Jeśli uważasz, że posiadanie biznes planu i strategicznej wizji jest ważne, potrzebujesz również planu kadrowego. Jest on tak samo ważny.
Plan HR przygotowuje Twoich ludzi do realizacji strategii i celów biznesowych. Pomoże Ci przygotować obecny personel i przewidzieć osoby, które będziesz musiał dodać w przyszłości. Przygotowuje firmę na rotację pracowników, a menedżerów do podejmowania przyszłych decyzji o zatrudnieniu w sposób bardziej strategiczny. Dobry plan HR powinien również zawierać plan sukcesji, dzięki czemu można ograniczyć zakłócenia w działalności w przypadku zmiany kierownictwa lub struktury.
Przedstawiamy pięć kluczowych kroków do stworzenia skutecznego planu HR dla Twojej firmy.
1. Oceń swoją obecną siłę roboczą
Pierwszym krokiem w strategicznym planowaniu zasobów ludzkich jest identyfikacja wiedzy, umiejętności i zdolności Twoich obecnych pracowników. Obejmuje to ocenę mocnych stron pracowników, poziomu ich wykształcenia oraz dodatkowych szkoleń lub certyfikatów.
Nie należy jednak na tym poprzestawać. Należy również rozważyć, jakie talenty posiadają pracownicy poza ich obecnym zakresem obowiązków. Na przykład, Twój pracownik wprowadzający dane może mieć również talent do budowania relacji z klientami. Możesz wykorzystać te mniej oczywiste talenty, poznając swoich pracowników poprzez regularne rozmowy – zarówno formalne, jak i nieformalne.
Są też szanse, że Twoje akta personalne zawierają już wiele informacji, które pomogą Ci monitorować talenty i umiejętności Twoich pracowników, takich jak:
- Resume
- Historia kształcenia ustawicznego
- Oceny wydajności
- Zrealizowane projekty
Mając system (jak interaktywny schemat organizacyjny) do przechwytywania i archiwizowania informacji o swoich pracownikach, możesz ułatwić śledzenie talentów swoich pracowników. Jednocześnie pracownicy poczują się bardziej docenieni, jeśli będzie jasne, że zwracasz uwagę na ich mocne strony.
Dodatkowo, oceny wydajności mogą pomóc Ci określić, kiedy pracownicy są gotowi i zdolni do przyjęcia dodatkowych obowiązków. Kiedy pracownicy konsekwentnie plasują się wysoko we wszystkich kategoriach, jest to dobry wskaźnik, że mogą być gotowi do podjęcia bardziej wymagającej pracy. Nie wszyscy pracownicy chcą jednak przechodzić na inne stanowiska. Jeśli tak jest, poszukaj sposobów, aby rzucić im wyzwanie w ich obecnej roli.
2. Stwórz plany rozwoju pracowników
Mienie wykwalifikowanych pracowników to tylko jeden krok w budowaniu długoterminowej, zwycięskiej siły roboczej. Aby mieć realny wpływ, praca Twoich pracowników musi wspierać cele rozwojowe firmy.
Możesz to osiągnąć, tworząc plan rozwoju pracowników. Pomoże to jasno określić, w jaki sposób podnosić ich umiejętności i rozwijać karierę zawodową, aby Twoja firma mogła iść naprzód. Wykonaj poniższe kroki, aby upewnić się, że plany rozwoju Twoich pracowników są w punkt.
1. Weź pod uwagę cele biznesowe – Zanim wyznaczysz cele dla pracowników, powinieneś spróbować dopasować ich plan rozwoju do potrzeb firmy.
2. Porozmawiaj z pracownikami – Nie zakładaj, że znasz poziom umiejętności i aspiracje zawodowe swoich pracowników.
3. Zdecyduj, jakich umiejętności potrzebują Twoi pracownicy – Po przyjrzeniu się umiejętnościom i doświadczeniu każdego z pracowników, a także potrzebom firmy, zdecyduj dokładnie, jakie umiejętności każda osoba musi zdobyć.
