Bez względu na to, czy potrzebujesz zdefiniować cele komunikacji, czy też zidentyfikować interesariuszy i kanały, możesz użyć tego szablonu planu komunikacji, aby zaplanować komunikację w projekcie i ustanowić pętlę informacji zwrotnej, która sprawi, że wszyscy będą na bieżąco. Formułując plan komunikacji przed rozpoczęciem projektu, upewniasz się, że informacje będą przekazywane w sposób jasny i prawidłowy do każdego, kto ich potrzebuje.
Pobierz darmowy szablon planu komunikacji:
Dlaczego potrzebujesz szablonu planu komunikacji
Komunikacja jest podstawą każdego projektu. Cóż, dobra komunikacja, to jest. Dzięki temu darmowemu szablonowi planu komunikacji możesz upewnić się, że Twoja dokumentacja projektowa, wiadomości, dane i raporty są tak jasne i skuteczne, jak to tylko możliwe.
Ten szablon opisuje sposób, w jaki będziesz przekazywał informacje zespołom projektowym i interesariuszom, aby były one prawidłowo usłyszane i skierowane do właściwej strony. Określa on również ramy czasowe, w których będziesz to robić. Nie tylko to, ale ten szablon planu komunikacji pozwoli Ci odnotować cele, interesariuszy, strategie i działania, które odnoszą się do komunikacji…
Powiązane: Oprogramowanie do planowania projektów
Pomyśl o tym szablonie planu komunikacji jako:
- Rezpozytorium dla twoich celów komunikacyjnych;
- Jak planujesz doprowadzić do tych celów;
- W jakich ramach czasowych i wysiłku związanego z realizacją tych celów; i wreszcie,
- Mierniki do pomiaru, czy odniosłeś sukces.
Niektóre czasy są lepsze niż inne w odniesieniu do tego, kiedy używasz szablonu planu komunikacji. Na przykład, jeśli pracujesz nad dużym projektem, z wieloma zasobami, sprzedawcami, menedżerami, itp., wtedy będziesz chciał bardziej uporządkowaną dostawę dla komunikacji. W ten sposób upewnisz się, że potrzeby wszystkich są zaspokajane.
Potrzeba komunikacji nieformalnej jest również kluczowa dla sukcesu projektu. Warto wziąć pod uwagę, że tak użyteczne narzędzie, jakim jest szablon planu komunikacji, musi zawierać pozycję, w której będziesz pamiętał o nieformalnych rozmowach z członkami zespołu, interesariuszami, a nawet sprzedawcami.
Ten darmowy szablon jest jednak tylko statycznym dokumentem. Jeśli chcesz przenieść swoje planowanie, śledzenie i raportowanie na wyższy poziom, musisz skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami online.
ProjectManager.com jest oparty na chmurze i dostępny w dowolnym miejscu i czasie. Nasze wielokrotnie nagradzane narzędzia zostały wielokrotnie sklasyfikowane jako #1 przez Gartner’s GetApp w kategorii zarządzania projektami. Wbudowane w oprogramowanie jest wiele sposobów na komunikację indywidualną i grupową, dostosowaną tak, aby dotrzeć tylko do tych osób, z którymi chcesz rozmawiać.
Jak korzystać z tego szablonu planu komunikacji
Jak już pobrałeś swój szablon planu komunikacji w Excelu, nadszedł czas, aby wykorzystać go w swoim projekcie. Chociaż ten dokument jest idealny dla większych projektów (ponieważ komunikacja w mniejszych projektach jest mniej skomplikowana), nawet jeśli pracujesz nad mniejszym projektem, dobrze jest zorientować się, jak organizować i prowadzić komunikację, kiedy w końcu będziesz zarządzać większym projektem.
Aby zacząć, wypełnij następujące sekcje szablonu:
Tło
W tej sekcji opisz swój plan komunikacji w kontekście, aby uzyskać poparcie interesariuszy i członków zespołu. Wśród rzeczy, które należy tu poruszyć są:
- Wizja i cele: Jasno określcie, dlaczego istnieje plan komunikacji. Powodów może być kilka – jakie są? Pamiętaj, aby odnotować cele i zadania dla tej komunikacji, więc wszystko jest jasne od samego początku.
