Jeśli zatrudniasz pracowników domowych – lub pracowników gospodarstwa domowego – takich jak nianie, ogrodnicy, lub opiekunowie osób starszych, jesteś zobowiązany do płacenia i potrącania podatków Social Security i Medicare.
Będziesz musiał uzyskać numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN), jak również dostarczyć każdemu pracownikowi W-2 nie później niż 31 stycznia.Jeśli masz księgowego lub serwis płacowy do pomocy, wypełnianie podatków dla pracowników domowych powinno być łatwe. Jednakże, jeśli po raz pierwszy pracujesz z pracownikami krajowymi, zasady i przepisy mogą być bardzo skomplikowane. Upewnij się, że unikniesz tych typowych sytuacji i rozważ współpracę z doświadczonym doradcą, aby upewnić się, że rozliczenie podatkowe przebiegnie bezproblemowo.
Independent contractors różnią się od pracowników krajowych. Należą do nich osoby takie jak hydraulicy lub serwisanci, którzy świadczą usługi dla ogółu społeczeństwa. Niezależni kontrahenci dostarczają własne narzędzia i kontrolują sposób wykonywania pracy. Z drugiej strony, kontrolujesz kto, co, kiedy, gdzie i jak wykonuje swoją pracę pracownik domowy. Z tej kontroli przychodzi odpowiedzialność, aby prawidłowo zidentyfikować swoich pracowników i zapłacić odpowiednie podatki.
Jest to ważne, ponieważ niezależni wykonawcy obsługiwać swoje podatki inaczej niż pracownicy. Podczas gdy niezależny wykonawca otrzymuje formularz 1099 na koniec roku podatkowego, Twoi krajowi pracownicy otrzymają W-2. Niezależni kontrahenci są odpowiedzialni za 100% swoich podatków, podczas gdy podatki pracowników krajowych są dzielone pomiędzy pracodawcę i pracownika.
Nie pomyl pracownika krajowego z niezależnym kontrahentem! Błędna klasyfikacja pracowników może prowadzić do grzywien i oskarżeń o unikanie płacenia podatków.
Do Not Claim Your Employees in Your Business Tax Deductions
Jeśli posiadasz już firmę, nie możesz odliczyć swoich pracowników domowych od podatku. IRS twierdzi, że skoro pracownicy domowi nie są członkami Twojej firmy, musisz zająć się ich wynagrodzeniami w ramach osobistego procesu podatkowego. Działa to w ten sposób, ponieważ firmy są uprawnione do odliczeń podatkowych od wydatków na płace, ale pracownicy domowi nie działają jako część twojej firmy.
Możesz tylko złożyć ich zeznania podatkowe poprzez swoją firmę, jeśli jesteś właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej lub jeśli prowadzisz farmę for-profit.
Nie ignoruj nadgodzin
Pracownicy domowi, tacy jak nianie, są uważani za pracowników niezwolnionych z Fair Labor Standards Act. Oznacza to, że pracodawcy muszą płacić za nadgodziny, kiedy pracownicy pracują ponad 40 godzin w siedmiodniowym tygodniu pracy. Nadgodziny muszą być płacone co najmniej 1,5 razy tyle, co regularna stawka wynagrodzenia. Wyjątkiem od tego jest sytuacja, gdy pracownik mieszka z tobą, np. niania na stałe.
Próbując obejść tę zasadę, oferując pensję zamiast stawki godzinowej, jest nielegalne, i możesz napotkać reperkusje długo po zakończeniu pracownika. Pracownicy mogą przyjść do Ciebie i złożyć spór o wynagrodzenie, co oznacza, że będziesz płacić zaległe wynagrodzenie, zaległe podatki, kary i odsetki.
Ustalić umowę o wynagrodzenie, która uwzględnia nadgodziny, a nie powinieneś mieć problemu z wypełnieniem odpowiedniej kwoty podatków w sezonie podatkowym.
Jeśli zgodzisz się na kwotę wynagrodzenia, która jest oparta na ponad 40 godzinach tygodniowo, uwzględnij obliczenia nadgodzin w umowie o pracę. Na przykład, możesz zgodzić się zapłacić niani $550 tygodniowo za 50 godzin pracy. W swojej umowie, możesz zaznaczyć, że zgadzasz się płacić $10/h i $15/h za nadgodziny.
