liście.
Ale „kiedyś” nigdy nie nadejdzie; jeśli czekasz, aby zrobić ważne rzeczy, aż twój harmonogram trochę się oczyści, zaufaj mi, kiedy mówię, że tak nie będzie. Zawsze będziesz czuł się tak samo zajęty jak teraz, a jeśli w ogóle, to życie staje się bardziej zajęte, gdy się starzejesz (przynajmniej do czasu przejścia na emeryturę).
Aby przezwyciężyć nasze wrodzone uprzedzenia do teraźniejszości, które uniemożliwiają nam skupienie się na działaniach z kwadrantu 2, musimy żyć świadomie i proaktywnie. Nie możesz prowadzić swojego życia w trybie domyślnym. Musisz świadomie zdecydować: „Będę miał czas na te rzeczy, choćby nie wiem co.”
Kwadrant 3: Pilne i nieważne zadania
Kwadrant 3 to czynności, które wymagają naszej uwagi teraz (pilne), ale nie pomagają nam osiągnąć naszych celów lub wypełnić naszej misji (nieważne). Większość zadań z kwadrantu 3 to czynności, które przeszkadzają innym ludziom i często wiążą się z pomaganiem im w osiągnięciu ich własnych celów i wypełnianiu ich własnych priorytetów.
Oto kilka konkretnych przykładów działań z kwadrantu 3:
- Połączenia telefoniczne
- Wiadomości tekstowe
- Większość e-maili (niektóre e-maile mogą być pilne i ważne)
- Współpracownik, który przychodzi przy Twoim biurku w najlepszym czasie pracy, aby poprosić o przysługę
- Poprośba od byłego pracownika o napisanie listu polecającego w jego imieniu (prawdopodobnie jest to dla niego ważne, ale spójrzmy prawdzie w oczy, prawdopodobnie nie jest to aż tak ważne dla Ciebie)
- Mama wpada niezapowiedziana i chce Twojej pomocy przy jakimś zadaniu
Według Coveya, wielu ludzi spędza większość swojego czasu na zadaniach Q3, myśląc jednocześnie, że pracują w Q1. Ponieważ zadania Q3 pomagają innym, zdecydowanie czują się ważne. Dodatkowo są to zazwyczaj namacalne zadania, których wykonanie daje Ci poczucie satysfakcji, które płynie ze sprawdzenia czegoś na swojej liście.
Ale podczas gdy zadania Q3 mogą być ważne dla innych, nie są ważne dla Ciebie. Nie są one koniecznie złe, ale muszą być zrównoważone z Twoimi działaniami Q2. W przeciwnym razie, skończysz czując, że dużo robisz z dnia na dzień, podczas gdy w końcu zdasz sobie sprawę, że tak naprawdę nie robisz żadnych postępów w swoich własnych celach długoterminowych. To recepta na osobistą frustrację i niechęć do innych ludzi.
Mężczyźni, którzy spędzają większość czasu, pracując nad Pilnymi, ale Nieważnymi Zadaniami, często cierpią na „Syndrom Miłego Faceta” i chcą nieustannie zadowalać innych kosztem własnego szczęścia.
Jeśli to ty, rozwiązanie jest proste: Stań się bardziej asertywny i zacznij stanowczo (ale uprzejmie) mówić „nie” większości próśb.
Kwadrant 4: Nie pilne i nie ważne zadania
Kwadrant 4 czynności nie są pilne i nie są ważne. Są tym, co lubię nazywać „błaznowaniem”. Działania Q4 nie są pilne ani nie pomagają Ci osiągnąć długoterminowych celów lub wypełnić Twojej misji jako człowieka. Są przede wszystkim rozpraszające.