4. Stwórz plan działania – Kiedy już wiesz, jakie są cele, możesz określić, w jaki sposób Twój pracownik będzie dążył do ich osiągnięcia.
5. Zastosuj nowe umiejętności w miejscu pracy – Ustal kilka możliwości, w których Twoi pracownicy mogą szybko zastosować nowe umiejętności w pracy i uzyskać informacje zwrotne.
Ważne jest, aby Twoja firma nie zaniedbywała pracowników, których już masz – zwłaszcza tych osiągających najlepsze wyniki. Nawet w przypadku tych, którzy osiągają najlepsze wyniki, zawsze jest miejsce na poprawę i nadal potrzebują oni uwagi skoncentrowanej na rozwoju.
Upewnij się również, że plany rozwoju pracowników mają pozytywny wydźwięk w Twojej firmie (i że nie są postrzegane jako forma działań naprawczych), przedstawiając je jako okazję do zmaksymalizowania potencjału, rozwoju i poprawy wszystkiego wokół.
Najważniejszym powodem, dla którego pracownicy pozostają w firmie, jest to, że czują się wyzwaniem w swojej pracy, zgodnie z raportem Aberdeen. W rzeczywistości 34 procent pracowników twierdzi, że pozostaje u obecnego pracodawcy, ponieważ widzi możliwość uczestniczenia w przyszłym rozwoju firmy.
3. Stwórz plan sukcesji
Wraz z rozwojem biznesu przychodzą zmiany. Są one nieuniknione. Niezależnie od tego, czy jest to zmiana w zespole wykonawczym, czy reorganizacja działów, musisz być przygotowany. Plan sukcesji może pomóc Ci zminimalizować zakłócenia, identyfikując kluczowe role w Twojej firmie oraz pracowników, którzy posiadają umiejętności pozwalające na natychmiastowe objęcie tych stanowisk w przypadku odejścia kogoś z firmy.
Możesz zdecydować się na bezpośrednie zaangażowanie pracowników w tworzenie planu sukcesji. Oznacza to rozmowy z wszystkimi pracownikami, aby dowiedzieć się, jakie są ich cele zawodowe, gdzie widzą siebie w przyszłości i jakiego rozwoju potrzebują, aby się tam dostać.
Możesz również stworzyć plan sukcesji za kulisami. Wybór zależy od kultury organizacyjnej firmy.
Ponadto, zawsze należy być przygotowanym na informowanie pracowników o zmianach i wyjaśnianie, jak dokładnie dana zmiana może na nich wpłynąć. Przejrzystość łagodzi niepokój i powstrzymuje pracowników przed wyobrażaniem sobie negatywnych powodów zmian.
4. Przeprowadź analizę luk
Analiza luk pomaga określić, jakie zasoby posiada Twoja firma i jakie będą potrzebne w przyszłości. Podczas przeprowadzania analizy luk, ocenisz swoje praktyki HR i infrastrukturę, aby określić, gdzie Twoja firma ma braki. Na przykład, niektóre z praktyk HR mogą być zaprojektowane tak, aby pasowały do sytuacji, w której firma znajdowała się pięć lat temu, ale nie odpowiadają potrzebom obecnym lub tym, które planujemy osiągnąć w najbliższym czasie. Po przeprowadzeniu analizy luk, możesz poprawić swoje obecne procedury i wdrożyć nowe praktyki, które będą lepiej wspierać rozwój Twojej firmy.
Podczas przeprowadzania analizy luk, przyjrzyj się swoim:
- Opisom stanowisk – Czy odpowiadają one oczekiwaniom, jakie masz obecnie wobec swoich pracowników i nakreślają wszystkie niezbędne umiejętności i wymagania?
- Podręcznikowi pracownika – Czy przejrzałeś i/lub odświeżyłeś go w ciągu ostatnich dwóch lat? Sprawdź, czy Twoje zasady są nadal zgodne z prawem pracy. Jest to szczególnie ważne, jeśli rozszerzyłeś działalność na nowe miasta lub stany, gdzie możesz podlegać innym przepisom. Kiedy ostatni raz Twoi pracownicy przeczytali podręcznik? Rozważ poproszenie ich o ponowne przeczytanie go po dokonaniu aktualizacji.
