Czy czujesz, że twoja organizacja pracy to bałagan zagubionych informacji i niezdefiniowanych oczekiwań, spirala powoli, ale pewnie wymykająca się spod kontroli?
Jeśli tak, nie jesteś sam. Większość pracowników biurowych ma wrażenie, że ich organizacja pracy nie jest taka, jaka powinna być. Niestety, ten brak organizacji ma realne konsekwencje zarówno dla nich, jak i dla ich pracodawców. Na szczęście badania jasno pokazują, że niewielkie zmiany w podejściu do organizacji pracy mogą w znacznym stopniu przyczynić się do przywrócenia porządku, niezależnie od tego, czy chodzi o doskonalenie umysłu i usunięcie bałaganu umysłowego, czy też o ustanowienie procesów, które przekształcą Twój zespół w precyzyjne narzędzie wielofunkcyjne.
Przedstawiamy 30 wskazówek, które pozwolą Ci przejść od bałaganu w organizacji pracy do mistrza organizacji pracy:
Organizuj swój mózg
Oddychaj
Sondaż Work Stress Survey 2013 przeprowadzony przez Everest College wykazał, że 83% pracowników biurowych czuje się zestresowanych w pracy. Badanie Workfront wykazało, że 51% marketerów przypisuje swój stres zawodowy próbie pogodzenia pracy z jej niezliczonymi formami.
Zanim jednak uporządkujesz swoje zadania, eksperci twierdzą, że najpierw musisz uporządkować swoje myśli. Nie mówimy, że powinieneś zaczynać każdy poranek od medytacji transcendentalnej, ale możesz spróbować tego prostego ćwiczenia oddechowego, aby się oczyścić i zacząć od nowa.
Jedzenie pokarmów dla mózgu
Twoja zdolność do organizacji jest tak dobra, jak paliwo, które wkładasz do mózgu. Nie możesz myśleć jasno przez wyzwania dnia bez odpowiedniej diety, a to zaczyna się od pierwszego posiłku dnia. Na śniadanie, spróbuj zjeść całe ziarna, jagody, pomidory i orzechy, aby dać sobie naukowo udowodniony zastrzyk energii dla mózgu, zanim zajmiesz się swoją pracą.
Zacznij od jednego celu
Czytasz to dobrze. Jeden. Od początku naszej kariery zawodowej wszyscy mamy wpojone, jak ważne jest wyznaczanie celów. Ale większość ludzi brakuje nie w ustalaniu celów, ale w osiąganiu celów. Dlaczego? Ponieważ staramy się robić je wszystkie naraz.
Gary Keller i Jay Papasan, autorzy książki „Jedna rzecz”, sugerują, abyśmy wybrali jedną rzecz do zrobienia w tym roku – uruchomienie nowej strony internetowej, na przykład – a następnie podzielili to na jedną rzecz do osiągnięcia tego celu w tym miesiącu, tygodniu, dniu i godzinie. Jeśli wybierzemy najbardziej krytyczną rzecz do zrobienia i zrobimy ją w ciągu tej godziny, prowadzi to do osiągnięcia większych celów w czasie. To jest sukces podzielony na przedziały!
Oczywiście, im bardziej złożona staje się organizacja, tym trudniej jest wybrać tylko jeden cel. Rozwiązaniem tego problemu jest zmuszenie liderów do określenia swoich najważniejszych celów strategicznych. To pozwoli Tobie i Twojemu zespołowi zawęzić cele z 25 lub więcej, które mają tendencję do unoszenia się wokół większej organizacji i skupić się na trzech lub czterech.
Skoncentruj się w zrywach
Gdy masz już oczyszczony mózg i ustalone codzienne cele, nadszedł czas na pracę. Ale co z tymi wszystkimi rozpraszaczami? „Twój dzień jest twoim tygodniem, twój miesiąc jest twoim rokiem”, mówi Chris Brogan, mówca i dyrektor generalny Owner Media Group. Jego rada jest taka, że wybranie jednego tematu i pozostanie przy nim przez zaledwie 20 minut pomoże ci stworzyć wzór skupienia i doprowadzi do tego, że z czasem będziesz mógł zrobić więcej.
Block out distractions
Dla tych szybkich 20-30 minutowych wybuchów produktywności, wyłącz powiadomienia w telefonie i komputerze, aby pozostać w strefie. Rozważ użycie kontrolki „zajęty” i zakomunikuj swojemu zespołowi, że kiedy masz na uszach słuchawki Beats, oznacza to brak przerw.
