Kolejny miesiąc w księgach… ale teraz nadszedł czas na uzgodnienie i zamknięcie poprzedniego miesiąca. Zanim Twój zespół księgowy uporządkuje i sfinalizuje poprzedni miesiąc, przechodzi do następnego.
Kolejny miesiąc w księgach…ale teraz nadszedł czas na uzgodnienie i zamknięcie poprzedniego miesiąca. Zanim Twój zespół księgowy uporządkuje i sfinalizuje poprzedni miesiąc, trzeba już przejść do następnego. Cykl zamknięcia miesiąca jest obszarem, w którym firmy mogą zmagać się ze znalezieniem równowagi pomiędzy poświęceniem zbyt wielu zasobów, a nie robieniem wystarczająco dużo. Zidentyfikujemy i wyjaśnimy dwa podstawowe, fundamentalne podejścia do zamykania ksiąg za dany okres: 1) twarde zamknięcie, & 2) miękkie zamknięcie, jak również nakreślimy kilka kluczowych rozważań, które należy podjąć przy wyborze podejścia do wdrożenia.
Podejście twardego zamknięcia:
Podczas twardego zamknięcia, firma dąży do traktowania tego miesiąca prawie jak „koniec roku”. Twój personel księgowy uzgadnia konta bilansowe (należności, zobowiązania, inne rozliczenia międzyokresowe, przychody przyszłych okresów, itp.) i koncentruje się na odpowiednim odcięciu przychodów/wydatków, które ma zastosowanie do rachunku zysków i strat. Niezależnie od czasu trwania procesu zamykania miesiąca, księgi z poprzedniego miesiąca pozostają otwarte w systemie księgowym, dzięki czemu odpowiednie wpisy mogą być dokonane z mocą wsteczną w celu ujednolicenia danych na koniec tego miesiąca. Korzyścią z robienia tego co miesiąc jest to, że firma ostatecznie produkuje ogólnie przyjęte zasady rachunkowości („GAAP”) pełne sprawozdania finansowe na bazie memoriałowej dla każdego miesiąca. Kierownictwo może wykorzystać te informacje do podejmowania ważnych decyzji biznesowych. Wadą jest czasochłonność tego procesu i zasoby przeznaczone na jego przeprowadzenie.
Podejście miękkiego zamknięcia:
W przeciwieństwie do tego, firma może wykorzystać proces miękkiego zamknięcia, podczas gdy zespół księgowy eliminuje znaczną część procesu uzgadniania zamknięcia miesiąca. W ramach miękkiego zamknięcia, kierownictwo zazwyczaj nie pozwala, aby księgi z poprzedniego miesiąca pozostawały otwarte przez bardzo długi czas, zamiast tego zamyka je do edycji. Jest pięć dni po zakończeniu miesiąca, przychodzi faktura od dostawcy za usługi z poprzedniego miesiąca i ten miesiąc jest zablokowany… co robić? W ramach miękkiego zamknięcia, po prostu zaksięguj ją w bieżącym okresie.
Kluczowe rozważania:
- Jak ważne dla zarządu i właścicieli jest posiadanie pełnych sprawozdań zgodnych z zasadami rachunkowości memoriałowej GAAP w okresie śródrocznym? Czy możesz żyć ze świadomością, że przychody i koszty mogą zostać zaksięgowane w następnym miesiącu ze względu na kwestie czasowe?
- Co z osobami trzecimi? Czy bank wymaga miesięcznych lub kwartalnych sprawozdań finansowych GAAP?
- Podczas gdy proces miękkiego zamknięcia może działać w okresie przejściowym, ważne jest, aby pamiętać, że po zakończeniu roku, nadal prawdopodobnie trzeba będzie wykonać twarde zamknięcie.
- Jeśli Twoja firma zdecyduje się na miękkie zamknięcie pierwszych jedenastu miesięcy roku, a następnie twarde zamknięcie na koniec roku, czy są jakieś pułapki, które utrudniają uzgodnienie liczb na koniec roku, nie wykonując tej pracy w okresie przejściowym? Jeśli to stanowi problem, być może wykonując opcję jest twarde zamknięcie na koniec każdego kwartału i miękkie zamknięcie dla pozostałych ośmiu miesięcy.
Kontakt z nami z pytaniami
Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy w określeniu, które procedury zamknięcia na koniec miesiąca najlepiej pasują do Twojej firmy, skontaktuj się z naszymi specjalistami w The Innovative CPA Group pod numerem 203-489-0612. Możesz również skontaktować się z nami online.