Biznesy rozwijają się dzięki solidnej komunikacji.
Dostarczanie aktualizacji na temat projektów, planowanie spotkań i wysyłanie wiadomości błyskawicznych, że w kuchni jest tort urodzinowy – wszystko to daje ludziom w organizacji wiedzę, której potrzebują, aby iść naprzód (lub cieszyć się słodkim poczęstunkiem).
A co z ludźmi na zewnątrz? Klienci, dostawcy i inwestorzy również potrzebują informacji, aby zdecydować, czy chcą robić interesy z daną organizacją, czy nie. Są oni w równym stopniu zaangażowani w sukces firmy i należy się z nimi komunikować, aby utrzymać pozytywne relacje i reputację.
Wszelka komunikacja biznesowa odbywa się między dwoma podmiotami z zamiarem wysłania i otrzymania informacji. Jednak zaangażowane strony określają, czy komunikacja odbywa się wewnętrznie czy zewnętrznie.
Niezależnie od rodzaju komunikacji lub używanego kanału, komunikacja biznesowa odbywa się albo wewnętrznie albo zewnętrznie.
Jaka jest różnica między komunikacją wewnętrzną a zewnętrzną?
Komunikacja wewnętrzna ma miejsce, gdy członkowie organizacji wymieniają informacje między sobą. Komunikacja zewnętrzna ma miejsce, gdy ci członkowie wchodzą w interakcje i komunikują się ze stroną zewnętrzną.
Efektywna komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna są kluczowe dla sukcesu firmy. Przyjrzyjmy się każdej z nich, kiedy są używane i kilka przykładów każdego z nich.
Komunikacja wewnętrzna
Komunikacja wewnętrzna ma miejsce, gdy ludzie, którzy są częścią organizacji wysyłają i otrzymują informacje do siebie nawzajem. Jest ona przeznaczona wyłącznie dla kolegów, współpracowników lub kogokolwiek innego, kto jest członkiem firmy. Nic nie jest dzielone z opinią publiczną.
Istnieje wiele sytuacji, które wymagają komunikacji wewnętrznej. Niektóre z nich są bardziej poważne niż inne, ale udane przekazywanie informacji nigdy nie powinno być niedoceniane. Właściwa komunikacja może mieć duże znaczenie w każdej sytuacji.
Komunikacja wewnętrzna może być przesyłana pomiędzy różnymi osobami na wielu kanałach komunikacyjnych. Możesz użyć oprogramowania do komunikacji wewnętrznej, aby wysłać wiadomość błyskawiczną do współpracownika na temat spotkania z pracownikami, a jednocześnie otrzymać e-mail od szefa na temat nowych pracowników, którzy rozpoczną pracę w przyszłym tygodniu. 
Biznesy przede wszystkim używają komunikacji wewnętrznej do utrzymania funkcjonującego środowiska pracy. Słowo „funkcjonowanie” obejmuje tutaj zarówno proste codzienne czynności w miejscu pracy, jak i funkcje o dużym znaczeniu.
Poniżej znajduje się przykład komunikacji wewnętrznej w formie wiadomości e-mail. Ktoś zwraca się do zespołu i przekazuje mu proste, ale przydatne informacje na temat zapisania się na headshot. Jest to całkowicie wewnętrzna funkcja i żadna informacja nie została udostępniona nikomu spoza organizacji.
Komunikacja wewnętrzna jest również doskonałym narzędziem do powtarzania celów, misji, wizji i wartości firmy. Podczas gdy każdy ma osobiste cele i ogólne pojęcie o tym, co firma reprezentuje, rzeczywiste stwierdzenia mogą być często zapomniane.
Powiązane: Przeczytaj więcej o komunikowaniu w miejscu pracy i dlaczego jest ono tak ważne dla nowoczesnego biura.
Poniżej znajduje się przykład odświeżenia celów na dany miesiąc. Projekty o szerokiej perspektywie są ważne dla pracowników, aby pamiętali o nich w trakcie pracy. Dostarczenie przypomnienia w formie prezentacji, notatki lub załącznika do wiadomości e-mail jest dobrą praktyką komunikacji wewnętrznej.
Solidna strategia komunikacji wewnętrznej może stanowić różnicę między firmą działającą jak dobrze naoliwiona maszyna a firmą tonącą jak statek.
Komunikacja zewnętrzna
Komunikacja zewnętrzna to przekazywanie informacji pomiędzy firmą a innym podmiotem spoza organizacji. Ludzie wewnątrz organizacji mogą nadal mieć dostęp do wiadomości, ale jest ona przeznaczona dla odbiorców zewnętrznych.
Komunikacja zewnętrzna jest funkcją planu marketingowego. Wiadomości wysyłane są spreparowane w kierunku określonej publiczności w celu zdobycia nowych klientów i zwiększenia przychodów. Opracowanie właściwej wiadomości może być wykonane wewnątrz organizacji lub przez dostawców usług marketingowych, którzy dostosują materiały dla Ciebie.
Komunikacja zewnętrzna obejmuje wiele różnych typów wiadomości. Reklamy, informacje prasowe, posty w mediach społecznościowych, a nawet strona internetowa Twojej firmy – wszystko to mieści się w kategorii komunikacji zewnętrznej.
Poniżej znajduje się przykład tweeta od G2, który był przeznaczony dla publiczności. Informacje zebrane wewnątrz organizacji zostały skompilowane, a następnie udostępnione odbiorcom zewnętrznym. Informowanie tych zewnętrznych podmiotów ma nadzieję, że doprowadzi do zapoznania się przez nich z firmą i zainteresowania tym, co oferują.
Metody komunikacji masowej są pomocne, gdy członkowie dużej grupy odbiorców mogą korzystać z tych samych informacji, ale firmy mają również metody komunikacji bezpośredniej z jednostkami. Poniżej znajduje się przykład okna czatu, gdzie każdy może zadać pytanie i w końcu otrzymać potrzebne informacje.
Komunikacja zewnętrzna jest tym, co utrzymuje konsumentów na bieżąco. Niezależnie od tego, czy pierwotnie szukali oni informacji, czy też nie, upewnienie się, że wartościowe informacje docierają do odbiorców zewnętrznych może doprowadzić do tego, że zrozumieją oni Twoją firmę i staną się lojalnymi klientami.
Talk it out
Biznesy potrzebują aktywnych umiejętności komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, aby przetrwać. Osoba niedoinformowana nie może wnieść wartości dodanej do firmy. Pracownicy nie mogą wykonywać swojej pracy, jeśli nie znają celów firmy, a ludzie nie kupią Twojego nowego produktu, jeśli nie poinformujesz ich o jego istnieniu. Znajdź odpowiednie narzędzia komunikacyjne dla wewnętrznych i zewnętrznych odbiorców i dbaj o przepływ informacji.