- Programy szkoleniowe – Czy Twoi pracownicy są przygotowani do swoich ról w zorganizowany sposób, który nadal ma sens zgodnie z potrzebami biznesowymi.
- Zasiłki zdrowotne – Czy zapewniasz to, co jest wymagane przez Affordable Care Act (ACA), a także zaspokaja potrzeby swoich pracowników.
- Dni chorobowe – Nowe standardy płatnych dni chorobowych pojawiają się w całym kraju w kilku stanach i rosnącej liczbie miast. Sprawdź aktualne przepisy dotyczące dni chorobowych, aby upewnić się, że jesteś w zgodzie z przepisami.
- Wyniki biznesowe – Jeśli przychody rosną, może mieć sens zwiększenie składek na konta emerytalne pracowników lub przyznanie więcej dni PTO, które będą stanowić wartość dodaną do całkowitego pakietu nagród. Jeśli przychody są w dół, rozważyć skalowanie z powrotem na niektóre z tych świadczeń, aby pomóc ustabilizować swoją działalność.
5. Zdecyduj, czy/jak zwiększyć zasoby na przyszłość
Jak Twoja firma będzie się rozwijać, tak samo jak Twoje potrzeby kadrowe. Aby znaleźć najlepszych ludzi do pracy i Twojej firmy, musisz wiedzieć, czego szukasz.
Przeglądaj informacje, które zebrałeś o swojej obecnej sile roboczej. Czy masz wystarczającą liczbę pracowników? Czy mają oni odpowiednie umiejętności i know-how, aby pomóc Ci osiągnąć cele biznesowe?
Te informacje mogą pomóc Ci zdecydować, jakie stanowiska należy obsadzić i kto będzie najlepiej pasował. Na tej podstawie możesz określić, czy możesz awansować wewnątrz firmy, czy też będziesz musiał rekrutować nowe talenty w miarę rozwoju firmy. W tym miejscu szczególnie pomocny jest wykaz umiejętności. Czy masz już potencjalne dopasowanie wewnątrz firmy? Czy umiejętności muszą być już opanowane, czy mogą być osiągnięte poprzez szkolenie? Często zdarza się, że obecny pracownik, który jest znany z dopasowania kulturowego, wart jest dodatkowego szkolenia.
Teraz spójrz na swoje potencjalne wyzwania kadrowe. Oto niektóre z najczęstszych problemów, które mogą utrudnić Ci rekrutację nowych pracowników:
- Twój obecny pakiet nagród nie spełnia oczekiwań Twoich idealnych kandydatów.
- Nadchodzące zmiany technologiczne lub zmiany w gospodarce utrudniają rekrutację wysokiej jakości talentów. Na przykład, powiedzmy, że Twoja firma musi przyjąć nową technologię i brakuje doświadczonych kandydatów, którzy mają kwalifikacje do obsadzenia odpowiednich stanowisk (znane również jako luka w umiejętnościach).
- Kultura Twojej firmy jest słaba, co jest głównym czynnikiem odstraszającym dla wysoko wykwalifikowanych kandydatów, którzy mogą być wybredni w kwestii miejsca pracy.
Wiedząc te rzeczy mogą pomóc Ci uniknąć blokad rekrutacyjnych, zanim staną się problemem. Postaraj się rozwiązać potencjalne problemy przed wprowadzeniem nowego pracownika. Upewnij się, że środowisko jest odpowiednie, aby przyciągnąć i zatrzymać największe talenty. W przeciwnym razie może się okazać, że będziesz stale wymieniać pracowników.
Pamiętaj: planowanie zasobów ludzkich to ciągły proces. Twoja strategia powinna być regularnie weryfikowana i aktualizowana w miarę zmian zachodzących w organizacji.
Nie wiesz, jak zacząć? Dowiedz się, jak stworzyć szczelną strategię HR, która postawi Cię na drodze do sukcesu, pobierając nasz darmowy e-book, 7 najczęstszych błędów HR i jak ich uniknąć.