System Zarządzania Jakością jest zbiorem procesów zdefiniowanych i wdrożonych w celu umożliwienia organizacji zaspokojenia potrzeb jej klientów. Jest to zdefiniowane i udokumentowane podejście, które prowadzi wszystkie szczeble zarządzania, wszystkie działy organizacji, jak również wszystkich dostawców organizacji w marszu do wspólnego celu – zrozumienia potrzeb i wymagań klienta oraz dostarczania produktów i usług, które zaspokajają jego potrzeby.
Aby zrozumieć i wykorzystać koncepcję SZJ w naszej działalności i operacjach, zbadajmy poniższe obszary:
- Jaki jest cel Systemu Zarządzania Jakością?
- Jakie są elementy skutecznego Systemu Zarządzania Jakością?
- Jakie są jego korzyści?
- Jakie rodzaje firm i organizacji potrzebują Systemu Zarządzania Jakością?
- Czy ISO 9001 i QMS to jedno i to samo?
Przedyskutujmy te pytania jedno po drugim…
Jaki jest cel SZJ?
Moja organizacja posiada zespół ds. jakości, który zajmuje się wszystkimi działaniami związanymi z jakością. Czy naprawdę muszę mieć QMS?
Tak, niezależnie od tego, czy firma ma wbudowany zespół ds. jakości, czy nie, SZJ jest koniecznością dla wszystkich organizacji, które chcą dostarczać i wyróżniać się w zaspokajaniu potrzeb swoich klientów.
Zarządzanie jakością nie ogranicza się do działań wykonywanych przez zespół ds. jakości. W rzeczywistości, działania zespołu ds. jakości stanowią jedynie niewielki procent elementów wchodzących w skład SZJ. Ogromna jego część jest wykonywana przez różne procesy i funkcje. Jak już wspomniano, QMS jest przypisany do wszystkich działów organizacji i rozciąga się również na dostawców. Zespół ds. Jakości umożliwia i wspiera skuteczne wdrożenie SZJ w organizacji. QMS jest narzędziem, a zespół ds. jakości jest motorem, który wykorzystuje to narzędzie dla dobra organizacji
Jakie są elementy skutecznego QMS?
Z definicji QMS możemy łatwo wyprowadzić elementy QMS. Celem SZJ jest dostarczenie i zaspokojenie potrzeb klienta. Dlatego też, koncentracja na kliencie jest integralną częścią każdego SZJ. Aby pracować na rzecz tego celu, każda organizacja będzie miała Wizję, Misję i Cel Jakości. Będzie to kolejny element SZJ. Aby osiągnąć ten cel, organizacja opracuje procesy, polityki dla różnych działów.
Wtedy organizacja przydzieli zasoby dla procesów, które mają być wykonane. Następnie, aby zapewnić, że procesy te nie mają żadnych wąskich gardeł, a zasoby są wykorzystywane efektywnie, organizacja zastosuje podejście analityczne oparte na danych oraz proces ciągłego doskonalenia. Tak więc, wyżej wymienione elementy stanowią integralną część skutecznego SZJ.
Figura 1: Elementy Systemu Zarządzania Jakością
Oprócz tego, Księga Jakości (Dokument, który opisuje jak organizacja ma zamiar obsługiwać wszystkie te elementy) jest również główną częścią SZJ. Księga Jakości posiada:
- Politykę Jakości
- Procesy i ich opisy
- Zasoby, które mają być wykorzystane
- Wyrób/usługę, która ma być dostarczona
- Podejście do Ciągłego Doskonalenia
- Zapisy i dokumenty, które muszą być udokumentowane i zarządzane
- Mechanizm auditowania zgodności z QMS
- Podejście do analizy opartej na danych i korekty procesu
.
Jakie są korzyści z zastosowania QMS?
- QMS przynosi zdefiniowane podejście do osiągnięcia celów organizacji. Dlatego też dostarcza zespołowi zarządzającemu jasno zdefiniowaną ścieżkę, która doprowadzi do sukcesu.
- Ustawia znormalizowane wymagania dla wszystkich funkcji i działów. Dlatego ocena wydajności procesu lub zapewnienie im oczekiwań od kierownictwa staje się prostym zadaniem
- Wdrożenie SZJ zwiększa poziom zaufania klientów do Twojego produktu/usługi. W ten sposób wzrasta przychód i udział organizacji w rynku.
- QMS zapewnia, że cele organizacji są powiązane z potrzebami klienta i w ten sposób tworzy doskonały łańcuch wartości.
- Wdrożenie QMS zwiększa efektywne wykorzystanie zasobów.
- Określa jasne cele dla każdej roli roboczej i każdego zespołu, a tym samym unika się błędnej komunikacji i niejednoznaczności w sposobie przetwarzania.
- Umożliwia organizacji zrozumienie jej obszarów bólu, skarg i obaw klientów oraz pracę w tym kierunku.
Więc istnieją ogromne korzyści z opracowania solidnego SZJ i wdrożenia go w pełnym zakresie.
Jakie typy organizacji mogą korzystać z SZJ?
Każda organizacja, która dostarcza jakikolwiek produkt lub usługę w zamian za cenę, może korzystać z SZJ, aby zapewnić, że jej cel zostanie osiągnięty w uporządkowany sposób. Linie lotnicze, firmy produkujące oprogramowanie, producenci samochodów, farbiarnie, uniwersytety, organy rządowe, lotniska, supermarkety i wiele innych organizacji korzysta z SZJ w swojej codziennej działalności.
Czy ISO 9001 i SZJ to to samo?
Odpowiedź brzmi zarówno „Tak”, jak i „Nie”.
Tak, ponieważ ISO 9001 to SZJ, który jest stosowany na całym świecie przez ogromną liczbę organizacji. ISO 9001 jest normą opracowaną przez ISO (International Organization for Standardization).
Nie, ponieważ ISO nie jest jedynym QMS. Organizacje mogą opracować swój własny SZJ dostosowany do ich potrzeb biznesowych. Może on zawierać zasady z normy ISO 9001, przyjąć całą normę ISO 9001 lub być zupełnie innym SZJ. To zależy od organizacji i jej potrzeb w zakresie zarządzania.