Organizacja zegara
Oszacuj, a następnie śledź swój czas
Nie chodzi nam o śledzenie każdej sekundy każdego dnia ani o nabijanie zegara. Ostatnie badania wykazały, że 51% marketerów boi się swojej pracy, ponieważ czują, że muszą zrobić wszystko w ciągu 40-godzinnego tygodnia pracy. Śledzenie i wiedza o tym, ile czasu faktycznie poświęcasz na wykonywanie swoich zadań, pomoże Ci ustalić punkt odniesienia dla przyszłych zobowiązań i produktywności, co z kolei pozwoli Ci lepiej zorganizować swoją pracę w przyszłości.
Zapisz organizację w swoim kalendarzu
Na pewno używasz kalendarza do spotkań lub umawiania się na lunch. Pójdź o krok dalej i wprowadź pozycję kalendarza na początku i/lub na końcu każdego dnia, aby przejrzeć swój harmonogram. Poświęcanie czasu na przeglądanie go może pomóc Ci być bardziej świadomym czasu, który masz na załatwienie spraw.
Aktywuj powiadomienia
Gdy nie jesteś w strefie, rozważ strategiczne wykorzystanie powiadomień. Większość rozwiązań oprogramowania kalendarza pozwala na ustawienie przypomnień na jakiś czas przed wystąpieniem wydarzenia. Mówca i strateg cyfrowy Jason Falls poleca:
Nauka zarządzania i programowania powiadomień – nawet tych z aplikacji w telefonie – przypominających o wizycie u lekarza za godzinę lub raporcie TPS na piątek pomaga zdezorganizowanemu umysłowi pamiętać, że te zadania nadchodzą i należy coś z tym zrobić.
Bez wielozadaniowości
Do tej pory wiesz, że wielozadaniowość w pracy jest prawdopodobnie najbardziej niezorganizowaną i bezproduktywną rzeczą, jaką możesz zrobić. Więc nie rób tego. Zapamiętaj swój jeden cel na tę godzinę, trzymaj się go, skończ go i idź dalej. Na wszelki wypadek, gdybyś zapomniał o przeklętych statystykach, oto jedna z nich, dzięki uprzejmości Petera Bregmana z Harvard Business Review, która sprawi, że strach wróci do ciebie:
Nasza produktywność spada aż o 40%. Tak naprawdę nie jesteśmy wielozadaniowi. My przełączamy się między zadaniami, szybko przechodząc od jednej rzeczy do drugiej, przerywając sobie bezproduktywnie i tracąc czas w tym procesie.
Priorytetyzuj swoją pracę i powiedz „nie” innym rzeczom
Wszyscy czujemy się tak, jakbyśmy mieli milion rzeczy do zrobienia. Zacznij od umieszczenia swojego celu (patrz #3) na szczycie listy. Stamtąd przejdź do ustalania priorytetów. Jak powiedział Stephen Covey, „Musisz zdecydować, jakie są twoje najwyższe priorytety i mieć odwagę – nieprzyjemnie, z uśmiechem, nieapologetycznie – powiedzieć 'nie' innym rzeczom.”
Użyj karty wyników, aby zdecydować, co jest następnym priorytetem
Pamiętasz tę statystykę dotyczącą żonglowania pracą i stresem? Trzydzieści sześć procent tych samych pracowników stwierdziło, że gaszenie pożarów to coś, co sprawia, że najbardziej boją się swojej pracy.
Raczej niż próbować gasić ogień, który płonie najgoręcej, użyj karty wyników do ustalania priorytetów, aby bardziej strategicznie pracować nad swoimi projektami.
Unikaj standardowej listy rzeczy do zrobienia
Jeśli jesteś jak większość pracowników, lista rzeczy do zrobienia jest prawdopodobnie Twoim rozwiązaniem, kiedy sprawy przybierają zły obrót. Ale lista rzeczy do zrobienia może mieć poważne negatywne konsekwencje. Większość list rzeczy do zrobienia jest związana z „rzeczami, które trzeba zrobić dzisiaj”, a nie z „rzeczami, które posuną naprzód moje określone cele”. Większość list to zwykle rzeczy do zrobienia, a nie priorytetowe cele, które pomogą Twojemu zespołowi i firmie.
Ustalaj terminy i bądź odpowiedzialny
Guru marketingu treści Ann Handley mówi, że odpowiedzialność pomaga zapobiec wpadnięciu w pułapkę prokrastynacji. Zaleca, abyś znalazł „kogoś innego”, kto pomoże Ci dotrzymać terminów:
Powiedz im swój plan. Daj im swoją linię czasu. Niech będą twoją latarnią na przyczółku, prowadzącą cię do domu. (I bądź nim dla nich, jeśli możesz, bo nie jesteś samolubny.)