- Cele i ramy czasowe: Po wyszczególnieniu celów, będziesz również chciał umieścić je w określonych ramach czasowych. Nic nie zostanie zrobione bez terminu.
- Personel i narzędzia komunikacyjne: Aby komunikacja działała, musi być osoba lub grupa, która ma prawo własności do procesu. Kim oni są i jakich narzędzi używają do dystrybucji tych wiadomości, e-maili, tekstów, itp: Nie ma sposobu, aby dowiedzieć się, czy komunikacja jest w rzeczywistości coraz przez jeśli nie mierzy wyniki. Miej wskaźniki na miejscu, aby zobaczyć, jak dobrze działa Twój plan komunikacji i zachowaj te dane dla historycznego precedensu.
- Zrób plan: To rozumie się samo przez się, że trzeba zaplanować to wszystko, ale może to powinno być powiedziane, jasno i definitywnie. Nie rozpocząłbyś projektu bez wcześniejszego zaplanowania go, więc podążaj za własną radą i przygotuj plan przed rozpoczęciem procesu komunikacji.
- Rejestruj wyniki: Jako część procesu pomiaru, po zamknięciu projektu, poświęć czas na sprawdzenie, jak skuteczny był plan komunikacji. Dowiesz się wiele: co powtórzyć następnym razem, a co zmienić.
Analiza sytuacji
Tutaj zajmiesz się mocnymi i słabymi stronami, szansami i zagrożeniami związanymi z planem komunikacji. Mocne strony mogą obejmować obszary, w których Wasz zespół jest doskonały w komunikacji, podczas gdy słabe strony odnotowują obszary, w których komunikacja nie jest dobrze obsługiwana. Jeśli chodzi o możliwości, są to obszary, które można poprawić. Zagrożenie to problem, który może zniszczyć cały proces komunikacji. Upewnij się, że masz jasność co do tych czterech obszarów i zapisz je tutaj szczegółowo.
Wyciągnięte wnioski
Teraz nadszedł czas, aby naszkicować historię komunikacji w Twojej organizacji, aby uzyskać obraz trendów oraz sposobów wspierania pozytywnych i odchodzenia od negatywnych. Zacznijcie od wymienienia podstawowych działań komunikacyjnych, które już miały miejsce. W jaki sposób były one prowadzone i w jakim stopniu były skuteczne? Na koniec, udokumentuj czego nauczyłeś się z tego dochodzenia.
Cele
Zarysowałeś tło, teraz chcesz przenieść się w przyszłość i wyrazić co osiągniesz dzięki temu planowi komunikacji.
Zacznij od prostej listy swoich trzech głównych celów. Upewnij się, że są one bardzo konkretne, mierzalne, możliwe do zrealizowania, istotne i aktualne. Możesz zapamiętać te kryteria za pomocą akronimu S.M.A.R.T.
Wskazówki
Gdy masz już cele, jak zamierzasz je osiągnąć? Pomogą Ci w tym wytyczne, które ułatwią Ci komunikację. Sporządź listę sposobów, w jaki chcesz, aby komunikacja była rozpowszechniana. Może to obejmować regularne informacje zwrotne lub spotkania, zatwierdzanie przed wysłaniem, przekazywanie tylko istotnych informacji, itp.
Zainteresowani
Zrób listę kluczowych osób w projekcie z imienia i nazwiska, następnie ich rolę, a następnie informacje, które muszą znać. Następnie możesz wskazać częstotliwość, z jaką należy się z nimi komunikować. Zatwierdź tę listę, aby upewnić się, że masz to, czego chcą i kiedy tego chcą.
Wiadomości
Jakie są twoje kluczowe wiadomości? Niektóre regularne komunikaty dla projektów obejmują: status projektu, problemy projektowe, ryzyko projektowe, wyniki projektu i zasoby projektowe. Są to znaczniki, które będą zawarte w większości Twoich komunikatów.
Kanały dostarczania
Za pomocą jakich mechanizmów będziesz rozpowszechniał komunikaty? Jaki jest kanał preferowany przez Twoją grupę docelową? Może to być e-mail, tekst lub nawet materiały drukowane, ale dowiedz się, co to jest i użyj tego punktu dostępu, który faktycznie dotrze do Twojego czytelnika.