Szczególne przykłady Nie Pilnych i Nie Ważnych Zadań obejmują:
- Oglądanie telewizji
- Bezmyślne surfowanie po sieci
- Granie w gry wideo
- Przeglądanie Facebooka, Twittera, Instagram
- Gambling
- Zakupy
Sądzę, że gdyby większość z nas przeprowadziła audyt czasu na sobie, odkrylibyśmy, że spędzamy nadmierną ilość czasu na działaniach związanych z Q4. Jestem pewien, że większość z nas ma te „marnuję swoje życie” chwile po tym, jak spędziliśmy godziny surfując po sieci i zdaliśmy sobie sprawę, że mogliśmy wykorzystać ten czas na realizację naszych bardziej nobilitujących celów życiowych. Nie? To tylko ja? Dang.
Jako pragmatyk, nie sądzę, żebyś musiał całkowicie wyeliminować działania Q4 ze swojego życia. Po szczególnie gorączkowym i pracowitym dniu, przypadkowe przeglądanie Internetu lub oglądanie ulubionego programu telewizyjnego przez pół godziny jest dokładnie tym, czego mój mózg potrzebuje, aby się zdekompresować.
Zamiast dążyć do całkowitego pozbycia się Nie Pilnych i Nie Ważnych zadań, postaraj się spędzać na nich bardzo ograniczoną ilość czasu. 5% lub mniej twoich godzin czuwania to dobry cel.
Bądź jak Ike; Spędzaj więcej czasu na ważnych zadaniach
W naszym obecnym szokującym świecie, zdolność do odfiltrowania sygnału od szumu, lub rozróżnienia pomiędzy tym co pilne a tym co naprawdę ważne, jest niezbędną umiejętnością do posiadania.
Moje wyzwanie dla ciebie w tym tygodniu to zastosowanie Matrycy Decyzji Eisenhowera do tak wielu aspektów twojego życia jak tylko możesz. Kiedy staniesz przed decyzją, zatrzymaj się i zadaj sobie pytanie: „Czy robię to, ponieważ jest to ważne, czy też robię to, ponieważ jest to po prostu pilne?”
Obiecuję, że kiedy będziesz spędzał większość swojego czasu pracując nad zadaniami, które nie są pilne, ale ważne, poczujesz odnowione poczucie spokoju, kontroli i opanowania w swoim życiu. Poczujesz, że robisz prawdziwe postępy. Inwestować twój czas w Q2 planować/organizować aktywność, ty możesz zapobiegać i eliminować wiele kryzysy i problemy Q1, balansować żądania Q3 z twój swój potrzebami, i prawdziwie cieszyć się veg-outs Q4, znać że ty zarabiałeś resztę. Dzięki temu, że zadania z Q2 staną się twoim najwyższym priorytetem, bez względu na nagłe wypadki, irytację czy terminy, będziesz miał psychiczne, emocjonalne i fizyczne możliwości, aby reagować pozytywnie, a nie defensywnie.
Narzędzia, które ci pomogą
Aby pomóc ci w stosowaniu Matrycy Decyzji Eisenhowera, proponujemy sprawdzić następujące narzędzia.
Eisenhower App. Jest to aplikacja na iPhone’a, która pozwala na łatwe organizowanie zadań zgodnie z Macierzą Decyzji Eisenhowera. Miałem okazję pobawić się nią trochę i spodobało mi się to, co zobaczyłem. Nie byłem w stanie znaleźć niczego podobnego na Androida.
Ściągnij Arkusz Matrycy Decyzji Eisenhowera. Stworzyłem snazzy mały PDF z Matrycy Decyzji Eisenhowera dostępny do pobrania za darmo. Wydrukuj go dziś wieczorem i przeznacz 30 minut na osobistą refleksję. Zrób listę zadań, na które poświęcasz najwięcej czasu i przypisz je do odpowiedniego kwadrantu w macierzy. W ten sposób uzyskasz przybliżony obraz tego, czy poświęcasz czas na czynności, które są rzeczywiście ważne.
Po wykonaniu tych czynności pomyśl, w jaki sposób możesz zmniejszyć ilość czasu poświęcanego na zadania Q1, Q3 i Q4, a zwiększyć ilość czasu poświęcanego na czynności Q2.