Odłóż na bok czas na pocztę elektroniczną i trzymaj się go
Sprawdzanie i odpowiadanie na pocztę elektroniczną za każdym razem, gdy usłyszysz powiadomienie, nie jest efektywne i sprawia, że bardziej przypominasz psa Pawłowa niż błyskotliwego, gotowego do pracy kolegę, którym jesteś. Zamiast dyszeć za każdym razem, gdy usłyszysz ten dzwonek, wygospodaruj w ciągu dnia bloki czasu przeznaczone wyłącznie na pocztę elektroniczną. Nasz najnowszy Raport o Stanie Pracy w Przedsiębiorstwie wykazał, że pracownicy biurowi, po odbiorze poczty elektronicznej, spotkaniach i przerwach, mają tylko 46% czasu na pracę, do której zostali zatrudnieni. Dlatego tak ważne jest ustalenie czasu na odpowiadanie na e-maile i trzymanie się go.
Rób przerwy
Rób przerwy i spraw, aby się liczyły. Przejdź się na spacer, napij się kawy lub zagraj w piłkarzyki. To pomoże. Badania profesora psychologii z University of Illinois Alejandro Llerasa sugerują, że:
W obliczu długich zadań … najlepiej jest narzucić sobie krótkie przerwy. Krótkie przerwy umysłowe pomogą ci skupić się na zadaniu!
Stwórz i utrzymuj granice
Granice mogą być pomiędzy tobą a twoją własną potrzebą ciągłej pracy. Albo może to być granica pomiędzy projektem o wyższym priorytecie a innym, mniej priorytetowym (ale dającym więcej radości). Albo może to być tymczasowa granica między tobą a projektem lub osobą zlecającą pracę.
Aby jakiekolwiek granice były trwałe, musisz się z nimi komunikować i utrzymywać je. Poinformuj swoich interesariuszy, gdzie ich projekt znajduje się na osi czasu i na Twojej liście priorytetów. W ten sposób będą mieli jasne oczekiwania co do tego, kiedy ich prośba zostanie zakończona.
Bądź towarzyski, ale informuj o swoich ograniczeniach
Podobnie jak w przypadku granic w pracy, ważne jest, abyś komunikował się ze współpracownikami na temat tego, jak lubisz (lub nie lubisz) być towarzyski w pracy. Upewnij się, że wiedzą, że dobrze jest pogadać przez kilka minut przy biurku od czasu do czasu. A może chcesz żartować tylko w pokoju na przerwę. Cokolwiek to jest, twój zespół nie będzie wiedział, co jest fajne, a co nie, jeśli nie określisz oczekiwań.
Organizuj swoje miejsca pracy
Zagracaj swoje biurko
Ludzie cię oceniają. Widzą tego niedojrzałego banana. Ważne jest nie tylko to, aby być zorganizowanym mentalnie, ale także w swojej fizycznej przestrzeni. Raport OfficeMax z 2011 roku wykazał, że bałagan w biurze podkopuje produktywność i motywację. „Twoja wydajność jest zbieżna z miejscem pracy” – mówi Jennie Dede, wiceprezes ds. rekrutacji w firmie Adecco. „Kiedy jest ono zorganizowane i precyzyjne, masz nastawienie i motywację do pracy.”
Używaj notatnika
Zapisz swoje myśli w trybie offline. Noś przy sobie dziennik i długopis. Dla niektórych z nas sporządzanie notatek ma działanie terapeutyczne i pomaga utrwalić myśli. Nowy, błyskotliwy pomysł? Zapisz go. Współpracownik poszedł do łazienki 12 razy? Zapisz to. Żartujemy. Ale poważnie, zapisywanie swoich pomysłów, notatek i innych myśli pomoże ci dokładnie wiedzieć, gdzie je znaleźć, kiedy będziesz ich potrzebował.
Oczywiście, istnieją bardziej zaawansowane technologicznie wersje notatnika, które mogą służyć jako dostępne repozytorium twoich myśli, pomysłów, dyskusji, itp. i przechowywać je wszystkie w kontekście samej pracy.
Odrzuć karteczki samoprzylepne
Ponieważ teraz zapisujesz swoje myśli w dzienniku, nie potrzebujesz już karteczek samoprzylepnych. Są one jednym z najgorszych sposobów, aby poprosić o pracę, i są one naprawdę tylko przydatne do pokrycia twój współpracownik cubicle na prima aprilis anyway. Ok, są korzyści z używania karteczek samoprzylepnych, ale tylko jeśli używasz bardzo specyficznego procesu, jak na przykład tablice Kanban.
Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą
Wszyscy chcieliśmy kliknąć wybierz wszystko i usunąć każdy email w naszej skrzynce odbiorczej w pewnym momencie, prawda? Skoro to nie wchodzi w grę, spróbuj kilka razy w roku zrobić z nią porządek. Może to oznaczać wypisanie się z newsletterów, które już się zużyły, ustawienie skrzynki priorytetowej do filtrowania pilnej poczty przychodzącej, nauczenie się korzystania z funkcji wyciszania lub zainstalowanie Boomeranga (w Gmailu). Kiedy już oczyścisz skrzynkę odbiorczą, poczujesz się wolny od obciążeń i gotowy do działania.
Użyj wspólnej przestrzeni dla wniosków o pracę
Scentralizuj proces składania wniosków. Utwórz alias e-mail dedykowany prośbom lub skorzystaj z rozwiązania do zarządzania pracą, które posiada funkcję przyjmowania próśb. Upewnij się, że prośby kierowane do twojego zespołu przechodzą przez twój proces przyjmowania. Jeśli przychodzą w inny sposób, powiedz osobie składającej prośbę, że nie będziesz jej rozpatrywał, dopóki nie przejdzie przez ustaloną ścieżkę. Zmniejszy to liczbę maili przychodzących na Twoje główne konto. Będzie to również zmniejszyć projektów ad hoc i fire drills.
Zakładając, że masz skonfigurowany formularz żądania projektu lub jakiś sposób standaryzacji, jak jesteś otrzymywania wniosków projektowych, może mieć wspólny folder, gdzie wszystkie wnioski są składane przed coraz przeglądu. Zamiast przyjmować zgłoszenia na wiele różnych sposobów, upewnij się, że wszystko trafia do tego wspólnego folderu.
Współdzielenie plików
„Dropbox to kolejne doskonałe narzędzie, które pozwala zachować bezpieczeństwo plików między Tobą a klientem” – mówi Tara Mulhern z firmy Webtek. „Pliki te mogą być dostępne w dowolnym miejscu kontra tylko w sieci w Twoim biurze, zawsze będą zsynchronizowane, a Ty możesz łatwo udostępniać dokumenty, zdjęcia i filmy”.
Organizuj swoje procesy
Standaryzuj swoje procesy
Instytut Zarządzania Projektami (PMI) podaje, że organizacje z udanymi pomiarami wydajności pracy (na czas, w budżecie i ze spełnionymi celami) są prawie trzy razy bardziej prawdopodobne niż organizacje ze słabą wydajnością pracy, aby używać ustandaryzowanych praktyk w całej organizacji i mieć w rezultacie lepsze wyniki.
Wybierz metodologię PM i zakomunikuj ją
Agile. Wodospadowa. Niezależnie od tego, jaką metodologię wybierzesz jako właściwą dla swojego zespołu, rozpowszechniaj informacje o tym, czym jest proces – lub jakie zmiany w procesie zamierzasz wprowadzić. Możesz przyjąć dowolny proces, ale będzie on działał tylko wtedy, gdy Ty i wszyscy inni w Twoim zespole będziecie po tej samej stronie. Chcesz się upewnić, że edukujesz swoich zleceniodawców na temat procesu, dlaczego go zmieniasz i jak on działa.
Trzymaj się swojej broni w kwestii procesu
Jedną rzeczą jest podjęcie decyzji o metodologii pracy, ale inną jest sprawienie, aby Twoja organizacja się w nią wkupiła. Jak w przypadku większości zmian, znajdą się ludzie, którzy lubią rzeczy tak, jak były. Wiedzieli, co się tam działo. Przeszli przez krzywą uczenia się. Teraz twoja nowa metodologia zmusza ich do powrotu do pierwszego kwadratu.
Ta ciągła negatywna presja może stać się męcząca, a nawet sprawić, że będziesz się zastanawiać, czy nie popełniłeś strasznego błędu. Ale to właśnie wtedy musisz trzymać się mocno. Kiedy wściekli petenci, na przykład, chcą, abyś pozwolił im ominąć twój system tylko raz, odepchnij ich. Powiedz im: „Przykro mi, ale nie mogę nad tym pracować, dopóki nie przejdziesz przez proces w sposób, w jaki go uzgodniliśmy”.
Nie, to nie jest przyjemne. Ale alternatywą jest poddanie się, wymazanie postępów, jakie poczyniłeś i pogrążenie zespołu w stanie zamieszania, w którym wiele systemów jest w grze w tym samym czasie.