Zbieranie informacji
Gdy już zdecydujesz się na kanał, będziesz chciał stworzyć dokument, który będzie zbierał informacje, które będziesz wysyłał tym kanałem. Napisz nazwę kanału, wymagane informacje, kto jest dostawcą informacji i ramy czasowe.
Harmonogram komunikacji
Teraz jesteś gotowy do planu komunikacji, który zaczyna się od harmonogramu. Możesz stworzyć harmonogram na wykresie Gantta, aby zwizualizować częstotliwość komunikacji, w tym spotkań, biuletynu, wydarzeń społecznych, konferencji, seminariów, alertów itp.
Wydarzenia komunikacyjne
Na koniec, chcesz szczegółowo opisać wydarzenia w harmonogramie komunikacji, aby pomóc członkom zespołu zrealizować je na czas. Tak więc ponumeruj wydarzenia, nazwij je, opisz, napisz jaki jest ich cel, częstotliwość, a następnie data.
Szablony uzupełniające Twój Plan Komunikacji
Plany komunikacji dotykają prawie każdego aspektu Twojego projektu. Im lepiej się komunikujesz, tym większe prawdopodobieństwo, że osiągniesz sukces. Aby uzupełnić swój plan komunikacji, sprawdź naszą stronę z darmowymi szablonami do zarządzania projektami na naszej stronie internetowej. Znajdziesz tam narzędzia, które pomogą Ci przejść przez każdy etap projektu. Oto kilka z nich, które pomogą ci w twoim planie komunikacji.
Szablon planu projektu
Darmowy szablon planu projektu pomoże ci zebrać wszystkie części planu projektu, w tym listę zadań, zasoby i proces komunikacji. Komunikacja to sposób, w jaki przekazujesz plan swojemu zespołowi, aby wiedział, jak go wykonać – ale jest to również kluczowe dla Twoich interesariuszy. Mają oni żywotny interes w planie i muszą być informowani na bieżąco.
Kartoteka RACI
Komunikacja jest ukierunkowana. Możesz wyrażać się jasno, ale jeśli informacja trafi do niewłaściwej osoby, będzie bezużyteczna lub nawet destrukcyjna. Aby wiedzieć, kto co otrzyma, należy skorzystać z darmowego szablonu wykresu RACI. Pomaga on określić, kto co powinien usłyszeć, poprzez zdefiniowanie osób w projekcie według RACI, czyli responsible, accountable, consulted, informed. Szablon zawiera listę wszystkich pracowników projektu i ich działów, a następnie koduje kolorami ich potrzeby za pomocą wykresu RACI, aby komunikacja była bardziej precyzyjna.
Raport o stanie
Raport o stanie projektu przedstawia projekt w określonym czasie. Jest to świetny sposób na śledzenie wydajności i upewnienie się, że rzeczywisty postęp jest zgodny z tym, co zaplanowaliśmy w tym czasie. Innymi słowy, raport o stanie projektu jest narzędziem komunikacyjnym dla kierowników projektów do monitorowania pracy, a także komunikowania tej pracy interesariuszom. Ten darmowy szablon raportu o stanie projektu jest narzędziem komunikacji, które pozwala ci upewnić się, że zebrałeś wszystkie istotne informacje i zaprezentowałeś je w jasny sposób, tak aby były zrozumiałe.
Związane treści
Komunikacja we wszystkich swoich formach, od uporządkowanego planu do fundamentalnego filaru przywództwa, jest przedmiotem artykułów i filmów instruktażowych na ProjectManager.com. Nasza strona jest nie tylko portalem do wspaniałych narzędzi oprogramowania do zarządzania projektami, ale także miejscem, gdzie profesjonaliści i nowicjusze mogą przyjść, aby podszkolić się we wszystkich aspektach prowadzenia projektu, dużego lub małego, do pomyślnego zakończenia.
Zebraliśmy kilka naszych ulubionych artykułów na temat planowania komunikacji i zebraliśmy je w poniższych linkach dla tych z was, którzy chcieliby trochę więcej poczytać.
(Ten post został zaktualizowany w październiku 2020)