Nie ukrywaj obliczeń przed swoim pracownikiem
Podobnie jak w świecie komercyjnym, pracownicy mają prawo do wglądu w szczegóły swojego czeku z wypłatą. Dla każdego okresu rozliczeniowego, pracownicy gospodarstwa domowego powinni otrzymać czek z wypłatą, na którym wyszczególnione są stawki godzinowe i stawki za nadgodziny, jak również liczba godzin płatnych w danym okresie. Powinieneś również wyszczególnić wszelkie potrącenia na Social Security, Medicare, oraz federalne i stanowe podatki dochodowe, które są potrącane u źródła.
Nie czekaj do czasu podatkowego, aby zająć się podatkami
Jeśli po raz pierwszy zatrudniasz pracownika domowego, możesz czuć się zbyt zajęty, aby zająć się kwestiami podatkowymi po zatrudnieniu nowego pracownika. Jednakże, jeśli poczekasz do czasu podatkowego, jest duża szansa, że popełnisz już kilka błędów, które Twój CPA będzie musiał naprawić, co stworzy długi i kosztowny proces dla wszystkich.
W zamian skontaktuj się z doradcą podatkowym posiadającym doświadczenie w zakresie pracowników domowych już w momencie zatrudnienia. Pomoże Ci to przygotować się do sezonu podatkowego z mniejszą ilością wybojów po drodze.
Don’t Pay Off the Books
Paying off the books odnosi się do nie zgłaszania wypłaconych wynagrodzeń. Niektórzy ludzie próbują obejść ten problem płacąc gotówką, ponieważ jest to trudny do śledzenia środek transferu pieniędzy. Może to jednak sprawić, że oboje wpadniecie w poważne kłopoty. Bez względu na to, czy zostawiasz wszystko w księgach, czy tylko część, jest to wielkie nie-nie. Może to doprowadzić do oskarżeń o oszustwa podatkowe. Jeśli podatki nie zostaną zapłacone, możesz stanąć przed zarzutami o przestępstwo, które będą miały wpływ na resztę twojego życia.
Nie jest to tak łatwe do uniknięcia, jak mogłoby się wydawać. Na przykład, jeśli rozwiążesz umowę o pracę z nianią, a ona później złoży wniosek o bezrobocie, może ona zgłosić kwotę pieniędzy, którą faktycznie zarobiła, aby zmaksymalizować swoje świadczenia. Jeśli trzymałeś część jej dochodów poza księgami, zostałeś złapany, a nie ma przedawnienia dla niezapłaconych podatków od zatrudnienia.
Pamiętaj, że musisz zgłosić następujące rzeczy jako zarobki pracownika gospodarstwa domowego:
- Wynagrodzenie i premie
- Nadgodziny
- Pensja urlopowa i chorobowa
- Podatki nie potrącane z wypłaty
- Dodatki samochodowe
- Karty podarunkowe
- Inne świadczenia pieniężne
Bądź uczciwy, i prowadź szczegółową dokumentację, a nie powinieneś być zmuszony do stawienia czoła jakimkolwiek grzywnom lub zarzutom kryminalnym w przyszłości.
Pamiętając o tych środkach ostrożności, możesz podejść do podatków od pracowników krajowych we właściwy sposób, aby uniknąć problemów lub sporów, które mogą pojawić się w przyszłości. Jeśli jesteś zdezorientowany lub po prostu nie masz czasu, aby zająć się tymi kwestiami na własną rękę, skonsultuj się z licencjonowanym prawnikiem lub współpracuj z serwisem płacowym, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak radzić sobie z Twoją osobistą sytuacją.
Kathleen Webb była współzałożycielką HomeWork Solutions w 1993 roku, aby zapewnić usługi płacowe i podatkowe dla rodzin zatrudniających pracowników domowych. Kathy ma duże doświadczenie w przygotowywaniu podatków od wynagrodzeń 'nanny tax'. Jest autorką wielu artykułów na ten temat, a jej artykuły można było znaleźć w Wall Street Journal, Kiplinger’s Personal Finance oraz Congressional Quarterly. Konsultowała się również z pracownikami Senatu przy opracowywaniu ustawy o podatku od niań z 1994 r.
Webb jest absolwentką Boston College z wyróżnieniem magna cum laude. Jest byłą przewodniczącą International Nanny Association, wiodącego stowarzyszenia zawodowego w branży opieki nad dziećmi w domu.