Używaj szablonów
Szablony są doskonałym sposobem na standaryzację sposobu, w jaki Ty i Twój zespół wykonujecie pracę. Ogranicza to liczbę błędów, pomyłek i strat czasu na zastanawianie się, jak wykonać daną czynność. Dzięki nim nie musisz przy każdym projekcie wymyślać koła na nowo. Szablony są tak przydatne w zwiększaniu organizacji pracy, że firmy, które ich nie stosują, zazwyczaj odnotowują wskaźniki niepowodzeń na poziomie 10-30 błędów na sto możliwości.
Jeśli na przykład pracujesz w marketingu, oznacza to, że powinieneś używać kreatywnych briefów. Zmuszają one zleceniodawców do:
- wyjaśnienia, dlaczego powinieneś pracować nad ich projektem
- dokładnego określenia, jak ma on wyglądać i wyglądać
- określenia, gdzie projekt powinien być traktowany priorytetowo obok innych projektów, oraz
- uzgodnienia terminów realizacji
W wyniku przejścia przez szablon, jakim jest brief kreatywny, okazuje się, że praca jest wykonywana szybciej, a przeglądy i zatwierdzenia stają się krótsze.
Co dziwne, badania wewnętrznych zespołów kreatywnych wykazały, że tylko 16% z nich faktycznie korzysta z briefów kreatywnych. A nawet wśród tych, które to robią, 60% z nich sporządza briefy kreatywne tylko dla swoich najważniejszych projektów. W projektach, w których nie stosuje się briefów kreatywnych, przeróbki mogą stanowić 40-60% całkowitych wydatków na projekt.
Strzeż się arkuszy kalkulacyjnych
To, co sprawia, że arkusze kalkulacyjne są świetne, to fakt, że każdy je ma i są one elastycznym narzędziem do przechowywania i organizowania danych oraz wykonywania obliczeń. Problem w tym, że zbyt wiele osób używa ich do organizowania swojej pracy – a arkusze kalkulacyjne po prostu nie nadążają.
Jednym wyjątkiem są bardzo małe zespoły (1-3 osoby). Jeśli zaczniesz próbować organizować pracę w arkuszach kalkulacyjnych dla zespołów większych niż ten, możesz spędzać więcej czasu próbując utrzymać aktualność arkusza niż na rzeczywistej pracy. Niektóre zespoły donoszą, że ich arkusze kalkulacyjne – po utworzeniu dziesiątek arkuszy i niekończących się wierszy – po prostu zaczynają się zawieszać za każdym razem, gdy są otwierane.
Buduj przepływy pracy
Kiedy już wyjdziesz poza organizację swojej osobistej pracy, przechodzisz do organizacji tego, jak praca przechodzi od jednej osoby do drugiej, szukając niepotrzebnych punktów tarcia i usprawniając je. To może zacząć się jako prosty schemat na tablicy, ale bardzo szybko, to będzie informować, jak tworzyć swoje szablony (patrz #27).
Używaj właściwych narzędzi
Wspominałem już o arkuszach kalkulacyjnych i poczcie elektronicznej, ale istnieje coraz większa horda rozwiązań, które są zbudowane, aby pomóc Ci lepiej zorganizować swoją pracę. Narzędzia do raportowania. Narzędzia do śledzenia czasu pracy. Narzędzia do zarządzania zadaniami. Rozwiązania biletowe. Niektóre z nich działają lepiej niż inne, podczas gdy inne w rzeczywistości zaszkodzą Twoim ogólnym wysiłkom organizacyjnym. Jak więc oddzielić te złe od dobrych?
Jest dobra ogólna zasada: wybieraj rozwiązania i narzędzia, które ułatwią Ci zorientowanie się, nad czym pracujesz. Na przykład, oprogramowanie do współpracy, które pozwala członkom zespołu na szybką komunikację za pośrednictwem komunikatorów internetowych, może wydawać się świetne, ale ponieważ blokuje kluczowe informacje o pracy w odizolowanych rozmowach, narzędzie to może w rzeczywistości stworzyć luki w ogólnej widoczności.
Z drugiej strony, rozwiązania i narzędzia, które myślą holistycznie o Twojej pracy, które zbierają informacje z różnych obszarów w jednym miejscu, poprawią Twoją organizację pracy – i zaoszczędzą Ci mnóstwo czasu.
W końcu, organizacja to nie tylko posiadanie wszystkiego we właściwym miejscu, ale widzenie, gdzie to jest i jak to działa ze wszystkim innym.